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Architecte de solutions innovantes l’aide à domicile et les services à la personneConseil      Formation      InformatiqueLes outils informatiques spécifiquesdu secteur de l’aide à domicile et des services à la personnePrésenté par Serge CaillolDirecteur commercial Domo SAPienceLes 3 & 4 avril 2009
Chapitre IQuelques considérations fonctionnellesLes outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne                                		page 2
Les taches à accomplirRecruter, manager et gérerDes salariés (candidats, intervenants)Des clients (prospects, clients, bénéficiaires)Des tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)Planifier (heures prévisionnelles)De nouvelles interventions (ponctuelles, récurrentes)Des absencesDes remplacementsPointer des heures réaliséesÉtablir la paiePrestataireEt/ou MandataireEn tenant compte des dispositifs d’exonérations spécifiquesFacturerLes clientsEt/ou les tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)Délivrer des statistiquesUtiles au pilotage de l’activitéExigées par les administrationsEtablir les comptes annuelsVotre secteur d’activité présente des spécificités métiers fortes Une réglementation complexe , évoluant fréquemment (Plan 1, Plan 2, nouvelle convention collective pour les entreprises,  etc) :
 Des agréments nécessaires (simple, qualité)
 Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire
 Des exonérations  de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)
 Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours  réglés entièrement pas les clients
 21 métiers très divers  (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)
etcLes outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne                                		page 3
Gagner du temps grâce à un progicielSur les taches quotidiennes : la productionPlanning : nouvelles interventionsPlanning : absences/remplacementsLe planning des interventions est au cœur du métierSur les taches administratives en fin de mois et de trimestresObtention d’heures réaliséesRéalisation de la paie et des facturesDéclarations socialesRéalisation des statistiques (DDTEFP, etc)Sur les taches administratives en fin d’annéeDADS-UAttestations fiscalesLe planning doit se trouver au cœur de la gestion informatiséeToute ressaisie doit être évitéeLe logiciel métier spécialisé doit intégrer la réalisation automatisée de la paie , de la facturation , des déclarations sociales et des statistiquesLes deux doivent automatiséesLes outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne                                		page 4
Le « Workflow » métierSchéma simplifiéCandidatsProspectsDéfinitionOn appelle "WorkFlow" (littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel).Recrutements : nouveaux salariésRecrutements : Nouveaux clientsEn permanenceSalariésClientsGestion planning : Nouvelles   interventions Remplacements
 AbsencesPlanningdes interventions(heures prévisionnelles)En cours de moisHeures prévisionnellesTélégestion :fixe ou mobile(SFR/Prylos)Validation       planningSaisie des heuresHeures réalisées Fin de moisPaieFacturationRèglementsHeures payées et facturéesObligations sociales et fiscales  DADS-U
  Attestation fiscale
 Comptes annuels Comptabilité Fin d’annéeLes outils informatiques spécifiques  du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne                                		page 5

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  • 1. Architecte de solutions innovantes l’aide à domicile et les services à la personneConseil Formation InformatiqueLes outils informatiques spécifiquesdu secteur de l’aide à domicile et des services à la personnePrésenté par Serge CaillolDirecteur commercial Domo SAPienceLes 3 & 4 avril 2009
  • 2. Chapitre IQuelques considérations fonctionnellesLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 2
  • 3. Les taches à accomplirRecruter, manager et gérerDes salariés (candidats, intervenants)Des clients (prospects, clients, bénéficiaires)Des tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)Planifier (heures prévisionnelles)De nouvelles interventions (ponctuelles, récurrentes)Des absencesDes remplacementsPointer des heures réaliséesÉtablir la paiePrestataireEt/ou MandataireEn tenant compte des dispositifs d’exonérations spécifiquesFacturerLes clientsEt/ou les tiers-payeurs (organismes, enseignes, assureurs/assisteurs)Délivrer des statistiquesUtiles au pilotage de l’activitéExigées par les administrationsEtablir les comptes annuelsVotre secteur d’activité présente des spécificités métiers fortes Une réglementation complexe , évoluant fréquemment (Plan 1, Plan 2, nouvelle convention collective pour les entreprises, etc) :
  • 4. Des agréments nécessaires (simple, qualité)
  • 5. Deux principaux modes d’intervention : prestataire et mandataire
  • 6. Des exonérations de charges spécifiques (qui dépendent du public servi !!!...)
  • 7. Des tiers payeurs : les prestations ne sont pas toujours réglés entièrement pas les clients
  • 8. 21 métiers très divers (+ 5 nouveaux avec le plan 2 !!..)
  • 9. etcLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 3
  • 10. Gagner du temps grâce à un progicielSur les taches quotidiennes : la productionPlanning : nouvelles interventionsPlanning : absences/remplacementsLe planning des interventions est au cœur du métierSur les taches administratives en fin de mois et de trimestresObtention d’heures réaliséesRéalisation de la paie et des facturesDéclarations socialesRéalisation des statistiques (DDTEFP, etc)Sur les taches administratives en fin d’annéeDADS-UAttestations fiscalesLe planning doit se trouver au cœur de la gestion informatiséeToute ressaisie doit être évitéeLe logiciel métier spécialisé doit intégrer la réalisation automatisée de la paie , de la facturation , des déclarations sociales et des statistiquesLes deux doivent automatiséesLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 4
  • 11. Le « Workflow » métierSchéma simplifiéCandidatsProspectsDéfinitionOn appelle "WorkFlow" (littéralement "flux de travail") la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel).Recrutements : nouveaux salariésRecrutements : Nouveaux clientsEn permanenceSalariésClientsGestion planning : Nouvelles interventions Remplacements
  • 12. AbsencesPlanningdes interventions(heures prévisionnelles)En cours de moisHeures prévisionnellesTélégestion :fixe ou mobile(SFR/Prylos)Validation planningSaisie des heuresHeures réalisées Fin de moisPaieFacturationRèglementsHeures payées et facturéesObligations sociales et fiscales DADS-U
  • 13. Attestation fiscale
  • 14. Comptes annuels Comptabilité Fin d’annéeLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 5
  • 15. Focus : traitement des heuresPour réaliser paie et facturation, il est nécessaire d’obtenir des heures réaliséesL’outil informatique doit permettre :La saisie simplifiée des heures réaliséesEn regard des feuilles d’heures ou de présence ramenées par les intervenantesD’éviter la ressaisie dans le cas où les heures réalisées= heures prévisionnelles Par un dispositif simple de validation sélective du planningL’intégration des informations en provenance d’une solution de télégestion (garent de l’effectivité de la prestation) :Fixe (télépointage par l’intermédiaire du téléphone fixe du client)Mobile : SFR/Prylos (les intervenants sont dotés d’un terminal mobile)Voir slide suivantLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 6
  • 16. SFR Option Service à la PersonneLa solution SFR Business Team/Prylos : L’Option Service à la personne c’est :L’horodatage du début et de la fin des interventions via un système de validation des arrivées/départs.
  • 17. La consultation et l’actualisation en temps réel du planning de travail sur le mobile.
  • 18. La gestion en temps réel des intervenants lors de prestations de service à domicile.
  • 19. La possibilité de prévenir d’une absence d’un simple clic.
  • 20. Le contact permanent entre les intervenants.Solution informatique métierhttp://www.sfrentreprises.fr/solutions/solutions-data/option-sfr-service-a-la-personne/index.jspDomo Sapience est partenaire SFR Business Team et PrylosLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 7
  • 21. Focus : facturation usagers/financeursLes clients bénéficient parfois d’aides financières (Les CG : APA, PCH, les CRAM, les Mutuelles, les Assureurs/Assisteurs, etc)Certains financeurs imposent d’être facturés directement par l’OASP dans le respect :De son formalisme (format et nature des factures : exemple, 1 facture par client ou un bordereau mentionnant tous les clients aidés, etc)
  • 22. Et du financement :Les mentions obligatoires sur les factures clients : le décret 2007-854 du 14 mai 2007 relatif aux services à la personne indique ces mentions obligatoires.Pour chaque heure financée :Surfacturation(optionnelle)L E F I N A N C E M E N T Pour chaque financeur :
  • 23. Taux du financeur Exemple : 18 €/heure pour les heures normales Pour chaque personnes aidée
  • 24. Un nombre d’heures de prestation (qui dépend de l’état de dépendance de la personne aidée, par exemple : GIR, pour l’APA)Exemple = 16 heures/mois Une part à la charge de l’usager (qui dépend le plus souvent de ses revenus) : Exemple = 10% ou 1,80 €
  • 26. Ecart (s’il existe), entre le taux imposé par le financeur et le taux direct de l’OASP (20 € par exemple) => est facturé au client, si le financeur le permet2 €TauxfinanceurTauxDirect OASP1,80 €Part usager16,20 €Part financeurL’outil informatique doit permettre une facturation automatisée, détaillée et respectant la réglementationLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 8
  • 27. Focus : gestion RH et paieL’outil informatique doit permettre de réaliser, de manière automatique et avec un minimum de saisies :La gestion des contrats de travail, des avenants et des départs des salariésGestion de fréquents avenants successifs (beaucoup de temps partiel, nombre d’heures contrat ayant vocation à croitre)L’établissement de la paie : prestataire : l’OASP est l’employeuret mandataire : le client est l’employeurExo spécifiquesLes exos sur les heures réalisées dépendent du statut des clients chez qui les prestations ont été délivrées : exos SAP (public actif, famille) et aide à domicile (personnes âgées, dépendantes, handicapées)Ventilation des heures sur le BSLes heures doivent donc aboutir en paie avec la qualification exo SAP ou aide à domicile = > elles doivent impérativement être reliées au planningDans le prolongement de la paie, l’édition des bordereaux Déclarations sociales trimestrielles (télétransmises : DUC-EDI)annuelles (DADS-U)Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 9
  • 28. La réponse : le PGI métierLe Workflow métier complet doit être implémenté dans le PGIGestion => planning => paie et facturationAvec une base de données uniqueSur laquelle sont connectés les différents modules fonctionnelsPermettant d’éviter toute double saisie d’informationGain de tempsMoins d’erreurs de saisieLe PGI doit présenter de larges capacités de paramétrages et personnalisationAfin d’adapter la solution informatique à l’organisation de l’OASPIl doit être évolutif pour suivre les fréquentes évolutions du secteur et de sa réglementationL’ergonomie doit être sans faille sous peine de décourager les utilisateursDéfinitionUn Progiciel de gestion intégré (PGI) (en anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière . »Le principe fondateur d'un PGI est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 10
  • 29. Chapitre IIQuelques considérations techniquesLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 11
  • 30. Client Serveur VS Full-web Les TechnologiesLe logiciel client-serveur est installé en local sur vos ordinateurs en réseauLe logiciel full-web est installé sur les serveurs de l’éditeur, accessible par l’internet, grâce à un simple navigateur webLogiciels web spécifiques du secteur des SAP et de l’aide à domicileCes solutions récentes n’intègre à ce jour pas la paie et quelquefois ne traite pas la partie financeurs/tiers-payeursLes PGI métiers spécifiques et complets demeurent à ce jour des logiciels clients-serveursInternetAvantages du logiciel web :Déploiement rapide de la solutionMises à jour prises en charges par l’éditeurMaintenance et exploitation simplesUne application accessible de n’importe où, grâce à un simple navigateur webinconvénients du logiciel web :Moins bonne ergonomie que les logiciels clients/serveur (drag and drop, réactivité de l’interface)
  • 31. Disponibilité internet obligatoireLes outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 12
  • 32. PGI Client Serveur hébergéLe progiciel de Gestion Intégré métier hébergé est un bon compromis entre le logiciel client/serveur installé en local et la solution full-webIl présente les caractéristiques suivantes :Il répond aux besoins d’accès nomades et décentralisés La maintenance et l’exploitation sont optimiséesOn conserve une PGI completOn conserve l’ergonomie poussée permise par un logiciel client/serveurAccès possible par PC Windows, Mac ou PC Linux Permet une commercialisation en mode SAAS/on-demand (Software As A Service)Coût fixe, paramétrage, maintenance et assistance utilisateur compris, Coût mensualisé, par utilisateurLa solution technique : Le PGI client/serveur hébergé avec accès distant Citrix (XenApp )Solutions CitrixCitrixXenApp™ est un système de mise à disposition des applications Windows® qui permet de gérer les applications au sein du datacenter et de les délivrer sous la forme d’un service à la demande, quels que soient l’endroit et le périphérique utilisé. XenApp réduit les coûts de gestion des applications de 50% et permet de délivrer instantanément n’importe quelle application àn’importe quel endroit, tout en renforçant considérablement la sécurité.Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 13
  • 33. Merci pour votre attentionPour obtenir plus d’informations, RDV sur notre stand E01 Les outils informatiques spécifiques du secteur de l’aide à domicile et des services à la personne page 14