Livret d'accueil réalisé pour les Mahaudières

1. CONTACT :
Association Les Mahaudières Initiatives Solidaires
Résidences Alexandre Plancher et Mauperthuis
14 Allée du Parc des Mahaudières 44400 REZE
02 40 75 49 92
Ce livret d’accueil est destiné à :
Qui est recruté(e) sur un poste de :
Pour un contrat (CDD, CDI, autres) :
Date de début du 1er contrat :
Vous venez d'intégrer une nouvelle équipe, au service de personnes âgées résidant dans
cet établissement.
Vous vous posez des questions sur le fonctionnement des résidences ? Ce livret a été
pensé et réalisé pour vous.
Le livret d’accueil contient des informations sur l’association et les résidences.
Y est intégrée la Charte de l’Entraide (page 3), et sont annexés la Fiche de Fonction et le
Règlement Intérieur.
Livret d'accueil du
nouveau collaborateur
Association Les Mahaudières Initiatives Solidaires
Résidences Alexandre Plancher et Mauperthuis
Bienvenue dans
l'établissement !
1

2. PRESENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT :
L’Association Les Mahaudières Initiatives Solidaires est une association de gestion à but non lucratif
de deux Établissements d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD), habilité à
l’aide sociale pour la totalité des lits.
Capacité d’accueil : … lits .
Conseil d’administration
- Président :
- Trésorier :
- Secrétaire :
Direction
Directrice : Christelle Andrès
Adjointe de Direction, RRH et Services Administratifs : Christine Leray
Adjoint de Direction, responsable des services Hébergement, Soins et Vie Sociale : Stéphane Dupas
ADJOINTE DE DIRECTION 1 ETP
RESPONSABLE DES RESSOURCES HUMAINES
ET DES SERVICES ADMINISTRATIFS
Christine LERAY
DIRECTRICE 1 ETP
Christelle ANDRES
ADJOINT DE DIRECTION 1 ETP
RESPONSABLE DES SERVICES
HEBERGEMENT,
SOINS ET VIE SOCIALE
Stéphane DUPAS
ASSISTANTE DE GESTION
Marine ETIENNE - 1 ETP
MEDECIN COORDINATEUR
(poste vacant)
ASSISTANTE DE DIRECTION
ASSISTANTE QUALITE
ET GESTION DES RISQUES
(0,5 ETP)
COORDINATRICE
DES SERVICES HOTELIERS
(0,5 ETP)
Julie CASSIUS
SERVICES RESSOURCES
HUMAINES
& ADMINISTRATIF
SERVICES LOGISTIQUES
SERVICES HEBERGEMENT,
SOINS ET VIE SOCIALE
Accueil, administratif, RH,
comptabilité 3 ETP
Aides-soignant(e)s
et aides médico-
psychologiques
35,52 ETP*
Psychologue
0,33 ETP
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Résidences Alexandre Plancher et Mauperthuis
ORGANISATION DE L'ÉTABLISSEMENT :
COMITE DE DIRECTION
Chefs de cuisine 2 ETP
Cuisiners - Commis de
cuisine 4 ETP
Resp.Serv.Entr./Maint./Log.
1 ETP
Agent Entr./Maint./Log.
2 ETP
Lingères 2,6 ETP
Gouvernantes,
Agents de service
27,35 ETP
Animatrice/Vie
sociale 1 ETP
Coordinatrice
de l'Accueil de
jour 0,90 ETP
Psychomotricienne
1 ETP
Infirmière(s)
6,82 ETP
*
autorité hiérarchique directe
autorité hiérarchique indirecte
accueil de jour
ORGANIGRAMME
2

3. QUELQUES REPERES HISTORIQUES :
Les Établissements d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD)
Mauperthuis et Alexandre Plancher sont gérés par une association unique, les Mahaudières –
Initiatives Solidaires. Il s’agit d’une association loi 1901 à but non lucratif.
Les résidences Mauperthuis et Alexandre Plancher sont deux résidences anciennes sur la Ville de
Rezé (44) l’une construite en 1970 et l’autre en 1990. Elles étaient, jusqu’en 2011, administrées par
deux associations distinctes, et fonctionnaient indépendamment.
En 2011, l’association Les Mahaudières – Initiatives Solidaires est créée pour reprendre en gestion
les deux établissements.
Le rapprochement des deux structures est progressif, et constitue une force dans la gestion au
quotidien. Petit à petit, les équipes sur chacun des établissements apprennent à se connaitre.
Le lien est établi notamment par l’animatrice, qui intervient sur les deux établissements.
NOTRE OBJECTIF :
Accompagner au quotidien les personnes âgées accueillies, en prenant en compte l'individualité de
chacune d'entre elles afin de répondre au mieux à leurs besoins.
NOTRE PROJET ASSOCIATIF : VALEURS & PRINCIPES FONDAMENTAUX
La charte de l’Entraide a été élaborée par un groupe de travail interne le 4 novembre 2015.
Elle recense les principales valeurs partagées par tout le personnel.
Ce sont des règles de fonctionnement qui engagent dans un but commun : mettre au centre le
résident et partager le même sens du travail !
Signer cette charte qui permet à l’équipe de mieux fonctionner, c’est être main dans la main avec les
autres membres de l’équipe. Elle est affichée dans la salle du personnel et remise aux nouveaux
embauchés.
LA CHARTE DE L'ENTRAIDE :
Chacun doit s’autoriser à demander de l’aide
Chacun peut s’autoriser à dire qu’il n’est pas disponible au moment dit
Chacun doit apporter son aide quand il est disponible
Chacun doit apporter spontanément son aide quand son travail est fini, sans que l'autre soit
obligé de le solliciter
Chacun peut oser demander comment faire les choses
L'entraide doit être dans les deux sens
Chacun peut oser dire les choses tout en respectant l'autre. Se dire les choses en face
calmement et gentiment.
Ne pas juger l'autre mais essayer de le comprendre
Chacun doit accepter de se remettre en cause
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4. Association Les Mahaudières Initiatives Solidaires
Résidences Alexandre Plancher et Mauperthuis
du règlement intérieur dont nous vous remettons un exemplaire ci-joint
des Consignes de Sécurité Incendie annexé à votre contrat,
de ma fiche de fonction et ma fiche de postes,
de mes horaires et jours de travail (affichage...)
du lieu de mon vestiaire et de la lingerie (tenues)
du fonctionnement du DECT (système appel résidents, pour les AS ou veilleuses)…
Photocopies du diplôme, de la dernière visite Médecine du Travail et du carnet de vaccination
(obligations : diphtérie, tétanos, hépatite B-si soignants, polyomélite)
Un bulletin n°3 du casier judiciaire
Un RIB
Copie de l'attestation carte vitale ou carte vitale
Copie de la carte d'identité ou de séjour
CHARTE DES RÉSIDENTS :
VOTRE VIE AU SEIN DE L'ÉTABLISSEMENT
Votre arrivée
A votre arrivée vous devez :
- Signer un contrat de travail et pour cela nous donner les copies de quelques documents
nécessaires à la réalisation des formalités d'embauche ( carte d'identité, carte vitale, diplôme,RIB...)
-Prendre connaissance
- Souscription obligatoire, sauf dérogation, à la Mutuelle d'entreprise complémentaire de ...
(voir service comptable); vous trouverez également une information concernant la prévoyance
en cas de maladie.
- Vous rendre à la visite médicale auprès de la médecine du travail, dont nous vous remettrons
la convocation. Cette visite est obligatoire et détermine votre aptitude à la tenue du poste de
travail.
Documents à fournir au service comptable/paie :
INTÉGRATION EN DOUBLURE
Vous allez intégrer votre service et votre poste en étant en situation de travail avec un.e tuteur.trice
(en doublure). Cette collaboration est prévue sur plusieurs jours. Après les premières semaines, un
entretien sera proposé pour formaliser votre ressenti.
TENUE DE TRAVAIL
L'établissement fournit les tenues de travail et pour certains postes des chaussures de sécurité.
Des vestiaires sont à votre disposition. Veuillez toutefois à ne pas laisser d'effets de valeur.
L'accès de certains locaux est réservé. Les codes permettant d'y accéder vous sont donnés lors de
votre embauche; il s'agit d'une information confidentielle qui ne doit jamais être divulguée à
l'extérieur de l'établissement.
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5. INFORMATIONS PRATIQUES :
HORAIRES DE TRAVAIL
Vos horaires de travail vous sont données via :
- un état des horaires du cycle de travail planifié. Des modifications peuvent y être apportées;
vous êtes généralement consulté avant tout changement. Sauf cas d'urgence, vous ne pouvez
pas modifier vous même vos horaires sans accord préalable.
- un planning général est affiché où apparaissent vos horaires
Je n'hésite pas à demander à mes collègues ou aux services administratifs si je ne comprends
pas certains codes horaires, comment faire pour déjeuner, etc...
LES CONGÉS PAYÉS
Ils représentent 2,5 jours ouvrables par mois travaillé sur la période allant du 1er juin d’une
année au 31 mai de l’année suivante. L’établissement ne ferme jamais ; Il n’y a pas de période de
congés obligatoire sauf entre le 1er mai et le 31 octobre.
Les demandes de congés doivent être faites sur les formulaires prévus à cet effet et sont soumises
à l’accord de la direction. L’accord est donné ou non, en fonction de l’organisation et des
nécessités de chacun des services. Certaines périodes de l’année ne se prêtent à la prise de congés
(ex : entre Noël et nouvel An notamment). Seule la 5ième semaine est fractionnable. Les congés
durant la période estivale sont organisés par roulement par la direction.
LES JOURS FERIÉS
Ils peuvent être travaillés en fonction des plannings et de snécessités de service. Ils ouvrent alors
droit à une compensation sous la forme d'une journée de récupération ou de paiement.
LES ABSENCES
En cas d’absence imprévue, téléphonez (ou faites téléphoner) à la résidence pour avertir, afin que
les mesures d’organisation puissent être prises très rapidement. En effet, n’oubliez pas que
compte tenu de l’activité de l’établissement, il sera souvent nécessaire de vous remplacer ou de
réorganiser le service en votre absence.
Si vous êtes malade, vous devez faire constater votre état par un médecin, nous contacter puis
nous envoyer le formulaire d’arrêt de travail et les prolongations éventuelles dans les 48 heures.
Si vous avez un accident dans l’établissement, ou sur le trajet entre votre domicile et
l’établissement, contactez l’infirmerie le plus rapidement possible afin que l’accident puisse être
inscrit dans le registre prévu à cet effet.
Si votre absence est prévisible, vous devez obtenir l’accord de la direction plusieurs jours à
l’avance afin qu’elle puisse organiser votre remplacement éventuel.
OBLIGATION DE DISCRÉTION ET DE CONFIDENTIALITÉ
L’activité que vous menez dans l’établissement, les relations avec vos collègues, la connaissance
que vous pouvez avoir de données personnelles concernant les résidents (informations
médicales par exemple), doivent faire l’objet de la plus grande discrétion. En dehors des temps
prévus à cet effet (réunion d’équipe, transmissions, formations …) vous ne devez divulguer en
interne ou à l’extérieur aucune information dont vous pourriez avoir connaissance dans le cadre
de votre travail.
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6. SANTÉ AU TRAVAIL- SÉCURITÉ
Dans l’activité que vous menez il y a des risques. Si vous le souhaitez, demandez à votre
responsable de service, ou à la direction qu’il vous explique les risques auxquels vous pouvez être
exposés, ou consultez le document unique relatif aux risques professionnels.
N’exposez jamais votre vie ou votre santé. Prenez connaissance des consignes de sécurité relatives
à l’incendie et repérez avec le responsable de service ou un collègue (ou à défaut la direction) les
systèmes de détection, d’alerte et de lutte contre l’incendie. Des formations et rappels de
consignes sont régulièrement organisés.
MON COMPTE ACTIVITÉ
Ce dispositif permet à tout salarié d’acquérir des droits tout au long de sa vie professionnelle et de
les utiliser dans le cadre d’un projet professionnel. La Caisse des dépôts et consignations gère
l’ensemble de ce dispositif. Vous pourrez avoir connaissance du nombre d’heures créditées en
vous connectant sur le site officiel : www.moncompteformation.gouv.fr
L’association accorde une importance particulière au maintien des compétences de tous les
collaborateurs, à leur développement et au partage des compétences entre tous les
professionnels. A cet effet, un entretien professionnel est proposé tous les 2 ans et permet
d’envisager l’évolution professionnelle de chacun. A tout autre moment, chaque salarié peut
solliciter son responsable pour aborder ces sujets.
Documents utiles pour une information permanente et pour le suivi du résident :
- Les protocoles, procédures sont consultables sur le logiciel de soins
- Les soignants ont accès aux Dossiers de soins informatisés (besoin d’un mot de passe)
- Les projets d’accompagnement individualisés sont consultables librement sur le logiciel de
soins
ORGANISATION DU TRAVAIL
- Je signe la fiche de suivi des horaires mensuels en fin de période
- Les plannings des personnels par quinzaine sont affichés chaque semaine dans chaque
résidence (les vérifier une fois par semaine).
- J'accueille des stagiaires extérieurs et je participe à leur formation.
- Je prends soin des équipements et des matériels que j’utilise, j’en effectue l’entretien de base et
je signale les pannes ou les détériorations tout de suite à l’agent de maintenance, à la Direction
ou au responsable concerné.
- Je respecte le secret professionnel
MON COMPORTEMENT VIS-A-VIS DES RESIDENTS ET DES FAMILLES
- Je considère le logement du Résident comme son véritable domicile, une notion qui doit
guider tous mes comportements (frapper avant d’entrer, saluer le résident, fermer la porte afin de
respecter son intimité…)
- J’ai le souci du respect permanent des règles d’hygiène : lavage fréquent des mains, gants à
usage unique, port du masque si maladie, port de vêtements de service pour les salariés au
contact des résidents.
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7. - Je travaille en équipe avec les autres services et les bénévoles, j’associe les Résidents
à la vie de l’établissement et les Familles à l’accompagnement des Résidents.
- Je respecte le Résident : ses désirs, ses goûts, ses attentes, ses projets (projet de vie
individualisé, de soin), je le vouvoie, je le nomme par son nom de famille en lui disant Monsieur
ou Madame (pas de prénom sauf si acté dans le dossier de soins), je prends le temps de
l’écouter (lui rappeler la date, l’heure, la météo...)
- Je remonte toute information à ma hiérarchie que je ne peux pas traiter (santé du résident,
besoin, question...).
REPRESENTATION DU PERSONNEL
Un comité social et économique a été élu et comporte plusieurs membres titulaires et suppléants.
En voici les noms et fonctions :
Ses missions sont de représenter l’ensemble du personnel auprès de la direction, de lui présenter
toutes les réclamations individuelles et collectives. Il assure également l’expression collective dans
les consultations relatives à la gestion, à l’évolution économique et financière de l’association, et à
l’organisation du travail, de la formation et à la santé la sécurité au
travail.
Votre contrat est régi par les accords collectifs de travail applicables dans les établissements des
Etablissements Privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif.
Conformément à la loi en vigueur, la convention est en libre consultation sur demande, ainsi que le
plan d’action sur l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes.
Les éléments concernant le harcèlement sexuel et moral et la lutte contre la discrimination à
l’embauche ont été intégrés au Règlement intérieur qui est remis à chaque employé qui le signe.
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Bonne installation dans
votre nouveau poste de
travail !