Le document décrit les procédures d'achat et de contrat d'Oxfam, incluant les exigences pour la documentation nécessaire à chaque étape d'achat en fonction des montants. Il stipule également les informations requises pour la validation des factures, les justifications des dépenses du personnel et les contrôles financiers à effectuer lors des visites de suivi. Enfin, il souligne l'importance de conserver les documents justificatifs pendant 10 ans et la nécessité de traduire les documents rédigés en arabe.

1. Normative Financière
Oxfam

2. Procédures d´achat
Pour chaque achat, il faut réaliser un dossier d’achat qui comprendra:
• La
• demande de devis
• Un
• devis à partir de 5000 MAD et 3 à partir de 10 000 MAD
• Un tableau comparatif ou PV de sélection des offres des fournisseurs à
partir de 10 000 MAD signé par 2 pers (le président, financier/ le
coordinateur du projet)
• Le
• bon de commande au fournisseur à partir de 1000 MAD
• La
• facture en bonne et due forme
• Le bon de réception ou
•• bon de livraison avec cachet de réception pour les
fournitures à partir de 1000 MAD, signé et cacheté par l’association
partenaire
• Le
• reçu de paiement ou la copie du chèque signée de la part de fournisseur
ou du virement s’il y a lieu.

3. Procédure Contrat
Pour chaque contrat, il faut réaliser un dossier contrat qui comprendra:
• Des termes de références (TDRs)
• Un seul devis/ Offre financière à partir de 5 000 MAD et 3 à partir de 10 000 MAD
• Demande de l’offre technique/ note méthodologique et avec chaque devis
• Un tableau comparatif ou PV de sélection des offres financière et techniques des
prestataires à partir de 10 000 MAD signé par 2 pers (le président, financier /le
coordinateur du projet)
• Un contrat avec une description détaillée de service à fournir, ainsi que le CVs de
consultants disponible pour la mission, ajout de CIN pour les personnes
physiques,
• La facture en bonne et due forme (Pour chaque tranche débloquée)
• Justification de paiement de l’IR (30%) pour les personnes physiques, qui ne
peuvent pas présenter une facture.
• Le bon de réception de prestation signé et cacheté par l’association partenaire et
livrables.
• Le reçu de paiement ou la copie du chèque avec accusé de réception du
prestataire ou copie de l’ordre de virement.

4. Procédures d´achat/ Contrat
 Dans le cas où l’offre sélectionnée n’est pas la plus économique, il faut faire un rapport
justificatif en concertation avec Oxfam.
 S’il n’est pas possible de mettre en concurrence trois offres, il faut le notifier à Oxfam par
écrit, en y joignant le rapport justificatif de la situation exceptionnelle.
En cas d’appel d’offre, le processus de Contrat sera appliqué avec une publication de l’offre
avec les TDRs sur (une platforme digital, site tanmia pas exp, site de l’association…)
 Achat des Fournitures et des prestations des services :
Montants O – 4999
MAD
5000 -10 000
MAD
10 001 – 499
999 MAD
Plus de
500000 MAD
Procédure Pas de
devis
1 devis 3 devis Appel d’offre
(Ouvert ou
restreint)

5. • Bon de caisse, avec toutes les information nécessaires des dépenses.
• Le chèque d’alimentation doit renseigner le nom de la personne, sauf
réglementation interne.
• Il faut adapter un suivi de caisse pour chaque mois, et déterminer le solde au
moment de l’alimentation de caisse.
• Adapter le rapprochement bancaire et de caisse chaque fin de mois,
• En cas d’indémnisation des frais de transport ou subsistance, il faut présenter la
copie du CIN, le bon de caisse signé par le bénéficiaire ainsi le président
également un rapport de mission;
Procédures de la caisse/ Banque

6. Pour qu’une facture soit acceptée, elle doit
comporter TOUTES les informations suivantes:
 Le Nom et la raison sociale et entête de fournisseur (nom,
prénoms, titre ou raison sociale et adresse).
 La forme juridique de Fournisseur
 Numéro de facture.
 Identifiant fiscal, CNSS, RC, ICE et Taxe professionnelle.
 Identification du destinataire (Association partenaire).
 Description détaillée, prix unitaire, Quantité, Prix unitaire, Désignation
et le total, HT, TVA (Avec le pourcentage appliquée du TVA)
et TTC . (montant en chiffres et en lettres).
 Lieu et date de l’émission du paiement.
 Signature et tampon de l’émetteur de la facture, sur laquelle figure la
réception des fonds.
 Le moyen de paiement de la facture: liquide, virement ou copie
chèque avec accusé de réception.

7. 1. Nom du fournisseur
2. Adresse du fournisseur
3. Numéro de la facture
4. Date de la facture
5. Nom du client
6. Adresse du client
7. Désignation de l’achat
8. La quantité
9. Le prix unitaire
10. Montant par article
11. Le total HT
12. Le montant de la TVA+%
13. Le total TTC
14. L´ICE , IF, CNSS, RC,TP
15. Modalité de payement
16. Cachet et signature du
fournisseur

8. Personnel du projet
Les documents justificatifs pour les dépenses du personnel sont :
• Le dossier du personnel
 Le CV de la personne salarié du projet.
 La copie de sa carte d´identité CIN
 La copie de sa carte de CNSS,
 La copie des diplômes
 Le contrat de travail
 Fiche de poste
• Les bulletins de paie.
• Les bordereaux de paiement de la CNSS et de l´AMO
• Les BDS de la CNSS
• Le bordereau de paiement de l´IR.
• Timesheet
• Journal de paie

9. Visites de suivi financier
Lors des visites de suivi financier, le chargé de cofinancement et de
suivi financier doit vérifier:
• L´éligibilité des pièces justificatives des dépenses.
• Leurs correspondance avec le rapport financier.
• Le respect de la procédure d´achat
• L´état d´inventaire du matériel acheté dans le cadre du projet.
Ce travail de suivi nous permettra de détecter les futures formations
financières à faire aux partenaires afin de renforcer leur capacités
administrative et de gestion financières.

10. Archivage de la documentation:
Les documents physiques et informatiques financiers des
partenaires dont les justificatifs originaux de dépenses et de
paiement doivent être conservés chez le partenaire pendant 10
ans, après la date de remise du rapport final.
Présentation d’une déclaration sur l’honneur de conserver les
originaux des pièces justificatives des dépenses
Les justificatifs rédigés en arabe doivent obligatoirement être
traduits pour être présentés.

11. Merci pour votre
attention
