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Evolution de l’Intranet d’entreprise avec Office 365 : quelles approches ?

  • 1. Franck Cornu E04 : Evolution de l’Intranet d’entreprise avec Office 365 : quelles approches ? 28 mai 2016 #SPSParis @FranckCornu
  • 3. Dont’ miss / Ne ratez pas Keynote Jeff Teper Corporate Vice President - OneDrive + SharePoint Who is Jeff Teper: A true leader; leading product strategy and engineering for consumer and enterprise business with >300M users and >$3 billion in revenues. Managing 800+ person engineering team spanning cloud services to mobile applications.
  • 4. Tombala / Raffle After Jeff Teper’s Keynote Après la Keynote de Jeff Teper 2 4 2 1 4 4 3
  • 5. Franck Cornu, Spécialiste SharePoint Blog: http://thecollaborationcorner.com/ Publications: - « Réussir son analyse fonctionnelle SharePoint: Guide méthodologique » (170 pages) - « Réaliser un intranet avec SharePoint 2013 - Étude de cas (Concepts & Stratégies) » (323 pages)
  • 6. • Qu’est ce qu’un intranet? • Un intranet avec Office 365, quelles différences? • Philosophies et approches • Extensions et personnalisations • Focus sur la publication de contenu • Conclusion et hypothèses • Démo?
  • 7.
  • 8. De multiples définitions « Publication » • Services communs aux employés • Communication unidirectionnelle le plus souvent* • … « Collaboration » • Travail sur l’information (document ou autre) • Notions d’espaces sécurisés et permissions Et vous, à quoi ressemble votre intranet?
  • 10.
  • 11.
  • 12. Deux approches différentes L’intranet monolithique L’intranet orienté services et centré sur l’individu
  • 13. Usages Gérer des événements Calendriers (liste) Outlook Disposer d’un espace personnel « My Site » OneDrive for Buisiness Échanger et commenter « Newsfeed » Yammer Diffuser et consommer des vidéos Bibliothèque de contenu multimédias Portail vidéo Travailler à plusieurs sur un sujet commun Site d’équipe Groupes, sites d’équipes, Suite Office (co-authoring) Réaliser des sondages Sondages (liste) Sondages Excel Automatiser des tâches Flux de travail SharePoint Flow Retrouver mes documents Portail de recherche Delve … … … L’intranet monolithique vs l’intranet de services, quelques exemples…
  • 14. Un changement de mentalité - Énormément de possibilités de configurations et de personnalisations - Outil jamais utilisé vraiment à 100% (collaboration vs publication), modèle de licences - Développement quasi obligatoire pour un intranet, pas forcement « utile » - Connaissances spécialisées requises - Cadre de développement lourd (outil de provisionning, « Add-In »)* - Charge de support conséquente pour Microsoft
  • 15. Un changement de mentalité - Services interconnectés avec un périmètre fonctionnel limité et défini - Azure, le socle commun - Simplicité > Possibilités de configuration = « Ready to go », « Use more, build less » - « Intelligence » du portail : les métadonnées sont mortes, vive les métadonnées = moins de « contrôle » - Personnalisations dans des cadres de développement restreints et imposés (bac à sable) - Livraison de fonctionnalités en continu
  • 16. La situation actuelle: SharePoint, le mouton noir de la bande… « SharePoint, c’est un peu comme le menu « Démarrer » de Windows, un truc historique très difficile à bouger, les gens y étant trop habitués » • Philosophie • Expérience utilisateur • Développement
  • 17.
  • 18. Plusieurs niveaux d’adaptation à votre réalité “Out of the Box” Configuration PersonnaliséExtension Office 365 Connectors Application personnalisée (MVC, Node.js, etc.) SharePoint Add-Ins Office Add-Ins Injection JavaScript SharePoint Framework new!  pas de développement développement Permissions Thèmes
  • 19. Les règles du jeu Office 365 Est-ce que la fonctionnalité de base te convient? « Parfait, utilises simplement la fonctionnalité comme elle a été conçue » « très bien, fais le toi-même, avec ta techno préférée. Tiens voilà le graph API » « très bien, développe tes propres extensions selon le cadre fourni » Est-ce que la fonctionnalité ou l outil est personnalisable? Pas du tout Oui Pas tout à fait Non Oui Ca va pas je suis pas développeur moi!
  • 21. Étendre Office 365: les Office Add-Ins
  • 22. Étendre Office 365: les connecteurs Session C06!
  • 23. Étendre Office 365: le SharePoint Framework • Client Side WebPart • Client Side Applications • WebHooks A voir absolument! http://collab365.events/a-brilliant-discussion-around-the-sharepoint-framework/
  • 24. Un endpoint pour les unir tous…
  • 25. Le cas de la publication de contenu Application personnalisée (MVC, etc.) SharePoint Publishing Infrastructure JavaScript injection Été 2016 SharePoint Framework SharePoint « Intranet in a pocket » 2016?? 04/05/2016 Av J.T Ap J.T
  • 26. SharePoint « Intranet in a pocket » • Navigation? • Page Layouts? • Mutlilinguisme? • Recherche?
  • 27. Hypothèses • Les besoins ne changent pas, seules les solutions changent. • Pensez « service » et non plus « tout intégré », il ne s’agit plus de SharePoint seulement • Les extensions et les personnalisations sont cadrés et s’appuient sur les dernières technos et la communauté • Voie de la personnalisation = suivrez-vous le rythme d’Office 365 ? (Office 365 Roadmap) • Plus d’importance sur le OOTB, le développement « utile » reprend du sens • Le périmètre fonctionnel de SharePoint va se réduire pour devenir un « service » spécialisé • SharePoint devient le conteneur pour bâtir des applications personnalisées dans Office 365 • Mort du JSOM au profit de REST avec possibilités « restreintes » • Office UI Fabric intégré pleinement avec SharePoint • Évolution du système de classification (taxonomie)
  • 28. Démo: en attendant le #FutureOfSharePoint • Exemple d’intégration de SharePoint Online avec le portail Vidéo, Yammer et Office UI Fabric + composants de navigation « Client side ». • Détails dipsonible ici: https://collab365.conferencehosts.com/ • Sessions à voir absolument: • http://collab365.events/a-brilliant-discussion-around-the-sharepoint-framework/
  • 29. Thank you! Online evaluation form Evaluations en ligne http://bit.ly/SPSParis2016Eval Merci !

Notes de l'éditeur

  1. Objectif: comparer les manière d’aborder un projet d’intranet selon l'ancienne façon de faire (SharePoint) vs la nouvelle façon de faire (Office 365) avec un focus sur les possibilités d'Office 365
  2. Qui possède un intranet fait avec SharePoint? Avec Office 365?
  3. De plus en plus d’entreprise intègre la notion de feedback. Cependant, cela dépend beaucoup du type et de la culture de l’entreprise. Un projet d’intranet est souvent divisé en deux parties distinctes: La publication: gestion et centralisation du contenu de l’entreprise à destination des employés. La collaboration: travail à plusieurs sur l’information. Représente la gestion de la partie opérationnelle de l’entreprise au day-to-day
  4. Les principaux besoins d’un intranet: Nouvelles et pages Stockage et partage de document Flux de travail
  5. Notez que je compare SharePoint à Office 365 et non SharePoint On-Prem vs SharePoint Online.
  6. Office 365 recentre la notion d’intranet autour du self-service, de la simplicité et de l’autonomie.
  7. SharePoint est essentiellement un grosse boîte de Lego vous laissant la possibilité de construire à peu près tout ce que vous voulez, pour le meilleur comme le pire (rappelez-vous vos souvenirs de jeunesse ;)). L’outil nécessite des connaissances spécialisées pour pouvoir être exploité pleinement et dispose d’un modèle de développement assez lourd pour des personnes non initiées. Résultat: l’outil n’est bien souvent utilisé qu’a 20% de ses capacités, le modèle de licence n’arrangeant en rien les choses car n’étant pas très granulaire. Enfin, SharePoint est, il faut se le dire, une charge de support conséquente pour Microsoft devant anticiper et maintenir les « trips » de tous ses clients (même si pour cela, ils s’appuient beaucoup sur leurs partenaires).
  8. Dans Office 365, l’accent est mis sur la simplicité des outils. Peut être que Microsoft a retenu le fait que SharePoint n’était jamais vraiment utilisé à 100% de ses possibilités. Azure demeure la fondation de tous les services (authentification) L’inconvénient de l’approche « services » est que l’on a tendance à y perdre un peu sur quoi utiliser à quel moment.
  9. Considérant le contexte actuel, SharePoint apparait en décalage avec le reste de la suite Office 365: En termes d’expérience Non adapté mobile En termes de développement Cadre de développement spécifique et relativement lourd (Add-Ins, etc.) API dédiées, reliques de la version On-Premise En terme de philosophie Possibilités de configuration nombreuses vs les autres outils.  SharePoint ne va pas disparaitre tout de suite. Ce dont on peut être certain, c’est que les fondement de l’outil resteront (architecture logique par exemples). Des nouvelles features y seront ajoutées, d’autres transformées et d’autres tout simplement retirées petit à petit.
  10. Un intranet n’est jamais vraiment générique. Il devra toujours être au minimum adapté au contexte de l’entreprise (normes cosmétiques, processus métiers, etc.). Heureusement, bien que les outils Office 365 soient au final, peu configurables, Microsoft propose tout de même des échappatoires pour adapter la solution globale selon des besoins précis.
  11. Pattern & Practices SharePoint est encore de la partie, et PnP est un incontournable. Open source: maintenu et enrichi par Microsoft et la communauté Librairies, exemples, composants, etc. Fonctionne à la fois pour SharePoint On-Prem et SharePoint Online Vient solutionner une problématique de longue date avec SharePoint: l’automatisation des configurations Pas que pour SharePoint mais Office 365 en général
  12. Office Add-Ins Les outils Office sont une des principales source de création de contenu en entreprise Possibilité très puissante pour étendre les outils du quotidien à la réalité « métier » Trois types « Task pane » « Content Add-In » « Outlook Add-In »
  13. Office 365 Connectors Fonctionnalité dédiée aux groupes O365 Une cinquantaine+ de connecteurs disponibles Twitter, GitHub, JIRA, etc. Notifications s’affichant dans le fil de discussion d’un groupe Office 365 Possibilité de créer vos propres connecteurs Fonctionnement via WebHooks Démonstration rapide
  14. SharePoint Framework Nouveau cadre de développement SharePoint et Office 365 par la même occasion. Développement se basant sur la stack de développement web actuelle React, TypeScript, Yeoman, Node.js, Angular, Knockout, … À priori le couple TypeScript/React semble avoir à la préférence de Microsoft. Hébergement dans un CDN (Azure idéalement) ou SharePoint Nouveau système « light » d’événements via WebHooks enlevant la lourdeur des remote event receivers propres à SharePoint  renforce l’inter connexion de système API intégrés au Graph )très probablement Casse l’isolation induite par les Add-Ins S’aligne sur les stratégies de développement déjà existante pour les Office Add-Ins Outre le moyen, les points importants à retenir sont que: Il était déjà possible d’utiliser les dernières technologies pour le développement SharePoint et que donc, étant donné que SharePoint reste l’outil principal de création de contenu web d’Office 365, le SharePoint Framework devient le moyen de développement par excellence pour créer des applications intégrées à la plateforme Office 365 en lieu et place de développer des applications externes (MVC, etc.)  SharePoint devient le nouveau conteneur d’applications personnalisés dans Office 365 et prend donc une place centrale dans la plateforme. Authentification intégrée Suite bar (App launcher)  Les API vont être plus simples à utiliser et complétement Client-Side REST + Webhooks  Le développement SharePoint n’est plus propriétaire mais une compétence SharePoint est toujours requise pour développer dans l’outil! Avoir des API ne dispense pas de devoir apprendre comment marche l’outil (peu importe l’outil d’ailleurs).
  15. Office 365 Unified API (aka Microsoft « Graph ») Unifie tous les end points disponibles (Azure AD, Exchange, Outlook, etc.) Exploitable depuis un large éventail de technologies (Microsoft ou non) Utilisable partout (Office Add-In, application totalement personnalisée , etc.) Probablement les API SharePoint vont y être intégrées très prochainement ce qui signifie très probablement la mort du CSOM au profit de REST uniquement à la manière des autres API?
  16. Si l’on suit le raisonnement d’office 365, la « publication » devient un service comme un autre… Constat: pour le moment, SharePoint reste le seul outil viable de création et gestion de contenu dans Office 365, or, de plus en plus, les intranets doivent être mobiles et dynamique mettant à mal les limites de SharePoint…
  17. SharePoint intranet in a pocket Application mobile dédiée à SharePoint Nouveau canvas, nouveau WebParts Client-Side avec le SharePoint Framework Nouvelle expérience de bibliothèque et bientôt les listes Page d’accueil (Hub central) avec une recherche intégrée Simplicité avant tout. Rien à voir avec le ruban de SharePoint traditionnel. Centré sur des usages génériques et restreints (tiens donc, les fameux usages du début de la présentation…) Microsoft a compris que SharePoint était compliqué à utiliser pour une personne lambda. Unit la partie collaboration et publication  Expérience intégrée venant combler un point faible de SharePoint Intégration avec PowerApps et Flow À part le canvas, peu d’informations sur les composantes de base d’un intranet Navigation? À priori toujours basé sur la taxonomie. Page layouts? Le SharePoint Framework permettra l’inclusion de WebParts personnalisés Plus vraiment de raisons de créer sa propres application externe
  18. 1. Ne pas céder aux trips technologiques. Bien comprendre les outils disponibles avant de se lancer dans un projet Office 365. 2. La philosophie est maintenant orientée « services ». Pour votre futur intranet, il ne s’agit plus de SharePoint seulement 3. N’allez jamais « all in » dans un outil ou une API particulière. Vous n’avez plus le contrôle des mises à jour  Office 365 Roadmap
  19. La base reste