Support visuel utilisé pour l'événement organisé par BlueXML au Radisson Blu à Nantes le 27 septembre 2016.

1. Bienvenue au Blue Summit 2016
1ère édition - 27 Septembre 2016
Radisson Blu

2.  09h30 Accueil
 09h45 1ère thématique : Archivage
 11h00 Pause
 11h15 2ème thématique : Architecture
 12h30 Visite des locaux de BlueXML
 13h00 Déjeuner
 14h15 3ème thématique : Urbanisation
 15h30 Pause
 15h45 4ème thématique : Processus Documentaire
 17h30 Cocktail
Programme de la journée
Blue Summit 2016 27/09/2016

3.  Présentation du Module de Record Management
Alfresco avec BlueXML
 Les types d'archivage : intermédiaire, définitif,
légal, SAE
 Les normes SEDA-MEDONA, NF Z42-013
 Démonstration de Mnesys avec Nanoed
 Focus sur le SEDA avec CGI
27/09/2016Blue Summit 2016
1ère thématique : Archivage

4.  1 – Présentation d’Alfresco Records Management
 Mady GAUCHER – BlueXML
 2 – Le Point de vue de l’éditeur SAE
 Réflexion sur l’interaction GED/SAE : Les possibilités d’export proposées par une GED
 Retour d’expérience SEVRAN avec Mnesys et Alfresco : contexte de mise en œuvre d'un logiciel mixte, capable de gérer les
archives papier et électroniques
 Positionnement, complémentarité et intégration avec As@lae : travaux en cours de connexion MNESYS/AS@LAE (portail
commun)
 Claire MASFRAND – NAONED
 3 – Focus sur le SEDA
 Les problématiques d’intégration liés à l’implémentation du SEDA : la nécessité de centraliser avec une stratégie outillée
 Présentation du générateur SEDA et du modèle d’intégration : de l’archivage vers la dématérialisation de bout en bout
 Démonstration : automatisation de la chaine de transfert SEDA depuis Alfresco dans as@lae, avec le générateur
 Charles de TERNAY - CGI
 Maud LASTERRE - CGI
27/09/2016Blue Summit 2016
Archivage : programme détaillé

5. 27/09/2016Blue Summit 2016
Tour d’horizon
SEDA
Medona
DUA
NF Z42-013
Archivage légal
Valeur
Probante
ISO 14641

6. Principes de l’archivage électronique
Concepts : SEDA/MEDONA
6
• Le SEDA est une modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage :
• Il précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés
• Il définit les métadonnées pour la description des archives
• Les échanges (transactions) définis sont :
• Le transfert
• L’élimination
• La communication
• La restitution
• Les acteurs SEDA dans ces échanges sont :
• Le service versant
• Le service d’Archives
• Le service producteur
• Le service de contrôle
• Le demandeur d’Archives
Service versant
L’entité qui transfère un
ensemble de données à
un service d’archivageService
d’archivage
L’entité
destinataire du
transfert qui assure
la gestion des
Archives
transférées pour
communication par
les Services
versants
Service de contrôle
Le service qui exerce le
contrôle scientifique et
technique de l’Etat sur
les archives
Service producteur
L’entité qui a produit
les archives, qui les a
créées ou reçues dans
le cadre de son
activité
Toute personne
physique ou morale
qui souhaite consulter
les archives
conservées par le
service d’archivage
dans le respect de la
législation applicable
Demandeur
d'archives
Echanges
(transactions)

7. Principes de l’archivage électronique
…de la GED au SAE
7
• Des fonctionnalités similaires
• Capture (ou collecte) des données
• Contrôle des données et des métadonnées
• Gestion documentaire (métadonnées, indexation)
• Gestion des plans de classement (orientés utilisateurs)
• Des fonctionnalités complémentaires
• Numérisation des documents papier avec :
• des métadonnées spécifiques identifiées et figées
• un format recommandé
• la génération de journaux d’événements
• un contrôle humain lors de la phase d’indexation
• …

8. Principes de l’archivage électronique
…de la GED au SAE
8
• Un SAE comporte les fonctionnalités nécessaires à la gestion des données
figées, principalement :
• Il doit couvrir les besoins liés à la Gestion du Cycle de vie et à l’organisation
via un Tableau de Gestion/Profil d’Archivage
• Mais aussi les fonctions de sécurisation liées à l'intégrité et, la traçabilité
• Et les fonctionnalités liées à la pérennisation de l'information sur le long
terme
 Outils de validation et contrôle des formats à l'entrée
 Outils permettant des conversions de format à l'entrée ou a posteriori
 Réplication des données sur deux sites distants

9. 1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
o Définition
o Objectifs
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
o Apports du module
o Présentation du site « Gestion des archives »
o Utilisation des catégories de dépôt
o Processus d’archivage des documents
• Définir un document comme une archive
• Dépôt dans un dossier temporaire pour qualification / classement
• Définition d’une règle de traitement des archives après X mois de dépôt
o Navigation et recherches sauvegardées
o Alertes et relations
Alfresco Records Management
27/09/2016Blue Summit 2016

10. 1. Définition
Ensemble d’action visant à identifier, recueillir, classer et conserver
des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support
adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des
obligations légales ou des besoins d’information.
1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
27/09/2016Blue Summit 2016

11. 2. Objectifs
 Garantir une conservation normée
 Respecter l’intégrité de vos documents
 Faciliter le traitement des archives à l’aide de règles de
gestion
 Automatiser le cycle de vie des archives
1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
27/09/2016Blue Summit 2016

12. 1. Présentation du module
 Un site dédié dans votre
Alfresco
 Gestion des archives
matérielles et numériques
 Transformation d’un document
en archive depuis les sites
classiques de votre Alfresco
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016

13. 2. Présentation du site « Gestion des archives »
 Un site unique pour l’ensemble de vos archives
 Respecte les normes :
 ISO 15489
 ISO 30301
 DOD 5015 (l’organisation par défaut est basée sur ce standard)
 La création des catégories de dépôt permet de structurer votre archive
 Le site possède trois composants propres à la gestion des archives :
 Plan de classification
 Recherche des documents d’archives
 Outils d’administration
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016

14. 3. Utilisation des catégories de dépôt
et des dossiers
 Les catégories de dépôt permettent de structurer vos archives,
mais ce ne sont pas elles qui vont stocker vos documents !
 Les catégories de dépôt correspondent à des espaces définit par
des règles propres
 Par exemple : la catégorie de dépôt « Achats de matériel »
possède la règle d’archivage suivante : Rétention des documents
pendant un mois puis transfert vers le dossier « Archives achats »
 Les documents archivés sont stockés dans des dossiers
classiques liés à ces catégories de dépôts
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
27/09/2016Blue Summit 2016

15. 4. Règles d’archivage
 Règles sur les catégories de dépôt du plan de classification pour définir des étapes dans la vie de vos
documents
 Déclasser : permet de verrouiller un répertoire afin d’éviter tout nouveau document entrant
(sortie possible) et de verrouiller les archives situées à l’intérieur.
 Retenir : sert principalement de déclencheur/point de repère aux autres étapes. Il marque le
départ d’une période stockage de l’archive. Aucune restriction n’est appliquée sur l’archive.
 Détruire : permet la suppression totale de l’archive. Il est possible par l’intermédiaire d’une option
à cocher de conserver les métadonnées.
 Transférer : fonctionnalité optionnelle permettant l’envoi d’une notification mail à l’archiviste pour
lui indiquer que les documents définies par l’étape Transférer doivent être déplacer manuellement
vers un autre emplacement
 Versement à un autre organisme : fonctionnalité optionnelle permettant une connexion avec une
base externe pour un dépôt automatique des archives en fin de vie.
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016

16. 5. Navigation et recherches sauvegardées
 Le manu de navigation à gauche est spécifique au module et propose les accès suivants :
 Navigation remplace le filtre Fichier des sites classiques et permet de naviguer dans les
catégories de dépôt
 Plan de classification propose trois accès rapides aux :
 Archives en court de transfert
 Archives suspendues
 Archives en attentes de classement
 Recherches enregistrées permet d’accéder rapidement aux résultats d’une recherche créé
dans le composant Recherche des documents d’archives
 Le composant « Rechercher des documents d’archives » facilite la création de requête Lucène
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016

17. 6. Alertes et relations entre les archives
 Des alertes peuvent être posées sur les catégories de dépôts.
 Un mail est alors envoyé à l’archiviste pour traitement
 Les alertes sont régulières
 Les relations entre archives peuvent être manuelles ou automatiques
 Les relations automatiques sont créées entre plusieurs versions d’un même document. Les
archives sont toutes liées ce qui permet d’accéder à la dernière version
 Les relations manuelles peuvent définir plusieurs liens entre les documents tel que :
 Pièces-jointes
 Remplacé par
 Précédente version de
2. L’utilisation du module RM d’Alfresco
24/05/2016Blue Summit 2016

18. 27/09/2016Blue Summit 2016
2ème thématique : Architecture Alfresco
• Retour d'expérience sur le déroulement
d'un projet Alfresco (architecture
technique)
• La haute-disponibilité (performances / fail
over / cluster)
• Comment gérer mon exploitation au
quotidien ?
• Nous discuterons reprise, sauvegarde,
réversibilité et EIC

19. L’intégration Mono-instance
Share
Alfresco
Solr
Connecteur
Share
/search
/index
data
JOD
Utilisateurs
internes
LAN DMZ messagerie
HTTP HTTP
JDBC
SMTP(S)
LDAP(S)
Relais de
messagerie
appli-smtp
mysql1
AD
ad
OpenLDAP
ldap-ext
Exemple
HAPROXY
*.mondomaine.fr
LDAP(S)
Blue Summit 2016 27/09/2016

20. Déploiement en Cluster
Share
Alfresco
Solr
Share
Alfresco
Solr
Connecteur
Share
/search
/index
Annuaire
Base de
données
Serveur de
messagerie
SMTP
LDAP/S
JDBC
NFS
JOD
Serveur NFS
Exemple
Blue Summit 2016 27/09/2016

21. Focus sur l’Indexation
Solr
Alfresco
Solr
Alfresco
Alfresco
Solr
Alfresco
Alfresco
1 – Pas de serveur
d’indexation
2 – Avec un serveur
d’indexation
Solr Solr
3 – Avec plusieurs serveurs
d’indexation
Alfresco
Blue Summit 2016 27/09/2016

22. Focus sur architecture Mono-instance
1 – Un seul serveur
2 – Avec un SGBD dédié 3 – Avec 1 ou plusieurs Share
dédiés
Blue Summit 2016
Share
Alfresco
Solr
/search
/index
SGBD
Share
Alfresco
Solr
/search
/index
Alfresco
Solr
/search
/index
Share
SGBD
SGBD
27/09/2016

23. Déploiement hybride
Equilibrage
(Load-balancing)
Utilisateurs
internes
APPLICATIONS
(e.g. PES v.2)
Relais de
messagerie
AD
HTTP
jdbc
/solr4
NFS
/alfresco
/share
Nœud
dédié
Redondance
Serveur d’index
Serveur de
transformation de
documents (MTS)
Base de données
Haute-performances
Alfresco +
Share
Actif/actif
Round-robin
Applications
tierces
Blue Summit 2016 27/09/2016

24. 3ème thématique: Urbanisation
27/09/2016Blue Summit 2016
 Quel est le positionnement de la
GED dans le SI ?
 Quelles sont les briques
transversales existantes ? Et les
évolutions ?
 Les intégrations possibles avec les
applications métiers : finances, rh,
etc
 Nous parlerons des
interconnexions entre Alfresco et
les applications

25. L’intégration avec le métier
Archivage
GED Transversale
Ressources Humaines
SEDIT Marianne, HR-Access,
SAP-HR….
Relation Citoyen
Y@GRC, E-DEAL, Localeo, e-
citiz
Finances
Coriolis, Grand Angle,
Astre, SEDIT Marianne…
Communication
Drupal, Typo3, Wordpress,
Liferay…
Courrier
Maarch, Elise, Acropolis,
Kolok
Intermédiaire : Record Management…
Légal : As@lae, Mnesys…
Services Collectivités
Patrimoine, Jeunesse,
Routes…
Délibérations
Web-delib, Acropolis,
Gedelib…
Parapheur @
e-parapheur, EasyFolder,
Acropolis…
Blue Summit 2016 27/09/2016

26. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Quelles pratiques documentaires ?
Intégration Alfresco Coût
d’intégration
Maintenance Réutilisabilité Commentaires
Par développement
d’interfaces spécifiques
dans l’application métier
Max Editeur 0 A redévelopper
pour chaque
application
Par web clipping avec
iframe/popup en sur-
impression
Faible 0 Max
Utilisation Alfresco « tel
quel »
0 0 Max
27/09/2016

27. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Bénéficier de nouvelles fonctionnalités
 Plan de classement / Navigation
 Gestion des droits
 Recherche (plein-texte, facettes, smart folders)
 Processus
27/09/2016

28. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Applications métier
 Optimisé verticalement
 Non optimisé pour du développement spécifique
 Alfresco
 Optimisé transversalement
 Optimisé pour l’adaptation et le développement
 Points d’extension
 Meilleur combinaison ergonomie x fonctionnalités x prix
27/09/2016

29. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Utiliser Alfresco en tant que GED transverse
 Réutiliser les fonctionnalités existantes
 Ne pas redévelopper (et retester…) ce qui existe déjà
 Minimiser les développements spécifiques
 Avoir une approche systématique par rapport aux
applications métier
 Promouvoir la transversalité
 Conduite du changement
27/09/2016

30. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Principes
 Dépôt document + métadonnées par app métier
 Utilisateur/Groupe dédié
 Silo documentaire dédié
 Classement automatique
 Création de l’arborescence
 Positionnement des droits à partir des métadonnées
 Partage des documents avec les autres applications
 Smartfolders
27/09/2016

31. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Un silo documentaire global
pour chaque application métier
27/09/2016

32. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Le smart folder ne renvoie rien
car l’utilisateur ELG n’a pas les droits
27/09/2016

33. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
L’utilisateur ELG n’a effectivement
pas les droits
27/09/2016

34. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Le smart folder présente les informations
du silo documentaire global en fonction
des droits que vous avez
27/09/2016

35. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
 Travail à faire pour les éditeurs
 Conventions d’interopérabilité :
 Dépôt document + métadonnées
 Obligation pour les éditeurs de respecter
 Option : développement couche d’intégration
 Possiblité d’intégrer les développements internes
27/09/2016

36. L’intégration avec le métier
Blue Summit 2016
Applications
métier
Document
+
Métadonnées
Classement
• Création auto des répertoires
• Positionnement des droits
Partage des documents
• Configuration des smart folders
Applications
internes
Sites
collaboratifs
Répertoires
partagés
Fonctionnalités
• Navigation
• Recherche
• Partage
• Processus
ALFRESCO
Démat.
HTTP(REsT/WebService)
WebDAV/FTP/CIFS/…
27/09/2016

37. 4ème thématique : Processus Documentaire
27/09/2016Blue Summit 2016
Mythe ou réalité ?
 Comment traiter le cycle de vie d'un
document ?
 Présentation d'Activiti par Alfresco, la
modélisation de processus
 BlueDolmen, des solutions innovantes pour
enrichir les processus métiers

38. Processus Finances
Blue Summit 2016 27/09/2016

39. Processus RH
Blue Summit 2016 27/09/2016

40. 27/09/2016Blue Summit 2016
Processus Délibérations

41. 27/09/2016Blue Summit 2016
Schéma BPMN

42. Blue Summit 2016
Présentation BlueDolmen
27/09/2016

43. Merci pour votre
participation
Blue Summit 2016 27/09/2016