1. AGORA
RBDSanté
22 mai 2013
Modalités pratiques et
organisation

2. La salle
Aspects techniques
 Salle réservée : « Salle à tout »
 166 m² dont salle de 123 m² et scène de 43 m²
 Capacité de 120 personnes debout, 82 assises
 Ascenseur pour PMR
 Bus et tram : arrêt « Flagey »
 Tables et chaises sur place
 Projecteur, sono, éclairages

3. La salle
 Lieu : Maison de Quartier Malibran (MQM)
 Rue de la Digue, 10 à 1050 (près de Flagey)

4. La salle
Clés
Samuel ira chercher les clés / badges au plus tard
le 20 mai. Nous aurons ainsi possibilité d’aller porter
la documentation la veille en début d’après-midi.
 Parking
Il n’y a pas de parking
spécifique à la MQM ;
par contre il sera possible
de stationner le véhicule
devant la porte,
dans l’allée, le temps de
pour décharger le matériel.

5. La salle
 Parking
Il est possible de se garer (horodateur) aux
alentours, dans les petites rues autour de Flagey.

6. La salle
Photos de la MQM
 clic pour diaporama – photos prises par Maria

7. La salle
Matériel des stands
 Sur place : tables pliantes, chaises
 À apporter par chacun :
- documents et outils pédagogiques
- « petit matériel » : bics, colle, ciseaux,
agrafeuse, patafix (« chewing-gums »), adhésif, …
- rallonge électrique éventuelle
- bloc multiprises éventuel
- pc portable éventuel (wifi interne
possible mais pas garanti, prévoir sans
wifi au cas où !)

8. La salle Disposition proposée

9. Annonce / affiche
Historique des versions
Définitive, envoyée à tous par email

10. Annonce / affiche
Diffusion
 Par email via les contacts de tous
 Par poste : plusieurs membres se coordonnent
pour un envoi postal (PSE/PMS, maisons
médicales, centres de planning familial, etc.)
 Fax-info : Danielle se charge de la diffusion
(gratuite normalement) dans le fax-info / mail-
info du guide social.
 Un évènement Facebook a été créé

11. Administratif
 Le contrat de location devrait nous parvenir
sous peu.
 L’assurance est standard et nous ne devrons
avoir aucun problème à ce niveau.
 Budget
 Salle : 15 € de l’heure (15 x 8h = 120 €)
 Dépenses matériel : fardes, boissons, café,…
 Orateurs : défraiement / ?…
 Matériel + orateurs = maximum 300 €, ce que la
trésorerie permet. Aucun membre ne doit payer
de supplément à part sa cotisation annuelle.

12. Organisation
 Dès maintenant et jusqu’au 17 mai :
 Fardes : Danielle les prépare (contenu : feuille
blanche, annonce/programme, brochure de Question
Santé, répertoire, bic, liste des participants, évaluation)
 Inscriptions : Claudine coordonne (email, tél, internet)
 Badges membres et badges invités :
 Les noms des personnes à indiquer sur les badges (hors
membres et orateurs) sont à communiquer dès que possible
(avant le 17 mai) à Samuel.
 Maria a des supports pour les badges, elle s’en occupe avec
Samuel qui les imprimera.

13. Organisation
 La veille
 Covoiturage pour apporter le matériel
 - Maria apportera en camionnette le matériel de
Pipsa ; elle passera par le CEDIF, Prospective
Jeunesse et le FARES.
 - Xhemile viendra aussi en voiture et passera par
Infor-drogues et Euridis.
 Les autres membres apportent leur matériel par
leurs propres moyens.
 Installation d’un maximum de choses la veille et
test du wifi.

14. Organisation
 Le jour-même
Postes
Heures
Accueil Boissons
Sono /
informa-
tique
De 9h à 11h
Anne
Xhemile
Delphine
Claudine
Samuel
De 11h à 13h
Pascale
Samuel
Stephanie Samuel
De 13h à 15h
Danielle
Réjane
Joëlle Samuel
De 15h à 17h
--
Anne Samuel
Rangement Tous Tous

15. Merci de l’implication de
chacun pour que cette
première de l’AGORA soit
une réussite !