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Dématérialisez vos factures clients
          avec Qweeby

     CCI Bordeaux – 15 mars 2011
Hanane Benali,
Relation client Qweeby
Hanane.benali@qweeby.com




www.qweeby.com
La dématérialisation de factures

                                          Emission                                                     Réception



Dématérialisation                   Envoi d’un PDF
  non fiscale
                                                                                                   Numérisation
                                      par e-mail




Dématérialisation                                    EDI (art. 289 bis du CGI)
    fiscale                                                      ou
                                                 Fichier signé (art. 289-V du CGI)
                                                  Qweeby
                     Suppression du
                         papier

Accord du client
  nécessaire



                   © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
PDF par e-mail n’est pas PDF signé

                                      Emission                                                     Réception
                                                                                   Avantage : l’émetteur gagne
                                                                                      l’impression et le timbre
                                                                                  Inconvénient : contestable par
Dématérialisation               Envoi d’un PDF                                      le fisc Numérisation
                                                                                            en cas de contrôle
  non fiscale                     par e-mail                                       (risque de requalification de
                                                                                    TVA et IS) + risques sur la
                                                                                            transmission


Dématérialisation                                EDI (art. 289 bis du CGI)
    fiscale                                                  ou
                                             Fichier signé (art. 289-V du CGI)

      La facture au format PDF est
                    Suppression du
            authentifiéepapier
                         par une                                                   Avantage : l’émetteur gagne
        signature électronique qui
Accord du client                                                                     l’impression et le timbre
          garantit également son
  nécessaire                                                                            Inconvénient : aucun
                  intégrité

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Générer une facture PDF signé


Produire la facture
à partir des outils              Signer                        Déposer la facture
  de facturation           électroniquement                      au coffre fort                        Transmettre la
                               la facture                        électronique
                                                               (pas obligatoire mais fortement
                                                                                                         facture au
                                                                        recommandé)                     destinataire


Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe !
Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre important
Le temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement

Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire !
     Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression
     Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée



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Et pour le destinataire…?


               « Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé…
                       Qu’est-ce que j’en fais ?
                   Je l’imprime…                                                 … Où est le gain ?
                   Je ressaisis les données…                                     … Comme avant !
                   Je la met au coffre…                                          … Si j’en ai un !

L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limité
Quel est son gain réel au changement ?


         Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret,
                      autre que le sauvetage d’arbres !



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La réponse Qweeby


                  Prise en charge de la facture au format PDF en sortie
                                de l’outil de Facturation



                      Déclenchement de la signature puis transmission
                            automatique à la plateforme Qweeby



                      Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération
                          d’un fichier d’intégration technique XML



                         Transmission au destinataire par un protocole
                           sécurisé ou via la plateforme QweebyNET


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La réponse Qweeby


                  Prise en charge de la facture au format PDF en sortie
                                de l’outil de Facturation


                                                                        Le destinataire peut
                      Déclenchement de la signature puis la facture
                                                   insérer transmission
                            automatique à la plateforme Qweeby
                                                 dans ses outils sans
                                                                          devoir la ressaisir
        Vous disposez d’une
       traçabilité complète et
                 Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération
       pouvez relancer sans
                      d’un fichier d’intégration technique XML
         envoyer de courrier



                         Transmission au destinataire par un protocole
                           sécurisé ou via la plateforme QweebyNET


© QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Vous profitez ainsi des gains de la
                             dématérialisation fiscale de factures

   Vos     avantages et bénéfices                                     Les avantages pour                     vos clients
 Réduction de vos frais généraux :                                    Réduction de leurs coûts opérationnels :
   • Moins de papier et d’impressions (encre,                             •   Moins de manipulations en réception
     énergie, usure…)                                                     •   Pas de ressaisies
   • Moins d’affranchissement
                                                                          •   Automatisation des processus de traitement
   • Moins d’archives à stocker
                                                                          •   Moins de manipulations de classement
 Réduction de vos coûts opérationnels                                    •   Moins d’archives à conserver
   • Moins de manipulations d’envoi
   • Moins de manipulations de classement                              Fiabilisation de leur gestion des paiements
 Fiabilisation de votre facturation                                      • Fiabilisation de leur circuit de validation des
   • Réduction des temps de transmission                                    factures (et réduction du cycle de traitement)
   • Sécurisation et traçabilité complète des flux                        • Fiabilité des données de facturation
 Impact positif sur votre image
   • Développement durable et réduction de votre
     empreinte carbone
   • Moderne et progressiste
 Création d’un avantage concurrentiel
   • Facteur différentiant
   • Généralisation des demandes des donneurs
     d’ordres (distribution, automobile…)




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Les 5 partis pris de Qweeby

a les petites structures, c’est
⃞ Dans
  l’utilisateur qui met en œuvre sans
                                                                     Permettre à l’utilisateur de
                                                                      mettre en œuvre seul
   équipe projet interne (ou externe)                                 directement à partir de son outil

a entreprises est peu mature
⃞ L’environnement technique des
  petites
                                                                     Limiter les interventions
                                                                      techniques au minimum en
   et contraint (coût)                                                centralisant la complexité

a nombreux clients(heureusement)
⃞ Les entreprises ont
  de                  différents à
                                                                     Rendre évidente et fluide la
                                                                      cohabitation des différents
   facturer                                                           modes de facturation

a de la récupérationlimité
⃞ L’avenir
  données en réception est
                                des                                  Préparer les données selon les
                                                                      destinataires ou les standards

a dématérialisation requiert de
⃞ La
  l’interopérabilité (formats, certificats,
                                                                     Se focaliser sur le processus et
                                                                      garantir l’interopérabilité avec
   protocoles, archivages…)                                           les outils des utilisateurs


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Qweeby, un dispositif complet de
                                                             dématérialisation, simple et évident
                        Vous…                                                                                                                                    Vos clients…



                                           Transmission                                                                                          Protocole
                                         automatique (SSL)                                                                                      automatisé


                                                                                                    Qweeby

                                                           Transmission                                                                        Plateforme
                                                            de l’archive                                                                      QweebyNET


 Vous déposez vos factures
  PDF issues de votre outil usuel                                    Vos factures signées sont                                            Qweeby identifie le destinataire de la
  dans la boite d’envoi installée                                   automatiquement transmises                                        facture, la prépare au format attendu par lui
  sur votre poste de travail                                        au dispositif Qweeby qui les                                         et lui transmet, soit directement par un
 Qweeby vous présente les                                             prend en charge et les                                         protocole automatisé, soit via la plateforme
  factures pour les signer (avec                                     dépose dans votre coffre*                                          QweebyNET (avec notifications et suivi)
  votre certificat)

 * Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby
                                          © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Qui répond à tous les cas de figure…

  Votre outil génère des PDF regroupant toute votre                                          Découpage de
                    facturation… ?                                                               PDF

  Vous générez beaucoup de factures et la signature
                                                                                           Traitement en lot
              unitaire vous rebute… ?

 Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les                                       Traitement
           factures à imprimer vous gêne… ?                                                     intégral

  Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre                                     Application de l’IF




                                                                                                                 Options
archive de facturation… même pour les envois papier ?                                         11/01/2007

                                                                                                Format
   Vous souhaitez proposer à vos clients un format
                                                                                             d’intégration
                    spécifique ?                                                            supplémentaire

Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation                                           Synthèse
             pour votre comptable… ?                                                           comptable

                                                                                            Prise en charge
  Vous joignez des pièces jointes à vos factures…?                                         des pièces jointes

                                                                                               Archivage
    Vous n’avez pas de coffre fort électronique…?                                             électronique


         © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
… et pour tous vos clients*




                 Vos clients                                                                                            Tous vos
                                                              Identification automatique
              donneurs d’ordres                                                                                       autres clients
                                                              du destinataire et du mode
                                                                   de transmission

          Transmission par protocole                                                                          Présentation de la facture
          hautement sécurisé et tracé                                                                            via QweebyNET :
                                                                                                                - Notification au client
                                                                                                              - Relances automatiques
                                                                                                                - Relances manuelles
                                                                                                               - Suivi de consultation
                                 GS1 XML




* L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV
stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord
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Retour d’expérience…

            Mise en œuvre                                                                Utilisation

•   Accompagnement : la                                           •     Accompagner les utilisateurs : pour
    dématérialisation est un sujet                                      éviter les fausse manœuvres et les
    spécifique qui requiert un                                          erreurs impactant le processus de
    accompagnement par des spécialistes                                 dématérialisation
•   Rigueur : la mise en œuvre de la
    dématérialisation impose quelques                             •     Déployer : pour tirer pleinement parti
    manœuvres dans l’outil de facturation                               de la dématérialisation il faut le faire
    pour normaliser les comptes clients et                              avec un maximum de clients
    le format des factures (et avoirs)
                                                                  •     Mettre en avant : la dématérialisation
•   Disponibilité : les opérations requises                             peut être un atout concurrentiel qu’il ne
    par la mise en œuvre de la                                          faut pas négliger
    dématérialisation peuvent être
    réalisées rapidement si on s’en donne
    les moyens




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Repères pour réussir votre projet

 Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par
  exemple un certificat ChamberSign

 Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire
 Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la
  dématérialisation de leur côté
 Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour
  réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur
  investissement)

 Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer
 Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils
  impriment autant (si pas plus) qu’avant
 Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos
  factures


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Démonstration
Déroulé de mise en œuvre



Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer


  Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires


                          Mise en œuvre et activation


                                  Période de « test »




                                            GO
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Qweeby, une approche tarifaire
                          souple et modulaire

Construisez le Qweeby qui vous convient                                       Payez selon votre utilisation


                                                                    Choisissez la formule qui correspond
 La version de base de Qweeby, sans
                                                                     à votre besoin
  frais de mise en œuvre, vous offre
  toutes les fonctionnalités utiles et                              Chaque formule se décline :
  nécessaires pour démarrer la                                          • Avec report d’un mois sur l’autre de la
  dématérialisation de vos factures                                       non-consommation : pour les activités
                                                                          stables
 Des options vous permettent
  d’adapter Qweeby à votre utilisation et                               • Avec lissage annuel : pour les activités
                                                                          saisonnières ou pour monter en
  de vous simplifier la dématérialisation
                                                                          puissance progressivement




   1- Choisissez votre                      2- Choisissez votre                                  3- Economisez
      configuration                              formule                                          chaque mois


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Fonctionnalités de base de Qweeby

                                                                        Pour toutes les formules…
Enregistrez vos
                                                             -   Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF)
 factures sous
   forme PDF                                                 -   Signature au fil de l’eau (par facture) avec le
                                                                 certificat de l’utilisateur
                                                             -   Prise en charge des factures directement sur votre
                                                                 poste de travail (pas de connexion à un site Internet)
         Déposez les                                         -   Transmission automatisée à vos clients distributeurs
        dans la boite                                            (Auchan, Carrefour ; autres en préparation)
       d’envoi Qweeby
                                                             -   Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique
                                                                 ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de
                                                                 coffre fort électronique)
                                                             -   Nombre d’utilisateurs illimité
    Signez les et…                                           -   Accompagnement à la mise en œuvre et support
       c’est tout                                                technique à distance
                                                             -   Conversion automatique des PDF en un flux
                                                                 d’intégration technique (format standard XImport)
                                                             -   Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET
                     Aucun coûts de                          -   Nombre de clients sur Qweeby NET illimité
                     mise en œuvre

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Fonctionnalités en options

                                                                                SANS COÛTS DE
                                                                                MISE EN OEUVRE
                                                                                               Options                 Packs Optionnels
                                                                                  Standard                  Opale       Onyx    Ophite    Organdi
 Nombre d’utilisateurs illimité                                                       X
 Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan,
  Carrefour ; autres en préparation)
                                                                                       X
 Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF)                                    X
 Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur          X
 Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur
  (souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale                 X
  par voie mail
 Traçabilité complète des flux                                                        X
 Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance                    X
 Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET                         X
 Nombre de clients destinataires illimité                                             X
 Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique
                                                                                       X
  (format standard XImport)
 Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run
                                                                                                     X         X
  de facturation
 Traitement en lot de factures                                                                      X         X            X               X
 Traitement intégral du flux de factures                                                            X                      X     X         X
 Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007                                            X                            X         X
 Mise à disposition d’un coffre fort électronique                                                   X
 Synthèse comptable mensuelle                                                                       X
 Prise en charge des pièces jointes                                                                 X
 Format d’intégration supplémentaire                                                                X

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Questions / Réponses…

Q Est-il nécessaire de se                                   R NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos
      connecter à un site Internet                                factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la
      pour dématérialiser mes                                     boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option),
      factures avec Qweeby ?                                      cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures.

Q Est-il possible de grouper                                R NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même
      plusieurs factures (pour un                                 client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option)
      même client) dans un PDF ?                                  de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures.

Q Pourquoi dois-je signer                                   R La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur
      mes factures ?                                              donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et
                                                                  ne signe pas vos factures pour votre compte*.

Q Dois-je obligatoirement                                   R NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc
      utiliser le certificat de                                   utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre
      signature Qweeby ?                                          banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en
                                                                  procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France.

Q L’archivage électronique à                                R NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est
      valeur probatoire est-il                                    pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car
      obligatoire ?                                               vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir
                                                                  durablement l’intégrité et l’authenticité.

* Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML
** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que
votre certificat est compatible
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Qweeby en quelques points clés


Une offre modulaire conçue pour les                               Une expertise de la dématérialisation
  petites et moyennes entreprises                                    à valeur légale de documents


                                                                          La maîtrise des protocoles
Un modèle économique adapté aux
                                                                        techniques (EDI, PKCS, XAdES,
       petites structures
                                                                                    AS2…)


    Un service client habitué à                                                        Le respect des standards
accompagner les petites entreprises                                                        d’interopérabilité


                    Des partenariats                                                        Des connexions avec
                   avec des acteurs de                                                      les grands donneurs
                        référence                                                          d’ordres prescripteurs



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Merci de votre attention
SAS au capital de 121 400 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne

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Fonctionnalités en option*

                                                       Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en
                            Découpage de PDF           n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le               300 €
                                                                               numéro de la facture
                                                         Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de
                             Traitement en lot          signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de            300 €
                                                                                 l’eau par défaut)
                                                            Identification automatique des factures à dématérialiser et
                            Traitement intégral         déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie             800 €
         Version standard




                                                                            postale sur votre imprimante
                                                         Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris
                             Application de l’IF
                                11/01/2007
                                                          pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort          500 €
                                                                        électronique et le traitement intégral
                                                       Mise en place d’un format de conversion des données de facturation
                            Format d’intégration
                              supplémentaire
                                                       (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format       250 €
                                                                             proposé par défaut XImport
                                                       Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée
                                 Synthèse
                                comptable
                                                        sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage               250 €
                                                       selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

                            Prise en charge des          Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de
                               pièces jointes                    consommation…) ; supplément mensuel en sus                           300 €

                                Archivage               Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;
                                                                                                                                    Caution 50 €
                               électronique                                 supplément mensuel en sus


                            Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en
                                               puissance de la dématérialisation de vos factures
* Paiement à la mise en œuvre
                                   © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Offres packagées

                                               Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n
                   Découpage de PDF            PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le                300 €
                                                Pack Opale            numéro de la facture
                                                TraitementHT coup d’un lot de facture (une seule opération de
                                                  500 € d’un
                    Traitement en lot          signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de            300 €
                                                                        Pack Ophite
                                                                        l’eau par défaut)

                                                                           950 € HT           Pack Organdi
                                                   Identification automatique des factures à dématérialiser et
                   Traitement intégral         déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie             800 €
                                                 Pack Onyx                                      1 250 € HT
Version standard




                                                                             postale

                    Application de l’IF          1100 € HT
                                               Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour

                       11/01/2007
                                                  les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort              500 €
                                                               électronique et le traitement intégral
                                              Mise en place d’un format de conversion des données de facturation
                   Format d’intégration
                     supplémentaire
                                              (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format       250 €
                                                                    proposé par défaut XImport
                                              Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée
                        Synthèse
                       comptable
                                               sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage               250 €
                                              selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus

                   Prise en charge des          Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de
                      pièces jointes                    consommation…) ; supplément mensuel en sus                           300 €

                       Archivage               Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ;
                                                                                                                           Caution 50 €
                      électronique                                 supplément mensuel en sus


                   Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs
                                        peuvent être mis en œuvre à tout moment

                          © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
Détail des packages
                                   Onyx, Opale et Ophite

            Pack Opale                                       Pack Ophite                                         Pack Onyx

Ce pack permet le traitement d’un coup            Ce pack permet la prise en charge                      Ce pack permet l’application de
 des envois de factures dématérialisées        intégrale de votre flux de facturation par          l’instruction fiscale du 11 janv. 2007 qui
lorsque votre outil de facturation génère          Qweeby. Vous confiez toutes vos                    autorise la conservation sous forme
                                                                                                          électronique (sous conditions
  des lots de factures par client ou par       factures à Qweeby, quelques clics pour
                                                                                                    techniques particulières) de toutes vos
                   période.                             signer les factures et :                     factures émises y compris les envois
   Dans ce cas, vous confiez ce lot de                                                                               courrier.
                                                 -Les factures des clients acceptant la
    factures à Qweeby et en quelques                                                                   Toutes vos factures sont prises en
                                                  dématérialisation sont identifiées et
    secondes l’ensemble des factures                                                                    charge par Qweeby, qui fait le tri
                                                     transmises électroniquement
  confiées pour dématérialisation sont                                                                  automatiquement… et seules les
      dématérialisées et transmises.            -Les autres (clients refusant la démat. )           factures destinées aux clients refusant
  Plus rapide que l’impression papier !          sont imprimées en deux exemplaires                la dématérialisation sont imprimées sur
   (sans compter la mise sous pli puis           sur votre imprimante (un pour l’envoi                votre imprimante pour envoi postal.
            l’affranchissement)                       courrier et un pour archive)                   Toute votre archive est déposée dans
                                                                                                          votre coffre fort électronique.
    Bénéfices :                                    Bénéfices :                                         Bénéfices :
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      prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée
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              Tarifs mensuels HT en Euros                               Oxymel+                   Oxygène+                      Ozone+                      Orgon+                      Olium+
 Mode Report
   Volume mensuel compris dans la formule                                       20                         50                         100                        400                        1000
             Coût mensuel de la formule                                       20 €                       35 €                       60 €                      200 €                       450 €
          Coût unitaire au-delà du volume                                   0,39 €                     0,36 €                      0,33 €                     0,30 €                      0,25 €


 Mode Lissé
    Volume annuel compris dans la formule                                      240                         600                       1 200                      4 800                     12 000

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            Option Pièces jointes                                              5€                        10 €                        15 €                       50 €                      100 €
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changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas
lieu à remboursement
** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options
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Intervention Qweeby CCI Bordeaux

  • 1. Dématérialisez vos factures clients avec Qweeby CCI Bordeaux – 15 mars 2011
  • 2. Hanane Benali, Relation client Qweeby Hanane.benali@qweeby.com www.qweeby.com
  • 3. La dématérialisation de factures Emission Réception Dématérialisation Envoi d’un PDF non fiscale Numérisation par e-mail Dématérialisation EDI (art. 289 bis du CGI) fiscale ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) Qweeby Suppression du papier Accord du client nécessaire © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 4. PDF par e-mail n’est pas PDF signé Emission Réception Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le timbre Inconvénient : contestable par Dématérialisation Envoi d’un PDF le fisc Numérisation en cas de contrôle non fiscale par e-mail (risque de requalification de TVA et IS) + risques sur la transmission Dématérialisation EDI (art. 289 bis du CGI) fiscale ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) La facture au format PDF est Suppression du authentifiéepapier par une Avantage : l’émetteur gagne signature électronique qui Accord du client l’impression et le timbre garantit également son nécessaire Inconvénient : aucun intégrité © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 5. Générer une facture PDF signé Produire la facture à partir des outils Signer Déposer la facture de facturation électroniquement au coffre fort Transmettre la la facture électronique (pas obligatoire mais fortement facture au recommandé) destinataire Réaliser manuellement une facture PDF signé est complexe ! Et totalement inapplicable lorsqu’il faut en générer un nombre important Le temps passé dépasse le gain en papier et coûts d’affranchissement Un outil qui s’insère dans le processus de facturation est nécessaire !  Prendre en charge les manipulations, aussi simplement que l’impression  Pour prendre en charge la transmission de manière tracée et sécurisée © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 6. Et pour le destinataire…? « Je reçois un e-mail avec ma facture en PDF signé… Qu’est-ce que j’en fais ?  Je l’imprime… … Où est le gain ?  Je ressaisis les données… … Comme avant !  Je la met au coffre… … Si j’en ai un ! L’utilisation du PDF signé par son destinataire est d’un intérêt limité Quel est son gain réel au changement ?  Il faut proposer au destinataire un avantage réel, concret, autre que le sauvetage d’arbres ! © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 7. La réponse Qweeby Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme Qweeby Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration technique XML Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 8. La réponse Qweeby Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Le destinataire peut Déclenchement de la signature puis la facture insérer transmission automatique à la plateforme Qweeby dans ses outils sans devoir la ressaisir Vous disposez d’une traçabilité complète et Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération pouvez relancer sans d’un fichier d’intégration technique XML envoyer de courrier Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 9. Vous profitez ainsi des gains de la dématérialisation fiscale de factures Vos avantages et bénéfices Les avantages pour vos clients  Réduction de vos frais généraux :  Réduction de leurs coûts opérationnels : • Moins de papier et d’impressions (encre, • Moins de manipulations en réception énergie, usure…) • Pas de ressaisies • Moins d’affranchissement • Automatisation des processus de traitement • Moins d’archives à stocker • Moins de manipulations de classement  Réduction de vos coûts opérationnels • Moins d’archives à conserver • Moins de manipulations d’envoi • Moins de manipulations de classement  Fiabilisation de leur gestion des paiements  Fiabilisation de votre facturation • Fiabilisation de leur circuit de validation des • Réduction des temps de transmission factures (et réduction du cycle de traitement) • Sécurisation et traçabilité complète des flux • Fiabilité des données de facturation  Impact positif sur votre image • Développement durable et réduction de votre empreinte carbone • Moderne et progressiste  Création d’un avantage concurrentiel • Facteur différentiant • Généralisation des demandes des donneurs d’ordres (distribution, automobile…) © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 10. Les 5 partis pris de Qweeby a les petites structures, c’est ⃞ Dans l’utilisateur qui met en œuvre sans  Permettre à l’utilisateur de mettre en œuvre seul équipe projet interne (ou externe) directement à partir de son outil a entreprises est peu mature ⃞ L’environnement technique des petites  Limiter les interventions techniques au minimum en et contraint (coût) centralisant la complexité a nombreux clients(heureusement) ⃞ Les entreprises ont de différents à  Rendre évidente et fluide la cohabitation des différents facturer modes de facturation a de la récupérationlimité ⃞ L’avenir données en réception est des  Préparer les données selon les destinataires ou les standards a dématérialisation requiert de ⃞ La l’interopérabilité (formats, certificats,  Se focaliser sur le processus et garantir l’interopérabilité avec protocoles, archivages…) les outils des utilisateurs © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 11. Qweeby, un dispositif complet de dématérialisation, simple et évident Vous… Vos clients… Transmission Protocole automatique (SSL) automatisé Qweeby Transmission Plateforme de l’archive QweebyNET  Vous déposez vos factures PDF issues de votre outil usuel Vos factures signées sont Qweeby identifie le destinataire de la dans la boite d’envoi installée automatiquement transmises facture, la prépare au format attendu par lui sur votre poste de travail au dispositif Qweeby qui les et lui transmet, soit directement par un  Qweeby vous présente les prend en charge et les protocole automatisé, soit via la plateforme factures pour les signer (avec dépose dans votre coffre* QweebyNET (avec notifications et suivi) votre certificat) * Si vous disposez d’un coffre ou si vous avez opté pour la mise à disposition d’un coffre par un opérateur d’archivage légal partenaire de Qweeby © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 12. Qui répond à tous les cas de figure… Votre outil génère des PDF regroupant toute votre Découpage de facturation… ? PDF Vous générez beaucoup de factures et la signature Traitement en lot unitaire vous rebute… ? Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les Traitement factures à imprimer vous gêne… ? intégral Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre Application de l’IF Options archive de facturation… même pour les envois papier ? 11/01/2007 Format Vous souhaitez proposer à vos clients un format d’intégration spécifique ? supplémentaire Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation Synthèse pour votre comptable… ? comptable Prise en charge Vous joignez des pièces jointes à vos factures…? des pièces jointes Archivage Vous n’avez pas de coffre fort électronique…? électronique © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 13. … et pour tous vos clients* Vos clients Tous vos Identification automatique donneurs d’ordres autres clients du destinataire et du mode de transmission Transmission par protocole Présentation de la facture hautement sécurisé et tracé via QweebyNET : - Notification au client - Relances automatiques - Relances manuelles - Suivi de consultation GS1 XML * L’acceptation de la dématérialisation par le client est nécessaire ; la validation de CGV stipulant la dématérialisation fiscale selon l’article 289-C du CGI vaut accord © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 14. Retour d’expérience… Mise en œuvre Utilisation • Accompagnement : la • Accompagner les utilisateurs : pour dématérialisation est un sujet éviter les fausse manœuvres et les spécifique qui requiert un erreurs impactant le processus de accompagnement par des spécialistes dématérialisation • Rigueur : la mise en œuvre de la dématérialisation impose quelques • Déployer : pour tirer pleinement parti manœuvres dans l’outil de facturation de la dématérialisation il faut le faire pour normaliser les comptes clients et avec un maximum de clients le format des factures (et avoirs) • Mettre en avant : la dématérialisation • Disponibilité : les opérations requises peut être un atout concurrentiel qu’il ne par la mise en œuvre de la faut pas négliger dématérialisation peuvent être réalisées rapidement si on s’en donne les moyens © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 15. Repères pour réussir votre projet  Se doter d’un certificat à multiples usages (incluant les téléprocédures), par exemple un certificat ChamberSign  Se doter d’un dispositif d’archivage légal à valeur probatoire  Se renseigner sur les attentes de vos grands clients qui peuvent déployer la dématérialisation de leur côté  Inciter tous vos clients à accepter des factures dématérialisées (pour réduire la part transmise par courrier et générer un réel retour sur investissement)  Mettre l’équipe comptable dans la boucle pour la rassurer et l’impliquer  Travailler avec les utilisateurs leur rapport au papier : pour éviter qu’ils impriment autant (si pas plus) qu’avant  Mettre dans vos CGV le fait que vous dématérialisez fiscalement vos factures © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 17. Déroulé de mise en œuvre Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires Mise en œuvre et activation Période de « test » GO © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 18. Qweeby, une approche tarifaire souple et modulaire Construisez le Qweeby qui vous convient Payez selon votre utilisation  Choisissez la formule qui correspond  La version de base de Qweeby, sans à votre besoin frais de mise en œuvre, vous offre toutes les fonctionnalités utiles et  Chaque formule se décline : nécessaires pour démarrer la • Avec report d’un mois sur l’autre de la dématérialisation de vos factures non-consommation : pour les activités stables  Des options vous permettent d’adapter Qweeby à votre utilisation et • Avec lissage annuel : pour les activités saisonnières ou pour monter en de vous simplifier la dématérialisation puissance progressivement 1- Choisissez votre 2- Choisissez votre 3- Economisez configuration formule chaque mois © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 19. Fonctionnalités de base de Qweeby Pour toutes les formules… Enregistrez vos - Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) factures sous forme PDF - Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur - Prise en charge des factures directement sur votre poste de travail (pas de connexion à un site Internet) Déposez les - Transmission automatisée à vos clients distributeurs dans la boite (Auchan, Carrefour ; autres en préparation) d’envoi Qweeby - Dépôt automatisé dans votre coffre fort électronique ou envoi de l’archive légale par voie mail (si pas de coffre fort électronique) - Nombre d’utilisateurs illimité Signez les et… - Accompagnement à la mise en œuvre et support c’est tout technique à distance - Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique (format standard XImport) - Transmission tracée via la plateforme Qweeby NET Aucun coûts de - Nombre de clients sur Qweeby NET illimité mise en œuvre © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 20. Fonctionnalités en options SANS COÛTS DE MISE EN OEUVRE Options Packs Optionnels Standard Opale Onyx Ophite Organdi  Nombre d’utilisateurs illimité X  Transmission automatisée à vos clients distributeurs (Auchan, Carrefour ; autres en préparation) X  Traitement de PDF unitaires (une facture par PDF) X  Signature au fil de l’eau (par facture) avec le certificat de l’utilisateur X  Dépôt automatisé dans le coffre fort électronique de l’émetteur (souscrit chez un partenaire de Qweeby) ou envoi de l’archive légale X par voie mail  Traçabilité complète des flux X  Accompagnement à la mise en œuvre et support technique à distance X  Transmission tracée des factures via la plateforme QweebyNET X  Nombre de clients destinataires illimité X  Conversion automatique des PDF en un flux d’intégration technique X (format standard XImport)  Découpage de PDF pour constituer des PDF unitaires à partir d’un run X X de facturation  Traitement en lot de factures X X X X  Traitement intégral du flux de factures X X X X  Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 X X X  Mise à disposition d’un coffre fort électronique X  Synthèse comptable mensuelle X  Prise en charge des pièces jointes X  Format d’intégration supplémentaire X © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 21. Questions / Réponses… Q Est-il nécessaire de se R NON Avec Qweeby tout se fait sur votre poste de travail. Vous faites vos connecter à un site Internet factures et, au lieu de les imprimer, vous les glissez au format PDF dans la pour dématérialiser mes boite d’envoi, vous les signez et c’est tout ! Avec le traitement en lot (option), factures avec Qweeby ? cela prend quelques secondes même pour une grande quantité de factures. Q Est-il possible de grouper R NON Chaque PDF ne peut contenir qu’une facture, même pour un même plusieurs factures (pour un client (art. 289-V du CGI). C’est pour cela que Qweeby vous propose (option) même client) dans un PDF ? de gérer le découpage de vos PDF contenant plusieurs factures. Q Pourquoi dois-je signer R La signature électronique des factures est une obligation légale pour leur mes factures ? donner valeur fiscale et juridique. Qweeby applique les dispositions légales et ne signe pas vos factures pour votre compte*. Q Dois-je obligatoirement R NON Qweeby ne propose pas de certificat en particulier. Vous pouvez donc utiliser le certificat de utiliser celui que vous souhaitez**, par exemple le certificat fourni par votre signature Qweeby ? banque. Si vous n’avez pas de certificat, Qweeby vous aide à vous en procurer un auprès de son partenaire ChamberSign France. Q L’archivage électronique à R NON Dans le cadre du fichier électronique signé (art. 289-V du CGI) il n’est valeur probatoire est-il pas explicitement obligatoire. Il est cependant fortement recommandé car obligatoire ? vous devez conserver vos fichiers signés de manière à en garantir durablement l’intégrité et l’authenticité. * Sauf dans le cadre du GS1 XML car la signature est apposée après traitement du PDF pour sa conversion au format GS1 XML ** L’autorité d’émission de ce certificat doit être agréée par le Ministère des Finances et le certificat doit être au minimum de classe 2 ; consultez nous pour vérifier que votre certificat est compatible © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 22. Qweeby en quelques points clés Une offre modulaire conçue pour les Une expertise de la dématérialisation petites et moyennes entreprises à valeur légale de documents La maîtrise des protocoles Un modèle économique adapté aux techniques (EDI, PKCS, XAdES, petites structures AS2…) Un service client habitué à Le respect des standards accompagner les petites entreprises d’interopérabilité Des partenariats Des connexions avec avec des acteurs de les grands donneurs référence d’ordres prescripteurs © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 23. Nos partenaires © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 24. Merci de votre attention
  • 25. SAS au capital de 121 400 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne www.qweeby.com
  • 27. Fonctionnalités en option* Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en Découpage de PDF n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le 300 € numéro de la facture Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de Traitement en lot signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de 300 € l’eau par défaut) Identification automatique des factures à dématérialiser et Traitement intégral déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie 800 € Version standard postale sur votre imprimante Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris Application de l’IF 11/01/2007 pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort 500 € électronique et le traitement intégral Mise en place d’un format de conversion des données de facturation Format d’intégration supplémentaire (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format 250 € proposé par défaut XImport Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée Synthèse comptable sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage 250 € selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de pièces jointes consommation…) ; supplément mensuel en sus 300 € Archivage Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; Caution 50 € électronique supplément mensuel en sus Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en puissance de la dématérialisation de vos factures * Paiement à la mise en œuvre © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 28. Offres packagées Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n Découpage de PDF PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le 300 € Pack Opale numéro de la facture TraitementHT coup d’un lot de facture (une seule opération de 500 € d’un Traitement en lot signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de 300 € Pack Ophite l’eau par défaut) 950 € HT Pack Organdi Identification automatique des factures à dématérialiser et Traitement intégral déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie 800 € Pack Onyx 1 250 € HT Version standard postale Application de l’IF 1100 € HT Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour 11/01/2007 les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort 500 € électronique et le traitement intégral Mise en place d’un format de conversion des données de facturation Format d’intégration supplémentaire (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format 250 € proposé par défaut XImport Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée Synthèse comptable sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage 250 € selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de pièces jointes consommation…) ; supplément mensuel en sus 300 € Archivage Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; Caution 50 € électronique supplément mensuel en sus Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs peuvent être mis en œuvre à tout moment © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 29. Détail des packages Onyx, Opale et Ophite Pack Opale Pack Ophite Pack Onyx Ce pack permet le traitement d’un coup Ce pack permet la prise en charge Ce pack permet l’application de des envois de factures dématérialisées intégrale de votre flux de facturation par l’instruction fiscale du 11 janv. 2007 qui lorsque votre outil de facturation génère Qweeby. Vous confiez toutes vos autorise la conservation sous forme électronique (sous conditions des lots de factures par client ou par factures à Qweeby, quelques clics pour techniques particulières) de toutes vos période. signer les factures et : factures émises y compris les envois Dans ce cas, vous confiez ce lot de courrier. -Les factures des clients acceptant la factures à Qweeby et en quelques Toutes vos factures sont prises en dématérialisation sont identifiées et secondes l’ensemble des factures charge par Qweeby, qui fait le tri transmises électroniquement confiées pour dématérialisation sont automatiquement… et seules les dématérialisées et transmises. -Les autres (clients refusant la démat. ) factures destinées aux clients refusant Plus rapide que l’impression papier ! sont imprimées en deux exemplaires la dématérialisation sont imprimées sur (sans compter la mise sous pli puis sur votre imprimante (un pour l’envoi votre imprimante pour envoi postal. l’affranchissement) courrier et un pour archive) Toute votre archive est déposée dans votre coffre fort électronique. Bénéfices : Bénéfices : Bénéfices :  Gain de temps  Economie  Economie  Simplicité  Gain de temps  Gain de temps  Facilité  Simplicité Coffre fort  Facilité Coffre fort électronique électronique  Facilité requis  Confort requis © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 30. Pack Organdi Confiez toutes vos factures à Qweeby et réduisez sensiblement votre coût de facturation : - Traitement de l’intégralité de votre facturation en quelques secondes - Application de l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 : toute votre archive de facturation est dématérialisée et déposée automatiquement dans votre coffre fort électronique (y compris la part envoyée par courrier) - Les factures de vos clients acceptant la dématérialisation sont automatiquement prises en charge pour être transmise par une voie électronique tracée et sécurisée - Les factures pour vos clients n’ayant pas encore accepté la dématérialisation sont imprimées sur votre imprimante en un seul exemplaire… pour partir par courrier - L’intégralité de votre archive de facturation est dans votre coffre fort électronique : vous la consultez en quelques clics, à tout moment et où que vous soyez… sans poussière ou manipulations fastidieuses Une seule manœuvre et tout votre flux est traité ! Aussi simple que l’impression et l’envoi papier… …mais tellement plus rapide et économique à l’usage ! © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 31. Détails des tarifs des formules Tarifs mensuels HT en Euros Oxymel+ Oxygène+ Ozone+ Orgon+ Olium+ Mode Report Volume mensuel compris dans la formule 20 50 100 400 1000 Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Mode Lissé Volume annuel compris dans la formule 240 600 1 200 4 800 12 000 Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Option Pièces jointes 5€ 10 € 15 € 50 € 100 € Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 € Option Synthèse Comptable 2€ 5€ 10 € 30 € 50 € * Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ; Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas lieu à remboursement ** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options © QWEEBY – 2011 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée
  • 32. Merci de votre attention
  • 33. SAS au capital de 121 400 € 16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne www.qweeby.com