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                             La gouvernance SharePoint



Il s’agit principalement de : La gouvernance des systèmes d'information (IT Governance)
permet d'aligner le système d'information (SI) (tactique) sur les métiers de l'entreprise
(stratégie); l'objectif est de piloter et contrôler la participation du SI à la création de richesse.
Le SI est un investissement; l'enjeu est de mesurer le Retour sur investissement1.

                                                                                                   source WIKIPEDIA.


          1.   Gestion opérationnelle et de projet

          2.   Développement et configuration

          3.   Infrastructure

          4.   Problèmes d’utilisation

          5.   Education et formation

          6.   Navigation, taxonomie et moteur de recherche.



Les chapitres suivants iront plus avant dans le détail de chaque domaine et essayeront de
décrire les sujets qu’il y aura lieu d’inscrire à votre plan de gouvernance.

Chaque chapitre contiendra un tableau qui indique le nom d’un groupe d’actions ou de
décisions (sujets), les actions spécifiques à apporter (Que faire ?) ainsi que les raisons sous-
jacentes (Pourquoi le faire).

L’objectif ici étant clairement de vous fournir, à vous lecteur, tant un guide pratique pour
créer votre plan de gouvernance que de vous donner un éclairage de fond sur les différents
sujets, de sorte que vous soyez à même d’identifier de nouveaux sujets, propres à votre
organisation, et les ajouter ainsi à votre plan de gouvernance.




1
  Dans le monde de la finance, le terme retour sur investissement (RSI) ou rentabilité du capital investi, parfois
simplement rendement ou taux de rendement ou taux de profit, désigne un ratio

    MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
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1.   Gestion opérationnelle et de projet

     Ce sujet comprend l’approche traditionnelle de la gestion de projet ainsi que les problèmes
     qui pourraient être décrits de façon plus formelle comme gestion opérationnelle car ils font
     plus référence à la gestion de la plateforme et non pas à la gestion de projet associée à la
     construction initiale. Dans ce chapitre, nous aborderons la construction ainsi que les différents
     points opérationnels qui nécessitent de prendre une décision dès le début du projet pour
     promouvoir la consistance.



                                 Gestion opérationnelle et gestion de projet
                 Points                         Que faire ?                  Pourquoi le faire ?
                                       Etablir un plan de
                                       communication qui comporte
                                       :



                                    -    Qui sera en charge de la
                                                                            Etablir une attente au sujet
                                        communication
                                                                            de la nature des différentes
                                    -    Quand cette (ces)
                                                                            communications ainsi que de
                                        communication aura-t-elle
                                                                            leur contenu, aidera les
                                        lieu ?
                                                                            utilisateurs à comprendre
     Communication                  -    Quel sera le contenu des
                                                                            comment contacter l’équipe
                                        différentes communications ?        en charge du projet ainsi que
                                    -    Quel sera le vecteur de la         de leur ouverture à la
                                        communication ? (mail,              discussion et facilitera
                                        document, newsletter…)              l’adoption du projet.
                                        Etablir un point de contact
                                        central pour tous ceux qui ne
                                        sont pas directement
                                        impliqués dans la
                                        gouvernance.

                                                                            Définir le processus de
                                        Définir un processus qui            déploiement génère une
                                        sera utilisé pour le                compréhension claire de la
                                        déploiement des applications        part des équipes de
     Processus de déploiement
                                        développées en interne ainsi        développement au sujet de ce
                                        que des logiciels achetés sur       qu’ils peuvent attendre si
                                        la plateforme SharePoint.           leur logiciel est installé sur la
                                                                            plateforme.

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                                                                       Cela élimine les problèmes
                                                                       de dernière minute pendant
                                                                       le déploiement et réduit
                                                                       d’autant le nombre de
                                                                       versions nécessaires, et par
                                                                       voie de conséquence, les
                                                                       couts de management.
                                                                       L’accès permanent aux
                                                                       données est primordial, gérer
                                                                       les modifications et
                                                                       différentes versions des
                               -    Définir comment les
                                                                       développements permet de
                                   modifications seront suivies,
                                                                       gérer de meilleure façon cet
                                   cataloguées et approuvées ;
                                                                       accès.
Modifications du processus
                         -          Décider quel support sera
de gestion                         utilisé pour conserver les
                                                                       De la consistance dans
                                   anciennes versions de
                                                                       l’approche, la gestion des
                                   configuration, de code et des
                                                                       responsabilités de chacun
                                   composants de la solution
                                                                       encourage une plus grande
                                                                       stabilité de l’équipe ainsi
                                                                       qu’une appropriation du
                                                                       projet meilleure.
                                                                       La gouvernance SharePoint
                                                                       en général et la plateforme
                               -    Décider si des budgets
                                                                       technologique SharePoint en
                                   seront alloués au niveau des
                                                                       particulier coûtent beaucoup
                                   unités de travail ou pas ;
                                                                       d’argent. La gouvernance
                               -    Dans la négative, décider où
Attribution des budgets                                                implique, dans la majorité
                                   la gestion des coûts sera
                                                                       des cas, une plateforme
                                   effectuée et par quel moyen
                                                                       centralisée. Trouver les fonds
                                                                       pour réaliser cette plateforme
                                                                       est essentiel et parfois
                                                                       pénible.
                                                                       La plateforme SharePoint
                               -    Etablir un comité de
                                                                       possède le potentiel pour
                                   gouvernance de SharePoint
                                                                       modifier de façon radicale
                                   pour vérifier les contrôles
                                                                       (mais pour le mieux) la façon
                                   ainsi que l’adoption
                                                                       dont un logiciel est
                               -    Solliciter un membre de
                                                                       développé ou la façon dont
Sponsorisation                     l’exécutif de l’entreprise
                                                                       les projets sont menés. Il
                                   pour être l’avocat de la
                                                                       n’en reste pas moins que si
                                   plateforme et attirer
                                                                       l’équipe de management de
                                   l’attention du management
                                                                       la société ne le comprend pas
                                   sur l’initiative
                                                                       que les utilisateurs n’ont pas
                               -    Encourager les responsables        envie d’utiliser les
 MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
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                                   de service au fait de               possibilités qu’offre
                                   SharePoint à partager leurs         SharePoint, les chances de
                                   connaissances avec leurs            succès du déploiement au
                                   pairs                               sein de l’entreprise se
                                                                       présenteront sous de mauvais
                                                                       auspices.
                               -    Il est important de définir
                                   clairement les rôles et les
                                   responsabilités de chacun,
                                   tant au niveau de                   Il est important de définir,
                                   l’apprentissage qu’au niveau        dès le début du projet, et ce
                                   de la gestion de la plateforme      de façon claire, les rôles de
                                   SharePoint.                         chacun et de créer les
                               -    Définir une équipe                 équipes qui seront à même
Rôles et équipes                   stratégique pour s’occuper          de répondre à tout genre de
                                   des problèmes stratégiques          problèmes qui pourrait
                               -    Définir une équipe pouvant         survenir pendant le
                                   travailler de façon verticale       déploiement de la plateforme
                                   et horizontale et qui sera en       pour ne pas mettre celui-ci
                                   charge des problèmes plus           en danger.
                                   complexes qui pourraient
                                   arriver entre les différentes
                                   unités de la société.
                               -    Créer une classification par
                                   nombre d’utilisateurs et par
                                   longévité : entreprise,             Expliquer de façon logique
                                   département, équipe, projet         les solutions disponibles au
                                   et personnel.                       sein de l’organisation, ainsi
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                               -    Créer une classification par       que les moyens pour
plateforme et des sites
                                   type d’utilisation : portail de     communiquer avec les
                                   communication, applications         composantes de cette
                                   de BI, collaboration pour           organisation.
                                   faciliter le fonctionnement
                                   des équipes.
                               -    Créer un SLA au sujet du           Créer des SLA permet de
                                   temps nécessaire ainsi que          savoir comment fonctionne
                                   l’approbation pour la               la plateforme et ce qu’on
                                   création d’un site                  peut en attendre et dans quels
                               -    Créer un SLA pour la               délais.
SLA (Service Level
                                   résolution des problèmes via
Agreements)
                                   le helpdesk                         Les SLA’s sont des
                               -    Négocier un SLA au sujet           obligations que se donnent
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                                   premier chargement du site          plateforme vis-à-vis des
                                   dans un browser, lors des           utilisateurs, renforçant la
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5 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com




                                  chargements suivants et la          confiance de ces derniers et
                                  performance lors de                 augmentant le taux
                                  l’utilisation en remote.            d’adoption.




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La Gouvernance Share Point

  • 1. 1 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com La gouvernance SharePoint Il s’agit principalement de : La gouvernance des systèmes d'information (IT Governance) permet d'aligner le système d'information (SI) (tactique) sur les métiers de l'entreprise (stratégie); l'objectif est de piloter et contrôler la participation du SI à la création de richesse. Le SI est un investissement; l'enjeu est de mesurer le Retour sur investissement1. source WIKIPEDIA. 1. Gestion opérationnelle et de projet 2. Développement et configuration 3. Infrastructure 4. Problèmes d’utilisation 5. Education et formation 6. Navigation, taxonomie et moteur de recherche. Les chapitres suivants iront plus avant dans le détail de chaque domaine et essayeront de décrire les sujets qu’il y aura lieu d’inscrire à votre plan de gouvernance. Chaque chapitre contiendra un tableau qui indique le nom d’un groupe d’actions ou de décisions (sujets), les actions spécifiques à apporter (Que faire ?) ainsi que les raisons sous- jacentes (Pourquoi le faire). L’objectif ici étant clairement de vous fournir, à vous lecteur, tant un guide pratique pour créer votre plan de gouvernance que de vous donner un éclairage de fond sur les différents sujets, de sorte que vous soyez à même d’identifier de nouveaux sujets, propres à votre organisation, et les ajouter ainsi à votre plan de gouvernance. 1 Dans le monde de la finance, le terme retour sur investissement (RSI) ou rentabilité du capital investi, parfois simplement rendement ou taux de rendement ou taux de profit, désigne un ratio MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
  • 2. 2 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com 1. Gestion opérationnelle et de projet Ce sujet comprend l’approche traditionnelle de la gestion de projet ainsi que les problèmes qui pourraient être décrits de façon plus formelle comme gestion opérationnelle car ils font plus référence à la gestion de la plateforme et non pas à la gestion de projet associée à la construction initiale. Dans ce chapitre, nous aborderons la construction ainsi que les différents points opérationnels qui nécessitent de prendre une décision dès le début du projet pour promouvoir la consistance. Gestion opérationnelle et gestion de projet Points Que faire ? Pourquoi le faire ? Etablir un plan de communication qui comporte : - Qui sera en charge de la Etablir une attente au sujet communication de la nature des différentes - Quand cette (ces) communications ainsi que de communication aura-t-elle leur contenu, aidera les lieu ? utilisateurs à comprendre Communication - Quel sera le contenu des comment contacter l’équipe différentes communications ? en charge du projet ainsi que - Quel sera le vecteur de la de leur ouverture à la communication ? (mail, discussion et facilitera document, newsletter…) l’adoption du projet. Etablir un point de contact central pour tous ceux qui ne sont pas directement impliqués dans la gouvernance. Définir le processus de Définir un processus qui déploiement génère une sera utilisé pour le compréhension claire de la déploiement des applications part des équipes de Processus de déploiement développées en interne ainsi développement au sujet de ce que des logiciels achetés sur qu’ils peuvent attendre si la plateforme SharePoint. leur logiciel est installé sur la plateforme. MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
  • 3. 3 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com Cela élimine les problèmes de dernière minute pendant le déploiement et réduit d’autant le nombre de versions nécessaires, et par voie de conséquence, les couts de management. L’accès permanent aux données est primordial, gérer les modifications et différentes versions des - Définir comment les développements permet de modifications seront suivies, gérer de meilleure façon cet cataloguées et approuvées ; accès. Modifications du processus - Décider quel support sera de gestion utilisé pour conserver les De la consistance dans anciennes versions de l’approche, la gestion des configuration, de code et des responsabilités de chacun composants de la solution encourage une plus grande stabilité de l’équipe ainsi qu’une appropriation du projet meilleure. La gouvernance SharePoint en général et la plateforme - Décider si des budgets technologique SharePoint en seront alloués au niveau des particulier coûtent beaucoup unités de travail ou pas ; d’argent. La gouvernance - Dans la négative, décider où Attribution des budgets implique, dans la majorité la gestion des coûts sera des cas, une plateforme effectuée et par quel moyen centralisée. Trouver les fonds pour réaliser cette plateforme est essentiel et parfois pénible. La plateforme SharePoint - Etablir un comité de possède le potentiel pour gouvernance de SharePoint modifier de façon radicale pour vérifier les contrôles (mais pour le mieux) la façon ainsi que l’adoption dont un logiciel est - Solliciter un membre de développé ou la façon dont Sponsorisation l’exécutif de l’entreprise les projets sont menés. Il pour être l’avocat de la n’en reste pas moins que si plateforme et attirer l’équipe de management de l’attention du management la société ne le comprend pas sur l’initiative que les utilisateurs n’ont pas - Encourager les responsables envie d’utiliser les MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
  • 4. 4 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com de service au fait de possibilités qu’offre SharePoint à partager leurs SharePoint, les chances de connaissances avec leurs succès du déploiement au pairs sein de l’entreprise se présenteront sous de mauvais auspices. - Il est important de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun, tant au niveau de Il est important de définir, l’apprentissage qu’au niveau dès le début du projet, et ce de la gestion de la plateforme de façon claire, les rôles de SharePoint. chacun et de créer les - Définir une équipe équipes qui seront à même Rôles et équipes stratégique pour s’occuper de répondre à tout genre de des problèmes stratégiques problèmes qui pourrait - Définir une équipe pouvant survenir pendant le travailler de façon verticale déploiement de la plateforme et horizontale et qui sera en pour ne pas mettre celui-ci charge des problèmes plus en danger. complexes qui pourraient arriver entre les différentes unités de la société. - Créer une classification par nombre d’utilisateurs et par longévité : entreprise, Expliquer de façon logique département, équipe, projet les solutions disponibles au et personnel. sein de l’organisation, ainsi Classification de la - Créer une classification par que les moyens pour plateforme et des sites type d’utilisation : portail de communiquer avec les communication, applications composantes de cette de BI, collaboration pour organisation. faciliter le fonctionnement des équipes. - Créer un SLA au sujet du Créer des SLA permet de temps nécessaire ainsi que savoir comment fonctionne l’approbation pour la la plateforme et ce qu’on création d’un site peut en attendre et dans quels - Créer un SLA pour la délais. SLA (Service Level résolution des problèmes via Agreements) le helpdesk Les SLA’s sont des - Négocier un SLA au sujet obligations que se donnent des performances, lors du les gestionnaires de la premier chargement du site plateforme vis-à-vis des dans un browser, lors des utilisateurs, renforçant la MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.
  • 5. 5 - MEG-JIC – 0493878854 - http://meg-jic.com chargements suivants et la confiance de ces derniers et performance lors de augmentant le taux l’utilisation en remote. d’adoption. MEG-JIC – 04 93 87 88 54. Les stagiaires ont l’obligation de participer à l’intégralité de la formation.