Ce document présente le service de dématérialisation de factures proposé par Qweeby, qui permet l'envoi et la réception de factures sous format PDF signé électroniquement. Il souligne les avantages pour les entreprises, notamment la réduction des coûts opérationnels et une meilleure traçabilité des transactions. Le texte met également en avant la simplicité d'intégration du service dans les processus de facturation existants, tout en respectant les exigences légales.

1. Dématérialisez vos factures clients
avec Qweeby
CCI Bordeaux – 15 mars 2011

2. Hanane Benali,
Relation client Qweeby
Hanane.benali@qweeby.com
www.qweeby.com

3. La dématérialisation de factures
Emission Réception
Dématérialisation Envoi d’un PDF
non fiscale
Numérisation
par e-mail
Dématérialisation EDI (art. 289 bis du CGI)
fiscale ou
Fichier signé (art. 289-V du CGI)
Qweeby
Suppression du
papier
Accord du client
nécessaire
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4. PDF par e-mail n’est pas PDF signé
Emission Réception
Avantage : l’émetteur gagne
l’impression et le timbre
Inconvénient : contestable par
Dématérialisation Envoi d’un PDF le fisc Numérisation
en cas de contrôle
non fiscale par e-mail (risque de requalification de
TVA et IS) + risques sur la
transmission
Dématérialisation EDI (art. 289 bis du CGI)
fiscale ou
Fichier signé (art. 289-V du CGI)
La facture au format PDF est
Suppression du
authentifiéepapier
par une Avantage : l’émetteur gagne
signature électronique qui
Accord du client l’impression et le timbre
garantit également son
nécessaire Inconvénient : aucun
intégrité
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5. Générer une facture PDF signé
Produire la facture
à partir des outils Signer Déposer la facture
de facturation électroniquement au coffre fort Transmettre la
la facture électronique
(pas obligatoire mais fortement
facture au
recommandé) destinataire
Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe !
Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre important
Le temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement
Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire !
 Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression
 Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée
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6. Et pour le destinataire…?
« Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé…
Qu’est-ce que j’en fais ?
 Je l’imprime… … Où est le gain ?
 Je ressaisis les données… … Comme avant !
 Je la met au coffre… … Si j’en ai un !
L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limité
Quel est son gain réel au changement ?
 Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret,
autre que le sauvetage d’arbres !
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7. La réponse Qweeby
Prise en charge de la facture au format PDF en sortie
de l’outil de Facturation
Déclenchement de la signature puis transmission
automatique à la plateforme Qweeby
Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération
d’un fichier d’intégration technique XML
Transmission au destinataire par un protocole
sécurisé ou via la plateforme QweebyNET
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8. La réponse Qweeby
Prise en charge de la facture au format PDF en sortie
de l’outil de Facturation
Le destinataire peut
Déclenchement de la signature puis la facture
insérer transmission
automatique à la plateforme Qweeby
dans ses outils sans
devoir la ressaisir
Vous disposez d’une
traçabilité complète et
Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération
pouvez relancer sans
d’un fichier d’intégration technique XML
envoyer de courrier
Transmission au destinataire par un protocole
sécurisé ou via la plateforme QweebyNET
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9. Vous profitez ainsi des gains de la
dématérialisation fiscale de factures
Vos avantages et bénéfices Les avantages pour vos clients
 Réduction de vos frais généraux :  Réduction de leurs coûts opérationnels :
• Moins de papier et d’impressions (encre, • Moins de manipulations en réception
énergie, usure…) • Pas de ressaisies
• Moins d’affranchissement
• Automatisation des processus de traitement
• Moins d’archives à stocker
• Moins de manipulations de classement
 Réduction de vos coûts opérationnels • Moins d’archives à conserver
• Moins de manipulations d’envoi
• Moins de manipulations de classement  Fiabilisation de leur gestion des paiements
 Fiabilisation de votre facturation • Fiabilisation de leur circuit de validation des
• Réduction des temps de transmission factures (et réduction du cycle de traitement)
• Sécurisation et traçabilité complète des flux • Fiabilité des données de facturation
 Impact positif sur votre image
• Développement durable et réduction de votre
empreinte carbone
• Moderne et progressiste
 Création d’un avantage concurrentiel
• Facteur différentiant
• Généralisation des demandes des donneurs
d’ordres (distribution, automobile…)
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10. Les 5 partis pris de Qweeby
a les petites structures, c’est
⃞ Dans
l’utilisateur qui met en œuvre sans
 Permettre à l’utilisateur de
mettre en œuvre seul
équipe projet interne (ou externe) directement à partir de son outil
a entreprises est peu mature
⃞ L’environnement technique des
petites
 Limiter les interventions
techniques au minimum en
et contraint (coût) centralisant la complexité
a nombreux clients(heureusement)
⃞ Les entreprises ont
de différents à
 Rendre évidente et fluide la
cohabitation des différents
facturer modes de facturation
a de la récupérationlimité
⃞ L’avenir
données en réception est
des  Préparer les données selon les
destinataires ou les standards
a dématérialisation requiert de
⃞ La
l’interopérabilité (formats, certificats,
 Se focaliser sur le processus et
garantir l’interopérabilité avec
protocoles, archivages…) les outils des utilisateurs
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11. Qweeby, un dispositif complet de
dématérialisation, simple et évident
Vous… Vos clients…
Transmission Protocole
automatique (SSL) automatisé
Qweeby
Transmission Plateforme
de l’archive QweebyNET
 Vous déposez vos factures
PDF issues de votre outil usuel Vos factures signées sont Qweeby identifie le destinataire de la
dans la boite d’envoi installée automatiquement transmises facture, la prépare au format attendu par lui
sur votre poste de travail au dispositif Qweeby qui les et lui transmet, soit directement par un
 Qweeby vous présente les prend en charge et les protocole automatisé, soit via la plateforme
factures pour les signer (avec dépose dans votre coffre* QweebyNET (avec notifications et suivi)
votre certificat)
* Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby
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12. Qui répond à tous les cas de figure…
Votre outil génère des PDF regroupant toute votre Découpage de
facturation… ? PDF
Vous générez beaucoup de factures et la signature
Traitement en lot
unitaire vous rebute… ?
Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les Traitement
factures à imprimer vous gêne… ? intégral
Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre Application de l’IF
Options
archive de facturation… même pour les envois papier ? 11/01/2007
Format
Vous souhaitez proposer à vos clients un format
d’intégration
spécifique ? supplémentaire
Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation Synthèse
pour votre comptable… ? comptable
Prise en charge
Vous joignez des pièces jointes à vos factures…? des pièces jointes
Archivage
Vous n’avez pas de coffre fort électronique…? électronique
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13. … et pour tous vos clients*
Vos clients Tous vos
Identification automatique
donneurs d’ordres autres clients
du destinataire et du mode
de transmission
Transmission par protocole Présentation de la facture
hautement sécurisé et tracé via QweebyNET :
- Notification au client
- Relances automatiques
- Relances manuelles
- Suivi de consultation
GS1 XML
* L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV
stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord
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14. Retour d’expérience…
Mise en œuvre Utilisation
• Accompagnement : la • Accompagner les utilisateurs : pour
dématérialisation est un sujet éviter les fausse manœuvres et les
spécifique qui requiert un erreurs impactant le processus de
accompagnement par des spécialistes dématérialisation
• Rigueur : la mise en œuvre de la
dématérialisation impose quelques • Déployer : pour tirer pleinement parti
manœuvres dans l’outil de facturation de la dématérialisation il faut le faire
pour normaliser les comptes clients et avec un maximum de clients
le format des factures (et avoirs)
• Mettre en avant : la dématérialisation
• Disponibilité : les opérations requises peut être un atout concurrentiel qu’il ne
par la mise en œuvre de la faut pas négliger
dématérialisation peuvent être
réalisées rapidement si on s’en donne
les moyens
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15. Repères pour réussir votre projet
 Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par
exemple un certificat ChamberSign
 Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire
 Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la
dématérialisation de leur côté
 Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour
réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur
investissement)
 Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
 Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils
impriment autant (si pas plus) qu’avant
 Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos
factures
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16. Démonstration

17. Déroulé de mise en œuvre
Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer
Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires
Mise en œuvre et activation
Période de « test »
GO
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18. Qweeby, une approche tarifaire
souple et modulaire
Construisez le Qweeby qui vous convient Payez selon votre utilisation
 Choisissez la formule qui correspond
 La version de base de Qweeby, sans
à votre besoin
frais de mise en œuvre, vous offre
toutes les fonctionnalités utiles et  Chaque formule se décline :
nécessaires pour démarrer la • Avec report d’un mois sur l’autre de la
dématérialisation de vos factures non-consommation : pour les activités
stables
 Des options vous permettent
d’adapter Qweeby à votre utilisation et • Avec lissage annuel : pour les activités
saisonnières ou pour monter en
de vous simplifier la dématérialisation
puissance progressivement
1- Choisissez votre 2- Choisissez votre 3- Economisez
configuration formule chaque mois
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19. Fonctionnalités de base de Qweeby
Pour toutes les formules…
Enregistrez vos
- Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF)
factures sous
forme PDF - Signature au fil de l’eau (par facture) avec le
certificat de l’utilisateur
- Prise en charge des factures directement sur votre
poste de travail (pas de connexion à un site Internet)
Déposez les - Transmission automatisée à vos clients distributeurs
dans la boite (Auchan, Carrefour ; autres en préparation)
d’envoi Qweeby
- Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique
ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de
coffre fort électronique)
- Nombre d’utilisateurs illimité
Signez les et… - Accompagnement à la mise en œuvre et support
c’est tout technique à distance
- Conversion automatique des PDF en un flux
d’intégration technique (format standard XImport)
- Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET
Aucun coûts de - Nombre de clients sur Qweeby NET illimité
mise en œuvre
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20. Fonctionnalités en options
SANS COÛTS DE
MISE EN OEUVRE
Options Packs Optionnels
Standard Opale Onyx Ophite Organdi
 Nombre d’utilisateurs illimité X
 Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan,
Carrefour ; autres en préparation)
X
 Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) X
 Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur X
 Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur
(souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale X
par voie mail
 Traçabilité complète des flux X
 Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance X
 Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET X
 Nombre de clients destinataires illimité X
 Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique
X
(format standard XImport)
 Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run
X X
de facturation
 Traitement en lot de factures X X X X
 Traitement intégral du flux de factures X X X X
 Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 X X X
 Mise à disposition d’un coffre fort électronique X
 Synthèse comptable mensuelle X
 Prise en charge des pièces jointes X
 Format d’intégration supplémentaire X
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21. Questions / Réponses…
Q Est-il nécessaire de se R NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos
connecter à un site Internet factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la
pour dématérialiser mes boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option),
factures avec Qweeby ? cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures.
Q Est-il possible de grouper R NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même
plusieurs factures (pour un client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option)
même client) dans un PDF ? de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures.
Q Pourquoi dois-je signer R La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur
mes factures ? donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et
ne signe pas vos factures pour votre compte*.
Q Dois-je obligatoirement R NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc
utiliser le certificat de utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre
signature Qweeby ? banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en
procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France.
Q L’archivage électronique à R NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est
valeur probatoire est-il pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car
obligatoire ? vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir
durablement l’intégrité et l’authenticité.
* Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML
** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que
votre certificat est compatible
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22. Qweeby en quelques points clés
Une offre modulaire conçue pour les Une expertise de la dématérialisation
petites et moyennes entreprises à valeur légale de documents
La maîtrise des protocoles
Un modèle économique adapté aux
techniques (EDI, PKCS, XAdES,
petites structures
AS2…)
Un service client habitué à Le respect des standards
accompagner les petites entreprises d’interopérabilité
Des partenariats Des connexions avec
avec des acteurs de les grands donneurs
référence d’ordres prescripteurs
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23. Nos partenaires
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24. Merci de votre attention

25. SAS au capital de 121 400 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
www.qweeby.com

26. Tarifs Qweeby

27. Fonctionnalités en option*
Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en
Découpage de PDF n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le 300 €
numéro de la facture
Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de
Traitement en lot signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de 300 €
l’eau par défaut)
Identification automatique des factures à dématérialiser et
Traitement intégral déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie 800 €
Version standard
postale sur votre imprimante
Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris
Application de l’IF
11/01/2007
pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort 500 €
électronique et le traitement intégral
Mise en place d’un format de conversion des données de facturation
Format d’intégration
supplémentaire
(à destination du client destinataire de la facture) autre que le format 250 €
proposé par défaut XImport
Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée
Synthèse
comptable
sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage 250 €
selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus
Prise en charge des Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de
pièces jointes consommation…) ; supplément mensuel en sus 300 €
Archivage Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;
Caution 50 €
électronique supplément mensuel en sus
Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en
puissance de la dématérialisation de vos factures
* Paiement à la mise en œuvre
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28. Offres packagées
Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n
Découpage de PDF PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le 300 €
Pack Opale numéro de la facture
TraitementHT coup d’un lot de facture (une seule opération de
500 € d’un
Traitement en lot signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de 300 €
Pack Ophite
l’eau par défaut)
950 € HT Pack Organdi
Identification automatique des factures à dématérialiser et
Traitement intégral déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie 800 €
Pack Onyx 1 250 € HT
Version standard
postale
Application de l’IF 1100 € HT
Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour
11/01/2007
les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort 500 €
électronique et le traitement intégral
Mise en place d’un format de conversion des données de facturation
Format d’intégration
supplémentaire
(à destination du client destinataire de la facture) autre que le format 250 €
proposé par défaut XImport
Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée
Synthèse
comptable
sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage 250 €
selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus
Prise en charge des Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de
pièces jointes consommation…) ; supplément mensuel en sus 300 €
Archivage Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;
Caution 50 €
électronique supplément mensuel en sus
Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs
peuvent être mis en œuvre à tout moment
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29. Détail des packages
Onyx, Opale et Ophite
Pack Opale Pack Ophite Pack Onyx
Ce pack permet le traitement d’un coup Ce pack permet la prise en charge Ce pack permet l’application de
des envois de factures dématérialisées intégrale de votre flux de facturation par l’instruction fiscale du 11 janv. 2007 qui
lorsque votre outil de facturation génère Qweeby. Vous confiez toutes vos autorise la conservation sous forme
électronique (sous conditions
des lots de factures par client ou par factures à Qweeby, quelques clics pour
techniques particulières) de toutes vos
période. signer les factures et : factures émises y compris les envois
Dans ce cas, vous confiez ce lot de courrier.
-Les factures des clients acceptant la
factures à Qweeby et en quelques Toutes vos factures sont prises en
dématérialisation sont identifiées et
secondes l’ensemble des factures charge par Qweeby, qui fait le tri
transmises électroniquement
confiées pour dématérialisation sont automatiquement… et seules les
dématérialisées et transmises. -Les autres (clients refusant la démat. ) factures destinées aux clients refusant
Plus rapide que l’impression papier ! sont imprimées en deux exemplaires la dématérialisation sont imprimées sur
(sans compter la mise sous pli puis sur votre imprimante (un pour l’envoi votre imprimante pour envoi postal.
l’affranchissement) courrier et un pour archive) Toute votre archive est déposée dans
votre coffre fort électronique.
Bénéfices : Bénéfices : Bénéfices :
 Gain de temps  Economie  Economie
 Simplicité  Gain de temps  Gain de temps
 Facilité  Simplicité Coffre fort  Facilité Coffre fort
électronique électronique
 Facilité requis  Confort requis
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30. Pack Organdi
Confiez toutes vos factures à Qweeby et réduisez sensiblement votre coût
de facturation :
- Traitement de l’intégralité de votre facturation en quelques secondes
- Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 : toute votre archive de
facturation est dématérialisée et déposée automatiquement dans votre coffre fort
électronique (y compris la part envoyée par courrier)
- Les factures de vos clients acceptant la dématérialisation sont automatiquement
prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée
- Les factures pour vos clients n’ayant pas encore accepté la dématérialisation sont
imprimées sur votre imprimante en un seul exemplaire… pour partir par courrier
- L’intégralité de votre archive de facturation est dans votre coffre fort électronique :
vous la consultez en quelques clics, à tout moment et où que vous soyez… sans
poussière ou manipulations fastidieuses
Une seule manœuvre et tout votre flux est traité !
Aussi simple que l’impression et l’envoi papier…
…mais tellement plus rapide et économique à l’usage !
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31. Détails des tarifs des formules
Tarifs mensuels HT en Euros Oxymel+ Oxygène+ Ozone+ Orgon+ Olium+
Mode Report
Volume mensuel compris dans la formule 20 50 100 400 1000
Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 €
Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €
Mode Lissé
Volume annuel compris dans la formule 240 600 1 200 4 800 12 000
Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 €
Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 €
Option Pièces jointes 5€ 10 € 15 € 50 € 100 €
Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 €
Option Synthèse Comptable 2€ 5€ 10 € 30 € 50 €
* Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ;
Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un
changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas
lieu à remboursement
** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options
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32. Merci de votre attention

33. SAS au capital de 121 400 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
www.qweeby.com