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LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  1
La facturation
électronique en
six étapes
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  2
Introduction
Vous êtes prêt à vous lancer dans la facturation
électronique ou vous l’envisagez sérieusement ? Cette
décision est tout à fait logique puisque la facturation
numérique présente des avantages déterminants.
Compte tenu de l’assouplissement du cadre légal et
des progrès technologiques enregistrés, un nombre
sans cesse croissant de PME optent pour la facturation
numérique. Rester en retrait n’est jamais une bonne
idée. Il arrive ainsi fréquemment que vous deviez
rapidement passer au numérique parce que vos grands
clients ou vos fournisseurs l’exigent. Au lieu d’attendre
que chaque acteur impose sa propre approche, il
est préférable de proposer votre modus operandi.
Vous éviterez ainsi de devoir prévoir différentes
technologies, formats et méthodes. Dans tous les cas :
qu’attendez-vous encore pour franchir le pas ?
Le passage à la facturation électronique n’a rien de
compliqué, mais il convient toutefois d’arrêter un
certain nombre de choix et il est préférable de tout
planifier. Abordez ce passage comme un projet et
consacrez-lui toute l’attention nécessaire. Au début de
ce projet, vous vous poserez plusieurs questions :
•	 Comment convaincre les clients et les fournisseurs
de cette nouvelle approche ?
•	 Comment éviter une augmentation des factures en
souffrance ?
•	 Et surtout : comment retirer le plus d’avantages
possible de la facturation électronique ?
Ce livre blanc est destiné à vous aider à atteindre votre
objectif en six étapes en comprimant les coûts, en
améliorant l’efficacité opérationnelle et en collaborant
avec des clients satisfaits.
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  3
ÉTAPE 1: L’étude de faisabilité: faites
une analyse préalable
Dans un premier temps, vous devez calculer si le passage à la facturation électronique est financièrement intéressant
pour votre entreprise. Vous réalisez donc une étude coûts-bénéfices. Vous avez d’une part les coûts liés aux
investissements dans les logiciels, les formations, d’éventuelles adaptations techniques et les conseils externes. Qu’en
est-il de votre fournisseur de logiciels de facturation et de comptabilité. Que vous conseille-t-il ? Votre logiciel vous
permet-il déjà d’envoyer des factures électroniques ? D’autre part, il convient de considérer les possibilités d’économie
liées à la facturation électronique. Vous pouvez déjà facilement calculer les gains inhérents aux frais d’expédition.
Automatisation maximale
Exigez de votre fournisseur de logiciel les fonctionnalités avancées de la facturation électronique. Bien que le simple
envoi d’un PDF puisse déjà être considéré comme une facturation électronique, il vous fera rapidement découvrir
ses limites au niveau de son administration. Veillez donc à ce que l’envoi et la réception soient les plus automatisés
possibles, sans interventions manuelles de votre part ou de la part de vos collaborateurs.
Quel est le coût d’une facture ?
Il ressort d’un rapport de l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) que le passage d’une facture papier à
une facture électronique génère une économie de 5 à 9 euros par facture. Afin de calculer les coûts du traitement
administratif d’une facture, l’ASA a développé la formule suivante:
Charges administratives = ((Temps X Tarif horaire) + Frais) X (Nombre X Fréquence)
Temps : combien de temps faut-il à un collaborateur pour établir une facture de vente ?
Tarif horaire : quel est le coût salarial horaire d’une personne qui exécute cette tâche ?
Frais : quel est le prix d’un timbre-poste ?
Nombre : combien de factures de vente l’entreprise établit-elle par an ?
Fréquence : quelle est la fréquence d’exécution d’une tâche complète par un collaborateur par facture établie ?
“Il ressort d’un rapport de
l’Agence pour la Simplification
Administrative que le passage
d’une facture papier à une
facture électronique génère
une économie de 5 à 9 euros
par facture. ”
Saviez-vous que le gouvernement fédéral a
approuvé un AR qui étend les déductions pour
investissements aux investissements dans
les actifs numériques comme les systèmes de
paiement et la cybersécurité ? Les déductions
pour investissements constituent un avantage
fiscal en ce sens que 13,5% du montant investi
peut être déduit en une seule fois du bénéfice
imposable. Les investissements consentis pour
numériser les factures relèvent de cet AR et
rendent le passage au numérique encore plus
intéressant. Consultez la page du Trends Tendance
ou directement l’AR du 2 décembre 2015 pour plus
d’information à ce sujet.
▶
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  4
Ne vous limitez pas aux coûts directs
Les avantages purement financiers ne sont pas toujours les plus déterminants. Au
nombre des facteurs au moins aussi importants, citons :
•	 une meilleure efficacité ;
•	 un meilleur service à la clientèle ;
•	 une meilleure convivialité ;
•	 une diminution des erreurs ;
•	 une réaction plus rapide aux factures impayées ;
•	 une diminution du travail administratif ;
•	 une réduction de la consommation de papier et des émissions de CO2 ;
•	 une image d’entreprise innovante.
Êtes-vous prêt à franchir le pas ?
Êtes-vous prêt à adopter la facturation électronique ? Et votre secteur ? En Belgique,
la plupart des entreprises sont sur le point d’investir dans la facturation électronique.
Les seuils juridiques et technologiques sont franchis, et nous nous sommes déjà
familiarisés avec le concept, entre autres, par le biais des factures électroniques des
entreprises d’énergie et des administrations publiques.
Et si vous ne prenez pas le train en marche ?
Dès lors que vos grands clients exigent de vous une facturation électronique, le choix
s’impose à vous. Quoi qu’il en soit, examinez au préalable l’incidence sur vos processus
d’entreprise et adaptez votre approche interne si nécessaire. Il ne s’agit pas seulement
de tous les processus internes pour l’envoi, la réception et le traitement des factures,
mais aussi d’autres processus qui y sont liés comme l’achat, la logistique et la gestion
des stocks.
Moins de factures impayées
Les impayés et les factures difficiles à percevoir constituent une préoccupation
majeure des PME. Grâce à un suivi plus rigoureux des factures en souffrance, le suivi
plus efficace des éventuelles plaintes et contestations, et l’envoi plus rapide des
factures par voie électronique, vous pouvez aborder cette problématique de manière
plus efficace.
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  5
ÉTAPE 2: Motivez vos collaborateurs
La réussite de tout projet d’automatisation ne sera acquise que si tous les collaborateurs concernés sont
correctement informés. Vous ne remporterez l’adhésion de tous les membres du personnel et ne les motiverez qu’en
leur donnant des informations correctes et claires sur l’approche et sur les objectifs de votre passage à la facturation
électronique.
Qui sont les collaborateurs impactés au sein de votre entreprise ?
La facturation électronique ne concerne pas uniquement la comptabilité ou le directeur financier. D’autres
collaborateurs sont aussi directement et indirectement concernés. C’est le cas du département des ventes, de
l’administration et du marketing, en somme tous ceux qui ont affaire aux factures.
Tout le monde est ambassadeur
Examinez en détail les conséquences de la facturation électronique pour chaque département ou collaborateur
concerné. Vous pourrez ainsi faire appel à eux pour communiquer votre nouvelle façon de travailler aux clients et aux
fournisseurs. Étant donné que leur manière de procéder variera aussi selon leur fonction, ils devront donc recevoir des
explications préalables.
Ayez la maitrise sur tout
Vos collaborateurs impactés doivent savoir que les factures peuvent désormais entrer par deux canaux : papier
et électronique. Déterminez au préalable comment vous maîtriserez ces flux de manière à assurer un suivi et un
archivage rapides. Vous devez éviter ainsi que les collaborateurs supposent que la facture électronique n’est qu’une
simple copie électronique d’un exemplaire papier et que quelqu’un d’autre traite la facture papier ou inversement. Ce
type de confusion risquerait de se traduire par des doubles paiements aux fournisseurs.
Transferts de tâches et de responsabilités
Il convient de vous rendre compte que certains collaborateurs risquent d’être confrontés aux limites de leur zone
de confort. C’est la raison pour laquelle un bon encadrement est crucial. Autrement dit, vous devez prévoir des
formations quand cela s’avère nécessaire. Le cas échéant, faites appel à un formateur externe pour plus d’efficacité.
Dès que les nouveaux processus seront entrés dans les mœurs, vos collaborateurs pourront éventuellement assumer
d’autres ou de nouvelles responsabilités en raison de la disparition de tâches administratives. Cela peut être très
motivant pour eux, car ils se voient confier un nouveau défi et un ensemble de tâches à la fois plus variées et plus
passionnantes.
Attention à la gestion du changement
Les aspects organisationnels et humains sont souvent sous-estimés au profit des aspects techniques d’un projet
d’automatisation. Appesantissez-vous sur la gestion du changement : comment accompagner vos collaborateurs
dans le cadre de l’évolution de leurs méthodes de travail familières et de leurs habitudes ?
“La réussite de tout projet
d’automatisation ne sera
acquise que si tous les
collaborateurs concernés
sont correctement informés.”
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  6
ÉTAPE 3: Persuadez vos clients
À l’instar de la communication destinée à vos collaborateurs, la communication avec vos clients revêt une très
grande importance afin que le plus grand nombre possible de ceux-ci adoptent la facturation électronique. Vos
clients doivent avoir le sentiment que vous consentez cet investissement à leur avantage. Un passage réussi à la
facturation électronique n’est possible qu’en agissant rapidement, en fournissant aux clients des informations claires
et compréhensibles, en les accompagnant personnellement et en les rassurant moyennant une mise en évidence des
avantages pour eux et une belle force de conviction.
C’est la raison pour laquelle il convient d’abord de répondre aux questions suivantes :
•	 Dois-je choisir un accord explicite ou un accord implicite du client
En cas d’accord explicite, vous ne commencez l’envoi électronique des factures qu’après que le client a
(explicitement) confirmé son choix en faveur de cette solution. En cas d’accord implicite, la facturation
électronique est la procédure standard mais le client a la faculté de ne pas accepter et donc de repasser aux
factures papier. Pour chacun de ces scénarios, veillez à donner une explication claire.
•	 Dois-je m’attacher à convaincre tout le monde immédiatement ?
Il est parfois plus judicieux de se concentrer d’abord sur les clients qui reçoivent un grand nombre de factures.
Vous obtiendrez ainsi plus rapidement des avantages en déployant moins d’efforts.
•	 Comment convaincre mes clients ?
Aidez-les ou informez-les de sorte qu’ils retirent également les avantages de la facturation électronique.
•	 De quelle manière mes collaborateurs peuvent-ils communiquer avec les clients sur ce passage au numérique ?
Veillez à ce qu’une réponse cohérente soit donnée à toutes les questions des clients.
De et à la bonne adresse
La meilleure approche consiste à demander à vos clients l’adresse e-mail à laquelle la facture devra être envoyée. Vous
conserverez cette adresse e-mail dans le logiciel qui envoie les factures, de sorte que les factures numériques arrivent
automatiquement dans la bonne boîte de réception chez le client.
N’oubliez pas non plus de communiquer au client l’adresse e-mail d’expédition des factures. Il convient d’éviter
que cette adresse ne soit classée comme une source de courrier indésirable et que la facture n’arrive pas à son
destinataire. Demandez dès lors à votre client d’indiquer dans son système de messagerie que votre adresse
d’expédition est une source fiable.
Créez un climat de confiance
La confiance joue un rôle important dès lors que vous désirez convaincre vos clients d’adopter une nouvelle approche.
Si vous souhaitez montrer à vos clients que vous êtes sérieux et fiable, et que vous n’avez pas pris cette décision à la
légère, signez alors le Code de Conduite e-Invoicing des autorités belges.
Mentionnez sur votre site web, dans vos conditions de vente, voire sur vos factures, que vous avez adhéré à ce code
de conduite. De cette façon, vous posez un geste clair et fort envers vos clients. Ce code prévoit ainsi que le client ne
devra en aucun cas payer des frais supplémentaires à la suite du choix de passer à la facturation électronique.
“La confiance joue un rôle
important dès lors que vous
voulez convaincre vos clients
d’adopter une nouvelle
approche. ”
Afin d’éviter que votre facture numérique ne soit
perdue au milieu des autres e-mails dans la boîte
de réception de vos clients et qu’elle ne fasse pas
l’objet d’un suivi, conseillez à vos clients d’établir
une règle dans leur programme de messagerie.
Celle-ci permettra l’acheminement automatique
des messages provenant de votre adresse de
facturation einvoice@mycompany.com dans un
dossier créé spécialement à cet effet dans la boite
de réception de vos clients « e-invoices ».
Vous pouvez consulter ce code de conduite et les
possibilités d’y adhérer sur http://www.efacture.
belgium.be/code-de-conduite
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  7
ÉTAPE 4 : Intégrez
des garanties pour un
paiement rapide
Un des avantages de la facturation électronique réside dans un paiement plus
rapide de vos factures. Ainsi, le délai moyen de recouvrement ou Days Sales
Outstanding (DSO) est moins élevé. Ce constat se vérifiera uniquement si
vous assurez un bon suivi et une automatisation maximale de la facturation
électronique dès sa mise en place. Ainsi, si un DSO au plus bas est un
argument déterminant dans votre étude de faisabilité, il est donc vital de
porter attention à ce point.
Que pouvez-vous faire pour éviter des factures en souffrance ?
•	 Souvenez-vous de leur la date d’envoi ;
•	 Envoyez un rappel dès que l’échéance de paiement est dépassée.
Le logiciel adéquat
Le suivi du délai de paiement est parfaitement automatisable de manière à ne
rien oublier et à ne pas perdre de temps en contrôles manuels.
Saisissez la balle au bond
En réagissant rapidement et en suivant plus rigoureusement vos factures
ouvertes, vous éviterez une augmentation soudaine de vos factures en
souffrance après le passage à la facturation numérique. Certains clients
n’adhèreront pas directement à la nouvelle formule, mais il en est également
qui profiteront du changement pour être moins prompts à payer. Par
conséquent, pendant les premiers mois, contrôlez encore avant l’échéance de
la facture si votre client l’a effectivement reçue.
Orientation client permanente
Quoi qu’il en soit, donnez à vos clients suffisamment de temps pour s’adapter
à la facturation électronique. Pendant la période de démarrage, il se peut
qu’une facture reste dans une boîte de messagerie sans être traitée. En
l’occurrence, une communication claire revêt une grande importance. Ce
cas se présentera plus généralement chez vos clients qui n’étaient pas
demandeurs de la facturation électronique.
ÉTAPE 5 : Persuadez vos
fournisseurs
Il arrive que les fournisseurs soient plus difficiles à convaincre que vos collaborateurs
et vos clients. Ce n’est en effet pas vous qui tirez toutes le ficelles ! Si vous n’êtes
pas un très grand client, vous aurez peut-être du mal à poser vos conditions à un
fournisseur. Par ailleurs, les grands fournisseurs n’ont pas toujours les mêmes priorités
que leurs clients. Il s’agit surtout en l’occurrence d’entreprises internationales qui,
en raison d’une trop grande hétérogénéité de formats, choisissent de ne pas encore
franchir le pas. De plus, les priorités du service clientèle sont différentes de celles du
département informatique.
Fort heureusement, il existe aujourd’hui un certain nombre de normes utilisées à
l’international et en B2B qui permettent d’organiser plus facilement la communication
entre le client et le fournisseur. Les grandes entreprises qui sont confrontées à un
grand nombre d’expéditions ont déjà pris conscience de la problématique, il leur reste
encore à fixer les bonnes priorités.
Les grands avantages pour vous-même ne résident pas seulement dans l’envoi
des factures, mais peut-être plus encore dans la réception de ces documents, à
commencer par la facture.
Focus sur les fournisseurs avec le plus grand nombre de factures
La règle du 80/20 s’applique également à vos fournisseurs : 80% du volume total des
factures que vous recevez sont émises par 20% de vos fournisseurs. Concentrez-vous
donc d’abord sur ce groupe de fournisseurs. Ils seront aussi plus rapidement enclins
à adhérer à votre approche numérique. Envisagez aussi directement la réception
des autres documents par voie électronique. Ainsi, vous réaliserez un gain de temps
considérable dès la réception d’une facture d’achat électronique que vous pourrez
directement associer à l’avis d’expédition (note d’envoi) précédemment reçu par voie
électronique, lui aussi.
Visez une efficacité maximale
Pour les factures entrantes, tout comme pour les factures sortantes, fixez au préalable
des conventions cohérentes avec vos collaborateurs de sorte que chacun sache
ce qu’il doit faire avec une facture numérique. Définissez des processus clairs et
automatisez-les le plus possible. De cette manière, vous obtiendrez une efficacité
optimale et un gain de temps non négligeable.
“Définissez des processus
clairs et automatisez-les le
plus possible. De cette
manière, vous obtiendrez une
efficacité et un gain de temps
optimaux. ”
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  9
Il va sans dire que vous pourrez exploiter l’expérience
acquise auprès de vos clients pour élaborer un plan
avec vos fournisseurs. Dans l’intervalle, vous avez
appris comment mettre en œuvre une communication
efficace. Formulez vos exigences et référez-vous à votre
propre expérience avec vos clients.
Devez-vous utiliser une plate-forme d’échange
numérique ?
Les grandes entreprises confrontées à un grand
nombre d’expéditions utilisent souvent une plate-
forme pour l’envoi de leurs factures. Elles externalisent
ainsi l’organisation et l’harmonisation de l’échange
des documents électroniques. Une telle plate-
forme offre certainement des avantages mais
qui seront significatifs uniquement lors de gros
volumes d’échange et lorsqu’un grand nombre de
clients formulent des exigences variées en matière
d’échange de factures voire d’autre documents (notes
d’envoi, commandes, confirmations de commande et
échéanciers).
Une plate-forme de communication numérique n’est
toutefois pas une obligation et la grande majorité
des PME en Belgique utilisent également leur propre
logiciel de facturation et de comptabilité pour l’envoi et
la réception de ces documents. Il est bon de savoir que
certains fournisseurs vous renverront probablement
vers certaines de ces plates-formes. Veillez alors à
indiquer clairement les moyens de communication
souhaités, à convenir d’un format et à surveiller vos
avantages. Le but n’est évidemment pas de devoir
travailler au final avec un ixième canal ou format de
communication qui se soldera par l’impression des PDF
reçus.
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  10
ÉTAPE 6: Recherchez
les avantages
supplémentaires
La facturation électronique fait partie d’un large éventail de processus
d’entreprise. En automatisant également les autres maillons de ces
processus, vous tirerez encore plus d’avantages de la facturation
électronique.
Dans l’étape 5, nous évoquions déjà l’échange numérique d’autres
documents commerciaux. Avez-vous déjà réfléchi aux possibilités d’envoyer
et de recevoir des commandes au format numérique ? L’envoi ou la
réception d’avis d’expédition électroniques présente-t-il des avantages pour
vous ?
Nous pouvons également imaginer que vous souhaiteriez transmettre
des factures à une société de recouvrement qui indiquerait à son tour ses
propres données pour le paiement sur le document. Et que diriez-vous
d’effectuer le paiement d’une facture en scannant un code QR avec une
application ?
Plus de confort pour vos clients
Une automatisation accrue permet aussi à vos clients de tirer parti de vos
factures électroniques. Vous pouvez ainsi leur proposer de payer la facture
directement en ligne via un lien dans la facture électronique. Vous pouvez
aussi leur donner accès en ligne à l’historique des factures payées et
ouvertes.
Restez informé
Dès lors que vous travaillez avec un document numérique, les possibilités
sont incalculables. Nous vous tiendrons naturellement informé des
évolutions en matière de facturation électronique. De plus, vous
retrouverez régulièrement de nouvelles réflexions, avis et opinions sur
la facturation numérique sur notre site web http://www.sage.com/be/
business-advice. N’hésitez pas à consulter les directives et publications
les plus récentes du gouvernement sur le site http://www.efacture.
belgium.be/.
LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  11
© Sage (BE) nv 2016 registered in Belgium No. BE 0419.618.535
Sage sa
Rue Natalis 2
4020 Liège
t: +32 (0)4 343 77 46
www.sage.com/be
Désirez-vous de l’aide pour élaborer votre analyse de
faisabilité ou souhaitez-vous un entretien avec un de
nos spécialistes ? Contactez-nous :
Sage
Tél. 0800/99.265
À propos de Sage
Sage est leader mondial des éditeurs de logiciels d’entreprise
pour la comptabilité et la gestion de petites et moyennes
entreprises. Elle compte plus de 6 millions d’entreprises
clients dans plus de 70 pays. En Belgique, Sage dessert 33
000 clients dans différents secteurs qui gèrent leur entreprise
avec ses logiciels.

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Whitepaper: "la facturation electronique en 6 etapes"

  • 1. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  1 La facturation électronique en six étapes
  • 2. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  2 Introduction Vous êtes prêt à vous lancer dans la facturation électronique ou vous l’envisagez sérieusement ? Cette décision est tout à fait logique puisque la facturation numérique présente des avantages déterminants. Compte tenu de l’assouplissement du cadre légal et des progrès technologiques enregistrés, un nombre sans cesse croissant de PME optent pour la facturation numérique. Rester en retrait n’est jamais une bonne idée. Il arrive ainsi fréquemment que vous deviez rapidement passer au numérique parce que vos grands clients ou vos fournisseurs l’exigent. Au lieu d’attendre que chaque acteur impose sa propre approche, il est préférable de proposer votre modus operandi. Vous éviterez ainsi de devoir prévoir différentes technologies, formats et méthodes. Dans tous les cas : qu’attendez-vous encore pour franchir le pas ? Le passage à la facturation électronique n’a rien de compliqué, mais il convient toutefois d’arrêter un certain nombre de choix et il est préférable de tout planifier. Abordez ce passage comme un projet et consacrez-lui toute l’attention nécessaire. Au début de ce projet, vous vous poserez plusieurs questions : • Comment convaincre les clients et les fournisseurs de cette nouvelle approche ? • Comment éviter une augmentation des factures en souffrance ? • Et surtout : comment retirer le plus d’avantages possible de la facturation électronique ? Ce livre blanc est destiné à vous aider à atteindre votre objectif en six étapes en comprimant les coûts, en améliorant l’efficacité opérationnelle et en collaborant avec des clients satisfaits.
  • 3. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  3 ÉTAPE 1: L’étude de faisabilité: faites une analyse préalable Dans un premier temps, vous devez calculer si le passage à la facturation électronique est financièrement intéressant pour votre entreprise. Vous réalisez donc une étude coûts-bénéfices. Vous avez d’une part les coûts liés aux investissements dans les logiciels, les formations, d’éventuelles adaptations techniques et les conseils externes. Qu’en est-il de votre fournisseur de logiciels de facturation et de comptabilité. Que vous conseille-t-il ? Votre logiciel vous permet-il déjà d’envoyer des factures électroniques ? D’autre part, il convient de considérer les possibilités d’économie liées à la facturation électronique. Vous pouvez déjà facilement calculer les gains inhérents aux frais d’expédition. Automatisation maximale Exigez de votre fournisseur de logiciel les fonctionnalités avancées de la facturation électronique. Bien que le simple envoi d’un PDF puisse déjà être considéré comme une facturation électronique, il vous fera rapidement découvrir ses limites au niveau de son administration. Veillez donc à ce que l’envoi et la réception soient les plus automatisés possibles, sans interventions manuelles de votre part ou de la part de vos collaborateurs. Quel est le coût d’une facture ? Il ressort d’un rapport de l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) que le passage d’une facture papier à une facture électronique génère une économie de 5 à 9 euros par facture. Afin de calculer les coûts du traitement administratif d’une facture, l’ASA a développé la formule suivante: Charges administratives = ((Temps X Tarif horaire) + Frais) X (Nombre X Fréquence) Temps : combien de temps faut-il à un collaborateur pour établir une facture de vente ? Tarif horaire : quel est le coût salarial horaire d’une personne qui exécute cette tâche ? Frais : quel est le prix d’un timbre-poste ? Nombre : combien de factures de vente l’entreprise établit-elle par an ? Fréquence : quelle est la fréquence d’exécution d’une tâche complète par un collaborateur par facture établie ? “Il ressort d’un rapport de l’Agence pour la Simplification Administrative que le passage d’une facture papier à une facture électronique génère une économie de 5 à 9 euros par facture. ” Saviez-vous que le gouvernement fédéral a approuvé un AR qui étend les déductions pour investissements aux investissements dans les actifs numériques comme les systèmes de paiement et la cybersécurité ? Les déductions pour investissements constituent un avantage fiscal en ce sens que 13,5% du montant investi peut être déduit en une seule fois du bénéfice imposable. Les investissements consentis pour numériser les factures relèvent de cet AR et rendent le passage au numérique encore plus intéressant. Consultez la page du Trends Tendance ou directement l’AR du 2 décembre 2015 pour plus d’information à ce sujet. ▶
  • 4. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  4 Ne vous limitez pas aux coûts directs Les avantages purement financiers ne sont pas toujours les plus déterminants. Au nombre des facteurs au moins aussi importants, citons : • une meilleure efficacité ; • un meilleur service à la clientèle ; • une meilleure convivialité ; • une diminution des erreurs ; • une réaction plus rapide aux factures impayées ; • une diminution du travail administratif ; • une réduction de la consommation de papier et des émissions de CO2 ; • une image d’entreprise innovante. Êtes-vous prêt à franchir le pas ? Êtes-vous prêt à adopter la facturation électronique ? Et votre secteur ? En Belgique, la plupart des entreprises sont sur le point d’investir dans la facturation électronique. Les seuils juridiques et technologiques sont franchis, et nous nous sommes déjà familiarisés avec le concept, entre autres, par le biais des factures électroniques des entreprises d’énergie et des administrations publiques. Et si vous ne prenez pas le train en marche ? Dès lors que vos grands clients exigent de vous une facturation électronique, le choix s’impose à vous. Quoi qu’il en soit, examinez au préalable l’incidence sur vos processus d’entreprise et adaptez votre approche interne si nécessaire. Il ne s’agit pas seulement de tous les processus internes pour l’envoi, la réception et le traitement des factures, mais aussi d’autres processus qui y sont liés comme l’achat, la logistique et la gestion des stocks. Moins de factures impayées Les impayés et les factures difficiles à percevoir constituent une préoccupation majeure des PME. Grâce à un suivi plus rigoureux des factures en souffrance, le suivi plus efficace des éventuelles plaintes et contestations, et l’envoi plus rapide des factures par voie électronique, vous pouvez aborder cette problématique de manière plus efficace.
  • 5. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  5 ÉTAPE 2: Motivez vos collaborateurs La réussite de tout projet d’automatisation ne sera acquise que si tous les collaborateurs concernés sont correctement informés. Vous ne remporterez l’adhésion de tous les membres du personnel et ne les motiverez qu’en leur donnant des informations correctes et claires sur l’approche et sur les objectifs de votre passage à la facturation électronique. Qui sont les collaborateurs impactés au sein de votre entreprise ? La facturation électronique ne concerne pas uniquement la comptabilité ou le directeur financier. D’autres collaborateurs sont aussi directement et indirectement concernés. C’est le cas du département des ventes, de l’administration et du marketing, en somme tous ceux qui ont affaire aux factures. Tout le monde est ambassadeur Examinez en détail les conséquences de la facturation électronique pour chaque département ou collaborateur concerné. Vous pourrez ainsi faire appel à eux pour communiquer votre nouvelle façon de travailler aux clients et aux fournisseurs. Étant donné que leur manière de procéder variera aussi selon leur fonction, ils devront donc recevoir des explications préalables. Ayez la maitrise sur tout Vos collaborateurs impactés doivent savoir que les factures peuvent désormais entrer par deux canaux : papier et électronique. Déterminez au préalable comment vous maîtriserez ces flux de manière à assurer un suivi et un archivage rapides. Vous devez éviter ainsi que les collaborateurs supposent que la facture électronique n’est qu’une simple copie électronique d’un exemplaire papier et que quelqu’un d’autre traite la facture papier ou inversement. Ce type de confusion risquerait de se traduire par des doubles paiements aux fournisseurs. Transferts de tâches et de responsabilités Il convient de vous rendre compte que certains collaborateurs risquent d’être confrontés aux limites de leur zone de confort. C’est la raison pour laquelle un bon encadrement est crucial. Autrement dit, vous devez prévoir des formations quand cela s’avère nécessaire. Le cas échéant, faites appel à un formateur externe pour plus d’efficacité. Dès que les nouveaux processus seront entrés dans les mœurs, vos collaborateurs pourront éventuellement assumer d’autres ou de nouvelles responsabilités en raison de la disparition de tâches administratives. Cela peut être très motivant pour eux, car ils se voient confier un nouveau défi et un ensemble de tâches à la fois plus variées et plus passionnantes. Attention à la gestion du changement Les aspects organisationnels et humains sont souvent sous-estimés au profit des aspects techniques d’un projet d’automatisation. Appesantissez-vous sur la gestion du changement : comment accompagner vos collaborateurs dans le cadre de l’évolution de leurs méthodes de travail familières et de leurs habitudes ? “La réussite de tout projet d’automatisation ne sera acquise que si tous les collaborateurs concernés sont correctement informés.”
  • 6. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  6 ÉTAPE 3: Persuadez vos clients À l’instar de la communication destinée à vos collaborateurs, la communication avec vos clients revêt une très grande importance afin que le plus grand nombre possible de ceux-ci adoptent la facturation électronique. Vos clients doivent avoir le sentiment que vous consentez cet investissement à leur avantage. Un passage réussi à la facturation électronique n’est possible qu’en agissant rapidement, en fournissant aux clients des informations claires et compréhensibles, en les accompagnant personnellement et en les rassurant moyennant une mise en évidence des avantages pour eux et une belle force de conviction. C’est la raison pour laquelle il convient d’abord de répondre aux questions suivantes : • Dois-je choisir un accord explicite ou un accord implicite du client En cas d’accord explicite, vous ne commencez l’envoi électronique des factures qu’après que le client a (explicitement) confirmé son choix en faveur de cette solution. En cas d’accord implicite, la facturation électronique est la procédure standard mais le client a la faculté de ne pas accepter et donc de repasser aux factures papier. Pour chacun de ces scénarios, veillez à donner une explication claire. • Dois-je m’attacher à convaincre tout le monde immédiatement ? Il est parfois plus judicieux de se concentrer d’abord sur les clients qui reçoivent un grand nombre de factures. Vous obtiendrez ainsi plus rapidement des avantages en déployant moins d’efforts. • Comment convaincre mes clients ? Aidez-les ou informez-les de sorte qu’ils retirent également les avantages de la facturation électronique. • De quelle manière mes collaborateurs peuvent-ils communiquer avec les clients sur ce passage au numérique ? Veillez à ce qu’une réponse cohérente soit donnée à toutes les questions des clients. De et à la bonne adresse La meilleure approche consiste à demander à vos clients l’adresse e-mail à laquelle la facture devra être envoyée. Vous conserverez cette adresse e-mail dans le logiciel qui envoie les factures, de sorte que les factures numériques arrivent automatiquement dans la bonne boîte de réception chez le client. N’oubliez pas non plus de communiquer au client l’adresse e-mail d’expédition des factures. Il convient d’éviter que cette adresse ne soit classée comme une source de courrier indésirable et que la facture n’arrive pas à son destinataire. Demandez dès lors à votre client d’indiquer dans son système de messagerie que votre adresse d’expédition est une source fiable. Créez un climat de confiance La confiance joue un rôle important dès lors que vous désirez convaincre vos clients d’adopter une nouvelle approche. Si vous souhaitez montrer à vos clients que vous êtes sérieux et fiable, et que vous n’avez pas pris cette décision à la légère, signez alors le Code de Conduite e-Invoicing des autorités belges. Mentionnez sur votre site web, dans vos conditions de vente, voire sur vos factures, que vous avez adhéré à ce code de conduite. De cette façon, vous posez un geste clair et fort envers vos clients. Ce code prévoit ainsi que le client ne devra en aucun cas payer des frais supplémentaires à la suite du choix de passer à la facturation électronique. “La confiance joue un rôle important dès lors que vous voulez convaincre vos clients d’adopter une nouvelle approche. ” Afin d’éviter que votre facture numérique ne soit perdue au milieu des autres e-mails dans la boîte de réception de vos clients et qu’elle ne fasse pas l’objet d’un suivi, conseillez à vos clients d’établir une règle dans leur programme de messagerie. Celle-ci permettra l’acheminement automatique des messages provenant de votre adresse de facturation einvoice@mycompany.com dans un dossier créé spécialement à cet effet dans la boite de réception de vos clients « e-invoices ». Vous pouvez consulter ce code de conduite et les possibilités d’y adhérer sur http://www.efacture. belgium.be/code-de-conduite
  • 7. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  7 ÉTAPE 4 : Intégrez des garanties pour un paiement rapide Un des avantages de la facturation électronique réside dans un paiement plus rapide de vos factures. Ainsi, le délai moyen de recouvrement ou Days Sales Outstanding (DSO) est moins élevé. Ce constat se vérifiera uniquement si vous assurez un bon suivi et une automatisation maximale de la facturation électronique dès sa mise en place. Ainsi, si un DSO au plus bas est un argument déterminant dans votre étude de faisabilité, il est donc vital de porter attention à ce point. Que pouvez-vous faire pour éviter des factures en souffrance ? • Souvenez-vous de leur la date d’envoi ; • Envoyez un rappel dès que l’échéance de paiement est dépassée. Le logiciel adéquat Le suivi du délai de paiement est parfaitement automatisable de manière à ne rien oublier et à ne pas perdre de temps en contrôles manuels. Saisissez la balle au bond En réagissant rapidement et en suivant plus rigoureusement vos factures ouvertes, vous éviterez une augmentation soudaine de vos factures en souffrance après le passage à la facturation numérique. Certains clients n’adhèreront pas directement à la nouvelle formule, mais il en est également qui profiteront du changement pour être moins prompts à payer. Par conséquent, pendant les premiers mois, contrôlez encore avant l’échéance de la facture si votre client l’a effectivement reçue. Orientation client permanente Quoi qu’il en soit, donnez à vos clients suffisamment de temps pour s’adapter à la facturation électronique. Pendant la période de démarrage, il se peut qu’une facture reste dans une boîte de messagerie sans être traitée. En l’occurrence, une communication claire revêt une grande importance. Ce cas se présentera plus généralement chez vos clients qui n’étaient pas demandeurs de la facturation électronique.
  • 8. ÉTAPE 5 : Persuadez vos fournisseurs Il arrive que les fournisseurs soient plus difficiles à convaincre que vos collaborateurs et vos clients. Ce n’est en effet pas vous qui tirez toutes le ficelles ! Si vous n’êtes pas un très grand client, vous aurez peut-être du mal à poser vos conditions à un fournisseur. Par ailleurs, les grands fournisseurs n’ont pas toujours les mêmes priorités que leurs clients. Il s’agit surtout en l’occurrence d’entreprises internationales qui, en raison d’une trop grande hétérogénéité de formats, choisissent de ne pas encore franchir le pas. De plus, les priorités du service clientèle sont différentes de celles du département informatique. Fort heureusement, il existe aujourd’hui un certain nombre de normes utilisées à l’international et en B2B qui permettent d’organiser plus facilement la communication entre le client et le fournisseur. Les grandes entreprises qui sont confrontées à un grand nombre d’expéditions ont déjà pris conscience de la problématique, il leur reste encore à fixer les bonnes priorités. Les grands avantages pour vous-même ne résident pas seulement dans l’envoi des factures, mais peut-être plus encore dans la réception de ces documents, à commencer par la facture. Focus sur les fournisseurs avec le plus grand nombre de factures La règle du 80/20 s’applique également à vos fournisseurs : 80% du volume total des factures que vous recevez sont émises par 20% de vos fournisseurs. Concentrez-vous donc d’abord sur ce groupe de fournisseurs. Ils seront aussi plus rapidement enclins à adhérer à votre approche numérique. Envisagez aussi directement la réception des autres documents par voie électronique. Ainsi, vous réaliserez un gain de temps considérable dès la réception d’une facture d’achat électronique que vous pourrez directement associer à l’avis d’expédition (note d’envoi) précédemment reçu par voie électronique, lui aussi. Visez une efficacité maximale Pour les factures entrantes, tout comme pour les factures sortantes, fixez au préalable des conventions cohérentes avec vos collaborateurs de sorte que chacun sache ce qu’il doit faire avec une facture numérique. Définissez des processus clairs et automatisez-les le plus possible. De cette manière, vous obtiendrez une efficacité optimale et un gain de temps non négligeable. “Définissez des processus clairs et automatisez-les le plus possible. De cette manière, vous obtiendrez une efficacité et un gain de temps optimaux. ”
  • 9. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  9 Il va sans dire que vous pourrez exploiter l’expérience acquise auprès de vos clients pour élaborer un plan avec vos fournisseurs. Dans l’intervalle, vous avez appris comment mettre en œuvre une communication efficace. Formulez vos exigences et référez-vous à votre propre expérience avec vos clients. Devez-vous utiliser une plate-forme d’échange numérique ? Les grandes entreprises confrontées à un grand nombre d’expéditions utilisent souvent une plate- forme pour l’envoi de leurs factures. Elles externalisent ainsi l’organisation et l’harmonisation de l’échange des documents électroniques. Une telle plate- forme offre certainement des avantages mais qui seront significatifs uniquement lors de gros volumes d’échange et lorsqu’un grand nombre de clients formulent des exigences variées en matière d’échange de factures voire d’autre documents (notes d’envoi, commandes, confirmations de commande et échéanciers). Une plate-forme de communication numérique n’est toutefois pas une obligation et la grande majorité des PME en Belgique utilisent également leur propre logiciel de facturation et de comptabilité pour l’envoi et la réception de ces documents. Il est bon de savoir que certains fournisseurs vous renverront probablement vers certaines de ces plates-formes. Veillez alors à indiquer clairement les moyens de communication souhaités, à convenir d’un format et à surveiller vos avantages. Le but n’est évidemment pas de devoir travailler au final avec un ixième canal ou format de communication qui se soldera par l’impression des PDF reçus.
  • 10. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  10 ÉTAPE 6: Recherchez les avantages supplémentaires La facturation électronique fait partie d’un large éventail de processus d’entreprise. En automatisant également les autres maillons de ces processus, vous tirerez encore plus d’avantages de la facturation électronique. Dans l’étape 5, nous évoquions déjà l’échange numérique d’autres documents commerciaux. Avez-vous déjà réfléchi aux possibilités d’envoyer et de recevoir des commandes au format numérique ? L’envoi ou la réception d’avis d’expédition électroniques présente-t-il des avantages pour vous ? Nous pouvons également imaginer que vous souhaiteriez transmettre des factures à une société de recouvrement qui indiquerait à son tour ses propres données pour le paiement sur le document. Et que diriez-vous d’effectuer le paiement d’une facture en scannant un code QR avec une application ? Plus de confort pour vos clients Une automatisation accrue permet aussi à vos clients de tirer parti de vos factures électroniques. Vous pouvez ainsi leur proposer de payer la facture directement en ligne via un lien dans la facture électronique. Vous pouvez aussi leur donner accès en ligne à l’historique des factures payées et ouvertes. Restez informé Dès lors que vous travaillez avec un document numérique, les possibilités sont incalculables. Nous vous tiendrons naturellement informé des évolutions en matière de facturation électronique. De plus, vous retrouverez régulièrement de nouvelles réflexions, avis et opinions sur la facturation numérique sur notre site web http://www.sage.com/be/ business-advice. N’hésitez pas à consulter les directives et publications les plus récentes du gouvernement sur le site http://www.efacture. belgium.be/.
  • 11. LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN SIX ÉTAPES  11 © Sage (BE) nv 2016 registered in Belgium No. BE 0419.618.535 Sage sa Rue Natalis 2 4020 Liège t: +32 (0)4 343 77 46 www.sage.com/be Désirez-vous de l’aide pour élaborer votre analyse de faisabilité ou souhaitez-vous un entretien avec un de nos spécialistes ? Contactez-nous : Sage Tél. 0800/99.265 À propos de Sage Sage est leader mondial des éditeurs de logiciels d’entreprise pour la comptabilité et la gestion de petites et moyennes entreprises. Elle compte plus de 6 millions d’entreprises clients dans plus de 70 pays. En Belgique, Sage dessert 33 000 clients dans différents secteurs qui gèrent leur entreprise avec ses logiciels.