Guide qualite

Guide Qualité Service
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Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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11 rue Edouard Vaillant
B.P. 40923 Rennes cedex
www.erp.rennes.onac.org

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SOMMAIRE
Engagement de la direction sur la politique qualité 5
1. PRESENTATION DE L’ERP JEAN-JANVIER DE RENNES 7
1.1. SIGNALETIQUE DE L’ETABLISSEMENT ...................................................... 7
1.1.1. Historique
1.1.2. Situation géographique
1.1.3. Autorités de tutelle
1.2. DESCRIPTIF DE L’ERP JEAN-JANVIER ......................................................... 8
1.2.1. Missions
1.2.2. Prestations offertes
1.3. PROFILS DES PUBLICS ACCUEILLIS ET RESULTATS ....................................10
1.3.1. Données quantitatives et qualitatives
1.3.2. Résultats aux examens et d’insertion
1.4. ORGANISATION DU PERSONNEL ............................................................12
1.4.1. Organigramme de la structure
1.4.2. Répartition des personnels
1.5. PARTENARIAT ........................................................................................13
1.5.1. Partenaires institutionnels
1.5.2. Associations, fédérations
1.5.3. CRP, CPO et organismes de formation ordinaires
1.5.4. Entreprises
2. MANAGEMENT DE LA QUALITE 15
2.1. CONTEXTE, ENJEUX, OBJECTIFS POUR L’ERP .............................................. 15
2.1.1. Contexte réglementaire
2.1.2. Projet d’établissement et objectifs
2.2. PROCESSUS GLOBAL SERVICE CLIENT .......................................................... 18
2.2.1. Service aux stagiaires (bénéficiaires)
2.2.2. Service aux MDPH
2.2.3. Service aux entreprises
3. APPROCHE PAR PROCESSUS 19
3.1. Cartographie................................................................................................. 19
3.2. PROCESSUS DE MANAGEMENT .................................................................. 20
3.2.1. Processus manager et gérer l’établissement
3.2.2. Processus qualité
3.2.3. Processus sécurité des biens et des personnes, gestion des risques

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3.3. PROCESSUS DE REALISATION...................................................................... 28
3.3.1. Processus accueil et cadre de vie
3.3.2. Processus formation
3.3.3. Processus insertion
3.3.4. Processus relations entreprises
3.3.5. Processus accompagnement médico-psycho-social
3.4. PROCESSUS SUPPORT................................................................................... 39
3.4.1. Processus G.R.H.
3.4.2. Processus d’information et communication
3.4.3. Processus moyens structurels et matériels - achats

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ENGAGEMENT DE LA DIRECTION SUR LA POLITIQUE QUALITE
En tant qu’établissement médico-social, l’ERP Jean-Janvier est tenue de respecter les
obligations législatives issues de la loi n°2002-2. Elle a souhaité aller au-delà de cette
obligation d’évaluation de ses activités en visant la certification NF Services CRP.
Dès 2005, l’ERP Jean-Janvier recevait le prix « mise en œuvre des droits des usagers » dans la
catégorie démarche-qualité dans le cadre du 1er
trophée de Direction(s) pour son action sur
l’individualisation des parcours.
A partir de 2007, l’ERP s’est engagée dans une démarche qualité visant la certification NF
Services (cf. projet d’établissement 2007-2011, orientation 2). L’ERP obtient la certification
en 2009. Le premier cycle de certification se termine le 5 mai 2013.
Avec 2013, s’ouvre une nouvelle période stratégique de l’école avec un projet
d’établissement 2013-2017 dont une des orientations consiste à mettre la bientraitance au
cœur de la gouvernance de l’établissement (cf. orientation 1). A cet effet, l’ERP s’engage à
assumer la diversité et la complexité des problématiques et entend s’appuyer sur la
certification NF Services Centre de Rééducation professionnelle qu’elle envisage de
maintenir.
Pour mettre en œuvre les objectifs qualité, l’établissement définit un programme d’actions
régulièrement actualisé. Ce programme d’actions est élaboré grâce à une démarche
participative qui repose sur l’intervention de différents groupes de travail.
Le degré d’atteinte des objectifs est régulièrement mesuré au travers d’indicateurs
pertinents qui sont répertoriés dans un tableau de bord.
Par ailleurs, l’ERP Jean-Janvier s’engage à :
à l’interne :
- fournir au stagiaire en reconversion professionnelle une qualification validée
par un portefeuille de compétences et/ou au moins un diplôme d’Etat.
- viser une insertion professionnelle durable avec un taux de 60% à 6 mois et
80% à 18 mois
- favoriser l’individualisation du projet professionnel du stagiaire
- offrir au stagiaire les meilleures conditions d’accueil (administratives,
logistiques, pédagogiques)
à l’externe :
- permettre aux MDPH d’accéder en temps réel à l’offre de formation actualisée
de l’ERP
- agir en véritable partenaire pour les entreprises
L’équipe de direction
Janvier 2013
Table des matières

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1. PRESENTATION DE L’ERP JEAN-JANVIER DE RENNES
1.1. SIGNALETIQUE DE L’ETABLISSEMENT
1.1.1. Historique
L’Ecole fonctionne de 1916 à 1919 comme une annexe du service de santé.
Parallèlement aux cours, des ateliers furent créés :
1916 : galochier, relieur, ornementiste, cordonnier, vannier, menuisier
1917 : horloger, ferblantier, bourrelier
1918 : étameur, coupeur en peau, dessinateur industriel, sténodactylographe,
préparation aux chemins de Fer.
A partir du 1er
juin 1919, elle devient indépendante, autonome avec son budget et une
direction spéciale sous le contrôle du Comité Départemental de l’Office national des anciens
combattants et victimes de guerre.
Suite à un incendie du Vieux Saint-Vincent, Jean Janvier , alors maire de Rennes, sut élever
ses décisions à la hauteur des circonstances et offrit l’Abbaye de Saint-Melaine pour
poursuivre l’œuvre de rééducation professionnelle des mutilés de guerre.
L’Office national des anciens combattants et victimes de guerre donne à l’Ecole, en 1922, le
nom de Jean-Janvier.
L’école, durant 18 ans, développera ses formations dans les murs de l’Abbaye Saint-Melaine
jusqu’à son installation dans ses locaux neufs construits en 1937, 11 rue Edouard Vaillant,
spécifiquement pour la rééducation professionnelle des handicapés physiques, sur un terrain
offert gracieusement à l’Office national par la municipalité de Rennes.
Installée depuis 1937 sur le même site, l’école de rééducation professionnelle Jean-Janvier
s’appelle depuis 2004, Ecole de Reconversion Professionnelle (cf. décret n° 2004-276 du 26
mars 2004).
L’école comprend 2 ensembles de bâtiments dont 1 dédié exclusivement à la formation et 1
à l’hébergement.
1.1.2. Situation géographique
L’ERP Jean-Janvier est située à deux pas du centre ville de Rennes dans le quartier
Bourg-l’Evêque.
Elle bénéficie d’une situation privilégiée, particulièrement bien desservie en infrastructures
routières (accès facile à la N 12, N 136, N 137, l’A84) et ferroviaires (gare desservant la ligne
Paris-Rennes), l’école est accessible en voiture et en transports en commun (bus, Métro).
1.1.3. Autorités de tutelle
L’ERP de Rennes est un établissement de l’Office national des anciens combattants et
victimes de la guerre (ONACVG) : elle n’a pas d’autonomie juridique, son conseil
d’administration est celui de l’ONACVG et dispose depuis seulement 2006 d’un budget

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autonome (budget annexe de l’établissement public ONACVG). Son appartenance à un
établissement public administratif détermine l’ensemble des règles de fonctionnement qui
en découle : statut des personnels, recrutement, évolutions de carrière, conditions de
travail…
En qualité d’établissement médico-social, les dispositions du décret n°2006-422 du 7 avril
2006 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de
financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux et
des lieux de vie et d'accueil et modifiant le code de l'action sociale et des familles (partie
réglementaire), lui sont applicables. L’Agence Régionale de Santé de Bretagne (A.R.S.) est
son autorité de tarification.
1.2. DESCRIPTIF DE L’ERP JEAN-JANVIER
1.2.1. Missions
La loi du 2 janvier 2002, rénovant l’action sociale et médico-sociale a inscrit les ERP et
CRP dans le secteur médico-social.
Les prestations de l’école de reconversion professionnelle Jean-Janvier sont celles de
tout établissement de rééducation professionnelle. La principale mission des services de
rééducation professionnelle est de permettre à des travailleurs handicapés d’acquérir une
formation afin de trouver ou de retrouver un emploi durable en milieu de travail.
Elle présente les spécificités liées au handicap des personnes bénéficiaires et à la
finalité d’insertion de ces publics. L’ERP assure un accompagnement global de la personne
pour son parcours.
1.2.2. Prestations offertes
1.2.2.1. Formation
La capacité d’accueil est de 223 usagers en sections professionnelles et 100 en
sections préprofessionnelles (PREFO).
A la différence des centres de rééducation professionnelle qui préparent à des titres
professionnels du ministère du travail, les ERP préparent les stagiaires aux diplômes de
l’Education Nationale.
 La formation professionnelle diplômante ou qualifiante, en vue
d’une insertion directe dans le monde ordinaire du travail est le
cœur de notre métier.
 Les 3 filières professionnelles dans le tertiaire, le bâtiment et
l’industrie.
 Une section préparatoire à la formation professionnelle (PREFO)
vise à l’acquisition des connaissances de base, l’appropriation des
méthodologies d’apprentissage et le développement des capacités
d’autonomie et d’autoévaluation.
1.2.2.2. Validation des acquis par l’expérience
L’ERP assure l’accompagnement à la validation des acquis de l’expérience des
stagiaires en cours de rééducation professionnelle en liaison avec le département validation
du GIPFAR (académie de Rennes).

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Deux membres du corps enseignant, habilités par le GIPFAR, sont chargés d’accompagner les
usagers sur les plans méthodologiques, pédagogiques et psychologiques dans leur démarche
de demande de validation et les assistent dans la préparation de leur dossier.
1.2.2.3. Aide à l’insertion professionnelle
Les usagers sont mis dès le début du cursus de formation en situation de
dynamique d’insertion :
mobilisation permanente de l’équipe pédagogique sur les objectifs
professionnels
Atelier TRE, technique de recherche de stages et d’emplois, pour toutes les
sections de formation.
Forums emploi
Bureau du conseiller à l’insertion professionnelle où chacun peut recevoir un
accompagnement individualisé.
1.2.2.4. Prestations hôtelières
Les usagers peuvent être accueillis selon 3 formules : l’externat, la demi-pension
et l’internat.
Le bâtiment d’hébergement est constitué de :
- 60 chambres individuelles
L’hébergement est totalement pris en charge par l’établissement ; la restauration est
externalisée (restaurant universitaire). Elle est gratuite pour les usagers admis au titre de
l’accident du travail, de la maladie professionnelle ou du code des PMIVG (ressortissants
ONACVG). Les autres usagers participent aux frais de restauration sous la forme de tickets
restaurant qu’ils achètent à l’économat auprès du régisseur des recettes.
Une salle de détente (télévision) est mise à disposition des usagers.
Une cafétéria comprend un bar, un baby foot, un distributeur de boissons non alcoolisées, et
de friandises, sandwich, salades.
1.2.2.5. Accompagnement psycho-social
Les usagers sont décideurs de la demande d’accompagnement. Elle peut
cependant leur être conseillée par le corps médical au vu des informations que lui
transmettent les équipes pédagogiques et de suivi. Le psychologue clinicien, présente quatre
jours par semaine est intégré dans l’équipe médico-psycho-pédagogique qu’il conseille sur
les conduites à adopter par rapport à la problématique des usagers.
Une assistante sociale, présente une demi-journée par semaine assure le suivi social des
usagers.
1.2.2.6. Suivi médical et de soins
L’équipe est composée d’un médecin généraliste à temps partiel, d’un poste
d’infirmier à temps plein et d’une ergothérapeute qui intervient à la demande. Elle
fonctionne dans le respect des règles déontologiques, notamment de la confidentialité des
informations sur l’état de santé des usagers.
Elle est partie intégrante de l’équipe pluridisciplinaire, participant, pour ses
compétences propres, au suivi du cursus de formation et à la réalisation du projet
professionnel. Elle ne se substitue pas aux professionnels de santé externes et ses

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prestations ne remplacent pas celles des médecins de ville, hospitaliers et spécialistes mais
elle travaille en relation avec eux. Les usagers bénéficient de prestations et des actions
d’accompagnement à tout moment de leur cursus dans l’établissement :
- en amont, avant même leur entrée à l’ERP : examen du dossier
médical, avis du médecin
- lors de l’admission, constitution d’un dossier, consultation avec
le médecin
- pendant la formation : visites médicales à la demande des
usagers ou à l’occasion de situations particulières – également,
continuité de certains soins sur prescriptions médicales
Les problématiques d’orientation rencontrées par nombre d’usagers. ont conduit
l’établissement à mettre en œuvre des prestations médicales permettant d’examiner
l’adéquation du projet à la situation de handicap.
Enfin, les usagers reçoivent, individuellement ou collectivement, l’écoute, les conseils et les
formations de l’équipe de soins et de suivi médical, associée au psychologue, dans les
domaines de la souffrance psychologique, de l’éducation en matière de santé, d’ergonomie,
de sécurité et de comportements addictifs.
1.2.2.7. Gestion administrative
Secrétariat
Accueille les personnes en cours de procédure d’orientation, les conseille,
organise les rencontres avec le directeur, les coordinatrices pédagogiques, le chargé du suivi
et de l’accompagnement et les professeurs. Il assure également la délivrance des diplômes,
et reçoit les usagers pour la signature du contrat de séjour. Il assure la gestion des dossiers
d’admission des stagiaires
Economat
Instruit les demandes de révision des prises en charge, au mieux des intérêts des
usagers, délivre les tickets du restaurant universitaire, écoute les doléances relatives aux
conditions matérielles de vie. Il traite les difficultés financières personnelles des stagiaires
pour le règlement des frais de restauration et propose des solutions adaptées à leurs
moyens, avec l’accord de l’agent comptable
Vie sociale
Le responsable de la vie sociale est le référent au quotidien des usagers pour tout
ce qui concerne la vie scolaire, les problèmes individuels, que les stagiaires rencontrent
pendant leur cursus de formation. Il établit les états mensuels de présence et gère
l’ensemble des évènements, en relation avec l’Agence de Service et de Paiement (A.S.P.)
pour assurer la continuité de la rémunération dans les meilleures conditions.
1.3. PROFILS DES PUBLICS ACCUEILLIS ET RESULTATS
A l’origine, réservées aux invalides de guerre, les ERP se sont ouvertes à d’autres
catégories de personnes. Elles ont accueilli à partir de :
- 1924 les mutilés du travail
- 1962 les travailleurs handicapés
- 1965 les agriculteurs en reconversion
- 1989 les enfants de harkis
- 1997 les militaires en reconversion

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Si les ressortissants de l’ONACVG y ont encore toute leur place, tout comme les militaires en
reconversion, l’essentiel du public, soit 95% est aujourd’hui constitué de personnes
bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé.
1.3.1. Données quantitatives et qualitatives
1.3.1.1. Usagers titulaires de la reconnaissance de Travailleur handicapé
Les stagiaires en reconversion professionnelle, titulaires de la reconnaissance de
travailleur handicapé et bénéficiaires d’une orientation professionnelle prononcée par la
CDAPH, ont le statut de stagiaires de la formation professionnelle durant la formation.
L’agrément de la DIRECCTE (direction du travail) leur permet de bénéficier d’une
rémunération mensuelle servie par l’A.S.P. pendant la durée du stage.
Voici, selon les chiffres de 2012, le profil des usagers accueillis :
1.3.1.2. Ressortissants de l’Office national des anciens combattants et
victimes de guerre et militaires en reconversion
Ce public intègre indifféremment les sections tertiaires, bâtiment et électronique.
1.3.1.3. Personnes pouvant bénéficier d’un dispositif de droit commun de
formation
A la marge, l’école peut accueillir des demandeurs d’emploi et des salariés dans le
cadre du droit commun (hors du dispositif de rééducation professionnelle).
1.3.2. Résultats aux examens et d’insertion
1.3.2.1. Données annuelles de la DIRECCTE
La DIRECCTE assure le pilotage de l’établissement à partir de deux indicateurs, la
réussite aux examens et l’insertion dans l’emploi.
1.3.2.2. Chiffres 2012
- Examens
Le taux de réussite est supérieur à 96% pour l’ensemble de nos usagers
présentés aux examens : 86% en niveau III (BTS), 98,8% en niveau IV (Baccalauréat
Professionnel) et de 67% au niveau V, l’ERP Jean-Janvier fait preuve de son efficacité
pédagogique, résultats très au-dessus des résultats de l’académie de Rennes (76%).
0 100
2010
2011
2012
Répartition
Hommes/Femmes
Hommes
Femmes
20 à
24 ans
25 à
29 ans
30 à
34 ans
35 à
39 ans
40 à
44 ans
45 à
49 ans
50 ans
et plus
3
7 8
22 22 21
11
Age des stagiaires
63%
29%
8%
Niveau scolaire à l'entrée en formation
Niveau 5 Niveau 4 Niveau 3

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- Insertion
Le taux moyen d’insertion est de 60 % à 6 mois après la sortie de
l’établissement. Ce taux augmente à 81 % sur l’enquête à 18 mois.
1.4. ORGANISATION DU PERSONNEL
L’ERP Jean-Janvier emploie aujourd’hui 64 personnes dont 36 enseignants.
Le schéma général de l’organisation administrative de l’école a été arrêté par l’ONACVG, il
est commun à toutes les E.R.P. (art. D.526 et suivants du code des PMIVG).
1.4.1. Organigramme de la structure
Directeur
Eddie ALEXANDRE
Pilote Qualité
Frédéric AVENA
Assistant prévention
Serge DENIAUD
Réalisation
Coordinatrices pédagogiques
Pôle tertiaire : Catherine NOBLET
Pôle industriel/bâtiment : Chantal QUEMENEUR
Responsable de la vie sociale
Hervé TANGUY
Centre de ressources - VAE
Documentaliste : Françoise GIEU
Enseignante : Marie-France COLLIBAULT
Aide-documentaliste : Olga DUMOULIN
Conseiller d'insertion professionnelle
Stéphane RISPAL
Médecin
Docteur Sylvie RAVELEAU
Psychologue
Yves PARANTHOINE
Infirmiers
Bruno POUSSIER
Odile STRUB
Assistante sociale
Katell HAMON
Ergothérapeute
Caroline GIRAUX
Réalisation
Support
Accompagnement médico-psycho-social
Formation
Professeurs
Enseignement Général :Bleuenn RICORDEL,Françoise GIEU, Isabelle
DERIENNIC, Marie-Laurence COLLIBAULT, Isabelle
JACQUEMARD,Stéphanie DAVY, Claude MONNET, Catherine
DUPONT, Jeannick MONNERIE , Gildas LEON, Alain PLANCHAIS,
Annette POINTEAU, David POINTEAU, Gaëlle RICHARD
Enseignement SEN : Stanislas GIBET,Baghdad AISSAOUI
Enseignement Bâtiment : Alain LE PIMPEC, Gwennaël LE PAPE,
Eliane COGNARD, Gilles LEMEE, Matthieu ROLLET
Enseignement Tertiaire : Isabelle MAYER, Laurent MAUREL, Patricia
DELACOUR, Brigitte FONTAINE, Catherine NOBLET,Françoise
PARIS, Martine QUINIOU, Agnès SALMON, Rodolphe THORIGNE,
Sylviane VINAND, Chantal YVETOT
Responsable du Pôle Administration
Frédéric AVENA
Secrétaires
Béatrice TEXIER
Karine LE POTIER
Assistants de gestion
Patrice BOUGAULT
Sophie FOUILLEE
Technicienne Informatique
Sandra FICKINGER
Standardiste
Jacky NIVAULT
Magasinière
Chantal DARON
Agents de maintenance bâtiment
Albert Chauvel (électricité)
Jean-Claude PELLE (espaces verts)
Patrick AGAESSE ( menuisier)
Yann ZANELLA (plombier)
Archiviste
Jean-Claude PELLE
Agents d'entretien et hygiène des locaux
Marie-France CARET
Mariem EL JAAFARI
Gérard GODET
Marie-Thérèse MANGAMAL
Lien fonctionnel
Lien hiérarchique
Responsable du Pôle Gestion/Services généraux
Nadia LE FLOCH
Support

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1.4.2. Répartition des personnels
1.5. PARTENARIATS
1.5.1. Partenaires institutionnels
- MDPH
- ARS de Bretagne
- Assurance maladie (CPAM, MSA, RSI, etc.), mutuelles et assurances
- DIRECCTE de Bretagne
- ASP
- Préfecture de région Bretagne, préfecture d’Ille-et-Vilaine
- Défense service mobilité
- CNSA
- FIPHFP
- Rectorat de l’académie de Rennes
- Pôle emploi
- Collectivités territoriales, la mairie de Rennes
- Chambres consulaires
- Le cas échéant : services du ministère de la justice (pénitentiaire, juge)
1.5.2. Associations, fédérations
- FAGERH : au plan national, nous sommes adhérents de la FAGERH et œuvrons
à travers le réseau, à l’amélioration de la rééducation professionnelle des
travailleurs handicapés
2%
1
16%
8,3
20%
10,459%
31,534
1%
0,8
2%
1,1
Ventilation des agents (ETP) par domaine
Direction Administration-Gestion Services généraux
Socio-éducatif/enseignement Paramédical Médical

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- AGEFIPH
- CAP EMPLOI/ADIPH 35
- Association locale d’anciens combattants et victimes de guerre : les relations
sont très amicales. Elles portent un intérêt constant au bon fonctionnement
des ERP.
1.5.3. CRP, CPO et organismes de formation ordinaires
- Lycées professionnels de l’académie : l’organisation et le déroulement des
examens favorisent les relations avec les établissements du Ministère de
l’Education Nationale et leurs professeurs.
- Centres de préorientation : ils consultent nos services dans le cadre de
l’instruction des projets d’orientation professionnelle, nous adressent leurs
usagers pour des visites, entretiens et bancs d’essai avec nos professeurs ; les
bilans que nous réalisons participent à la proposition d’orientation et à la
décision de la MDPH
- Centres de rééducation professionnelle
- 8 autres ERP de l’ONACVG
1.5.4. Entreprises
Les entreprises constituent des partenaires actifs :
- Accueil de stagiaires en période d’entreprise
- Participation aux forums emplois
- Offres d’emploi
- Participation aux jurys d’examen
- Signatures de contrat de partenariat
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2. MANAGEMENT DE LA QUALITE
2.1. CONTEXTE, ENJEUX, OBJECTIFS POUR L’ERP
2.1.1. Contexte réglementaire
La loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale institue
l’évaluation interne et externe des établissements et services mentionnés à l’article L312-1
du Code de l’Action Sociale et des Familles (CASF). Cette loi consacre la place de l’usager et
instaure la qualité comme exigence de l’action sociale.
- Décret d’application – évaluation interne
Les dispositions de l’article L312-8 du CASF précisent que « les établissements
et services mentionnés à l’article L312-1 procèdent à l’évaluation de leurs activités et de la
qualité des prestations qu’ils délivrent, au regard notamment de procédures, de références
et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées ou, en cas de
carence, élaborées, selon les catégories d’établissements ou de services, par l’Agence
nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-
sociaux. Les résultats de l’évaluation sont communiqués tous les cinq ans à l’autorité ayant
délivré l’autorisation ».
- Décret d’application – évaluation externe
Le décret n°2007-975 du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges
pour l’évaluation externe des activités et de la qualité des prestations des établissements et
services sociaux et médico-sociaux dispose que « l’évaluation doit viser à la production de
connaissance et d’analyse » Elle précise que l’évaluation interne et l’évaluation externe
portent sur le même champ. Il souligne en particulier que l’évaluation doit porter sur
l’effectivité des droits des usagers et les conditions de réalisation du projet de la personne,
notamment « la capacité de l’établissement ou du service à évaluer avec les usagers leurs
besoins et attentes ».
2.1.2. Projet d’établissement et objectifs
Les prestations de l’école de reconversion professionnelle Jean-Janvier sont celles de
tout établissement de rééducation professionnelle. La principale mission des services de
réadaptation professionnelle est de permettre à des travailleurs handicapés d’acquérir une
formation afin de trouver ou de retrouver un emploi durable en milieu de travail.
Elle présente les spécificités liées au handicap des personnes bénéficiaires et à la
finalité d’insertion de ces publics. L’ERP assure un accompagnement global de la personne
durant son parcours.
Dans le cadre de la démarche de qualité et de services, l’ERP définit les principaux
engagements qualité auxquels elle doit répondre pour bien prendre en compte les attentes
des personnes bénéficiaires, des MDPH et des entreprises.
A travers le projet d’établissement 2013-2017, l’établissement s’engage envers ses
trois « clients » :
- Le client Personne-bénéficiaire
- Le client MDPH-CDAPH
- Le client Entreprise

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Le projet d’établissement 2013-2017 se décline en orientations, objectifs et actions :
11èèrree
OORRIIEENNTTAATTIIOONN
SSTTRRAATTEEGGIIQQUUEE
METTRE LA BIENTRAITANCE AU CŒUR DE LA GOUVERNANCE
DE L’ETABLISSEMENT
OObbjjeeccttiiffss AAccttiioonnss CClliieenntt IInnddiiccaatteeuurrss
qquuaalliittéé
Assumer la
diversité et la
complexité des
problématiques
Individualiser pour bien traiter
dès l’admission par
l’engagement qualité (Norme NF
Services CRP)
Bénéficiaires
Individualisation
Qualification
Insertion
Satisfaction
Faire face à la complexité des
handicaps et des états de santé
Promouvoir l’égalité et lutter
contre toutes les discriminations
Mettre en place une gestion des
âges
Assurer l’efficience
des moyens
humains et
matériels
Accompagner le travail en
équipe au service des usagers
Faire de la vie sociale un facteur
de réussite de la réadaptation
professionnelle
Adapter les infrastructures :
internaliser la restauration,
améliorer l’hébergement

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Date : le 11/12/2013
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22èèmmee
EVOLUER AVEC LES TECHNOLOGIES NUMERIQUES
qquuaalliittéé
Développer la
communication
interne et externe
de l’ERP
Développer la communication
interne
Bénéficiaires
MDPH
Entreprises
Partenariats
MDPH
Relations
Entreprises
Développer la communication
externe
Intégrer les
technologies
numériques dans la
pédagogie et créer
une plateforme
Permettre aux stagiaires
d’accéder aux cours en cas
d’absence ou d’impossibilité de
prise de notes
Améliorer les conditions de
travail par le développement
d’équipements numériques
Engager et accompagner les
enseignants sur la voie du travail
numérique
Permettre à tous les
personnels d’utiliser
les outils de base de
la bureautique par
la mise en place de
formations
répondant aux
besoins de chacun
Gérer son environnement
bureautique
Initier à l’outil Internet
Transformer un support papier
en support numérique
Partager le document numérisé
Sauvegarder les données
Créer un site Web
33èèmmee
INSCRIRE L’ERP DANS UNE DEMARCHE DE DEVELOPPEMENT
DURABLE
qquuaalliittéé
Amorcer auprès des
stagiaires une
réflexion et une
pratique orientées
développement
durable
Initier
Bénéficiaires Insertion
Pérenniser la
réflexion et les
pratiques orientées
développement
durable
Se perfectionner
Maîtriser les
consommations
eau, électricité,
chauffage et la
gestion des déchets
Eau
Electricité
Chauffage
Déchets

2013
Réf. : EA.FA.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 17
2.2. PROCESSUS GLOBAL SERVICE CLIENT
L’ensemble des activités de l’ERP est organisé dans le cadre d’un processus global afin
de répondre aux exigences de la norme AFNOR NF services auprès des trois clients qu’elle
identifie. Le processus met en évidence :
2.2.1. Service aux stagiaires (bénéficiaires)
La mise en œuvre et le suivi d’un parcours de reclassement professionnel réussi
pour une personne en situation de handicap engagent une organisation complexe qui
implique la personne bénéficiaire dans la réalisation de son parcours et les professionnels de
l’établissement dans le cadre de l’accompagnement pluridisciplinaire individualisé médico-
psycho-social et pédagogique ainsi que d’autres acteurs externes à l’ERP.
2.2.2. Service aux MDPH
En tant que prescripteur, la MDPH et particulièrement son instance décisionnelle,
la CDAPH, est le pivot de l’action et nécessite une articulation de qualité de l’amont à l’aval
du parcours de la personne bénéficiaire. Il faut également rappeler que la décision
d’orientation professionnelle émise par la CDAPH s’impose à l’établissement, mais ne
s’applique pas à la personne qui conserve sa liberté de choix d’établissement en matière de
reclassement professionnel. Par ailleurs, la qualité de l’articulation entre l’établissement et
les différentes CDAPH dans le cadre du suivi des orientations est également déterminante.
2.2.3. Service aux entreprises
Par l’implication de leurs professionnels tout au long des formations (interventions
techniques, stages en entreprises, jurys professionnels, offres d’emploi, etc.), les entreprises
sont également des acteurs incontournables du système.
Dans ce contexte, la démarche qualité de l’ERP prend toute son importance afin d’assurer à
ses différents clients la qualité attendue des prestations.
Table des matières

2013
Réf. : EA.FA.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 18
3. APPROCHE PAR PROCESSUS
3.1. CARTOGRAPHIE

2013
Réf. : EA.FA.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 19
3.2 PROCESSUS DE MANAGEMENT
3.2.1 PROCESSUS MANAGER ET GERER
L’ETABLISSEMENT
3.2.2 PROCESSUS QUALITE
3.2.3 PROCESSUS SECURITE DES BIENS ET DES
PERSONNES, GESTION DES RISQUES
Table des matières

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 20
DESCRIPTIF DE PROCESSUS
Intitulé 3.2.1. PROCESSUS MANAGER ET GERER L’ETABLISSEMENT
Finalité
Positionner l’établissement dans l’environnement afin d’optimiser
le dispositif de rééducation professionnelle et pérenniser son
activité
Assurer une bonne gestion
Lieu Ecole de reconversion professionnelle Jean-Janvier de Rennes (35)
Acteurs Pilote - directeur de l’établissement
Données d’entrée
 Politiques publiques
 Lois du 2 janvier 2002 et du 11 février 2005
Données de sortie
 Satisfaction des usagers
 Satisfaction des tutelles institutionnelles et administratives
 Satisfaction des entreprises
Processus amont Ensemble des processus
Processus aval Ensemble des processus de réalisation
CHRONOLOGIE DES ACTIONS
1. Positionner l’activité
de l’établissement
dans son
environnement
 Analyser l’environnement et ses acteurs
 Apporter une expertise technique à une problématique
sociale appliquée à une catégorie de public sur un territoire
 Définir une offre de formation en adéquation avec le
marché du travail et les attentes du public et du territoire
 Assurer auprès des MDPH une connaissance de l’ERP
(offres, places vacantes, services) permettant aux CDAPH la
prise de décisions d’orientation rapides et pertinentes au
regard des projets des usagers et d’optimiser le dispositif
de rééducation professionnelle.
2. Gérer juridiquement
et administrativement
l’établissement
 Elaborer le projet d’établissement en cohérence avec le
projet de l’ONACVG et avec les besoins et attentes des
usagers
 Organiser et planifier l’activité pédagogique et
administrative de l’établissement
 Garantir l’exercice des droits et des libertés des usagers
 Apprécier les enjeux d’un projet en termes de prise de
risque et de responsabilité
 Initier et organiser des partenariats
 Organiser la communication interne et externe
3. Gérer
économiquement et
financièrement
l’établissement
 Elaborer et exécuter le budget de l’établissement
 Planifier et maîtriser la gestion budgétaire et financière
pluriannuelle
 Assurer la gestion logistique et immobilière
 Mener une politique de prévention et de gestion des
risques
OUTILS / MESURES
Outils et documentation Projet d’établissement

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 21
associés Règlement de fonctionnement
Conseil d’établissement
Conseil de la vie sociale
Conseil de discipline
Comité hygiène et sécurité locale
Rapport d’activités
Revue de direction
Politique qualité
Evaluation interne
Budget - Compte financier - Compte administratif
Plan pluriannuel des investissements
Indicateurs de
performance
Taux d’évolution des prix de journée
Taux d’activité
Taux de remplissage
Partenariats MDPH
PROCEDURES
conseil d’établissement et de perfectionnement
réunions de direction
procédure comité hygiène sécurité local
conseil de la Vie Sociale
élections des délégués
règlement de fonctionnement
livret d’accueil
contrat de séjour
charte des droits et libertés
services aux MDPH

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 22
Intitulé 3.2.2. PROCESSUS QUALITE
Finalité
Améliorer en continu la qualité des prestations de l’ERP Jean-
Janvier
Objectifs
 Etablir un diagnostic et concevoir des pistes de progrès dans le
souci d’améliorer les pratiques et la qualité des prestations
délivrées – aide à la décision
 mettre en place une démarche d’amélioration continue de la
qualité de service
 Mettre en perspective et en action les valeurs de
l’établissement et son projet d’établissement, suite à
l’évaluation interne et la démarche qualité
Lieu Ecole de reconversion professionnelle Jean-Janvier de Rennes (35)
Acteurs
Pilote : un responsable qualité
- le directeur
- un responsable du pôle administratif
- deux coordonnatrices pédagogiques
- un responsable de la vie sociale
 Besoin de coordination du système qualité de l’ERP par rapport
à la loi n°2002 du 2 janvier 2002 portant sur la rénovation de
l’action sociale et médico-sociale (obligation pour les
établissements et service de « procéder à l’évaluation de leurs
activités et de la qualité des prestations qu’ils délivrent » (Art L
312-8 CASF).
 Loi n°2005-102 du 11 février 2005
Données de sortie
 Amélioration des prestations envers toutes les parties
intéressées et pérennisation du système.
Processus aval Ensemble des processus
Démarche qualité dans
le cadre de la
certification AFNOR
NFX50780
 Evaluation interne et élaboration du PACQ (tous les 5 ans)
 Mise en œuvre du PACQ (1 fois/an)
 Groupes de travail qualité (2 fois/mois)
 Revue de direction (1 fois/an)
 Maitrise de la gestion documentaire
 Etre garant du système : mise en place des procédures
systèmes
 Gestion du guide qualité
 Veille règlementaire

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
DOCUMENTATION :
Guide ANESM 2006 de l’évaluation interne pour les
établissements et services
sociaux et médico-sociaux
Guide ANESM 2008 de Recommandations de bonnes pratiques
professionnelles
Guide ANESM 2009 de Recommandations de bonnes pratiques
professionnelles
Décret n°2007-975 du 15 mai 2007 relatif à l’évaluation externe
dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux.
Guide méthodologique FAGERH
Guide d’évaluation interne FAGERH pour les CRP/ERP
Normes AFNOR : NF X 50 780, NF X 50 761, Norme ISO 9001,
Indicateurs de
performance
Nombre de fiche de réclamation
Indicateurs de
satisfaction
Questionnaire de satisfaction
PROCEDURES
groupes de travail qualité
revue de direction
indicateurs annuels
réalisation de l’enquête de satisfaction des stagiaires
gestion des dysfonctionnements et des réclamations clients
procédures des procédures
gestion des documents

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Nom
3.2.3. PROCESSUS SECURITE DES BIENS ET DES
PERSONNES, GESTION DES RISQUES
Intitulé
Permettre à l’établissement de respecter ses obligations
règlementaires en matière de santé et sécurité et la mise en
sécurité des personnes
Lieu Sur l’ensemble du site ERP Rennes
Acteurs
Pilote : L’agent de prévention de l’école (ex-agent chargé de
la mise en œuvre des règles d’hygiène et sécurité).
Membres : agents techniques, directeur de l’établissement,
responsable du service gestion, infirmiers, psychologues,
intervenants extérieurs
 Le rapport de médecine du travail
 Exigences légales et applicables et autres exigences auxquelles
l’organisme à souscrit
 Tous les besoins exprimés par les usagers, le personnel et les
Données de sortie
Réalisation des documents suivants pour satisfaire aux exigences
réglementaires et mise en sécurité des personnes vivant,
évoluant, intervenant dans l’établissement
 Document unique
 Registre de sécurité
 Classeur procès verbaux des produits d’entretiens, peintures,
matériaux, produits chimiques utilisés dans l’établissement.
 Classeur demandes des interventions
 Fichiers infirmerie
 Protocole de sécurité
 Plan de prévention
 Suivi des accidents du travail, maladies professionnelles,
maladies
 Veille règlementaire
Processus aval Ensemble des processus
Contrôles
internes quotidiens
 assure le suivi de l’application des règlementations ou normes
en matière de sécurité, d’hygiène, d’environnement.
 Le pilote assure la sécurité du site et des personnes par un
contrôle visuel, par l’écoute des usagers et du personnel.

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 25
Contrôles externes sont
réalisés par des
organismes extérieurs
ou en interne
 Les extincteurs
 Les ascenseurs/montes personnes
 La chaudière et les conduits d’évacuation de fumée
 Le réseau électrique
 Le réseau d’eau potable (détection de germes de la
salmonellose)
 L’alarme incendie
 Les évacuations des fumées
 L’absence de gaz radon, d’amiante
 Les climatisations
 Les portes automatiques
Intervention sur les
personnes en cas
d’accident
En fonction de la gravité évaluée par le personnel le cas échéant
par les usagers présent, il peut être fait appel :
 Aux infirmiers
 A l’agent de prévention
 Au personnel présent
 Au médecin
 Aux Pompiers, ambulances, SMUR
Mise en sécurité des
personnes suite à
 Accident et/ou incident dans l’établissement
 Incendie
 Accidents industriels majeurs
 Epidémie
 Plan canicule
Réponses aux
Demandes des usagers,
personnels ou
Gestion des plans
d’action
OUTILS / MESURES
Outils et documentation
associés
Tableaux d’affichage
Registre de sécurité et d’hygiène
Internet (sites institutionnels)
Code du travail
Code de l’environnement
Listing stagiaires
Emplois du temps
Plan de l’établissement, plan de circulation interne
Registre de sécurité (classeur reprenant les PV des différents
contrôles obligatoires effectués dans l’établissement)
Document unique
Classeur demande d’intervention
Fichiers infirmerie (consultations, dossiers médicaux, fichiers

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 26
stocks médicaments)
Suivi des plans d’action
Registre accident du travail, registre maladie professionnelle
du personnel
Registre accident du travail, registre maladie professionnelle
des usagers
Indicateurs de
performance
Nombres d’accidents et d’incidents survenant dans
l’établissement
PROCEDURES
éthique et confidentialité
accident de service ou de trajet personnel
accident de travail ou de trajet stagiaires
entretien des locaux et du linge
procédure d’intervention maintenance technique
protocole d’alerte à l'attention des personnels logés
protocole d’évacuation
protocole appel au secours
protocole ouverture et fermeture de l’établissement
prévention des risques d’accident de trajet en cas d’intempérie
procédure d’intervention de l'infirmier
procédure d’urgence médicale
signalement maltraitance

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 27
3.3 PROCESSUS DE REALISATION
3.3.1 PROCESSUS ACCUEIL ET CADRE DE VIE
3.3.2 PROCESSUS FORMATION
3.3.3 PROCESSUS INSERTION
3.3.4 PROCESSUS RELATIONS ENTREPRISES
3.3.5 PROCESSUS ACCOMPAGNEMENT MEDICO-
PSYCHO-SOCIAL
Table des matières

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Intitulé 3.3.1. PROCESSUS ACCUEIL ET CADRE DE VIE
Finalité
Informer tous les usagers et partenaires sur l’activité de
l’établissement et assurer les conditions de vie des usagers
Lieu Services administratifs et cadre de vie
Acteurs
Pilote : Responsable du pôle administratif
Le responsable de la vie sociale
Les personnels du service gestion et administratif
Ensemble des personnels et des représentants des usagers
Données d’entrée Informations sur l’usager
Données de sortie Accès aux différents services
Processus amont Tous les processus
Processus aval Tous les processus
Informer et
s’informer
 à la demande des usagers et partenaires, une information
précise (sur les formations, conditions d’admission,
hébergement, rémunération, prise en charge, moyens d’accès à
l’ERP, accessibilité, services médico-sociaux proposés, …) est
diffusée par téléphone, fax, mail, ou bien physiquement, par la
personne qui réceptionne la demande ou la plus apte à
répondre (personnel administratif, médical, pédagogique…).
Admettre et
accueillir
 La candidature de l’usager est enregistrée et gérée selon un
planning établi en fonction des dates d’entrée, des places
disponibles dans la formation choisie, et du besoin
d’hébergement.
 Après la constitution du dossier et la demande de prise en
charge des frais de séjour à l’organisme compétent, l’usager est
accueilli à la date figurant sur sa convocation suivant la
procédure mise en place le jour de la rentrée.
Contractualiser
 La journée d’accueil se termine par la contractualisation du
contrat de séjour et de la prise en compte des besoins
spécifiques du stagiaire (restauration, hébergement, loisirs,
parcours individualisé).
 Ce document fixe la durée du parcours de formation,
conformément à la décision de la C.D.A.P.H et de la prise en
charge des frais de séjour. Un suivi des notifications des
décisions est effectué tout au long du parcours de formation
afin de conclure éventuellement un avenant au contrat de
séjour en cas de prolongation de formation ou d’interruption
de stage.
OUTILS / MESURES

2013
Réf. : EA.AF.
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Date : le 11/12/2013
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Outils et
documentation
associés
plaquettes,
fiches métiers (internet),
demande de prise en charge,
listes des stagiaires,
contrat de séjour et avenant,
suivi des décisions des CDAPH,
logiciel ALFA
Indicateurs de
performance
Taux de remplissage
Nombre de personnes par régime (internat…)
PROCEDURES
communication infos aux partenaires
pré-admission, accueil des stagiaires
admission des stagiaires
composition du dossier d’admission
rentrée
suivi du dossier
conseil de discipline
sortie des stagiaires
Suspension du cursus de rééducation professionnelle
prise en charge administrative des frais de séjour
contrôle des effectifs
gestion association « les Compagnons du Courage
attribution des logements
gestion des âges
gestion du pré-accueil
admission des usagers

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Intitulé 3.3.2. PROCESSUS FORMATION
Finalité Permettre à l’usager d’acquérir de nouvelles compétences
Lieu
L’ensemble de l’établissement : salles de cours, ateliers, CDR,
différents services
Acteurs
Pilotes : le directeur et les coordonnatrices pédagogiques
Membres : équipes pédagogiques
Données d’entrée Le projet de reconversion professionnelle de l’usager
Données de sortie
Portefeuille de compétences et diplômes obtenus en totalité ou
partiellement pour 5 ans
Processus amont
 Management stratégique
 Gestion des ressources humaines et des compétences
 Ressources financières
 Relations entreprise
 Communication- Information
 Accueil
Processus aval
 Processus insertion
 Processus management stratégique
Référentiels
formations
 Formations diplômantes : référentiels Education Nationale
 Modules de spécialisation adaptés au marché du travail
Organisation
 l’établissement met à la disposition de l’usager :
- Un planning du temps de travail précisant les dates de
congé, de stage est accessible sur intranet et affiché en
salle de cours,
- Un emploi du temps pour chaque section de formation,
reconstruit chaque année en fonction des connaissances
et compétences à acquérir,
- Des locaux adaptés à la pédagogie et aux handicaps
rencontrés, en conformité aux exigences réglementaires
en matière d’hygiène et sécurité
- Tous les matériels nécessaires à sa formation : techniques
et professionnels, centre de ressources documentaires
- Des personnels spécialisés.
Réalisation
 le déroulement de l’action de formation est prévu par le
référentiel de chaque formation (stages, modules, objectifs,
compétences)
 Il sera présenté et explicité à l’usager lors de son admission ;
 Il prendra en compte les besoins spécifiques de l’usager liés au
handicap ou au projet professionnel, si nécessaire (aides
techniques, adaptation des durées de stage, adaptation des
contenus, de l’emploi du temps)

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Individualisation des
parcours
Des mesures sont mises en place pour permettre
l’individualisation du parcours et d’apporter réponse individuelle à
la personne :
- Groupes de niveau selon les matières, après positionnement
par une évaluation initiale
- Aménagements d’emploi du temps, en fonction du projet
individuel, des acquis, des titres possédés, de la durée de
formation ou pour raisons médicales.
La révision du parcours peut se faire à tout moment, à la demande
du bénéficiaire, ou proposé par l’équipe médico-psycho-socio-
pédagogique.
Bilan d’évaluation
Des bilans évaluations permettent, en sa présence, de faire le
point sur ses acquis, de réajuster le parcours de formation, les
contenus, les mesures mises en place, de réexaminer son projet
professionnel, voire, cas extrême, de demander sa réorientation à
la CDAPH.
Validation des formations : Inscription aux examens Education
Nationale (épreuves CCF et ponctuelles)
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
- Référentiels de formation (diplômantes et qualifiantes)
- Emploi du temps de section
- Aménagement d’emploi du temps individuel
- Livret scolaire
- Cahier de textes de section
- Progression pédagogique
- Revues et manuels disponibles au CDR
- Examen : confirmation d’inscription, convocation, diplôme
- Attestation de compétences
Indicateurs de
performance
Taux de réussite aux examens
Taux d’individualisation
Taux de remplissage des filières
PROCEDURES
élaboration du calendrier des congés et stages en entreprise
demande de duplicata de diplôme
gestion des examens
transmission de la répartition des volumes horaires des enseignants
validation du B2iA
fonctionnement bilans de section
organisation des CCF
parcours individualisés
échange médico-pédagogique
gestion des cahiers de textes de la classe
centre de Ressources
conception d’un produit pédagogique

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Intitulé 3.3.3. PROCESSUS INSERTION
Finalité le retour de l’usager vers l’emploi durable
Objectifs
 permettre à la personne d’acquérir une autonomie dans sa
démarche vers l’entreprise pendant et après son parcours
 confirmer son projet
 devenir acteur à part entière de son insertion professionnelle.
Lieu le bureau du conseiller en insertion professionnelle
Acteurs
Pilote : le conseiller insertion
Les coordinatrices pédagogiques et l’équipe enseignante
Données d’entrée Projet professionnel
Données de sortie Situation professionnelle de l’usager à sa sortie (6 mois – 18 mois)
Processus simultané Processus Formation et Processus Relation Entreprise
Processus aval
Mobilisation à la
recherche de stage et
d’emploi
 Tout au long de son parcours, l’usager bénéficie de cours de
techniques de recherche de stages et d’emploi.
 Un accompagnement individuel de la personne est assuré tout
au long du parcours.
Suivi de l’insertion
professionnelle
 Avant la sortie de l’établissement, des relais extérieurs sont mis
en place.
Conseil
 Un bilan emploi est réalisé à 6 mois et 18 mois après la sortie
des stagiaires de l’ERP.
 Veille sur le droit du travail et droit du handicap. Egalement sur
la formation professionnelle continue, la VAE, les aides
AGEFIPH.
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
 Outils :
a. Ateliers de techniques de recherche d’emploi
- Passage du contrat ERP/Usager
- Bilan des ses savoirs, savoir faire, savoir être
- Conception ou mise à jour du CV
- Découverte et prospection de l’entreprise
- La lettre de motivation
- L’entretien téléphonique
- L’entretien face à face
- Formalité administrative, documentation
b. Evénement organisé par l’ERP :
- une journée « rencontres professionnelles » avec des
entreprises dans les locaux de l’ERP.
Les stagiaires peuvent échanger avec les employeurs

2013
Réf. : EA.AF.
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Date : le 11/12/2013
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présents sur les métiers, mais aussi postuler pour des
stages ou des emplois.
c. base de données informatique des « sortants » :
Le chargé d’emploi, se fait le relais des offres d’emploi qui leur
parviennent auprès des usagers sortis de l’établissement
grâce à cet outil.
d. Questionnaire du bilan insertion :
Un questionnaire, est adressé à chaque ancien bénéficiaire de
formation professionnelle pour connaitre sa situation au
regard de l’emploi. Cet envoi est l’occasion de garder contact
et de renouveler l’offre de service.
 Documentation :
a. Documents adaptés :
sont mis à la disposition des usagers pour les aider dans cette
démarche : journaux spécialisés, fiches métier, annuaires
professionnels, presse locale, fichiers entreprises internes….
Chaque personne peut utiliser ces outils soit au CDR, soit au
bureau du conseiller d’insertion.
b. Tryptiques :
aide AGEFIPH et présentation de l’ERP
c. Ouvrages juridiques :
Code du travail, Code du handicap
Indicateurs de
performance
Les données recueillies grâce au questionnaire du bilan emploi
permettent d’établir un tableau de bord statistique du retour à
l’emploi.
 le taux d’insertion obtenu lors de du bilan emploi à 6 et
18 mois.
PROCEDURES
documents recherche suivi évaluation
interruption de stage en entreprise
visites de stages
Handi-stage/Handi-emploi

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Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Intitulé 3.3.4. PROCESSUS RELATIONS ENTREPRISES
Finalité
faciliter la recherche de stage et d’emploi
connaître au plus près les besoins en compétences des entreprises
formaliser des partenariats
Lieu Bureau du conseiller d’insertion
Acteurs Pilote : le conseiller d’insertion
Données d’entrée Besoin d’information de ou sur les entreprises
Données de sortie
Stages
Emploi
Partenariat
Processus amont
Management stratégique
Formation
Processus aval
Formation
Insertion
Système d’information et de communication
Information sur l’offre
de service
Besoin d’information des entreprises:
Les formations dispensées à l’ERP
Les dates de stages
La disponibilité des stagiaires sur un stage ou un emploi.
Contractualisation et
suivi des modalités de
stage
Les stages sont obligatoires et doivent être contractualisés entre les
trois partenaires : l’usager, l’ERP et l’entreprise. Grâce aux conventions,
les stagiaires sont assurés par l’ONACVG et conservent leur
rémunération. De plus, les entreprises peuvent déclarer leurs stagiaires
au titre de le DOETH.
L’usager a en charge de trouver son entreprise d’accueil et de faire
signer les différents partenaires : lui-même, le représentant de
l’entreprise, le responsable pédagogique de l’ERP et le conseiller
d’insertion.
Ensuite le conseiller enregistre l’entreprise et ses coordonnées dans le
fichier nominatif du stagiaire sous access, édite et transmet les
informations nécessaires aux visites aux responsables pédagogiques de
l’ERP. Les professeurs se répartissent les visites pour que chaque usager
soit évalué par une visite ou un appel avec le tuteur en entreprise. Cette
évaluation fait l’objet d’un compte-rendu écrit comptant pour l’examen
de l’usager.
A la fin du stage, le stagiaire transmet sa feuille de présence au
conseiller d’insertion qui l’enregistre et comptabilise ses absences
éventuelles sur un fichier informatique.
Evaluation, adaptation
et conseil à
l’intégration
Les évaluations de stage suivent les grilles imposées par le Ministère de
l’Education Nationale. Elles sont incluses dans le livret de suivi de stage
et comptent pour l’obtention de l’examen.
Le conseil à l’intégration concerne surtout :
Les aides Agefiph
Les poursuites d’études
Les entreprises susceptibles de recruter

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Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
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Les offres d’emploi
Ce conseil s’appuie surtout sur les documents et sites officiels afin
d’établir des documents mis à jour régulièrement et transmis aux
stagiaires ou aux entreprises. La réponse se doit d’être transmise
rapidement.
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
 Réglementation et législation
Code du Travail
Code du Handicap
Référentiel des examens
Site Agefiph
Déclaration d’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (DOETH)
 Information sur les formations
Site internet
Brochure de l’ERP
 Emploi et stage
Offres d’emploi ou de stage
Classeur des offres d’emploi et de stage
Panneau d’affichage
Tableau des dates de stage
Bilans emploi à 6 et à 18 mois
Récapitulatif des conventions de stage non signées
Convention de stage
Ordre de mission
Sites Hanploi / Medef / CGPME
Base de données des sortants
Base de données des entreprises
Triptyque des aides Agefiph
 Propre à l’ERP
Forums pour l’emploi
Base de données des stages
Livret de suivi
 Questionnaires et bilans
Questionnaire pour le bilan emploi à 6 mois
Questionnaire pour le bilan emploi à 18 mois
Questionnaire de satisfaction pour la partie insertion
Questionnaire de satisfaction à l’issue de la formation
Indicateurs de
performance
 Taux d’insertion à 6 mois et à 18 mois
 Nombre d’entreprises dans la base de données
 Partenariats entreprises
PROCEDURES
services aux entreprises

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Date : le 11/12/2013
Page : 36
Intitulé
3.3.5. PROCESSUS ACCOMPAGNEMENT MEDICO-PSYCHO-
SOCIAL
Finalité
Permettre un mieux être physique, social et psychologique des
personnels et usagers de l’établissement.
Lieu Bureaux du psychologue et de l’assistante sociale - infirmerie
Acteurs
Pilote : L’infirmier
Membres : Le psychologue, le médecin, l’assistante sociale,
l’ergothérapeute
Dossier médical déposé à l’inscription
Demande de soins ou d’écoute et d’accompagnement
Données de sortie Bien-être apporté
Processus amont
- management stratégique
- accueil
- sécurité
Processus aval tous les processus
Infirmerie
 actions programmées :
Connaissance des dossiers, des antécédents médicaux, gestion
des dossiers, visites médicales diverses, gestion des absences
médicales, actions de préventions, gestions des matériels
médicaux….
Prescriptions des parcours aménagés pour motif médical
Gestion des aménagements nécessaires pour les examens
Prescriptions des aides techniques en coordination avec
l’ergothérapeute
 actions ponctuelles :
répondre à la demande de soins urgents, orientation vers des
spécialistes, vers des services sociaux, écoute psychologique…
Psychologue
 actions programmées :
Suivi des personnes en souffrance psychologique
Participation aux différents bilans et réunions Institutionnel
Pour les enseignants: analyse des pratiques, supervision et
intervision
Pour tous les personnels: Actions de formations
 actions ponctuelles :
Evaluations et positionnement des capacités d'apprentissage et
d'abstraction
Ecoute en urgence: débriefing en cas d'événement
traumatique; face à des comportements trop inadapté
Gérer les conflits dans l'établissement des personnels et/ou
stagiaires; intervention de régulation
Ergothérapeute  actions ponctuelles pilotées par le service médical
Social  actions ponctuelles : sur demande de l’usager

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 37
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
- matériel médical
- dossiers médicaux
- registre de l’infirmerie
- moyens d’échanges et communications : livret d’accueil,
informatique, courrier,
- téléphone, messagerie électronique, réunions diverses….
- documents : internet, document unique, registres divers(
infirmerie, AT, commandes,
- brochures, annuaire des professionnels…), comptes-rendus de
réunions internes, notes de service….
Indicateurs de
performance
Rapport d’activités du service médical, du psychologue et de
l’assistante sociale
PROCEDURES
commission médico-psycho-socio-pédagogique
procédure d’intervention du psychologue
procédure d’intervention du médecin
procédure attribution des aides techniques
procédure d’intervention de l'assistante sociale

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 38
3.4 PROCESSUS SUPPORT
3.4.1 PROCESSUS G.R.H. (Gestion des Ressources
Humaines)
3.4.2 PROCESSUS COMMUNICATION ET SYSTEME
D’INFORMATION
3.4.3 PROCESSUS ACHATS
Table des matières

2013
Réf. : EA.AF.
Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 39
Intitulé 3.4.1. PROCESSUS GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
Finalité
Fournir des compétences, pour obtenir un fonctionnement
optimal des différents services de l’établissement
Lieu Ecole Jean-Janvier à Rennes
Acteurs
Pilotes : directeur de l’établissement, responsables des pôles
gestion et administration
Besoin de compétences et de savoir faire, dans toutes les unités de
service de l’établissement
Données de sortie
Faire en sorte que tous les postes soient pourvus, de
professionnels compétents, pour assurer les missions dévolues à
l’établissement
Processus amont Processus de Management, Processus qualité
 Recruter, sélectionner, confirmer que la candidature soit bien
en adéquation avec la fiche de poste
 Evaluer chaque personnel
 Promouvoir autant que faire se peut en fonction de son mérite
chaque personnel
 Inciter chaque personnel à se former
 Assurer la sécurité des biens et des personnes
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
- Fiche d’évaluation
- Mémoire de propositions
- Plan de formation des personnels
- Médecine de prévention
Indicateurs de
performance
 Plan de formation
 Formations réalisées
PROCEDURES
procédure accueil d’un nouveau salarié
dossier de recrutement de personnel
suivi des dossiers
gestion des horaires et des absences
gestion des congés
congés de maladie
guide du professeur vacataire
emprunt de matériel à titre occasionnel
rémunération vacataires
analyse de pratiques
accueil nouvel enseignant

2013
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Date : le 11/12/2013
Page : 40
Intitulé
3.4.2. PROCESSUS SYSTEME D’INFORMATION ET
COMMUNICATION
Finalité
Mettre en œuvre des moyens de diffusion de l’information, au
besoin les sécuriser, afin de permettre l’accès, la circulation et la
fluidité des informations en direction des acteurs concernés.
Lieu
Ensemble de l’établissement
Service informatique
Partenaires et clients externes à l’établissement
Acteurs
Pilotes : Directeur de l’ERP
Documentaliste
Responsable du service informatique
Responsable du pôle administratif
Informations et données utiles et/ou indispensables au
fonctionnement et à la communication de l’établissement
Données de sortie
Obtention par le personnel, les usagers et les partenaires des
informations exactes, fiables, et sécurisées.
Gestion de la
documentation
 réaliser et mettre à jour la documentation ERP ;
 mettre à jour les documents externes (catalogue Fagerh) ;
 diffuser les documents auprès des usagers, des partenaires et du
personnel ;
 diffuser les informations (courriels, notes, courriers, affiches,
catalogues …) auprès du personnel, des usagers et des
partenaires.
Gestion du CDR
 gérer les achats ;
 enregistrer les documents et les mettre à disposition ;
 tenir à jour le CDR ;
 gérer les prêts ;
 dépouiller les documents ;
 initier à la recherche documentaire ;
 assurer la veille documentaire.
Gestion du parc
informatique
 étudier les besoins, planifier les investissements et suivre les
commandes ;
 répartir les achats et gérer le stock de pièces détachées ;
 installer le matériel et réformer celui obsolète ;
 gérer les sources des logiciels et des sauvegardes ;
 gérer la sécurité du système d’information ;
 gérer les comptes utilisateurs et les sessions examens ;
 former l’utilisateur ;
 administrer les serveurs informatiques et téléphoniques ;
 assurer une veille technologique.

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Version : 2013-9
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Page : 41
Maintenance du parc
informatique
 planifier les interventions sur les incidents déclarés et les
traiter ;
 assurer la maintenance préventive.
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
Outils
tableaux d’affichages
réseau informatique et téléphonique
sites internet, intranet et extranet
messagerie électronique
postes de travail informatiques et périphériques
Documentation :
projet d’établissement
plaquette de présentation de l’ERP
livret d’accueil
catalogue des formations Fagerh
bulletins de notes
ressources du CDR (ouvrages, périodiques, cédéroms …)
courriels
documentation technique (constructeur et/ou éditeur, mode
opératoire) et de configuration
Indicateurs de
performance
 Questionnaire satisfaction
 Gestionnaire libre de parc informatique
PROCEDURES
enregistrement du courrier
demande d’intervention (maintenance informatique)
maintenance du photocopieur RICOH salle des professeurs
gestion des appels
sauvegarde des données informatiques

2013
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Version : 2013-9
Date : le 11/12/2013
Page : 42
Intitulé
3.4.3. PROCESSUS MOYENS STRUCTURELS ET MATÉRIELS -
ACHATS
Finalité
Fournir l’établissement en service et matériels afin de faciliter son
fonctionnement
Objectifs
Prioriser les demandes sur des critères budgétaires, de sécurité et
de normes.
Répondre aux exigences du plan pluriannuel d’investissements
Lieu Bureaux du pôle gestion, ateliers et magasin
Acteurs Pilote : Responsable du pôle Gestion
Besoins en matériels et/ou interventions exprimés par les
différents acteurs internes
(corps enseignants, services généraux et administratifs, usagers) et
externes (ONACVG, ARS)
Données de sortie
Répondre à l’ensemble des demandes formulées en tenant compte
de la demande initiale dans les meilleurs délais
1. Recueil de l’expression des besoins
2. Classification des besoins par catégories : achats courants,
interventions services internes et/ou externes, informatique,
investissement courant ou pour plan pluriannuel
d’investissement(PPI)
3. Hiérarchisation des demandes
4. Commande
5. Livraison et/ou action de retour
6. Paiement (mandatement)
7. Inscription au document « Situation des Comptes Mensuels »
OUTILS / MESURES
Outils et
documentation
associés
1. Registres « Demande d’intervention Services Techniques » et
« Demande d’achats de Fourniture / Matériel »
2. Mise en concurrence des fournisseurs (demande de vis ou
passation de marchés).
3. Situation des comptes mensuelle (Dépenses / Recettes)
4. Budget prévisionnel et/ou exécutoire
5. Bon de Livraison
6. Facture + Bon de Commande
7. Plan Pluriannuel d’Investissements en cours
Indicateurs de
performance
Validation des comptes

2013
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Page : 43
PROCEDURES
achats
livraisons
frais de déplacements
contrats et marchés
régularisation rejets dépenses
nomenclature comptable
règles comptables Ets médico-sociaux
Table des matières

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Page : 44
11 rue Edouard Vaillant – BP 40923 – 35009 RENNES Cedex
Tel : 02.99.59.02.20 – Fax : 02.99.59.14.47
www.erp.rennes.onac.org
Contacts :
Eddie ALEXANDRE, Directeur : eddie.alexandre@erprennes.fr
Nadia LE FLOCH : nadia.lefloch@erprennes.fr
Secrétariat : administration@erprennes.fr
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