Ce document présente une étude de cas sur la gestion des notes d'examens à travers la création d'une base de données avec Open Office Base. Il décrit le processus de modélisation, le traitement des données pour les apprenants selon leur statut, et la réalisation de requêtes pour visualiser les résultats et l'absentéisme. L'auteur souligne l'importance de cet outil pour simplifier le suivi des notes et la communication avec la direction d'établissement.

1. L’étude de cas que j’ai développée traite un exemple de gestion de notes d’examens. Pour cela,
j’ai utilisé le logiciel OPEN OFFICE BASE qui m’a permis de construire une base de données et
ensuite l’exploiter : introduire des données à l’aide d’un formulaire et réaliser des requêtes.
Au départ, il fallait exposer une somme d’informations qui décrivent une réalité à modéliser. La
première tâche a été de construire un modèle. Ensuite, bâtir une BD. Dans la troisième phase,
cette base de données a servi à faire une démonstration de son utilisation : construction de
requêtes.
BTP-CFA Aix-les-Milles, la structure dans laquelle j’enseigne, a choisi un mode de règlement
d’examen particulier pour le diplôme du CAP : le CCF (Contrôle en Cours de Formation). Au niveau
de la matière que j’enseigne, le français, nous devons faire passer 2 évaluations au cours des 2 ans
de formation. La gestion des notes est relativement complexe pour plusieurs raisons :
- Certains apprenants, ayant déjà un diplôme équivalent ou supérieur, n’ont pas à passer ces
épreuves ;
- Nous sommes confrontés à un problème d’absentéisme relativement important ;
- Les évaluations peuvent être réalisées à différents moments selon les apprenants (absents
avec justification par exemple, que l’on doit évaluer à un autre moment).
Tous ces éléments tendent à montrer la nécessité de la création d’une base de données, afin de
faciliter notre travail de gestion de notes. Je me suis limitée à la gestion des notes des sections
dont j’ai la charge (51 apprenants dans 4 métiers différents) mais cette base de données pourra
tout à fait être utilisée par mes collègues pour toutes les sections de CAP de ma structure.
Il s’agit d’avoir une base indiquant le statut de chaque apprenant et, le cas échéant, ses notes.
Les apprenants sont répartis dans différentes sections. Ils peuvent avoir 3 statuts :
- Normal (passent les épreuves et auront 2 notes) ;
- Absent (la note O est attribuée) ;
- Dispensé (pas de note).
Nous devons pouvoir noter ces éléments pour chaque apprenti. Pour les apprentis ayant le statut
Normal, nous pourrons indiquer les notes pour les 2 évaluations au cours des 2 ans de formation.
Nous devons aussi pouvoir visualiser les noms des apprentis ne passant pas l’épreuve, les
apprentis absents et les notes de tous les autres afin de les communiquer à la Direction de
l’établissement.
Au niveau de la base de données réalisée, j’ai déjà toutes mes notes, je les ai insérées.
FICHE DESCRIPTIVE BDD CCF 2013
INTRODUCTION
BESOIN
DESCRIPTION

2. Organigramme gestion CCF
CRÉATION DES TABLES
J’ai créé 4 tables :
- APPRENTI : Numéro immatriculation, Nom, prénom, date de naissance (afin d’éviter des
erreurs pour 2 apprenants qui auraient le même nom et le même prénom), section, statut
- SECTION : nom de section
- STATUT : type de statut (Normal, Absent, Dispensé)
- EPREUVE : Evaluation CCF 1, évaluation CCF 2
J’ai ensuite établi les liens d’intégrité référentielle.
TABLE SECTION :
J’ai choisi VARCHAR_IGNORECASE pour ne pas avoir de problèmes au niveau des
minuscules/majuscules lors de la saisie.
APPRENTI
ABSENT
NORMAL
SECTION
CCF 1
CCF 2
DISPENSÉ
RÉALISATION

3. TABLE APPRENTI
Pour la date de naissance, j’ai choisi le champ [DATE]. Pour chaque champ, la saisie est obligatoire.
TABLE STATUT
TABLE EPREUVE
Au niveau des notes, la saisie n’est pas obligatoire puisque les notes peuvent être saisies à tout
moment et les apprentis dispensés n’auront pas de note.
CRÉATION D’UN FORMULAIRE DE SAISIE
Afin de faciliter le travail de saisie, j’ai créé un formulaire à l’aide de l’assistant de création de
formulaire.
Etant donné que j’avais en ma possession toutes mes notes, j’ai choisi le mode de saisie « Le
formulaire sert uniquement à saisir de nouvelles données ».
ID_APPRENTI est saisi automatiquement.
J’ai créé des listes déroulantes pour la section et le statut, afin de faciliter la saisie.
La saisie des notes n’est pas obligatoire.

4. CRÉATION DE REQUÊTES
Requête apprentis dispensés
Nous devons connaître le plus rapidement possible les apprentis dispensés de ces épreuves. La
première requête concerne donc les apprentis dispensés. J’ai utilisé la table APPRENTI et défini les
critères <>’N’ et <>’A’ pour n’avoir que les apprentis dispensés.
Requête apprentis absents
Il est aussi important de connaître les apprentis absents afin de vérifier si l’absence est justifiée ou
non, s’il est nécessaire de convoquer ces apprentis pour une nouvelle évaluation. J’ai procédé de
la même manière que pour les apprentis dispensés, en définissant les critères <>’N’ et <>’D’.
Requête résultats CCF 2013
Enfin, nous devons avoir un récapitulatif des résultats de tous les apprentis, par section.
Requête en mode SQL :
SELECT "SECTION"."ID_SECTION", "APPRENTI"."NOM", "APPRENTI"."PRENOM", "APPRENTI"."DATE_NAISSANCE", "STATUT"."CATEGORIE",
"EPREUVE"."CCF1", "EPREUVE"."CCF2" FROM "APPRENTI", "SECTION", "EPREUVE", "STATUT" WHERE "APPRENTI"."ID_SECTION" =
"SECTION"."ID_SECTION" AND "EPREUVE"."ID_APPRENTI" = "APPRENTI"."ID_APPRENTI" AND "APPRENTI"."ID_STATUT" = "STATUT"."ID_STATUT"
Requête résultats CCF 2013
J’ai volontairement éclairci cette zone car il s’agit de résultats
d’examens.