Le document présente un guide complet pour réussir une migration SharePoint, abordant la planification, l'exécution et la communication tout au long du projet. Il souligne l'importance d'un inventaire minutieux, de la préparation technique et des techniques de migration appropriées pour optimiser les résultats. Des conseils de gouvernance sont également fournis pour assurer la gestion efficace du contenu post-migration.

1. Une migration SharePoint Réussie!
De la planification à l'exécution
Louis-Philippe Lavoie – GSoft

2. Vue d’ensemble
Façons de faire
Obstacles et raccourcis
Artéfacts
Gabarits
splp.me/SharePointMigration
| 2
AU
MENU

3. | 3
Spécialiste SharePoint
(Architecte / Consultant / Formateur / Développeur / …)
@lplavoie
louis-philippe.lavoie@gsoft.com
Suis-je?
Louis-Philippe Lavoie
http://spdynamite.net
QUI

4. Planification
| 4
PLAN DE LA
PRÉSENTATION
4
Exécution
Vérification
Inventaire
Préparation
Communications

5. | 5
OÙ VA
L’EFFORT?
Planification
Exécution

6. | 6
PLANIFICATION

7. C’est un projet, traitez le comme tel!
Objectifs
Responsable de projet
Échéancier / budget ( == contraintes)
Lancement (Kick-off)
Participation
• Responsables de la ferme
• Propriétaires de sites
• Équipe TI
| 7
PLANIFICATION
OPÉRATIONNELLE

8. Atelier dirigés
Principaux acteurs
Seulement TI
Établir les objectifs
Passer à la nouvelle version?
Régler des problèmes?
Requis applicatifs / fonctionnels?
Exposer les irritants pour les éliminer
Pourquoi la version actuelle ne réponds pas?
| 8
PRISE DE
BESOINS

9. Audit complet de la ferme de destination (ou installation…)
Planification pour nouveau contenu
Hardware sizing
• Espace BD & disque disponible
• Load balancers, SQL clusters, proxy, …
URLs souhaités, entrées DNS
HTTP vs HTTPs (certificats à obtenir?)
À compléter après l’inventaire…
| 9
PLANIFICATION
TECHNIQUE
Garbage In == Garbage Out

10. | 10
COMMUNICATIONS

11. En amont du projet
Au lancement
Lors de l’inventaire
Lors de la préparation
Lors de l’exécution
Post-migration
| 11
QUAND
COMMUNIQUER?
Tout au long
du projet!

12. Communication efficace
Objectif
Auteur
Public cible
Medium utilisé
• Rencontre, courriel, affiche, etc.
Attentes
Moment
Créer un site de projet
… avec du contenu!
| 12
PLAN DE
COMMUNICATIONS

13. | 13
ANNONCE DU
PROJET

14. | 14
INVENTAIRE

15. Objectif
Obtenir la liste complète de tous les éléments à migrer
Priorisation
Efforts
Problèmes potentiels
En volume: 80% automatisé
En temps: 80% non-automatisé
C’est l’étape la plus importante de votre migration
| 15
INVENTAIRE
DE FERME

16. Personnalisations
Branding
Packages de code (WSP)
Vues personnalisées
Fonctionnalités inexistantes
Workflows
En cours
Tâches associées
Historique
Usagers / comptes inexistants
Points d’intégration externes
Items spéciaux
JavaScript / Content Editor
WebParts
Formulaires InfoPath
Liens dans le corps d’une page
Fichiers sans version archivée
| 16
À
SURVEILLER
Fonctionnalités retirées
Site de personnalisation
Espace de travail
Espace de rencontre
Services web asmx
Méthodes d’API désuettes
Applications de service
Profils / My Sites
Champs BCS
External Content Types
Colonnes de taxonomie
Feuilles de style XSL
Authentification classique
Check list:
splp.me/SharePointMigration

17. Outils d’inventaire / de Test migration
PowerShell
• Scripts maison
• preupgradecheck, Test-SPContentDatabase
Outils commerciaux
• SPDocKit, Sharegate Governance
Visio, etc.
Navigation
manuelle…
| 17
OUTILS
D’INVENTAIRE

18. Retirer
Aucun contenu ou dernière activité > x mois
Sites sans propriétaire
Projets terminés depuis + de 2 ans
Migrer
Aucune personnalisation
Workflows simples (SPD)
Refonte
Applications
Sites avec interactions externes
Workflow complexes
| 18
CRITÈRES DE
CATÉGORISATION

19. Migration de Base de donnée
Plus rapide
Migre plus de choses
Migre aussi les problèmes
Problèmes d’authentification
Par collection de site
| 19
TECHNIQUES DE
MIGRATION
Migration de Contenu
Plus flexible
Certains items impossibles
Réorganisation de contenu
IDs vont changer
Granulaire
Migration Hybride

20. Migration ne veut pas dire copie exacte
| 20
RÈGLE
#1

21. Décision (Retirer – Migrer - Rebâtir)
Détail des actions
Retirer : Supprimer, archiver, préserver une partie, …
Migrer : Tel quel, remanier le contenu, replacer le site, …
Rebâtir : cas par cas
Technique de migration
| 21
CATÉGORISATION DES
SITES

22. Revoir & Standardiser
Stockage (BD, Web App, URL, etc.)
Topologie
Gabarits de sites
Architecture d’information
Navigation
Versions
Répertoires
Opportunité pour optimisation de la recherche
| 22
MÉNAGE DU
PRINTEMPS

23. | 23
COMMUNICATIONS AUX
PROPRIÉTAIRES DE SITES

24. Inventaire
Topologie
Pour chaque site à conserver
Propriétaire
URL
Action
Risques / solutions
Architecture d’information / réorg
Date (classement, lot)
Accès requis
Communications
Plan présenté au propriétaire
Dates importantes aux utilisateurs
| 24
AVANT DE
CONTINUER

25. Autres points d’une bonne stratégie
Différences de fonctionnalités (SP2003 .. SP2013)
Phases (complète vs incrémentale)
Rôles et responsabilités
• Propriétaire de la ferme
• Administrateurs
• Propriétaires de sites
• Équipe des Communications
• Principaux auteurs de contenu
Plan de Formation
Plan de Comm
Site de projet
| 25
STRATÉGIE DE
MIGRATION

26. | 26
PRÉPARATION

27. Revisiter l’infrastructure
Préparer les nouveaux éléments
Code
Image de marque (branding)
Flux de travail
Etc.
Préparation des métadonnées
Tests
Backups!
| 27
PRÉPARER LA
MIGRATION

28. | 28
COMMUNICATIONS AUX
PROPRIÉTAIRES DE SITES

29. | 29
EXÉCUTION

30. Gel du site
Supprimer / archiver les sites identifiés
Séparer les BDs de contenu (au besoin)
Chaque site:
Suspendre les alertes
Réduire les versions
Fermer les tâches
Exporter / purger l’historique des flux de travail
Purger les corbeilles (2 niveaux!)
…
Migrer!
| 30
ON
MIGRE!

31. Réorganisation du contenu
Modifications de structure
Changements de données
• Sous-site vs Site
• Choice –> Taxonomy
• Fusions
Optimiser la Recherche
Possibilités différentes selon la technique (BD vs contenu)
| 31
REPARTIR DU
BON PIED

32. | 32
VÉRIFICATION

33. Full crawl
Outils de vérification
Health Analyzer
Event Viewer
ULS log
Designer Dashboard
Resource Monitor
PowerShell
…
Tests manuels
| 33
APRÈS LA
MIGRATION

34. | 34
COMMUNICATIONS AUX
PROPRIÉTAIRES DE SITES

35. | 35
LA SUITE…

36. Établir une bonne gestion du contenu (Gouvernance!)
Création / expiration des sites
.. du contenu (fichiers surtout)
Session : Une gouvernance simple et efficace
Mercredi 8h30, salle Côte-St-Luc
Rester proactifs!
Automatiser la découverte de contenu périmé ou inutilisé
• Workflows
• Information Management Policies
• Scripts PowerShell
| 36
MIGRATION ET
GOUVERNANCE

37. Référer au
lieu de
copier
| 37
LES 3 R DE
LA GOUVERNANCE
Rafraichir
l’information
périmée
Réduire le
contenu
inutile

38. Document disponibles
Script SP2010
Fichier d’inventaire (Excel)
Check list
Exemples de critères
++
splp.me/SharePointMigration
louis-philippe.lavoie@gsoft.com
| 38
À PRENDRE
AVEC VOUS

39. Thank you for your attention!
This presentation will be available on the Montreal
SharePoint Summit web site after the event.
Merci de votre attention !
Cette présentation sera disponible sur le site internet
de SharePoint Summit Montréal, après l’événement.

40. SVP évaluez ma session!
Complétez le sondage et courez la chance
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