02 dématérialisation fiscale_v2012

CIMAIL Solutions La facture électronique

Dématérialisation fiscale
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CONTEXTE

Contexte
 Emettre et recevoir des factures papier coûte cher
 La facture est le support indispensable de toute transaction
commerciale et ce document est prévu par la réglementation fiscale,
commerciale et le droit de la concurrence.
 Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures
chaque année.
 L’émission d’une facture papier coûte en moyenne 9 €uros.
• Ces frais portent à la fois sur l’impression, la mise sous pli,
l’affranchissement, la gestion des litiges, le recouvrement et l’archivage.
 La réception d’une facture papier coûte en moyenne 13 €uros. Elle
comprend l’ouverture des plis, la saisie, le rapprochement, la
gestion des litiges, le traitement, le paiement et l’archivage.


Enjeux de la dématérialisation fiscale
 Une volonté Européenne
 En 2009, l’Europe produisait plus de 1 milliard de
factures B2B et B2C par an.
 La commission Européenne a évalué le gain de la
bascule à la facture électronique à 40 milliards
d’euros sur 6 ans.
 Volonté du passage au zéro papier en 2020
• 28 milliards d’euros économisé par an,
• soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union
européenne

Vers une harmonisation européenne

LA RÈGLEMENTATION

Contexte Juridique Français
 Contrainte fiscale : Impression et archivage physique obligatoire (y compris pour fournisseur)

 Durée de conservation :
– Code général des impôts : 6 ans (3 ans + 3 ans)
– Code du commerce : 10 ans
 Double électronique de la facture émise sous format papier
– Instruction fiscale 11/01/2007 – BOI n°4
– Apport de l’archivage électronique : Suppression du double imprimé
– Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document
 EDI
– BOI n°136 – art. 289 bis
– Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire
– Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité des 4 fichiers obligatoires (anomalies, versions, partenaires,
factures)
 Facture électronique signée
– BOI n°136 – art. 289-V
– Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire
– Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité pour l’émetteur et le destinataire
 La directive européenne de 1999 apporte un contexte légal défini et favorable

Date clés facturation électronique en Europe

 Directive 1999/93/CE : cadre
communautaire pour les signatures
électroniques
 Directive 2001/115/CE.
• Harmonisation des règles de facturation
électronique
 Directive 2010/45/CE : nouvelle Directive
facturation
• Simplification facturation électronique
• Entrée en vigueur états membres en janvier 2013

Contexte règlementaire
 Facture : document commercial et fiscal

 Durée de conservation :
• 6 ans (3 ans + 3 ans Code Général des Impôts)
• 10 ans (code du commerce)

 Directive européenne de 1999  Contexte légal défini et favorable

 3 cas de figure prévus par la DGI pour supprimer le papier :
• EDI (BOI n°136 art.289 bis)
• Facture électronique signée (BOI n°136 art.289-V)
• Double électronique de la facture émise sous forme papier : (instruction fiscale 11/01/07 BOI
n°4)

Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et
l’intégrité du document


Un cadre européen décliné par pays

 La dématérialisation fiscale est régie par la législation sur la TVA. En
Europe, chaque état membre a transposé localement la directive
2001/115/CE.
• But : simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en
matière de TVA dans la Communauté européenne.
• Contraintes : un corpus minimal de mentions obligatoires que doit comporter chaque
facture
• Cadre légal pour l’utilisation de la facture électronique à condition que l’authenticité de
son origine et l’intégrité de son contenu soient garanties.
• Deux mode de transmission :
– EDI : L'échange de données informatisées (EDI), tel que mis en œuvre depuis 1990
– La signature électronique.
• Transposition française : Article 289 bis (EDI)et 289 V (Signature)du Code Général
des Impôts.


Vers un simplification
 Evolution : directive du 13 juillet 2010
(2010/45/UE)
• Supprimer les charges existantes et les obstacles
à l’utilisation de ce système.
• Les factures papier et les factures
électroniques doivent être traitées de façon
identique,
• Chaque État membre aura jusqu’au 1er janvier
2013 pour transposer cette directive.


Contraintes organisationnelles
 Jusqu’à 10 ans de conservation

 Importance de la conformité fiscale en cas de contrôle

 Réduction des litiges clients

 Réduction des temps de recherche des factures archivées

 Suppression des risques de perte des archives

 Réalisation d’économies et de gains de productivité

 Réalisation de bénéfices compétitifs avec la possibilité d’évoluer avec ses partenaires
commerciaux


CINÉMATIQUE

Double électronique des factures clients papier
Création du fichier facture, impression et acheminement
Client BtoB

Contrainte fiscale :
Assouplissement
fiscal Impression et archivage physique obligatoire
instruction fiscale de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur
11/01/2007 BOI n°4
Suppression impression et conservation du
double de la facture émise papier

Conditions : archivage sur un support garantissant
 Conformité fiscale
l’authenticité et intégrité des fichiers
 Gain de place
BENEFICES  Economies immédiates
 Gestion des archives optimisée
 Facilité de recherche des factures

EDI dématérialisé fiscalement
Création du fichier facture et envoi via EDI
Traducteur Traducteur
envoi réception

Assouplissement
fiscal : Art. 289 bis Contrainte fiscale :
instruction fiscale
7/08/2003 BOI n°136
Impression et archivage physique obligatoire
de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur
Contrôle des éléments Suppression impression et conservation de la
obligatoires
facture papier émetteur et destinataire

Conditions : génération & archivage sur un support garantissant
authenticité & intégrité de 4 fichiers obligatoires
 Zéro papier (anomalies, versions, partenaires, factures)
 Conformité fiscale
BENEFICES  Economies immédiates

Facture électronique avec signature sécurisée
Création du fichier facture, impression et acheminement

Contrainte fiscale :
Assouplissement
fiscal : Art. 289-V
Impression et archivage physique obligatoire
instruction fiscale de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur
7/08/2003 BOI n°136 Suppression impression et conservation de la
facture papier émetteur et destinataire
Production facture
électronique signée Conditions : Production d’une facture
électronique signée & archivage sur un
support garantissant authenticité & intégrité
BENEFICES salle des coffres pour l’émetteur et le destinataire
opérée par
 Zéro papier
 Conformité fiscale SAE Emetteur Coffre client
 Economies immédiates

BENEFICES

La dématérialisation fiscale

9€ 3,0 €

4,4 € 2,2 €

0,8€ 0,4 €

0,8 €
0,8 €

0,5-2,0 €
0,2€

1,2 €
1,2 €

0,3
0,2

Retour sur investissement
 Double électronique
 Gain ≈ 0,55 € par facture
Pour un volume de 500 000 factures émises  économie de 275 000 € par an
 Economies immédiates
 Mise en place en toute indépendance vis-à-vis de vos partenaires commerciaux

 EDI 289-bis CGI
 Dématérialisation fiscale : Zéro papier

 Facture électronique signée (289-V CGI)
 Dématérialisation fiscale : Zéro papier


Quels avantages
 Suppression impression – acheminement – conservation papier
 Economies immédiates,
 Souplesse de gestion des archives

 Archivage sécurisé avec garanties confidentialité – traçabilité de l’archivage

 Archivage légal avec éléments de preuve en cas de litige : garanties d’authenticité – intégrité des
archives
(cf Arrêt Cour de Cassation 4/12/2008)

 Solution accessible depuis Interface ou derrière GED

 Mutualisation des usages

 Solution éprouvée et reconnue sur le marché
• ADMR

• Optimisation SharePoint

• Optimisation AX, Navision….

Mise en œuvre

STRATÉGIE DE MISE EN
OEUVRE

Du côté de l’Emetteur
EDI Signé

Réception L’émetteur extrait les données de facturation de sa comptabilité

Création Il génère un fichier de transmission conformément aux accords Il génère un fichier dans un format libre (ex : PDF).
d’inter-échange définis préalablement avec son client. Il signe ce fichier au moyen d’une signature électronique s’appuyant
Il constitue quotidiennement une liste récapitulative des sur un certificat électronique
factures émises et/ou reçues.
Il constitue un fichier des partenaires avec lesquels l’entreprise
échange des factures EDI.

Transmission Transmet le fichier conformément aux accords d’inter-échange Il transmet le fichier signé à son client.
définis préalablement avec son client.

Eléments à L’archivage factures et des fichiers annexes dans le format La facture signée
archivéeret initial EDI
restituer
Contrainte conserve la facture de façon à garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période
d’archivage d’archivage
Contrainte de
restitution doit garantir l’accès par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai raisonnable et dans des conditions définies par
l’administration fiscale suivant le Code Général des Impôt


Du côté du destinataire

EDI Signé

Réception reçoit les données de facturation qui sont intégrées reçoit un fichier contenant la facture et la signature
directement dans sa comptabilité. associée.
Le certificat électronique, qui contient les données de
vérification de la signature électronique, doit être
communiqué au destinataire afin qu’il puisse vérifier la
validité de la signature Il peut ensuite intégrer les
données de facturation dans son système comptable, soit
manuellement, soit automatiquement par l’intermédiaire
de fichiers de données accompagnant la facture.

Archivage Doit établir et conserver le fichier de ses Doit conserver la facture et sa signature, liées de
partenaires EDI et un fichier récapitulatif manière indissoluble, et doit garantir l’accès
des échanges effectués avec chacun d’entre eux. par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai
« raisonnable » et dans des conditions définies par
l’administration fiscale suivant le Code Général des
Impôts


La maîtrise du risque fiscal

 Un processus de dématérialisation optimisé permet
d’éviter les risques qui peuvent avoir un impact financier
direct, notamment en cas de contrôle fiscal :
Nature du risque Maîtrise du risque grâce la facture électronique signée

Erreur sur mention Les contrôles réalisés par les solutions et plates-formes de facturation
obligatoire électronique éliminent totalement ce type de risque : une facture non conforme est
automatiquement rejetée.

Transmission non La transmission des factures électroniques est totalement sécurisée par l’utilisation de la
Sécurisée signature électronique et par les moyens de cryptage proposés par les plateforme EDI

Non-respect de Pour être reconnues par l’administration fiscale, les factures dématérialisées doivent être
l’intégrité de la facture archivées de manière à garantir leur authenticité et leur intégrité
archivée La facture électronique nécessite un
archivage à vocation probatoire conforme à la norme Z42-013.


Conclusion
 La facture électronique : un moyen simple et avantageux de travailler
 avec les grands donneurs d’ordres
 Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et de poster les factures,
 Plus besoin d’archiver les factures papiers car les originales sont sous
 forme électronique,
 Vous savez si le donneur d’ordres a bien reçu et traité vos factures,
 Vous pouvez modifier une facture en ligne s’il manque une donnée métier
• (numéro de commande par exemple),
 Vous n’avez plus besoin de renvoyer de duplicata,
 Vous pouvez retrouver instantanément une facture archivée depuis 10 ans,
 Les contrôles fiscaux sont simplifiés,
 La solution est utilisable pour tous vos donneurs d’ordres qui l’acceptent,


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