1. FICHE DE PROCEDURE
ERP Jean Janvier
Pôle administration-gestion
Procédure livraisons 2008_10_10_SA2_NLF_V1
Date : 10 octobre 2008
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REDACTION VERIFICATION APPROBATION
NOM : Nadia LE FLOCH
Fonction : responsable du pôle
gestion
NOM : Nadia LE FLOCH
Fonction : Pilote qualité
Visa :
NOM : Eddie ALEXANDRE
Fonction : Directeur
Visa :
Procédures de réceptions et de contrôles des commandes à l’École de Reconversion Professionnelle Jean Janvier
Rennes
Service Gestion
1. Le principe : toute livraison de fournitures, de matériels et d’équipements destinés à l’établissement doit
respecter la procédure ci-dessous décrite.
La réception des livraisons est un acte important dans le processus de la commande publique : elle engage la
responsabilité de l’ordonnateur dans ses fonctions d’ordonnancement et de mandatement.
 La livraison est impérativement réceptionnée par une personne physique habilitée : la responsable du
magasin ou, en cas d’absence, un comptable du service gestion, la responsable de la lingerie dans le
cadre exclusif du service de blanchisserie.
 La livraison doit faire l’objet d’un contrôle immédiat qualitatif et quantitatif rigoureux
 Le bordereau de réception est impérativement daté et signé par l’agent réceptionnaire.
 L’acceptation sans réserve de la livraison engage le processus de mandatement (rapprochement
facture/bon de livraison puis mandatement).
2. Les acteurs habilités :
Le service gestion, par délégation de l’ordonnateur :
 La magasinière les lundi, mardi, jeudi et vendredi matin.
 Un comptable le mercredi et le vendredi après midi ou pendant toute autre absence inopinée de la
magasinière.
 La responsable de la lingerie dans le cadre exclusif du service de blanchisserie.
Aucune autre personne n’est habilitée à signer le bon de réception.
3. Les contrôles :
Ils s’effectuent dès réception des colis à partir de 2 documents :
- le bon du transporteur et/ou le bon de livraison du fournisseur,
- le bon de commande de l’établissement (le 3ème
exemplaire destiné au service magasin)
Ils s’effectuent en 2 étapes :
 Contrôles des colis : il est impératif de vérifier si les colis sont en parfait état. Une détérioration des
colis est un motif de refus de livraison.
 Contrôles des contenus :
- Contrôles quantitatifs : rapprochement avec le bon de livraison du fournisseur (BL) :
Les quantités réceptionnées sont rigoureusement contrôlées et doivent être identiques aux quantités
figurant sur le bon de livraison.
NB : une livraison peut être partielle dans ce cas le bon de livraison doit faire mention des « restes à
livrer » (RAL).Une livraison partielle n’est pas un motif de refus de livraison.

2. ERP Jean Janvier
Pôle administration-gestion
Procédure livraisons P/NLF/131
Date : 10 octobre 2008
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REDACTION VERIFICATION APPROBATION
NOM : Nadia LE FLOCH
Fonction : responsable du pôle
gestion
NOM : Nadia LE FLOCH
Fonction : Pilote qualité
Visa :
NOM : Eddie ALEXANDRE
Fonction : Directeur
Visa :
- Contrôles qualitatifs : rapprochement avec le bon de commande de l’établissement
(BC) :
Il convient de vérifier :
La conformité des articles : les articles livrés doivent être complets et conformes aux articles
commandés.
Le bon état de livraison des articles : ils ne doivent en aucun cas avoir subi de dégâts.
En cas de livraison de matériels spécifiques ou complexes (matériels informatiques, matériels
d’enseignement ou autres) l’appui du technicien référent sera demandé lors du processus de contrôle.
4. L’acceptation de la livraison :
Après contrôle de la livraison le bon de livraison doit être signé, daté et complété du nom en toutes lettres du
signataire.
La signature sans réserve de ce document vaut acceptation de la livraison.
5. Les refus de livraison et les réserves:
Le refus de livraison est immédiat et systématique dans les cas suivants :
- Colis endommagé, éventré, ouvert.
- Marchandise endommagée.
- Marchandise incomplète.
- Marchandise non conforme.
La mention « refus de livraison » doit être portée sur le bon de transport ou de livraison ainsi que les
motifs (énumérés ci-dessus) de ce refus. La marchandise refusée est renvoyée aux frais du transporteur.
6. Les recours et les délais :
En cas d’avarie de la marchandise et dans l’éventualité où les contrôles n’auraient pas été effectués, il
est possible, dans un délai de 3 jours non compris les jours fériés à compter de la date de signature,
d’effectuer un recours contre le transporteur ou le fournisseur.
Il convient dans ce cas d’adresser la réclamation par courrier en recommandé avec accusé de réception.
7. Jours et horaires de livraison
Les livraisons s’effectuent impérativement aux heures d’ouverture de l’établissement qui seront
communiquées aux fournisseurs lors de la commande.
En raison de l’absence du plus grand nombre de personnels, il ne doit pas y avoir de livraison pendant
les 3 premières semaines du mois d’août.
8. Divers
Des livraisons peuvent concerner des marchandises destinées :
 au public accueilli : le surveillant ou la secrétaire devront en être immédiatement informés.
 au personnel logé : en informer impérativement la personne concernée.
9. Diffusion de cette note :
Secrétariat
Services entretien des locaux et du linge
Service gestion
Service informatique
Service maintenance des bâtiments
Personnels logés