Atelier sur la mise en oeuvre
         des méthodes de travail collaboratives




Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008  ...
Outils de travail collaboratif et Mégalis

 Mégalis en 2007 :
    • augmentation du nombre d'interlocuteurs
    • augmenta...
L'existant au sein de Mégalis
 Les outils à disposition au sein de Mégalis :
             ●   sites Internet : Mégalis, e-...
Les lieux d'échanges
 Les lieux d'échanges entre Mégalis et les utilisateurs des services

    Commissions thémaTIC      ...
Les acteurs de Mégalis
 Les différents acteurs au sein des collectivités
         ●   Directeur général des services / Sec...
Les sites Internet de Mégalis
 Le site www.megalis.org

 Accès
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 Le site www.e-megalisbretagne.org

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 Le site du réseau du net public breton
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 Propositions d'évolutions

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Les listes de diffusion
 Accès
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La plate-forme e-mégalis
 La base de connaissance e-mégalis
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La plate-forme e-mégalis
 Les forums e-mégalis
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La plate-forme e-mégalis
 L'espace de rédaction collective e-mégalis
 Accès
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Exemple d'échanges au sein de Mégalis

 Mise en oeuvre d'un nouveau service
         •    Constituer un groupe de travail
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Exemple d'échanges au sein de Mégalis
 Mise en oeuvre d'un nouveau service
                                           Orga...
Exemple d'échanges au sein de Mégalis
 Mise en oeuvre d'un nouveau service
                          Discuter en dehors de...
Les outils de travail collaboratif

  Avant la mise en oeuvre, prendre en compte les impacts en terme d’organisation
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Outils Collaboratifs Mégalis V3

  1. 1. Atelier sur la mise en oeuvre des méthodes de travail collaboratives Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 1
  2. 2. Outils de travail collaboratif et Mégalis Mégalis en 2007 : • augmentation du nombre d'interlocuteurs • augmentations des services proposés => besoin d'organiser les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs en fonction des besoins et objectifs fixés. Aujourd'hui, Mégalis propose des outils permettant de faciliter les échanges. Pour que de tels outils aient un apport concret, des méthodes de travail et d'organisations doivent être mises en place. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 2
  3. 3. L'existant au sein de Mégalis Les outils à disposition au sein de Mégalis : ● sites Internet : Mégalis, e-mégalis, réseau du net public breton ● listes de diffusion ● visioconférence ● webcollaboration ● streaming video ● base documentaire e-mégalis ● Forums e-mégalis ● Espace de rédaction collective e-mégalis => Outils pour les échanges entre les collectivités et Mégalis => à disposition des collectivités pour leurs besoins propres, => mais aussi pour des travaux entre collectivités et leurs partenaires Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 3
  4. 4. Les lieux d'échanges Les lieux d'échanges entre Mégalis et les utilisateurs des services Commissions thémaTIC Réunion Référents Mégalis - E-administration - Education et formation - Santé et services aux personnes - Culture numérique et vie dans la cité Présentation / démonstration au Groupes de travail sein des collectivités - Acheteurs - Actes - Technique Réseau du net public breton - Archivage numérique Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 4
  5. 5. Les acteurs de Mégalis Les différents acteurs au sein des collectivités ● Directeur général des services / Secrétaire général (Secrétaire de mairie) ● Directeur informatique / Responsable informatique ● Acheteur public ● Référent Mégalis ● Responsable services assemblées Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 5
  6. 6. Les sites Internet de Mégalis Le site www.megalis.org Accès - site sous SPIP - rédaction par un prestataire extérieure - accès uniquement en lecture pour les internautes Objectif Apporter de l'information à tous les publics sur le Syndicat mixte Mégalis et les services offerts. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 6
  7. 7. Les sites Internet de Mégalis Le site www.e-megalisbretagne.org Accès - site sous SPIP - rédaction par Mégalis et un prestataire extérieur - accès uniquement en lecture pour les internautes Objectif - Apporter de l'information sur l'e-administration en général à tous les publics. - Apporter de l'information sur les services proposés sur la plate-forme à tous les publics et principalement, aux entreprises et aux agents utilisant la plate-forme. - Donner accès aux services proposés sur la plate-forme. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 7
  8. 8. Les sites Internet de Mégalis Le site du réseau du net public breton www.megalis.org/reseau-netpublic Accès - site sous SPIP + wiki sous Mediawiki - rédaction par un prestataire extérieure, et par flux RSS des partenaires - accès uniquement en lecture pour les internautes et en écriture sur le wiki Objectif - Diffusion et valorisation des bonnes pratiques vers tout public - wiki entre les partenaires pour la production de documents et l'organisation d'évènements - wiki tout public pour échanger et faire connaître les bonnes pratiques des usages TIC en Bretagne Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 8
  9. 9. Les sites Internet de Mégalis Propositions d'évolutions  Espace réservé aux membres de Mégalis ? = création d'un compte Mégalis web ? = quid compte e-mégalis versus compte Mégalis web ?  Proposer des wikis ?  Regrouper tous les sites en un seul ? Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 9
  10. 10. Les listes de diffusion Accès - outil mailman - création et mise à jour par Mégalis Objectif Liste d'informations uniquement => communication vers les membres et utilisateurs. Listes existantes Groupe de travail Commissions thématiques grp.travail.actes@megalis.org usages@megalis.org grp.travail.acheteurs@megalis.org commission.e-administration@megalis.org grp.travail.dsi@megalis.org education.bretagne@megalis.org archives@megalis.org sante@megalis.org grp.suivi.groupement-cde@megalis.org demat-pays-amf@megalis.org demat-cci@megalis.org Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 10
  11. 11. Les listes de diffusion Evolution en cours des listes = création de listes adaptées aux besoins de communication de Mégalis Fonctionnement du Syndicat Commissions thémaTIC delegues.titulaires@megalis.org commission.culture-numerique@megalis.org delegues.suppleants@megalis.org commission.e-administration@megalis.org referents@megalis.org commission.education-formation@megalis.org direction.generale@megalis.org commission.sante-services@megalis.org direction.xxx@megalis.org Groupes de travail E-mégalis grp.archivage.numerique@megalis.org organismes.professionnels@megalis.org grp.suivi.groupement-cde@megalis.org admin-emegalis@megalis.org grp.technique@megalis.org formateurs-greta@megalis.org grp.acheteurs@megalis.org grp.actes@megalis.org Partenaires liste-amf@megalis.org liste-pays@megalis.org Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 11
  12. 12. Les listes de diffusion Propositions d'évolutions  Créer d'autres listes ?  Créer des listes de diffusion avec modération ?  Créer des listes de diffusion sans modération ? Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 12
  13. 13. Les outils de communication et de collaboration La visioconférence Accès - Service opéré par Novasight - Nécessite une salle dédiée et des équipements spécifiques sur chaque site - Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis ou via Internet. - Accès de sites non Mégalis par RNIS ou Internet Objectif Faciliter l'accès aux réunions organisées par Mégalis en évitant les déplacements => réunions des groupes de travail => réunions des commissions thémaTIC. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 13
  14. 14. Les outils de communication et de collaboration La visioconférence Fonctionnalités proposées : - Une qualité sonore améliorée (son large bande 7Khz) - La diffusion de documents numériques (radiographie, IRM, présentation de type powerpoint …) en format original et en simultané avec l’audio et la vidéo sur l’ensemble des sites compatibles (H.239) - Une mosaïque des sites visualisés adaptable pour chaque site participant - Une plus grande fluidité vidéo grâce à des débits plus importants et de nouvelles normes vidéo supportées (H.264) - Un système de réservation des visioconférences sur Internet et la visualisation de Journée Mégalis/DGME terminaux de visioconférence sur 24 heures l’occupation des – 17 janvier 2008 14
  15. 15. Les outils de communication et de collaboration Le webcollaboration Accès - Service opéré par Rétis Comunication - Ne nécessite pas de logiciel sur les ordinateurs concernés car utilise la technologie flash d'Adobe incluse dans tous les navigateurs - Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis et via Internet Objectif Faciliter l'organisation de réunions en permettant : - l'accès aux échanges depuis son poste de travail, en évitant les déplacements dans des salles spécifiques, - le partage en ligne de documents et d'applications - la rediffusion de contenu multimédia (eLearning) Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 15
  16. 16. Les outils de communication et de collaboration Le webcollaboration Fonctionnalités proposées - Espaces privés virtuels de réunions - Une salle de séminaire pour un grand nombre de participants - Portail web pour la planification et la mise en place des réunions - Notion de rôle - administrateur de site - présentateur - participant - Stockage et rediffusion de documents Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 16
  17. 17. Les outils de communication et de collaboration Le streaming vidéo Accès - Service opéré par FT/Fictis - Nécessite l'installation d'équipements et logiciels sur site pour produire la vidéo + ressource humaine pour la prise de vue et/ou le montage vidéo. - Ne nécisste pas d'installation particulière sur les postes pour lire les video diffusées Objectif Donner accès aux contenus filmés des réunions organisées => en temps réel => ou en différé. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 17
  18. 18. Les outils de communication et de collaboration Le streaming vidéo Fonctionnalités proposées - Créer, gérer et diffuser des contenus audiovisuels par un logiciel Windows : - gestion d'une bibliothèque de contenus : - stockage et indexation des contenus en base de données - gestion des méta-données descriptives. - assistant de publication des contenus au sein d'espaces web. - gestion des statistiques d'accès aux contenus. - Créer des contenus audiovisuels enrichis - Opérer des retransmissions audiovisuelles d'évènements en direct Les formats supportés sont Windows Media et Real video. Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 possible (tranche conditionnelle) Le format Flash video (flv) est 18
  19. 19. Les outils de communication et de collaboration Propositions d'évolutions  Tout d'abord faire connnaître ... • organisation en avril de 4 réunions, une par dpt, présentant les outils visio, webcollaboration et streaming. • publication d'un guide « mode d'emploi de la visioconférence »  Ensuite utiliser les services au sein de Mégalis • Proposer la visioconférence pour tous les évènements organisés par Mégalis ? • Proposer le service Webcollaboration pour les réunions des groupes de travail ? • Mettre en oeuvre le Streaming vidéo pour : •les réunions des commissions thémaTIC ? •les réunions des groupes de travail ? •tous les évènements organisés par Mégalis ? Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 19
  20. 20. La plate-forme e-mégalis La base de connaissance e-mégalis Accès - plate-forme e-mégalisbretagne.org - en lecture à tout utilisateur ayant un compte - en écriture à une liste d'utilisateurs paramétrée par Mégalis Objectif Donner accès à des documents : sur des thèmes métiers utiles aux agents des collectivités, sur des projets de Mégalis, etc ... Propositions d'évolutions Mise en ligne de tous documents validés, qui n'ont pas vocation à évoluer : - marchés publics : modèles de CCTP, de CCAP, étude juridique, etc. - Compte-rendus de réunions Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 20
  21. 21. La plate-forme e-mégalis Les forums e-mégalis Accès - plate-forme e-mégalisbretagne.org - création des thèmatiques par Mégalis - en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte Objectif Donner la possibilité aux agents des collectivités d'échanger sur des thèmatiques. Propositions d'évolutions Création de grandes thématiques : - Marchés publics ? - Systèmes d'informations ? - Actes ? Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 21
  22. 22. La plate-forme e-mégalis L'espace de rédaction collective e-mégalis Accès - plate-forme e-mégalisbretagne.org - en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte Objectif Création de documents de manière collective : mise en ligne de documents, définition des contributeurs, réservation de documents, gestion des versions et historiques des contributions. Propositions d'évolutions Création de compte-rendus de réunion ? Création de cahier des charges ? Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 22
  23. 23. Exemple d'échanges au sein de Mégalis Mise en oeuvre d'un nouveau service • Constituer un groupe de travail • Organiser les réunions • Suivre les inscriptions • Diffuser les comptes-rendus • Valider les comptes-rendus • Mettre en ligne des documents validés : ordre du jour, présentations, compte-rendus, feuille émargement, ... • Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé • Prendre des décisions • Elargir le groupe de travail Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 23
  24. 24. Exemple d'échanges au sein de Mégalis Mise en oeuvre d'un nouveau service Organiser les Diffuser les Valider les Mettre en ligne Constituer un réunions, Participer aux comptes- comptes- des documents groupe de travail suivre les réunions rendus rendus validés inscriptions Outils site Internet, blog, x x x x wiki, ... listes de diffusion x x x visioconférence x webcollaboration x streaming video base documentaire x x e-mégalis Forums e-mégalis x Espace de rédaction x collective e-mégalis Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 24
  25. 25. Exemple d'échanges au sein de Mégalis Mise en oeuvre d'un nouveau service Discuter en dehors des réunions Elargir le groupe de Prendre des décisions en temps réel ou différé travail Outils site Internet, blog, x x wiki, ... listes de diffusion x x visioconférence x webcollaboration x x streaming video base documentaire e-mégalis Forums e-mégalis x Espace de rédaction collective e-mégalis Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 25
  26. 26. Les outils de travail collaboratif Avant la mise en oeuvre, prendre en compte les impacts en terme d’organisation au sein de Mégalis, et dans les collectivités => avoir visibilité sur le planning prévisionnel des évènements/réunions => pouvoir estimer la charge de travail de chaque type d'acteurs Une fois les choix effectués, faire connaître au plus grand nombre, l'organisation et les outils choisis => définir un plan de communication Mise en oeuvre d'une organisation collaborative = Echanges, partages = enrichissement mutuel de tous les partenaires Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008 26

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