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Réussir la dématérialisation de ses factures clients B2B

          Doc & Finances 2013 – CNIT Paris 27 février 2013




          © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Émettre des factures clients électroniques
    5 points clés pour réussir votre projet
           Cas client et retour d’expérience
 Quelques mots sur le dispositif Qweeby


 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Le papier : une solution lourde et coûteuse

     Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur.
                Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur.
          Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable

             Emetteur                                                                Récepteur

Réalisation          Dépôt à la                           Réception du                      Saisie                 Classement
de la facture          Poste                                courrier                      comptable                de la facture


        Impression et             Classement                             Contrôle et                  Emission du
        mise sous pli             de l’archive                           validation                    paiement


Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses
          Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer
            des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs
                                                            réalisée par les récepteurs (à leurs frais)
                                                                                                                                   3
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Les bénéfices de la dématérialisation

 La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire
                    leurs coûts et de fiabiliser leurs processus

                  Côté émetteur                                                             Côté récepteur

 Fiabilisation du processus de facturation                             Réduction des coûts opérationnels :
   • Réduction des temps de transmission                                    •   Moins de manipulations en réception
   • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture                  •   Pas de ressaisies
   • Alertes et relances automatisées                                       •   Automatisation des processus de traitement
 Réduction des frais généraux :                                            •   Moins de manipulations de classement
   • Moins de papier et d’impressions                                       •   Moins d’archives à conserver
   • Moins d’affranchissement                                               •   Accès facilité aux factures (en ligne)
   • Moins d’archives à stocker
                                                                            •   Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD
 Réduction des coûts opérationnels                                     Fiabilisation de la gestion des paiements
   • Moins de manipulations (envoi, classement, mise
     sous pli, affranchissement, bourrages…)                                • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et
                                                                              réduction du cycle de traitement)
 Création d’un avantage concurrentiel                                      • Fiabilité des données de facturation
   • Facteur différentiant
   • Généralisation aux donneurs d’ordres
 Développement durable
                                                                                                         4
                                                                                                                                        4
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La dématérialisation des factures clients :
                          un projet facile et gagnant

La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car
 elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la
 dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre


      Rapide                                                                   Dématérialisation de
                                                                                 factures clients

                                                                             Impacts technique, humain et
    ROI                                                                         organisationnel faibles
                           Dématérialisation de
                           factures fournisseurs

          Long            Impacts technique, humain et
                              organisationnel forts

                       Complexe                                                                 Facile
                                                      Mise en œuvre

           Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée
                   de la dématérialisation dans les entreprises                                                   5
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La facture électronique :
                            une affaire a priori simple…

 Produire les factures électroniques                                                                     Transmettre la facture
 avec les garanties d’authenticité et                                                                    électronique par voie
d’intégrité, les conserver de manière                                                                   électronique à chaque
       pérenne et inaltérable                                                                              client destinataire




                   © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
… rapidement complexe dans le B2B


 Produire les factures électroniques                Transmettre les factures électroniques
 avec les garanties d’authenticité et               aux différents destinataires, selon les
d’intégrité, les conserver de manière               modalités attendues par chacun d’eux                                    1
       pérenne et inaltérable                        pour assurer l’intégration technique
                                                                                                                    <XLM>



                                                                                                                            2
                                                                                                                    <CSV>



       Connaître et générer les formats attendus des destinataires                                                         n
       Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux
       Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois                                                   <UBL>
       Automatiser les relances et les alertes
       Maintenir la productivité du processus de facturation
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Les enjeux de la facture électronique :
                    les données et la transmission

Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données,
  idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission
        Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au client




Emetteur                                     Informations                                               Récepteur




                                            Traçabilité

           © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Les avantages du PDF signé (ou pas)

  Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable
   de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale


                   EDI                                                                      PDF

 Faible part de clients EDI au sein du                          Applicable à tous les clients : peut être
  portefeuille client et/ou les flux EDI                          déployé largement et facilement à
  représentent une part faible sur                                l’ensemble des clients
  l’ensemble des flux opérés                                     Coût limité et simple à mettre en œuvre
 Les coûts de mise en œuvre et de                                : retour sur investissement réel et rapide
  maintenance sont importants compte
  tenu du périmètre concerné : le
                                                                 Absence de contraintes techniques :
                                                                  compatible avec tous les outils et ne
  retour sur investissement est faible
                                                                  requiert pas de compétences
 La maturité technique est faible et/ou                          techniques particulières
  les outils en place ne sont pas
  adaptés

                                                                                                   9
                                                                                                                9
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Un facteur de ROI supplémentaire :
                          l’instruction fiscale du 11 janvier 2007

   Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut,
    LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique


                           Facture émise papier                                   Facture émise électronique
                       (ou assimilé : PDF par e-mail)                                 (289-V ou 289 bis)


  Conservation Papier ou électronique
 par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07)
                                                                                          Electronique


  Conservation
par le récepteur
                                        Papier                                            Electronique



                                                                                                    10
                                                                                                                 10
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Émettre des factures clients électroniques
 5 points clés pour réussir votre projet
          Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby


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1- Insérer la dématérialisation des factures
                         clients dans le processus de facturation

Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant
  sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures
              électroniques sont noyées dans un flux de factures papier


Produire la facture à
 partir des outils de
     facturation                  Signer
                           électroniquement la                   Déposer la facture
                                  facture                        dans le dispositif
                                                                    d’archivage                           Transmettre la
                                                                   électronique                              facture au
                                                                                                            destinataire


        Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures
        Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients
                                                                                                                           12
                © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
2- Répondre aux attentes différentes des
                    différents destinataires

La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et
     une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier



                                                               Client 1                             Papier

                                                                                           PDF Signé en GS1
                                                               Client 2                          XML

                                                                                          PDF Signé et format
Emetteur                                                       Client 3                      propriétaire

                                                               Client 4                     PDF Signé en FTP


                                                               Client …                               EDI



                                                                                                                13
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3- Déployer largement et rapidement

 L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement


                                Mobiliser et engager toute
                               l’entreprise pour garantir la
                                 cohérence des messages


  Prendre en compte les                                                Le proposer à tous ses
 demandes ou cahiers des                                               clients sans chercher à
charges des clients sans se                                              organiser a priori le
     focaliser dessus                                                        déploiement


                                                              Eviter le forcing et
       Organiser le planning en
                                                          accompagner les clients en
         fonction des réponses
                                                            montrant les avantages
      clients et de leur planning
                                                                   concrets
                                                                                                         14
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4- Avoir une approche globale de la
                         dématérialisation

La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de
 dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos
  clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique




                                                                                                   15
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5- Insérer la dématérialisation dans la
                     stratégie générale de l’entreprise

 La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les
    actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser


 Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans
  l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)
 Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de
  Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise
 Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et
  bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses
  manœuvres involontaires…)
 Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur
  concurrentiel différentiant

                                                                                                             16
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En synthèse… et en pratique

 Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique
  (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos
  besoins actuels (et futurs)
 Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la
  dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux
  impératifs du premier qui s’exprime
 Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la
  part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)
 Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous
  laisser la liberté de choix de l’opérateur)
 Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
 Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils
  impriment autant (si pas plus) qu’avant
 Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures
 Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire
                                                                                                               17
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Émettre des factures clients électroniques
   5 points clés pour réussir votre projet
        Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby


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Cas clients

                                               GS1                                                                        GS1
                                     SAP                  IF                                                        SAP
                                               XML                                                                        XML

                                                @       PEPPOL


•   Equipements pour laboratoires médicaux                           •     Opérateur de téléphonie mobile
•   Sollicité par un client Waters décide de se                      •     Engagé dans une démarche de
    lancer dans la dématérialisation générale de                           dématérialisation de ses factures clients avec un
    ses factures client.                                                   prestataire de BPO
•   L’opérateur proposé par le client ne permettant                  •     Le prestataire de BPO étant incapable de
    pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby                        répondre aux demandes de Carrefour et
    qui alimentera cet opérateur (B-Process).                              Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby
                                                                           ses flux de facturation destinés à ces clients
•   En complément Qweeby transmet les factures
    aux autres clients via sa plateforme de                          •     Démarrage : novembre 2011
    notifications mail tracées et développe des
    connexions additionnelles (Peppol).                              •     Volumétrie concernée : 3500 factures/an
•   Démarrage : mai 2012                                             •     Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan)
•   Volumétrie concernée : 16 000 factures /an
•   Clients déployés : 38


                                                                                                                                19
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Cas clients

                                                         GS1                                                             GS1
                                              Isagri                                                            Custom         IF
                                                         XML                                                             XML

                                                                                                                               @

•   Salaisons traditionnelles                                        •     Portes, Fenêtres et volets
•   Sollicité par Auchan France pour passer la                       •     Sollicité par un client Groupe Brémaud décide
    facture électronique, cette entreprise a opté                          de se lancer dans la dématérialisation générale
    dans un premier temps pour le webEDI.                                  de ses factures client.
•   Face aux ressaisies et manipulations                             •     L’opérateur proposé par le client ne répondant
    additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi                       pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix
    Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa                         se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur
    simplicité d’utilisation.                                              (@GP)
•   Démarrage : février 2011                                         •     En complément Qweeby transmet les factures
                                                                           aux autres clients via sa plateforme de
•   Volumétrie concernée : 9000 factures / an                              notifications mail tracées
•   Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino                   •     Démarrage : 18 juin 2012
                                                                     •     Volumétrie concernée : 61 000 factures / an
                                                                     •     Client déployés : 4


                                                                                                                                    20
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Cas clients

                                                                                                                            GS1
                                                        CEGID                                                       SAGE             IF
                                                                                                                            XML

                                                                                                                           289 bis   @

•   Salons de jardin et aménagement extérieur                        •     Robinetterie et équipements de salle de bains
                                                                           haut de gamme
•   Sollicité par Auchan France pour passer la
    facture électronique, cette entreprise a choisi                  •     Ondyna a identifié la dématérialisation des
    Qweeby pour répondre à la demande et                                   factures comme un levier de réduction de coût
    déployer à ses autres clients                                          et d’efficacité
•   Le groupe Edenside (dont fait partie la marque                   •     Pour pouvoir déployer largement auprès d’une
    Madeira) a fourni sa liste clients donneurs                            clientèle de grossistes et spécialistes du
    d’ordres à Qweeby en lui demandant de                                  bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby.
    déployer auprès d’un maximum d’entre eux les
    flux électroniques                                               •     Démarrage : prévu été 2012

•   Démarrage Auchan : avril 2012                                    •     Volumétrie concernée : 38 000 factures / an

•   Volumétrie concernée : 4500 factures                             •     Clients déployés : -

•   Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours


                                                                                                                                          21
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Émettre des factures clients électroniques
   5 points clés pour réussir votre projet
         Cas client et retour d’expérience
Quelques mots sur le dispositif Qweeby


© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qweeby


     Un service de facture électronique pour
        dématérialiser les factures client

   Connecté aux opérateurs et plateformes de réception
   Capable de répondre aux cahiers des charges des clients
   Orienté utilisateurs non techniciens
   Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP
   Ouvert et interopérable
   Economique à l’installation et à l’usage
   Facile à mettre en œuvre et à déployer



         © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
A partir de tout type de facture PDF
         produite par l’outil en place, quel qu’il soit




© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qweeby transmet un flux conforme aux
         attentes de chaque destinataire


                                                                               Transmission EDI
                                                                               (art. 289-Bis du CGI)

                                                                              Transmission via la
                                                                              plateforme de réception
                                                                              du destinataire
                               Plateforme
                                Qweeby
                                                                                Transmission directe
                                                                                via un flux privé

                                                                               Transmission tracée et
                                                                               sécurisée du PDF signé
                                                                               + flux CSV ou UBL


© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE,
                    avec un modèle cohérent



  Offre modulaire et packagée,                                        Structure de coût simple et
  orientée usage, qui facilite la                                   lisible qui permet un ROI très
  compréhension et la décision                                     rapide et incite au déploiement




Livré prêt à l’emploi pour une mise                                  Outil simple et intuitif qui se
  en œuvre par les utilisateurs et                                    comprend facilement sans
   sans compétences techniques                                         nécessiter de formation



           © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qweeby est interopérable pour respecter
                      les choix de ses clients

La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des
  décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux




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  • 2. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérience Quelques mots sur le dispositif Qweeby © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 3. Le papier : une solution lourde et coûteuse Emettre une facture papier est coûteux (3 fois le prix du timbre) pour l’émetteur. Traiter la facture en réception est coûteux pour le récepteur. Il est préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable Emetteur Récepteur Réalisation Dépôt à la Réception du Saisie Classement de la facture Poste courrier comptable de la facture Impression et Classement Contrôle et Emission du mise sous pli de l’archive validation paiement Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais) 3 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 4. Les bénéfices de la dématérialisation La dématérialisation des factures permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de fiabiliser leurs processus Côté émetteur Côté récepteur  Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels : • Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception • Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies • Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement  Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement • Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver • Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne) • Moins d’archives à stocker • Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD  Réduction des coûts opérationnels  Fiabilisation de la gestion des paiements • Moins de manipulations (envoi, classement, mise sous pli, affranchissement, bourrages…) • Fiabilisation du circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement)  Création d’un avantage concurrentiel • Fiabilité des données de facturation • Facteur différentiant • Généralisation aux donneurs d’ordres  Développement durable 4 4 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 5. La dématérialisation des factures clients : un projet facile et gagnant La dématérialisation des factures fournisseurs est complexe à mettre en œuvre car elle impose de toucher aux outils, aux processus et aux habitudes. Par contre, la dématérialisation des factures clients est plus légère et facile à mettre en œuvre Rapide Dématérialisation de factures clients Impacts technique, humain et ROI organisationnel faibles Dématérialisation de factures fournisseurs Long Impacts technique, humain et organisationnel forts Complexe Facile Mise en œuvre Dématérialiser les factures sortantes est le bon point d’entrée de la dématérialisation dans les entreprises 5 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 6. La facture électronique : une affaire a priori simple… Produire les factures électroniques Transmettre la facture avec les garanties d’authenticité et électronique par voie d’intégrité, les conserver de manière électronique à chaque pérenne et inaltérable client destinataire © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 7. … rapidement complexe dans le B2B Produire les factures électroniques Transmettre les factures électroniques avec les garanties d’authenticité et aux différents destinataires, selon les d’intégrité, les conserver de manière modalités attendues par chacun d’eux 1 pérenne et inaltérable pour assurer l’intégration technique <XLM> 2 <CSV>  Connaître et générer les formats attendus des destinataires n  Assurer l’interconnexion avec les plateformes et réseaux  Tracer les transmissions et faciliter le suivi des envois <UBL>  Automatiser les relances et les alertes  Maintenir la productivité du processus de facturation © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 8. Les enjeux de la facture électronique : les données et la transmission Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données, idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission Ce qui intéresse l’émetteur, c’est que sa facture arrive au client Emetteur Informations Récepteur Traçabilité © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 9. Les avantages du PDF signé (ou pas) Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l’EDI, la facture dématérialisée en PDF (signé) est l’option idéale EDI PDF  Faible part de clients EDI au sein du  Applicable à tous les clients : peut être portefeuille client et/ou les flux EDI déployé largement et facilement à représentent une part faible sur l’ensemble des clients l’ensemble des flux opérés  Coût limité et simple à mettre en œuvre  Les coûts de mise en œuvre et de : retour sur investissement réel et rapide maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le  Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne retour sur investissement est faible requiert pas de compétences  La maturité technique est faible et/ou techniques particulières les outils en place ne sont pas adaptés 9 9 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 10. Un facteur de ROI supplémentaire : l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 Le récepteur doit conserver l’exemplaire papier des factures reçues. L’émetteur peut, LUI, conserver ses factures émises sous forme papier dans un format électronique Facture émise papier Facture émise électronique (ou assimilé : PDF par e-mail) (289-V ou 289 bis) Conservation Papier ou électronique par l’émetteur (instruction fiscale du 11/01/07) Electronique Conservation par le récepteur Papier Electronique 10 10 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 11. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérience Quelques mots sur le dispositif Qweeby © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 12. 1- Insérer la dématérialisation des factures clients dans le processus de facturation Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques sont noyées dans un flux de factures papier Produire la facture à partir des outils de facturation Signer électroniquement la Déposer la facture facture dans le dispositif d’archivage Transmettre la électronique facture au destinataire  Connaître les clients dématérialisés pour isoler leurs factures  Pouvoir être réactif aux accords donnés par les clients 12 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 13. 2- Répondre aux attentes différentes des différents destinataires La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n’existent pas avec le papier Client 1 Papier PDF Signé en GS1 Client 2 XML PDF Signé et format Emetteur Client 3 propriétaire Client 4 PDF Signé en FTP Client … EDI 13 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 14. 3- Déployer largement et rapidement L’ampleur du ROI dépend de l’ampleur et de la vitesse du déploiement Mobiliser et engager toute l’entreprise pour garantir la cohérence des messages Prendre en compte les Le proposer à tous ses demandes ou cahiers des clients sans chercher à charges des clients sans se organiser a priori le focaliser dessus déploiement Eviter le forcing et Organiser le planning en accompagner les clients en fonction des réponses montrant les avantages clients et de leur planning concrets 14 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 15. 4- Avoir une approche globale de la dématérialisation La dématérialisation des factures clients est un volet parmi d’autres de la stratégie de dématérialisation de l’entreprise. Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation ou à vos clients de contraindre vos choix d’identité numérique et d’archivage électronique 15 15 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 16. 5- Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l’entreprise La dématérialisation est un avantage pour l’entreprise : il faut l’articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser  Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l’entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique…)  Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l’entreprise  Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires…)  Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant 16 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 17. En synthèse… et en pratique  Construire votre stratégie « dématérialisée » : stratégie d’identité numérique (certificat signature) et politique d’archivage électronique adaptée à vos besoins actuels (et futurs)  Faire le point sur les attentes de vos clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté. Ne pas se limiter à la demande et aux impératifs du premier qui s’exprime  Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)  Garder la main sur vos factures papier (ne pas externaliser d’office ou vous laisser la liberté de choix de l’opérateur)  Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer  Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant  Indiquer dans vos CGV la mise en œuvre de la dématérialisation des factures  Et surtout (avant tout) respecter le cadre réglementaire 17 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 18. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérience Quelques mots sur le dispositif Qweeby © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 19. Cas clients GS1 GS1 SAP IF SAP XML XML @ PEPPOL • Equipements pour laboratoires médicaux • Opérateur de téléphonie mobile • Sollicité par un client Waters décide de se • Engagé dans une démarche de lancer dans la dématérialisation générale de dématérialisation de ses factures clients avec un ses factures client. prestataire de BPO • L’opérateur proposé par le client ne permettant • Le prestataire de BPO étant incapable de pas le déploiement large, Waters choisit Qweeby répondre aux demandes de Carrefour et qui alimentera cet opérateur (B-Process). Auchan, Bouygues Telecom a confié à Qweeby ses flux de facturation destinés à ces clients • En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de • Démarrage : novembre 2011 notifications mail tracées et développe des connexions additionnelles (Peppol). • Volumétrie concernée : 3500 factures/an • Démarrage : mai 2012 • Clients déployés : 2 (Carrefour et Auchan) • Volumétrie concernée : 16 000 factures /an • Clients déployés : 38 19 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 20. Cas clients GS1 GS1 Isagri Custom IF XML XML @ • Salaisons traditionnelles • Portes, Fenêtres et volets • Sollicité par Auchan France pour passer la • Sollicité par un client Groupe Brémaud décide facture électronique, cette entreprise a opté de se lancer dans la dématérialisation générale dans un premier temps pour le webEDI. de ses factures client. • Face aux ressaisies et manipulations • L’opérateur proposé par le client ne répondant additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur simplicité d’utilisation. (@GP) • Démarrage : février 2011 • En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de • Volumétrie concernée : 9000 factures / an notifications mail tracées • Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino • Démarrage : 18 juin 2012 • Volumétrie concernée : 61 000 factures / an • Client déployés : 4 20 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 21. Cas clients GS1 CEGID SAGE IF XML 289 bis @ • Salons de jardin et aménagement extérieur • Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme • Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi • Ondyna a identifié la dématérialisation des Qweeby pour répondre à la demande et factures comme un levier de réduction de coût déployer à ses autres clients et d’efficacité • Le groupe Edenside (dont fait partie la marque • Pour pouvoir déployer largement auprès d’une Madeira) a fourni sa liste clients donneurs clientèle de grossistes et spécialistes du d’ordres à Qweeby en lui demandant de bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby. déployer auprès d’un maximum d’entre eux les flux électroniques • Démarrage : prévu été 2012 • Démarrage Auchan : avril 2012 • Volumétrie concernée : 38 000 factures / an • Volumétrie concernée : 4500 factures • Clients déployés : - • Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours 21 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 22. 22 © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 23. Émettre des factures clients électroniques 5 points clés pour réussir votre projet Cas client et retour d’expérience Quelques mots sur le dispositif Qweeby © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 24. Qweeby Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client  Connecté aux opérateurs et plateformes de réception  Capable de répondre aux cahiers des charges des clients  Orienté utilisateurs non techniciens  Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP  Ouvert et interopérable  Economique à l’installation et à l’usage  Facile à mettre en œuvre et à déployer © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 25. A partir de tout type de facture PDF produite par l’outil en place, quel qu’il soit © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 26. Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire Transmission EDI (art. 289-Bis du CGI) Transmission via la plateforme de réception du destinataire Plateforme Qweeby Transmission directe via un flux privé Transmission tracée et sécurisée du PDF signé + flux CSV ou UBL © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 27. Qweeby s’adresse aux PME – PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent Offre modulaire et packagée, Structure de coût simple et orientée usage, qui facilite la lisible qui permet un ROI très compréhension et la décision rapide et incite au déploiement Livré prêt à l’emploi pour une mise Outil simple et intuitif qui se en œuvre par les utilisateurs et comprend facilement sans sans compétences techniques nécessiter de formation © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 28. Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients La conservation des documents numériques et l’identité électronique sont des décisions stratégiques d’entreprise, indépendantes de l’opérateur des flux © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 29. Qweeby est une solution innovante et différente r PDF vers… PDF a PDF vers formats structurés r Ressaisies et uploads a Récupération directe (d’un bout à l’autre) r Destinataires limités a Interopérable et tous destinataires r BPO ou archivage imposé a Modulaire et ouvert r Spécifique et coûteux a Mutualisé et progicialisé r Mise en œuvre complexe a Plug and Play © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 30. Un dispositif validé et reconnu Certification GS1 France pour l’émission de factures électroniques conformément à l’article 289 V du Code Général des Impôts 3ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour l’innovation dans le domaine de Mention spéciale du Jury du la gestion électronique des concours biennal Eureka documents et informations organisé par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 31. Merci de votre attention www.qweeby.com Qweeby.over-blog.com Qweeby.com/blog @_qweeby Scoop.it/facture-electronique @wanscoor © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 32. Eric Wanscoor eric.wanscoor@qweeby.com 04 27 10 83 10 – 06 59 34 07 88 www.qweeby.com © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 33. Votre contact : Eric Wanscooor eric.wanscoor@qweeby.com 04 27 10 83 10 06 59 34 07 88 SAS au capital de 160 000€ 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne www.qweeby.com © QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée