Harmonisation des opérations dans la nouvelle centrale de stérilisation à l'hôpital général juif (JGH), Une approche par simulation

1. Harmonisation des opérations dans la nouvelle
centrale de stérilisation à l'hôpital général juif (JGH).
Une approche par simulation
Direction de la Transition
Transition Team
Présenté par:
Alvaro Gil
Équipe de la transition au nouveau
pavillon de soins critiques, JGH
NOVEMBRE 20 2014

2. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
2
Plan de la présentation
1. Contexte et Problématique
2. Processus actuel
3. Modèle de simulation
4. Prochaines étapes

3. Contexte et problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
3

4. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Affilié à l’université de McGill
• Depuis 1934
• Capacité actuelle:
– 637 lits
– Plus de 40 spécialités médicales
• Staff
– 5.000 employés + 1.000 bénévolats
– 695 médecins (plus 188 résidents et 636
en rotation)
– 1.630 infirmières
• Volume
– 25.000 admissions / année
– 645.600 consultations externes / année
– 75.000 urgences / année
– 4.344 chouchements / année
– 13.200 interventions chirurgicales /
année
– 168.000 examens radiologie / année
• Construction d’un nouveau bâtiment
(pavillon K) depuis 2012
• Transfert de 60% de l’hôpital vers le
nouveau pavillon (20 services)
• Déménagement prévu pour janvier 2016
4
L’hôpital général juif (JGH) en chiffres

5. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
5
JGH avant et après
1. Contexte et Problématique

6. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
6 6

7. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Le bloc opératoire (OR) et la
centrale de stérilisation (CSD)
déménagèrent au nouveau
pavillon
• Le bloc opératoire est le client
plus important de la CSD (55%
des activités)
• Augmentation de nombre des
salles d’opérations (13 → 17)
• Changement du mode de
fonctionnement par rapport à la
préparation des interventions
chirurgicales (chariot de cas +
carrousels)
• Changement des emplacements
de stockage des instruments ainsi
que des responsables
• Avantages:
 Spécialisation des activités:
• Infirmières : Activités cliniques
• CSD : Activités logistiques
 Réduction et contrôle des coûts
 Réduction de risques des
infections
 Augmentation de productivité
 Contrôle de l’inventaire
 Traçabilité des produits
• Désavantages:
– Plusieurs changements
7
Bloc opératoire et centrale de stérilisation

8. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Un chariot de cas est un
dépositaire mobile où tous les
produits pour une intervention
(Instruments, peel pouches et
Consommables ) sont placés à
partir d'une liste de référence
(Kardex)
• Le Kardex identifie la liste
exacte de tous les produits qui
sont nécessaires pour
l'intervention.
8
Chariot de cas
1. Contexte et Problématique

9. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
9
General minor set
Exemple des instruments
Splenectomy Set General minor set

10. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
10
Exemple des peel pouches
Light Handler
Mayo tray Instrument pouche

11. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
11
Exemple des consommables
1. Contexte et Problématique

12. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Restriction d’espace
d’entreposage dans la
zone stérile du CSR
• Solution à haute
densité: carrousels
horizontaux
• Inventaire courant
(SKU):
– 1104 Supplies médicaux
– 994 peel pouches
– 650 sets d’instruments
12
Entreposage de haute densité (carrousels)
40% au CSR
90% au CSR
100% au CSR
1. Contexte et Problématique

13. 1. Contexte et Problématique
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Manque de standardisation des activités (OR et
CSD)
• Manque des listes de préparation pour les
interventions
• La CSD doit assurer l’adaptation aux nouvelles
activités et continuer avec le niveau de service
pour les autres clients de l’hôpital (cliniques,
services interventionnels, etc.).
• Nécessitée d’une évaluation de la situation
actuelle et future qui permette prévoir l’impact
des changements
• Implémentation des plusieurs outils d’ingénierie
(mesure des temps, diagramme des processus et
simulation).
13
Problématique en grosses lignes

14. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
Mesure du processus
14

15. 2. Mesure du processus
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
15
Processus de stérilisation en grosses étapes
Décontamination
Lavage
Assemblage
Stérilisation
Récupération et
transport
Stockage
Livraison
Sources
1. Bloc opératoire
2. Cliniques + Dental
3. Services généraux
4. Services
interventionnels

16. 2. Mesure du processus
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
16

17. 2. Mesure du processus
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
17

18. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
18
Diagramme spaghetti
2. Mesure du processus

19. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Allocation en fonction des activités spécialisés ainsi que de la
nature du client
• La plus haute concentration vers 15h
19
Allocation du personnel
2. Mesure du processus

20. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
Modèle de simulation
20

21. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Avec l’information disponible, on est capables de construire
un modèle de simulation de la centrale de stérilisation qui
permette d’évaluer la situation actuelle ainsi que s’anticiper à
la situation future (après le déménagement).
• Pour assurer que le modèle reflète la dynamique réelle avec le
bloc opératoire, on a premièrement créé un simulateur du
programme opératoire qui permette alimenter le simulateur
de la centrale de stérilisation.
21
Modèle de simulation
3. Modèle de simulation

22. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Environ 11.800 interventions
par année
• 1.271 types d’intervention en
13 spécialités
• Près de 240 interventions par
semaine (lun-ven), dont 15%
sont de cas d’urgence.
• 150 interventions représentent
le 80% du programme
opératoire.
• Orthopédie, Général et
Cardiaque sont les spécialités
plus exigent pour le bloc
opératoire (40% de
consommation de ressources)
22
Analyse historique des interventions au bloc opératoire
Speciality
Total type of
interventions
Single
Interventions
/ year
%
Interventions
Total time
(h)
Total
Interventions
pavilion K
Total time
consuming
pavilion K
(%)
Orthopedics 120 1,677 14.21% 3682 17.54% 17.8%
General surgery 125 1,530 12.97% 2675 16.01% 12.9%
Gynecology 104 1,247 10.57% 2319 13.05% 11.2%
Ophthalmology 93 944 8.00% 1227 9.88% 5.9%
E.N.T. 150 805 6.82% 1684 8.42% 8.1%
Urology 140 636 5.39% 1523 6.65% 7.4%
Cardiac 63 614 5.20% 2634 6.42% 12.7%
Vascular 127 486 4.12% 1113 5.08% 5.4%
Colo-rectal 87 472 4.00% 1536 4.94% 7.4%
Breast Oncology 10 383 3.25% 516 4.01% 2.5%
Plastics 85 314 2.66% 352 3.28% 1.7%
Neurosurgery 92 261 2.21% 1033 2.73% 5.0%
Thoracic 44 128 1.08% 294 1.34% 1.4%
Ophthalmology_PavG 7 2,241 18.99% 1053 0.00% 0.0%
1,271 11,800
3. Modèle de simulation

23. 3. Modèle de simulation
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
23
Analyse historique des interventions au bloc opératoire

24. 3. Modèle de simulation
Breast Oncology distribution General surgery distribution
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Réplique du programme
opératoire actuelle (quant à la
quantité et la distribution des
interventions par spécialité)
• La durée des interventions est
modelé à partir des données
historiques (distribution
lognormal)
24
Simulateur programme opératoire
Breast
Oncology
Cardiac E.N.T.
General
surgery
Gynecology Neurosurgery Obstetrics
Ophthalm
ology
Orthopedics Plastics Thoracic Urology Vascular
Mean 93.172254 209.17148 123.3811 131.87986 110.59171 252.8978 73.888082 44.842047 131.17915 91.193407 151.80292 148.69231 147.75507
Std Dev 44.340399 138.34023 104.56115 131.41995 97.950024 152.18018 20.296833 34.675259 55.690249 79.991886 87.994991 116.7003 101.17872
N 865 2181 2233 4986 3424 773 1653 8091 4220 910 274 1716 1184
Skewness 1.9247528 0.6768661 3.4010505 2.5616016 2.7180034 1.8678124 1.4527082 2.4367387 1.9437021 4.5199026 0.6941062 1.2922259 1.8507029
Kurtosis 5.4356585 0.9148828 12.971199 7.7867799 16.762419 6.3664123 6.4261879 7.9122348 7.9577333 40.333016 -0.184319 1.1450144 4.9591017
CV 47.589703 66.137233 84.746489 99.651265 88.569051 60.174576 27.469698 77.327556 42.453583 87.716743 57.9666 78.484422 68.477327
Fitted LogNormal
Scale (μ) 4.4419725 5.0670059 4.6262519 4.5601105 4.4250032 5.3790013 4.2677615 3.6005933 4.7983031 4.2469942 4.8357714 4.7219722 4.7908743
Shape (σ) 0.4222271 0.8023044 0.5485694 0.7508002 0.7163964 0.5539932 0.2626917 0.5921781 0.3958125 0.7253206 0.6425863 0.7439668 0.646348

25. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Tous les sources inclues (Bloc opératoire, Cliniques, services
interventionnelles, généraux)
– Bloc opératoire: simulateur du programme
– Autres sources: distributions observées
• Simulation à événements discrètes
• Logiciel ANYLOGIC
• Le simulateur permette de comparer les emplacements
présents et futurs.
• Entité centrale est le SET d’instruments, cependant il est
transformé en plusieurs entités pendant la simulation (avant
et après le CSD)
25
Simulateur
3. Modèle de simulation

26. 3. Modèle de simulation
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
26
Configuration présent
Ascenseur commun pour le
transport des instruments
propres et souillés

27. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
27
Configuration future CSD
3. Modèle de simulation

28. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
28
Entités
3. Modèle de simulation
Chirurgie
• Type
• Durée
• Salle
• Spécialité
• Nom (Kardex)
Consommables
Instruments (SET)
• N. Instruments
• Cheminement CSD
Programme opératoire
Autres sources
• Cliniques
• Dental
• Services généraux
• Services interventionnels
Processus de stérilisation
Notes
► Les instruments et consommables sont
transportés en chariots (une autre entité).
► Si pavillon K ajouter:
• Processus de lavage des chariots
• Changer le nombre des équipements
disponibles
• Ajouter processus de préparation des
chariots

29. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
29
Simulateur
• Nombre variable des salles
d’opération
• Configuration personnalisée
du profil chirurgical
• Nombre de chariots de cas
variable
• Chariots d’urgence
Profil chirurgical:
• Spécialité
• Quantité hebdomadaire
• Durée (moyenne, écart type)
• % urgence
• Salles dédiées
• Prob. >1 chariot de cas

30. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Génération des indicateurs de
performance de la salle d’opération
ainsi que de la centrale de
stérilisation
• Utilisation des ressources
• Quantité des chariots des cas
disponibles
• Temps du cycle des instruments
30
Simulateur
3. Modèle de simulation

31. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
31
CSR avant (pavillon C)
CSR après (pavillon K)
3. Modèle de simulation

32. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• Utilisation des ressources selon
l’allocation (changements mineurs)
• Goulot d’étranglement: Lavage
• Possibilité d’amélioration si on
change les temps de récupération
des produits souillés des autres
sources
• Bloc opératoire: Temps de cycle
variable entre 4h et 9h
• Probabilité d’utiliser le même set
d’instruments le même jour 12%
– Peel pouche: 28% (moyenne 4/sku)
• Si c'est le même jour, l’instrument
doit être libéré au plus tard 4h après.
• Il y a encore des calibrations à faire
Processus futur
• Préparation des chariots: 3
heures avec 2 ressources
• Cycle minimale pour les
chariots est de 4 heures
• 60 chariots de cas nécessaires
(25% limite minimale)
• Enquêtes aux autres clients
pour établir les changements
des temps de livraison et de
récupération
• Ceci ouvre la porte à
l’optimisation (projet au court
terme)
32
Résultats simulation
3. Modèle de simulation

33. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
Prochaines étapes
33

34. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
• L’équipe de la transition a créé un comité pour la gestion du projet
où toutes les parties impliquées au processus sont incluses
• Ce gros projet a été éclaté en 14 sous-projets
• Présentement le projet global est rendu à 55% d’avancement
• Objectifs à moyen terme
– Finir le modèle de simulation et ajouter des comportements plus
complexes pour traiter situations spéciaux (urgences, augmentation de la
charge de travail, manque des ressources (absence ou défaillance),
demande consécutive du même set des instruments, etc.)
– Nous voulons travailler avec d’autres hôpitaux pour valider nos modèles,
partager expériences et développer des indicateurs communs qui
permettent augmenter l’efficience des services de stérilisation.
– Construction d’un tableau générique des indicateurs (Di Mascolo & Gouin
2013 A generic simulation model to assess the performance of CSR)
34
Prochaines étapes
4. Prochaines étapes

35. 4. Prochaines étapes
Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
35
14 sous
projets

36. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
36
Exemple du tableau générique des indicateurs
Di Mascolo & Gouin 2013.
A generic simulation model to
assess the performance of CSR,
Health Care Management Science
16:45–61
4. Prochaines étapes

37. Direction de la Transition
Transition Team
CSD au pavillon K
37
Merci
Des questions?