EverSuite Case Management
Gestion des processus documentaires et instruction de
dossiers électroniques

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Cliquez pour modifier le style
La problématique
Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fou...
LE PROGICIEL
EVERSUITE CASE MANAGEMENT
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Centralisation, partage et
capitalisation de l’information

Case
Management
Gestion
des processus

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capitalisation de l’information

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Gestion
des processus

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CliquezCase Management : Les points clés
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Couverture fonctionnelle (1/2)
Acquisition & Production
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Couverture fonctionnelle (2/2)
Recherche & Navigation
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 Deuxième niveau
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Acquisition
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Référentiel de
classement métier

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processus métiers

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Toutes les interfaces sont 100% Web :
• Déploiement rapide

• Authentifier les accès en se basant sur LDAP
• Mécanismes de...
Acquisition
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• Prise en compte des fortes volumétries de documents .
• Eventail complet de fonctions de numérisation :
• Numérisation p...
Cliquez de travail modifier le style
Poste pour
Dépôt des fichiers depuis toutes les
applications bureautiques et métier.
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 Deuxième niveau
• Troisième niveau
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Indexation
• Définition d'une liste d’index pour chaque type de document
• Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition
...
Gestion de processus
Liste des tâches affectées à une corbeille

Cliquez pour modifier le style
Cliquez pour modifier les styles du texte du ma...
L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs
corbeilles :

Cliquez pour modifier le style accès à sa corbeille
• Un gestionn...
Filtres par index

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Filtres par priorités

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Gestion de processus
Le calcul des priorités

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Tâche en cours

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Référentiel de documents
Ouvrir le plan de classement

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Consultation
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Produire un document
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CAS CLIENTS
Gestion des dossiers de sinistre
Courrier, fax et e-mails

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 Déploiement sur 12 agences
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Cliquez pour modifier le style processus
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BÉNÉFICES ET CONCLUSION
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PRÉSENTATION D’EVER TEAM
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QUESTIONS & RÉPONSES
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Contact
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webinar Ever Team case management 5 novembre 2013

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Ever team webinar es-case management-support

  1. 1. EverSuite Case Management Gestion des processus documentaires et instruction de dossiers électroniques Philippe Kerrest – Consultant ECM
  2. 2. PROBLÉMATIQUE ET ENJEUX
  3. 3. Cliquez pour modifier le style La problématique Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fournisseur, Collaborateur… Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Courrier, Fax, E-mails, Portail, Plateforme téléphonique …  Deuxième niveau S’assurer qu’il n’y a aucune perte de documents • Troisième niveau Réduire les temps de circulation et traitement des documents Mieux lisser les charges de travail indépendamment des sites géographiques Construire un Référentiel Documentaire ( Dossier Client 360° ) pour le mettre au service DES applications métiers Obtenir des indicateurs statistiques pour mieux piloter Améliorer la productivité Etre conforme aux obligations réglementaires © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 3
  4. 4. LE PROGICIEL EVERSUITE CASE MANAGEMENT
  5. 5.  Centralisation, partage et capitalisation de l’information Case Management Gestion des processus  Instruction de dossiers et gestion des documents associés Cliquez pour modifier le style  Procédures qualité  Documentation technique   Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations… Dossiers clients, fournisseurs… Cliquez Capture pour modifier GED & les styles du texte duRecherche & masque Valorisation du Contenu  Deuxième niveau Référentiel • Troisième niveaud’Entreprise        Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text… Analyse Big Data  Identification des tendances, problèmes complexes…  Archivage & Compliance  Analyse linguistique & sémantique, recherche par facettes… EverSuite, solution complète et intégrée © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 5
  6. 6.  Centralisation, partage et capitalisation de l’information Case Management Gestion des processus  Instruction de dossiers et gestion des documents associés Cliquez pour modifier le style  Procédures qualité  Documentation technique   Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations… Dossiers clients, fournisseurs… Cliquez Capture pour modifier GED & les styles du texte duRecherche & masque Valorisation du Contenu  Deuxième niveau Référentiel • Troisième niveaud’Entreprise        Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text…  Archivage & Compliance Système d’Archivage Mixte : électronique et physique  Archivage à valeur probatoire  E-Discovery EverSuite, solution complète et intégrée © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 6
  7. 7. CliquezCase Management : Les points clés EverSuite pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque + + + + + Gain de productivité  Deuxième niveau Pilotage et lissage de l’activité • Troisième niveau Optimisation de la chaine de traitement d’une demande Flexibilité d’adaptation et de prise en main Une offre packagée, rapide de mise en œuvre pour un ROI inférieur à un an © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 7
  8. 8. Cliquez pour modifier le style Couverture fonctionnelle (1/2) Acquisition & Production  Gestion de documents multi-formats : Office, eMail, …  Acquisition des flux entrants : numérisation (LAD/RAD), flux dématérialisés, …  Acquisition & accès depuis l’explorateur Windows ou la messagerie Cliquez pour modifier les styles du texte du masque Processus deDeuxièmetâches  traitement des niveau  Répartition des tâches dans des corbeilles de traitement • Troisième de traitement « ad hoc »  Processus collaboratifsniveau  Supervision à chaud, à froid. Gestion du référentiel  Gestion de dossiers dans un plan de classement personnalisé (modèles)  Classement automatique ou manuel (règles)  Non-duplication : un même document présent dans plusieurs dossiers  Gestion de la sécurité au niveau des dossiers & documents Publication  Génération automatisée des documents sortants  Publication multi-formats et multi-canaux  Accès en mode déconnecté. © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 8
  9. 9. Cliquez pour modifier le style Couverture fonctionnelle (2/2) Recherche & Navigation  Recherche simple et rapide (type « Google »)  Recherche sur la structure et le contenu des documents et dossiers  Formulaires de recherche paramétrables   Deuxième niveau un dossier Rebonds d'un document vers  Feuilletage d'un dossier Cliquez pour modifier les styles du texte du masque • Troisième niveau Archivage et obligations légales     Traçabilité complète des documents et des opérations Signature électronique des documents Stockage distribué et multi-support Format de stockage & d’archivage conforme aux normes et standards SOX, NFZ 42-013, … Intégration à l’existant  Accès depuis le bureau windows et la messagerie  Accès aux informations du Système d’Information (ERP, CRM, …)  Accès depuis les applications du SI (ERP, CRM, …)  Authentification intégrée (LDAP). © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 9
  10. 10. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Vue 360° EverSuite Case Management © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 10
  11. 11. Acquisition multi sources 1 Référentiel de classement métier 3 Maitrise des processus métiers 4 Cliquez pour modifier le style 7 Injection par typologie de documents 2 Recherche et accès facilité aux documents Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveauGestion de corbeilles de tâches pour action Sécurisation du stockage 5 9 6 Module d’archivage dédié 8 Vue 360° Traçabilité des actions Souplesse d’un progiciel intégré 10 Les fonctions à retenir © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 11
  12. 12. Toutes les interfaces sont 100% Web : • Déploiement rapide • Authentifier les accès en se basant sur LDAP • Mécanismes de SSO (« Single Sign On ») disponible Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Une application 100% Web © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 12
  13. 13. Acquisition
  14. 14. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Fiche descriptive Acquisition Depuis l’interface Web © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 14
  15. 15. • Prise en compte des fortes volumétries de documents . • Eventail complet de fonctions de numérisation : • Numérisation par lots, • Nettoyage d’image, redressement automatique • Gestion de séparateurs • Lecture d’un code à barres (séparateur et/ou métadonnées) • Gestion de pages blanches • Recto/verso systématique • Contrôle qualité • Post-marquage Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Support des interfaces ISIS, • Pilotage de tout type de scanner (appoint, prod, multifonctions. Acquisition Numérisation © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 15
  16. 16. Cliquez de travail modifier le style Poste pour Dépôt des fichiers depuis toutes les applications bureautiques et métier. Ouverture par simple clic. Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Dépôt de vos documents par glisser / déposer depuis Windows Acquisition Depuis le bureau windows et ses applications © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 16
  17. 17. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • EverSuite for Outlook pour intégrer, stocker et restituer vos e-mails • L’utilisateur, depuis sa boîte Outlook, visualise l’arborescence EverSuite et peut déposer les emails qu’il doit archiver par simple glissement avec la souris. Acquisition Directement depuis Outlook © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 17
  18. 18. Indexation
  19. 19. • Définition d'une liste d’index pour chaque type de document • Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition • Contrôles d’aide à la saisie possible • liens vers des application annexes, • listes d’autorité • le calendrier • etc. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Identification / Indexation © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 19
  20. 20. Gestion de processus
  21. 21. Liste des tâches affectées à une corbeille Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Gestion de processus L’affichage des corbeilles © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 21
  22. 22. L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs corbeilles : Cliquez pour modifier le style accès à sa corbeille • Un gestionnaire peut avoir personnelle, et aussi à des corbeilles d’attentes choisies en fonction de ses compétences • Un responsable pourra avoir une visibilité sur les corbeilles de ses collaborateurs. Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Gestion de processus L’affichage des corbeilles © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 22
  23. 23. Filtres par index Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • La liste des colonnes est variable en fonction de la corbeille et de la tâche en cours. On pourra donc imaginer des différences selon les types de documents, le statut de la tâche, … • On peut filtrer et trier en fonction des colonnes. • Les informations peuvent être lues depuis les index du document ou depuis des informations piochées dans le SI Gestion de processus L’affichage des corbeilles © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 23
  24. 24. Filtres par priorités Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Une priorité est calculée automatiquement par EverSuite pour chaque tâche. • Un drapeau de couleur permet de visualiser facilement le niveau de priorité d’une tâche. Gestion de processus L’affichage des corbeilles © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 24
  25. 25. Cliquez pour modifier le style Gestion de processus Le calcul des priorités Cliquez pour modifier les styles du texte du masque Les priorités sont automatiquement calculées par EverSuite, en fonction :  de l’âge (ou le niveau document ou de la demande  Deuxième délai) du  des index reconnus ou saisis • Troisième niveau  de valeurs lues dans le SI  d’interactions manuelles On utilise un moteur de règles :  Ce moteur est indépendant du moteur de workflow  Les statuts et les corbeilles peuvent également être calculées par ce moteur de règles Les priorités seront recalculées :  tous les jours  à la demande  chaque fois qu’un index est modifié © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 25
  26. 26. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Gestion de processus Un moteur de workflow © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 26
  27. 27. Tâche en cours Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Index de la Troisième niveau demande Le premier document de mon pli est affiché Ouverture d’un pli © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 27
  28. 28. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Depuis la tâche en cours de traitement, le Gestionnaire a accès à tous les documents du dossier de son client, organisés ou non en plans de classement Rebond dans le plan de classement depuis la tâche © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 28
  29. 29. Référentiel de documents
  30. 30. Ouvrir le plan de classement Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau Arborescence du plan de • Troisième niveau classement • Les documents sont automatiquement classés en fonction de leurs caractéristiques • Ces règles de classement permettent de grouper des documents en constituant des dossiers Plan de classement Accès à la liste de tous les documents © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 30
  31. 31. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Pour chaque dossier il est possible de gérer des droits d’accès • Les droits peuvent alors être appliqués en cascade aux dossiers « fils » • Un dossier peut également hériter des droits définis sur le dossier « père » Plan de classement Gestion des droits © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 31
  32. 32. Recherche
  33. 33. Cliquez pour modifier le style Zone de saisie du critère recherché Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau Lance la • Troisième niveaurecherche • La liste déroulante permet de choisir le type de documents recherché • Grâce à l’usage des caractères génériques il est possible d’effectuer une recherche « approchée » : • « hoch* » permettra de trouver « HOCHE » par exemple Saisie du critère de recherche © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 33
  34. 34. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Le mode de recherche "avancée" permet de cibler les critères à rechercher • Les assistants d'aide à la saisie sont utilisables • Les documents héritent des index de leur pli Recherche multi-critères © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 34
  35. 35. Rappel l’écran de recherche Cliquez pour modifier le style Cliquer sur un entête de colonne permet de trier les résultats Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Le trombone ouvre directement le document trouvé. Résultats de la recherche Liste des résultats © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 35
  36. 36. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Cet icône permet d’ouvrir le document à partir du dossier dans lequel il a été automatiquement classé Ouvrir un document depuis son dossier © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 36
  37. 37. Consultation
  38. 38. Cliquez pour modifier le style Signature numérique Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Suivi des versions Consulter un document © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 38
  39. 39. Transférer des document par mail Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Transférer une résultat par mail © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 39
  40. 40. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Annoter un document Annoter un document © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 40
  41. 41. Produire un document
  42. 42. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • Je souhaite écrire à mon client pour lui demander des informations complémentaires • Le courrier est produit à partir d’un modèle • Une fusion avec les méta données disponible est possible Générer un courrier © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 42
  43. 43. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau • • Un courrier est produit automatiquement en fonction • d’un modèle • des informations contenues dans la base de données Un code à barres a été ajouté pour faciliter la récupération du document Un document produit automatiquement © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 43
  44. 44. Statistiques et traçabilité
  45. 45. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Accès à l’historique du document ( Traitement) Tracabilité du traitement du document © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 45
  46. 46. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Accès à l’historique d’utilisation du document Tracabilité des actions sur le document © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 46
  47. 47. Cliquez pour modifier le style 10 5 5 10 5 5 5 20 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 50 20 20 30 10 10 20 50 10 10 10 20 20 10 10 10 10 41 6 7 4 12 16 6 32 4 7 14 8 3 2 3 9 5 Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Statistiques et supervision © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 47
  48. 48. Administration
  49. 49. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque Une console complète  Deuxième niveau • Troisième niveau permet d’administrer les applications de gestion de contenu : • Applications, • Rôles, • Utilisateurs, • Menus, • Formulaires, • … Une console d’administration unifiée © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 49
  50. 50. Cliquez pour modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Interface de modélisation des processus © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 50
  51. 51. CAS CLIENTS
  52. 52. Gestion des dossiers de sinistre Courrier, fax et e-mails Cliquez pour modifier le style  Déploiement sur 12 agences  styles du texte du masque Cliquez pour modifier les 1 200 gestionnaires de sinistre  10 000 plis par jours et par centre  Deuxième niveau soit >10 Million de pages / an • Troisième niveau  Changement organisationnel facilité  Mutualisation de l’information  Fluidification des activités MAIF © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 52
  53. 53. Cliquez pour modifier le style processus Industrialisation des clients  styles du des réclamations (AR) Cliquez pour modifier les Traitement texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau  Dossier Adhérent complet, mis à disposition des applicatifs métiers  Un déménagement sans interruption de services Groupe Berri © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 53
  54. 54. BÉNÉFICES ET CONCLUSION
  55. 55. Cliquez pour modifier le style synthèse EverSuite Case Management - En Solution packagée pour le traitement du courrier (papier, fax, mails, web…) Cliquez pour modifier les styles du texte du masque Qui s’adapte à votre organisation et à ses changements  Deuxième niveau Ventilation par Priorités / Compétences / Charges Qui assure une traçabilité complète • Troisième niveau Qui construit automatiquement le Dossier Client 360° Qui permet un pilotage à chaud pour une meilleure productivité Qui offre des statistiques de temps de traitement Sans déploiement sur le poste et rapide à prendre en main Scalabilité pour prise en compte des montées en charge Facilement intégrable avec les applications du SI © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 55
  56. 56. PRÉSENTATION D’EVER TEAM
  57. 57. Cliquez pour modifier le style Experts de l'ECM Cliquez pour expertise en gestion de du masque + 20 ans d’modifier les styles du texte Documents et  Deuxième de Contenu niveau • Troisième niveau Des centaines de clients en EMEA 10% de croissance en France en 2012 65% du CA à l’international © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 57
  58. 58. Cliquez pour modifier le style EverSuite Un spectremodifier les styles du texte du masque Cliquez pour ECM complet :  Deuxième niveau acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, • Troisième niveau valoriser Des solutions packagées, paramétrables & évolutives Disponibles sous J2EE ou SharePoint © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 58
  59. 59. Cliquez pour de références dans 15 pays Des centaines modifier le style Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 59
  60. 60. QUESTIONS & RÉPONSES
  61. 61. Cliquez pour modifier le style EVER' BLOGS Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau Suivez nos experts en Archivage & Case Management http://blog.ever-team.com © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 61
  62. 62. Contact Cliquez pour modifier le style Philippe Kerrest Cliquez pour modifier les styles du texte du masque Consultant ECM  Deuxième niveau • Troisième niveau p.kerrest@ever-team.com © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 62
  63. 63. Coordonnées EVER TEAM Cliquez pour modifier le style www.ever-team.com Cliquez pour modifier les styles du texte du masque  Deuxième niveau • Troisième niveau http://blog.ever-team.com marketing@ever-team.com +33 (0)4 26 68 33 00 www.facebook.com/everteam http://twitter.com/ever_team_fr © EVER TEAM SA – www.ever-team.com 63

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