Activités de dématérialisation ; invoice tools, i sign-tools, working tools, statut tools, syndic tools.

1. Legal-tools.fr

2. Ce que nous vous apportons
Présentation
• Une expertise juridique
• Une compétence reconnue dans le business
process management
• Une expertise technique
• Des solutions de simplification des relations
contractuelles

3. Ce que nous vous apportons
Nos missions
• Nous intervenons pour définir avec vous des
systèmes de dématérialisation qui seront
conformes à vos souhaits et à la réglementation
en vigueur ;
• Nous assumons sur mandat de l’entreprise la
mission de Conseiller Informatique et Liberté ;
• Nous proposons des solutions informatiques à
des problématiques juridiques afin de rendre
votre entreprise toujours plus performante.
• Nous vous aidons à alléger la gestion de vos
relations contractuelles en droit des sociétés, en
matière de copropriété ou en droit du travail.

4. Ce que nous vous apportons
Notre culture
• Legal Tools dispose d’une identité forte : l’alliance
inédite du juridique et de l’informatique.
• Un problème juridique est aujourd’hui un
problème informatique ; un problème
informatique est le versant technique d’un
problème juridique.
• Conjuguez le juridique et l’informatique pour
améliorer votre sécurité juridique et informatique

5. Notre méthodologie
Une maîtrise des règles applicables aux
entreprises
• La dématérialisation des documents dans une
entreprise dépend d’abord et avant tout de la
réglementation en vigueur.
• Legal Tools vous informe du cadre juridique
dans lequel vous évoluez pour définir un
système d’information spécifique à votre
entreprise qui tient compte de vos besoins et
de l’obligation de respecter la réglementation
en vigueur.

6. Notre méthodologie
Une analyse de la spécificité des besoins de
l’entreprise
• La réglementation est la même pour tout le
monde. Pourtant, chaque entreprise est
unique.
• Legal Tools propose selon les besoins des
solutions informatiques spécifiques et
sécurisées après une analyse approfondie des
relations contractuelles de l’entreprise.

7. Notre méthodologie
La sécurisation des relations juridiques par
l’informatique
• Legal Tools part du principe que la sécurité
informatique n’est pas dissociable de la
sécurité juridique.
• Legal Tools analyse les relations contractuelles
dans une logique de simplification et de
sécurisation afin de définir avec vous une
protection contre le contentieux.

8. Statuts Tools
• Dématérialisez la gestion administrative de
votre société

9. Statuts Tools
• Plusieurs dispositions du Code de commerce permettent aux associés de
procéder à des consultations et à des votes électroniques.
• Legal Tools met en place au sein de chaque société un système qui, selon
la forme sociale, peut aller de la convocation par courrier électronique à
un vote électronique en passant par un stockage personnalisé et sécurisé
des données nécessaires à la prise de décision.
• Legal Tools vous permet de réduire les frais de gestion en facilitant la
transmission en toute sécurité des informations indispensables à la vie des
sociétés.
• La facturation dépend du nombre d’associés concernés par la procédure
de dématérialisation.
• Pour une estimation du coût annuel d’une démarche de dématérialisation,
contacter …
•

10. Statuts Tools
• Legal Tools vous propose de créer pour votre société une
plateforme qui gérera les dates de convocation des
assemblées générales, voire le vote électronique des
délibérations.
• La société dispose en outre d’une conservation sécurisée
des différents procès-verbaux d’assemblée. Enfin, elle
allège tout à la fois les frais de gestion annuel de
convocation et ceux plus structurants d’archivage.
• Occupez vous de l’activité de la société ; la plateforme Legal
Tools conjugue sécurité juridique et informatique pour
alléger vos tâches administratives.
•

11. Statuts Tools
• Les Assemblées générales en un clics
– La plateforme Statuts Tools vous permet de convoquer et de faire
voter les associés dans le cadre d’une procédure sécurisée. Selon ce
que vous aurez décidé, les associés peuvent voter à un moment précis
ou disposer d’une période délimitée, peu importe le lieu où ils se
trouvent à partir du moment où ils disposent d’une connexion
sécurisée.
– Spécialement pour les sociétés par actions simplifiée, Legal Tools peut
adapter des procédures selon ce qui a été défini dans les statuts.
• Des économies substantielles
– Par un investissement initial ou sur abonnement, vous mettez fin aux
envois postaux et à la reprographie des procès-verbaux.
• Un classement simplifié et convivial
– Selon vos préférences, chaque associé ou uniquement un responsable
nommément désigné, peut consulter quand il le veut à partir d’un
accès sécurisé les différents documents qui s’accumulent au fil des
ans.

12. Syndic Tools
• Simplifiez-vous la gestion des copropriétés

13. Syndic Tools
• En vertu du décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, les
syndics peuvent procéder à des notifications et mises en
demeure par voie électronique.
• Afin de faciliter cette mutation, Legal Tools a mis en place
des plateformes sécurisées par le biais desquelles les
syndics peuvent accomplir les principales démarches de la
copropriété par voie électronique.
• Economie de temps et d’argent, Legal Tools vous permet de
proposer un service moderne aux copropriétaires dont la
tarification dépend du nombre d’appartements de la
copropriété et de comptes créés pour que chacun puisse
stocker ce que bon lui semble.
• Pour une estimation du coût annuel d’une démarche de
dématérialisation, contacter …

14. Syndic Tools
• Legal Tools vous propose de créer pour gérer votre
activité de syndic une interface entre les
copropriétaires, les locataires et vous. Les échéances
sont paramétrées ; les procédures prédéfinies et le
tout s’inscrit dans un cadre sécurisé qui peut même
inclure le paiement en ligne des charges de
copropriété. Toutes les informations sont accessibles
en ligne à partir d’un identifiant et d’un mot de passe
sécurisé.
• Utiliser Syndic Tools, c’est disposer d’un argument
incontestable sur le sérieux de votre démarche quand
une copropriété vous confie la gestion d’un immeuble.

15. Syndic Tools
• Une gestion allégée
– Une fois les paramètres de la plateforme définis, vous
êtes automatiquement avertis des éventuels impayés
ou des problèmes que peut rencontrer un locataire.
• Une gestion sécurisée
– La procédure mise en place permet d’éviter les
contestations sur la tenue des assemblées générales.
Vous pouvez centraliser les procurations et éviter les
éventuelles fraudes.
• Une gestion transparente
– Le prix de l’utilisation de la plateforme dépend du
nombre de copropriétaires concernés.

16. Invoice Tools
• Gérez la transition informatique
Sécurisez vos factures électroniques

17. Invoice Tools
• En vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, les entreprises
ont l’obligation d’installer un système de facturation
électronique. Toutes les entreprises sont concernées ;
seules les échéances diffèrent selon la taille de l’entreprise.
• Legal Tools vous accompagne dans la mise en conformité
de votre système de facturation et définit avec vous un
process de dématérialisation conforme à la réglementation
fiscale et à vos exigences en termes de productivité.
• Pour une estimation de la mise en place d’un process de
dématérialisation en matière de facturation, contacter…
• Legal Tools, fort de son expertise, est titulaire de la marque
Invoice Tools.

18. Invoice Tools
• La dématérialisation des factures a pour corollaire un contrôle fiscal
des seuls documents sous forme électronique. En effet, en vertu de
l’article 47 A I du Livre des procédures fiscales, les contribuables
qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés
doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un
contrôle de l'administration fiscale.
• La loi oblige ainsi les entreprises à revoir leur processus de
facturation, à défaut de quoi l’entreprise sera sanctionnée.
• Legal Tools peut vous accompagner dans l’informatisation de ces
processus en vous assurant la mise en place d’un système
informatique et conforme à la nouvelle réglementation en la
matière.
•

19. Invoice Tools
• Un process indispensable
– Il est clairement spécifié que les entreprises qui ne
respecteront pas les échéances en matière de
dématérialisation des factures s’exposent à des sanctions.
• Un process sécurisé
– La réglementation distingue deux formes de factures en
fonction du degré de sécurité que l’entreprise recherche.
Legal Tools est à même de vous conseiller en fonction de
vos besoins et de votre budget.
• Un process de sauvegarde
– Afin de répondre aux différentes échéances fiscales, Legal
Tools vous propose des solutions de stockage qui
garantiront l’intégrité de vos factures en cas de contrôle ou
contestation.

20. Working Tools
Les relations de travail sont également concernées par la dématérialisation.
Depuis 2009, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie qu’elles
envoient à leurs salariés.
Depuis 2004, les entreprises peuvent installer des systèmes de vote électronique
pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au
comité d'entreprise.
Legal Tools peut vous aider à vous conformer à la législation sociale et améliorer
ainsi la productivité de l’entreprise tout en respectant les normes en la matière.
Legal Tools est fier avec Working Tools de proposer un système de
comptabilisation des heures supplémentaires en fonction du temps passé dans
l’entreprise. Simple, intuitif, ce produit est téléchargeable à l’adresse suivante et
vaut pour les principaux contrats que peut passer un salarié avec son employeur.
…
Legal Tools, fort de son expertise, est titulaire de la marque Working Tools.

21. I Sign-Tools
• Adoptez la signature électronique

22. I Sign-Tools
• La signature électronique constitue un mode de preuve. En vertu de
l’article 1316-1 du Code civil, « L'écrit sous forme électronique est
admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous
réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane
et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en
garantir l'intégrité ». Il est donc parfaitement possible pour une
entreprise d’instaurer des procédures électroniques à condition
toutefois de respecter les normes techniques de façon à ce qu’en
cas de conflit, l’acte signé selon un mode électronique puisse
véritablement servir de preuve.
• Legal Tools conjugue pour vous sécurité juridique et informatique.
Les outils informatiques sont utilisés en fonction et à partir des
contraintes juridiques. L’entreprise fait des économies de papier
sans prendre le risque d’être prise au dépourvu en cas de procès.
• Pour une estimation de la mise en place d’une procédure à base de
signature électronique, contacter…

23. I Sign-Tools
• La signature électronique s’impose comme le
nouveau mode de preuve des contrats.
Ecologique, rapide et économe, le recours à la
signature électronique permet à l’entreprise
de fluidifier ses relations contractuelles.
• Pour arriver à ce résultat, Legal Tools met à
votre disposition son expertise juridico-
informatique pour conjuguer avec vous la
sécurité informatique et la sécurité juridique.

24. Legal Tools
Signatures électroniques : il suffit de cliquer, signer et envoyer
Que vous ayez besoin de signer un formulaire ou d'approuver un contrat, notre solution vous permet d'apposer
facilement votre signature électronique dans n'importe quel fichier PDF. Vous n'aurez plus jamais besoin
d'imprimer, télécopier ou envoyer des documents par courrier express.
 PERFECTIONNEMENT : Apposez votre signature électronique dans un PDF
Signez un PDF en quelques secondes. Vous pouvez saisir ou tracer votre nom,
insérer l'image de votre signature ou utiliser une signature avec certificat.
 SECURISATION : Utilisez des signatures avec certificat
Si votre société vous a fourni un identifiant numérique reposant sur un certificat,
vous pouvez ajouter une signature avec certificat dans un PDF. Cela permet aux
destinataires de vérifier que le fichier est authentique et que vous en êtes bien
l'expéditeur.
 GESTION : Gérez vos documents signés en ligne
Gérez et stockez les fichiers signés plus efficacement en accédant au service de
signature électronique directement depuis un site Web. Transférez votre document
signé ou demandez à d'autres personnes de signer vos documents.
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I Sign-Tools

25. Legal Tools
Exemple : Groupe Brandt France – Projet « Contrat
Revendeur »
Réalisation d’une plateforme de génération des contrats revendeurs
(Darty / Carrefour / etc.) dématérialisés et de gestion du processus de
signature des contrats, intégrant :
 La génération dématérialisée d’un contrat électronique
 La signature électronique des contrats
 La centralisation et l’archivage des contrats signés
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Environnement technologique fortement hétérogène
 IBM AS400
 Catalogue produit Dassault Systems
 Archivage Sharepoint 2013
 Front Web HTML5 / Bootstrap / Angular.js
 Serveur : .NET 4.5 / SQL Server
I Sign-Tools
Gain pour le client
DIMINUTION DRASTIQUE DU COÛT DE TRAITEMENT
900 € ⇒ 0,6 €
CENTRALISATION ET DÉMATÉRIALISATION
Papier ⇒ Intranet
DÉLAI DE TRAITEMENT DES CONTRATS
de 18 j. ⇒ 90 minutes

26. Expertise juridico-informatique
Parce qu’un problème informatique est aussi un problème juridique

27. Expertise juridico-informatique
Que ce soit en matière de dématérialisation, de paiement en ligne ou de stockage de
données, la mise en place d’un système d’information implique une réflexion juridico-
informatique.
Legal Tools vous propose une expertise complète de votre site et des liens contractuels
qui se nouent à partir de lui. Cette expertise vous permet de vérifier si vos procédures
de sécurité sont suffisamment bien définies de façon à vous prémunir en cas de
contentieux.
Spécialisé en matière de signature électronique, de définition des procédures de back-
office, l’expertise Legal Tools devient un préalable indispensable à toute refonte ou
évolution d’un système d’information.
Pour nous contacter …

28. Expertise juridico-informatique
Expertise de plateformes Web au regard de la
réglementation CNIL
La mise en place d’une plateforme web est soumise à une réglementation toujours plus
précise en matière de protection de données personnelles.
L’entreprise qui ne s’y conformerait pas s’expose à de lourdes sanctions pénales même
en cas de négligence (art. Art. 226-16 du Code pénal).
Face à ce danger toujours plus grand, Legal Tools vous apporte l’expertise nécessaire
pour répondre aux multiples exigences de la CNIL.
Ne laissez pas votre système informatique devenir une source de problèmes juridiques.

29. Expertise juridico-informatique
Expertise de recette
Le terme recette désigne la dernière étape de l’exécution du contrat
informatique. Une fois la prestation recettée, le prestataire informatique n’a
plus à assumer les risques de l’ouvrage.
Etape décisive dans l’exécution d’un contrat informatique, la recette exige :
-d’une part qu’elle ait été correctement définie dans le contrat ;
-d’autre part qu’elle soit menée dans les règles de l’art pour éviter les futurs
dysfonctionnements.
Grâce à son expertise juridique et technique, Legal Tools peut vous assister
lors de la procédure de recette et vous éviter de vous retrouver avec un
système déficient.

30. Correspondant Informatique et Liberté
Délégué à la protection des données personnelles
Désignez Legal Tools comme votre Correspondant Informatique et Liberté

31. Correspondant Informatique et Liberté
Délégué à la protection des données personnelles
La réglementation européenne impose à compter de 2016 la nomination d’un
délégué à la protection des données personnelles pour les traitements portant
sur plus de 5 000 personnes concernées sur une période de douze mois
consécutifs.
La réglementation française préconise de façon générale la nomination d’un
Conseiller Informatique et Liberté pour assurer que le traitement des données
personnelles collectées par l’entreprise s’effectue dans le respect du droit des
individus.
Dans un cas comme dans l’autre, faute de nommer et assurer la mise en place de
process de conformité, les entreprises s’exposent à de lourdes sanctions
pécuniaires.
Legal Tools fort de son expérience a rempli les démarches auprès des autorités
administratives pour exercer ses fonctions.
Legal Tools met ainsi le droit au service de l’informatique pour vous accompagner
dans cette mutation profonde de votre activité.
Pour plus de renseignements, contacter…

32. Crédit Impôt Recherche
• Sécurisez vos dossiers C.I.R. avec Legal Tools

33. Crédit Impôt Recherche
• Le Crédit- Impôt Recherche Innovation vise à
aider les entreprises à réduire leur imposition en
fonction du montant des dépenses qu’elles
consacrent à l’innovation.
• L’identification de ces opérations ainsi que le
calcul des sommes dues impliquent la maîtrise
des règles juridiques et techniques applicables en
la matière.
• Legal Tools vous assure une expertise fondée sur
la maîtrise
- des règles fiscales (BOI-BIC-RICI-10- 10-45).
- du Manuel d’Oslo.

34. Crédit Impôt Recherche
• Honoraires
• La majorité des entreprises qui interviennent afin
de vous aider à récupérer ce qui vous est dû
fixent une rémunération au pourcentage -autour
de 18 % -qui dépend de ce que l’administration
fiscale vous versera.
• Legal Tools privilégie, au contraire, une démarche
qualité-conseils. Legal Tools propose une
rémunération forfaitaire afin de vous garantir une
meilleure rentabilité sur ce type de dossiers et
vous éviter de mauvaises anticipations.

35. Qui sommes nous
• Legal Tools est le fruit de la rencontre entre l’expertise
juridique et l’expertise informatique (mettre des photos).
• Jacques Amar, maître de conférences en droit privé HDR,
Université Paris-Dauphine enseigne le droit des affaires
depuis plus de 15 ans. Il est spécialisé dans l’expertise
juridique de sites informatiques.
• Lionel Chemla, ingénieur, président de la SAS Catalyse It,
spécialisée dans la mise en place de business process
management. Son expérience comme ses qualifications en
font un expert reconnu en matière de crédit-impôt recherche
et de système d’information.
• Contact : contact@legal-tools.fr