Conformité logiciel et système de caisse en 2018

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Conformité des logiciels de caisse
Etes-vous prêts au 1er janvier 2018?
Préparez-vous à la loi anti fraude du 1er janvier 2018
Réunion / Débat – 4 décembre 2017

2Conformité logiciel de caisse – 04/12/2017
© AC2S expertise- Décembre 2017
1. Présentation des intervenants
2. Contexte
3. Etat de la législation
4. Obligations de la future loi
5. Contrôles et sanctions
6. Maintenant, c’est à vous
Agenda

Quelques mots sur AC2S expertise
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2. Contexte
Agenda

Quel contexte ?
Contexte
 Depuis plusieurs années, renforcement de lutte contre la fraude fiscale à l’aide d’outils informatiques.
 Cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, en rendant impossible la soustraction des paiements en
espèces des recettes de la comptabilité.
 Plusieurs textes apportent à l’administration des moyens de contrôle de l’ensemble du système
d’information de l’entreprise et définissent des obligations à respecter pour les systèmes et logiciels
de caisse.

2. Contexte
Agenda

Etat de la législation
Article 286-I-3bis du Code Général des Impôts (CGI)
Apporté par la loi de finance 2016 et modifié par l’article 46 du PLF 2018 :
« Si elle effectue des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation
conformément à l’article 289 et enregistre ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse,
[l’entreprise doit] utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisa-
tion, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées
par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code
de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par
l’administration ; »
Communiqué du ministre de l’Action et des Comptes publics du 15 juin 2017
En 2016, le texte d’origine concernait les « logiciels de comptabilité ou de gestion ou d’un système de
caisse ».
Le communiqué de 2017 apporte une simplification du dispositif applicable au 1er janvier 2018 :
- Limitation aux seuls « logiciels et systèmes de caisse »
- Suppression de l’obligation pour les opérations entre assujettis à la TVA (BtoB)
- Suppression de l’obligation pour les assujettis exonérés ou inférieurs aux seuils
Mais, le texte définitif sera voté mi-décembre 2017 avec la loi de finance 2018.

2. Contexte
Agenda

Obligations
Les obligations pour les logiciels et systèmes de caisse
Sécurisation
Les enregistrements des encaissements réalisés sont tracés.
Les données des opérations de caisse ne peuvent pas être modifiées sans inscription d’une trace.
Toute éventuelle correction d’une opération doit être identifiable.
Les traces ne peuvent pas être modifiées ou supprimées.
Inaltérabilité
Les données relatives aux règlements doivent être enregistrées et conservées.
Il est impossible de modifier ou supprimer une donnée enregistrée.
Toute correction apportée se fait par opération « de plus » ou « de moins » sans altérer la donnée
corrigée.

Obligations
Les obligations pour les logiciels et systèmes de caisse
Archivage
Le logiciel ou système de caisse dispose d’une procédure d’archivage avec trace des opérations.
Les données archivées sont inaltérables et disponibles à tout moment.
Les archives doivent pouvoir être lues par l’administration en cas de contrôle.
Toute purge des données de règlement dans le logiciel ou système de caisse doit être précédée
d’un archivage. Le système doit cependant conserver des données cumulatives et récapitulatives.
Conservation
Les données élémentaires des opérations de caisse sont conservées.
Les données de règlement sont conservées pendant 6 ans.
Les données conservées font l’objet de clôtures quotidiennes, mensuelles et annuelles.
Lors des clôtures, des données cumulatives et récapitulatives doivent être calculées et stockées.

Obligations
Comment prouver la conformité d’un logiciel ou système de caisse ?
En cas de contrôle, il faut pouvoir présenter pour chaque équipement :
- Soit une attestation individuelle, délivrée lors de l’achat, conforme à un modèle fixé par l’administration.
- Soit un certificat si le logiciel ou système de caisse a été certifié par un organisme accrédité.
Ces documents doivent être demandés au fournisseur ou à l’éditeur avant janvier 2018
Concernant l’attestation
- Elle comporte un volet à remplir par l’éditeur du
logiciel ou du système de caisse et un autre volet à
remplir par l’entreprise qui l’utilise.
- Elle est individuelle et nominative : une simple
mention dans les conditions générales ou
particulières de vente ne vaut pas attestation.
- Elle est délivrée sur un support physique ou
dématérialisé (téléchargement en ligne).
- Une nouvelle attestation est nécessaire à chaque
nouvelle version majeure du dispositif de caisse.
Concernant le certificat
Deux organismes sont accrédités par le COFRAC
(instance nationale d’accréditation) pour vérifier la
conformité des dispositifs de caisse :
- L’AFNOR pour le référentiel « NF 525 »
Attention, les certificats NF525 délivrés avant sep-
tembre 2017 sont limités à 12 mois. Une nouvelle
version de certificat conforme a été mise en œuvre
depuis septembre.
- Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais
(LNE) pour le « Référentiel de certification des
systèmes de caisse ».

Obligations
Et utilisés pour des opérations ne donnant pas lieu à facturation selon l’article 289 du CGI, c’est à dire :
- Pour des opérations entre une entreprise et un particulier (BtoC)
- Pour des opérations entre une entreprise et des entités non assujetties à la TVA
Quel champ d’application ?
Sont concernés les dispositifs ayant une fonctionnalité de caisse, c’est à dire permettant d’enregistrer des
ventes ou des prestations de services

Obligations
Quel champ d’application ? Cas pratiques
 Un logiciel ou système de caisse utilisé pour des opérations à la fois avec des clients assujettis à la
TVA (BtoB) et non assujettis à la TVA (BtoC) sera concerné.
 Pour un logiciel, ne pas tenir compte de sa qualification (« de caisse », « comptable », « de gestion »,
...) mais de sa fonctionnalité de caisse.
Un logiciel « de gestion » qui permet l’enregistrement d’opérations de ventes ou de prestations de
services à des clients non assujettis à la TVA (BtoC) est ainsi concerné.
 Une désignation ou un logotype présent sur un emballage ou une documentation est sans valeur en
cas de contrôle. Seul est valable la production d’une attestation ou d’un certificat de conformité
correspondant exactement au dispositif.
 Un tableur (Excel, Calc, ...) utilisé pour enregistrer des ventes à des clients non assujettis à la TVA est
concerné par l’obligation.
Cependant, ses caractéristiques propres ne le rendent pas conforme.

Obligations
Quelques questions pratiques
Pour le e-commerce ?
Les e-commerçants qui ont des clients
particuliers non assujettis à la TVA relèvent
du champ d’application du dispositif.
Faut-il s’équiper d’un dispositif de
caisse ?
Les nouvelles dispositions n’obligent pas
ceux qui n’ont ni logiciel ou système de
caisse à s’équiper.
Quels sont les modes de règlement concernés ?
Tous les modes de règlement sont concernés, sans
limitation aux seules espèces.
Les règlements peuvent être comptants ou différés.
Pour les succursales et filiales de sociétés
étrangères ?
Tous les assujettis à la TVA en France ayant des clients
particuliers non assujettis à la TVA sont concernés. Les
succursales et filiales de sociétés étrangères font parti du
champ d’application du dispositif.
Une balance de comptoir est-elle concernée ?
Une balance de comptoir est concernée par le
dispositif dès qu’elle dispose d’une fonction de
mémorisation des opérations d’encaissement.

2. Contexte
Agenda

Contrôles et sanctions
Quels contrôles ? Par qui ?
 Possibilité de contrôle inopiné, par les agents de l’administration fiscale, dans les locaux
professionnels d’une personne assujettie à la TVA, pour vérifier la détention d’une attestation ou d’un
certificat pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse.
Ce contrôle spécifique est prévu par l’article L.80 O du projet de loi de finance. Il ne correspond pas à
une vérification de la comptabilité.
 Possibilité de contrôle par des agents de l’administration fiscale dans le cadre d’une vérification de
comptabilité régulièrement engagée.

Contrôles et sanctions
Les sanctions
 Amende de 7 500 € en cas de défaut de présentation des attestations ou certificats pour les logiciels
ou systèmes de caisse.
L’amende n’est pas appliquée si l’assujetti apporte les justificatifs dans un délai de 30 jours francs.
 Amende de 7 500 € en cas de refus de contrôle.
 En cas de défaut de présentation, possibilité d’une nouvelle amende de 7 500 € pour les entreprises
n’ayant pas régularisé leur situation dans un délai de 60 jours.
 Produire un faux certificat ou une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’empri-
sonnement et de 45 000 € d’amende.

2. Contexte
Agenda

Maintenant, c’est à vous
Avant le 1er janvier 2018
 Recensez vos logiciels et systèmes de caisse utilisés pour des transactions assujetties à la TVA auprès
de clients non assujettis la TVA.
 Pour chacun d’entre eux, vous devez posséder une attestation ou un certificat de conformité. Ces
documents doivent être demandés au fournisseur ou à l’éditeur.
Votre expert-comptable peut vous assister et vous conseiller dans cette tâche.
 Remplacez par des systèmes conformes les logiciels ou systèmes de caisse pour lesquels vous ne
pouvez obtenir d’attestation ou de certificat de conformité.
A partir du 1er janvier 2018
 Conservez vos attestations et certificats de conformité de vos logiciels et systèmes de caisses.
 En cas de tout changement de logiciel ou système de caisse (nouveau matériel, nouvelle version
majeure de logiciel), pensez à demander une nouvelle attestation ou le certificat de conformité.

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