La mise en place de grands changements IT dans votre entreprise est autant une question technique que d'humains. La réussite de vos projets dépend donc de vos choix techniques mais également de la manière dont vous allez accompagner le changement en interne. Nous vous proposons dans cette présentation les bonnes pratiques de la gouvernance de projets qui vous permettront de créer de l'adhésion dans vos projets IT.

1. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
Bonnes pratiques
de gouvernance des projets
Novembre 2016
Florent Cantin
Responsable Pôle Gouvernance & Méthodologie
Diffusion publique 1

2. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
Sommaire
 Positif et constructif
 Efficace dans la communication, sur le fond
 Excellent dans la communication, sur la forme
 Puissant en management transversal
 Précis et rigoureux
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3. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
1 - Positif et constructif
 Le chef de projet, positif et constructif en toutes circonstances
> C’est le moyen le plus efficace d’entraîner les participants avec soi pour la réussite du projet
> D’autant plus en l’absence de lien hiérarchique direct avec les participants
 L’état d’esprit est primordial
> Chaque situation a un aspect positif, sans exception
> Même s’il est parfois difficile à détecter
> Même s’il est parfois plus facile de se laisser aller au pessimisme
> On cherche à sortir « par le haut », avec un plan d’action clair :
• « Comment sortir de cette situation ? » est constructif
• « Comment en est-on arrivé là ? » ne l’est pas à court terme
• Passer du temps sur la 1ère question, pas sur la 2ème. Les responsabilités seront identifiés
ultérieurement.
> Le chef de projet est un apporteur de solutions
 Le choix des mots est essentiel
> Questions ouvertes, formules positives, écoute attentive
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4. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
2 - Efficace dans la communication, sur le fond
 Un email :
1. Doit être synthétique, contenir l’essentiel en quelques lignes :
• Un appel téléphonique préalable permet si nécessaire de détailler le contexte ;
• Préciser si cela a été fait : « Comme vu ensemble au téléphone, … », « Je fais suite à
mon message téléphonique au sujet de … »
• Quelqu’un qui ne connaît pas le contexte doit comprendre sans complément
2. D’action :
• Ne doit contenir qu’un seul destinataire principal
• Peut contenir plusieurs destinataires en copie pour information
• Doit être explicite et exprimer clairement l’action attendue : Qui ? Quoi ? Pour quand ?
3. D’information :
• Peut contenir plusieurs destinataires principaux
• Peut contenir plusieurs destinataires en copie pour information
• Doit être explicite sur l’objectif d’information dès la 1ère ligne : « Pour votre/ton
information, etc. »
4. De compte-rendu de réunion ou d’atelier :
• Peut contenir plusieurs destinataires principaux
• Peut contenir plusieurs destinataires en copie pour information
• Doit être associé à un tableau d’actions clairs (Excel ou autre)
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5. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
3 - Excellent dans la communication, sur la forme
 Le chef de projet, modèle de politesse et de courtoisie en toute
occasion. Un email :
> Commence toujours par « Bonjour Quelqu’un, »
> Se termine toujours par une formule de politesse :
• Si on demande quelque chose : « Je vous/te remercie par avance, »
• Si on informe : « Je reste à votre/ta disposition, »
> Se clôture par « Cordialement, »
 Dans un email :
> Pas d’excuses écrites, cela peut servir un dossier à charge. « Ci-joint le document » et non
« Avec mes excuses pour le retard ».
> Chercher à mal interpréter les écrits. Si c’est possible, cela le sera ;
> Ecrire les emails comme si le client ou le management pouvaient les recevoir par erreur ou
par forward (bien ou mal intentionné) : épure le style ;
> Style précis et léger, phrases courtes.
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6. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
4 - Puissant en management transversal
 Le chef de projet, sans lien hiérarchique direct avec les intervenants :
> N’ordonne pas. Il propose, son leadership naturel convainc.
> « Je te remercie de … (faire ceci) », « Merci de … », « Il faut … (faire cela) » : Ce sont des
ordres !
> Une meilleure formule : « Pourrais-tu … ? »
> Fait preuve de courage même en cas de difficultés : Appeler les gens ou les voir pour
s’expliquer plutôt que se « cacher » derrière un email. Faire un email ensuite : c’est moins
simple mais plus efficace à long terme
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7. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
5 - Précis et rigoureux
 Le chef de projet, formalise systématiquement par email :
> En externe D.FI : Après tout échange
> En interne D.FI : Après tout échange significatif
> Ce n’est pas de la défiance, cela évite les oublis et les incompréhensions
 Il suit la procédure de gestion de projet D.FI, et les modèles de
documents associés
 Dans les problèmes rencontrés :
1. Les problématiques et hypothèses sont clairement énoncées
2. Les éléments énoncés se basent sur des faits, pas des ressentis, des impressions, ou des
jugements
3. On ne polémique pas, pas de jugement de valeur, pas de remise en cause de personne ou
d’entité
4. Les plan d’actions sont clairs (Qui ? Quoi ? Quand ?), explicites, lisibles.
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8. Infrastructure
complexes et
convergentes
Mobilité
Cloud
Data Management
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