Guide de fonctionnement du comité de club

" Partn ers in Se rvi ce "
Voici le Rotaract - Le Manuel du comitÈ
Introduction :
Les fonctions et responsabilités du comité
Le comité est le corps administratif du club. Il est composé du président, du
Vice-Président, du secrétaire, du trésorier et de tous les autres dirigeants
prévus par le règlement intérieur du club.
Les affaires administratives du club doivent se conduire pendant les réunions
du Comité et non lors des réunions du club.
Le comité doit donc se réunir régulièrement dans un lieu et à une heure
convenant parfaitement à la discussion des affaires du club.
Le comité doit présenter un compte-rendu sur toutes les actions et les
changements de procédures approuvés pendant ses réunions.
Chaque rapport émis par le Comité doit être soumis à discussion en réunion
aussitôt que possible.
• Le président et le comité du club
La manière dont le président travaille avec le comité révèle ses capacités de
dirigeant du club.
Lors de ses réunions, le comité traitera des affaires courantes relevant de sa
compétence. Il peut cependant jouer le rôle du groupe de réflexion au cours de
réunions supplémentaires pour :
1. Passer en revue le programme et les choix adoptés par le club, afin de
déterminer s'ils sont scrupuleusement respéctés.
2. Rechercher de nouveaux moyens de promouvoir le Rotaract
3. Analyser la conjoncture locale et évaluer dans quelle mesure le club remplit
sa mission.

• Le budget du club
Le Comité veille à ce que le club n'entreprenne pas d'activités au dessus de ses
moyens financiers. Il s'assure que les programmes du club ne nuisent pas aux
responsabilités administratives, au recrutement des membres et à la collecte de
fonds.
Un budget équilibré et une vérification des comptes constituent les meilleures
garanties contre les problèmes d'ordre financier.
C'est au comité du club qu'il revient d'agir en tant que commission du budget
ou des finances ; et il serait bon, dès sa première réunion, qu'il établisse un
budget fixant des allocations suffisantes pour chaque commission et chaque
activité.
Dans ce contexte, il est impératif que toute dépense ne figurant pas dans le
budget ou dépassant les limites prévues soit, même dans les cas d'urgence,
soumise au comité.
Tout paiement doit être effectué uniquement par le trésorier du club.
• Travail avec les commissions
Le Comité maintient l'équilibre des activités afin que le club puisse continuer
de progresser.
Le comité doit aider du mieux possible les commissions du club tout en
évitant d'empiéter sur leur travail.
Un service qui est toujours apprécié des commissions : être tenue au courant.

La Fonction de Secrétaire
Une des décisions délicates du Président est le choix de son secrétaire. En
effet, le rôle de cette personne est primordial pour le Club : un bon secrétaire
fera toujours un bon Club ; un mauvais secrétaire risque de faire un mauvais
club.
Le secrétaire du club s'occupe des communications avec les membres et le
public, des documents et des notes prises lors des réunions du club, du comité
et des assemblées.
Il fournira à son homologue du Rotary Club parrain les informations
nécessaires au sujet des anciens Rotaractiens qui pourraient devenir Rotariens.
Il est à la fois la mémoire du Président, un garant de la discipline du Club, et
l'interface entre le bureau et les membres.
• Avant la prise des fonction
Une fois par an, lorsque le nouveau secrétaire prend ses fonctions, le
secrétaire passe en revue les dossiers avec ce dernier, lui montre la manière
d'écrire les compte-rendus des réunions et la manière de s'occuper de la
correspondance du club. Le secrétaire entrant doit se familiariser avec les
directives concernant les rapports réguliers du club. Il doit organiser le fichier
du club et assurer le suivi matériel des besoins. Il prépare aussi
périodiquement des rapports pour le Représentant Rotaract de District.

• Transmission des archives et des biens du club
Les archives complètes du club comportent la charte, les statuts et le
règlement intérieur du club, l'historique du club, les compte-rendus de chaque
réunion du club et du comité, les rapports des assemblées et la liste des
membres du club avec leurs coordonnées.
Si ces archives ne sont pas complètes, le secrétaire devrait faire son possible
pour trouver les documents manquants, qui auront une grande valeur pour le
club dans le futur.
• Répartition des responsabilités avec le président
Le sécrétaire et le président forment une équipe. Le travail de l'un complétant
celui de l'autre pour assurer le plus de succès possible aux actions du club.
Ce travail d'équipe commence au moment des élections et il se poursuit
pendant toute la durée du mandat.
Les obligations du secrétaire sont en étroite relation avec celles du président.
Il est donc souhaitable qu'il y ait dès le début un accord complet en ce qui
concerne la répartition des fonctions. L'entente entre le Président et le
secrétaire doit être parfaite, et une confiance mutuelle doit s'intaurer.

• Responsabilité lors des réunions
Le secrétaire aide le président à préparer un ordre du jour pour les réunions et
lui rappelle les points qu'il doit porter à l'attention des participants.
Il peut collaborer avec le responsable du protocole à veiller à ce que tout soit
prèt pour la réunion. Il prend note des membres présents, excusés, des
visiteurs et des invités. Il rédige un compte rendu succinct des réunions qu'il
envoie à tous les membres. Un exemplaire de tous les compte-rendus devrait
figurer dans les archives du club.
• En bref
Le poste de secrétaire du club Rotaract de par sa nature même demande une
personne qui est organisée et qui prète attention aux détails. Certains clubs
nomment deux secrétaires pour partager cette lourde tâche. Il est important
que le secrétaire sache communiquer efficacement car il représente le club
dans ses contacts avec le public, avec les autres club Rotaract aussi bien au
niveau du district qu'au niveau national et international et avec le Rotary
Parrain. Il peut pour cela être aidé par la nomination d'un chargé de
communication.
Les qualités nécessaires pour faire un bon secrétaire : l'écoute, la rigueur,
l'impartialité et une facilité à communiquer.
Le secrétariat amène à développer son sens des relations humaines et ses
qualités d'analyse et de synthèse. Il permet d'approfondir sa connaissance du
Club, de ses membres, et ouvre la porte à la prise de la Présidence.

La Fonction de Trésorier
Le rôle et les responsabilités du trésorier
Le Trésorier est le dépositaire et le gestionnaire de tous les fonds du club. Il
encaisse de l'argent et fait face aux dépenses. Il participe en outre à
l'établissement du budget et doit mener toutes les opérations financières
relevant de sa compétence.
Le trésorier a un rôle de garant des avoirs du club et doit soumettre
annuellement, et à chaque fois que le comité en fera la demande, un rapport
financier au club.
Le trésorier est le mieux placé pour savoir s'il est raisonnable ou non d'engager
une dépense. Il est impératif qu'il soit consulté à cette occasion.
Le trésorier doit effectuer, avec le président, toutes les opérations bancaires.
Ce qui signifie qu'il doit disposer de la signature sur le compte du club et d'un
chéquier. Dans la pratique le trésorier dispose d'une procuration que le
président lui octroie.
Il arrive qu'en dehors des attributions susmentionnées le trésorier ait également
à traiter de questions juridiques relatives aux associations.
Les cotisations des membres
Les Rotaractiens doivent payer à titre individuel, une cotisation annuelle à leur
club pour couvrir ses frais de fonctionnement.

Les membres du club sont en droit d'être informés des raisons motivant leurs
paiements. Ils doivent savoir que le club a pour obligation de verser des
cotisations au Rotary International ainsi qu'à d'autres structures du Rotaract. Il
peut en outre avoir à payer une redevance annuelle à leur district pour couvrir
les frais administratifs du Représentant Rotaract de District.
De plus, comme il est clairement spécifié dans les lignes de conduite du
Rotaract, le club peut souscrire par le paiement d'une cotisation à
l'abonnement à des services complémentaires offerts par les Groupes
Multidistrict d'information. Attention, même si elle est fortement conseillée à
un club, la cotisation à un G.M.I. est facultative.
La méthode la plus fréquemment appliquée pour la perception des cotisations
de club consiste à adresser des appels de cotisations aux membres. Cette
initiative peut être du ressort du secrétaire du club. Cette démarche est à
accomplir, selon la procédure en cours dans le club, mensuellement,
trimestriellement, ou juste une fois pas an.
Une fois les paiements effectués, le trésorier doit délivrer un accusé de
récéption de ces versements. Il revient au secrétaire du club de signer et de
distribuer les cartes de membres aux Rotaractiens à jour de cotisation.
(Ces cartes de membres peuvent être commandées auprès de la boutique
Rotaract France ou auprès du Rotary International.)
Une ou feux fois dans l'année, il incombe au trésorier de rédiger et de
distribuer aux membres un bilan de la situation financière du club, mettant en
évidence aussi bien les recettes que les dépenses.

L'élaboration du budget
Le budget a pour but de guider le club dans la réalisation de ses activités
humanitaires, professionnelles et de camaraderie. Un budget protège contre
toutes les dépenses intempestives décidées par des commissions ou son
président ; il permet au club de rester dans les limites de ses possibilités.
Il est important que le comité établisse ou fasse établir une estimation des
recettes et des dépenses de l'année. Il est impératif de s'en tenir à ces
prévisions, à moins naturellement qu'il n'en soit décidé autrement par le
comité
Les idées développées ci-après devraient être prises en considération lors de la
préparation du budget :
• Se garder d'une surestimation des rentrées de fonds et d'une sous-estimation
des débours.
• Faire preuve de prudence dans l'octroi des allocations destinées aux activités
du club.
• Etablir le budget de manière à conclure l'exercice financier sur un bilan
positif. La meilleure garantie à cet égard est de soumettre, à des dates
régulières, des rapports sur la gestion du club.
Parmis les dépenses, il conviendra de prévoir les postes suivants :
Le bureau du secrétaire. Les dépenses à anticiper concernant les frais
d'impression, le papier à lettres, les frais d'affranchissement, de téléphone et
de télécopies, les badges, les insignes, les cartes de membres et les diverses
fournitures de bureau.
Les commissions. Il est vivement conseillé de fixer le montant à allouer à
chaque commission et de le notifier à son responsable.

Le Rotary International. Les clubs Rotaract doivent payer une cotisation
annuelle s'élevant à 20 dollars au Rotary International avant le 30 Septembre.
Cette cotisation est obligatoire. Tout club Rotaract qui n'acquittera pas sa
cotisation sera dissout.
En France, vous pouvez régler cette cotisation par l'intermédiaire de la
Coordination Nationale Rotaract France. Il est important de noter que le
Rotary International ne fournit pas de reçus. En cas de contestation, comme ce
fut déjà le cas, il demeure le maître d'oeuvre. La Coordination Nationale
Rotaract France vous retourne contre votre cotisation un reçu attestant qu'elle
a bien reçu votre règlement et qu'elle vous couvre en cas de litiges.
Les cotisation de district. Cette cotisation vise à permettre au Représentant
Rotaract de District de couvrir ses frais administratifs. Le montant de cette
cotatisation doit être voté par l'ensemble des clubs du district après
présentation par le RRD d'un budget.
La Cotisation des G.M.I. (Groupe Multidistrict d'Information). De par leur
fonction, les G.M.I. diffusent de l'information et facilitent la communication
entre les clubs Rotaract.
Les fonds nécessaires à la mise en place des activités du groupe sont obtenus
uniquement de manière bénévole.
La cotisation de la Coordination Nationale Rotaract France est de 40 F par
membre. La cotisation d'ERIC (Centre d'information Européen du Rotaract)
regroupe l'abonnement du club ou d'un ou plusieurs membres au Magazine
Européen du Rotaract. Elle s'élève à 140 F. Cette cotisation peut être réglée
directement auprès d'ERIC par carte de crédit VISA/Mastercard ou via la
Coordination Nationale qui fera suivre.
Les conventions Rotaract. Le club devrait envoyer tous les ans au moins un
représentant aux conventions Nationales, Européennes ou Internationales.
Certains Rotaract clubs, qui reçoivent une aide financière de leur club parrain,
participent financièrement au frais de déplacement.

Frais divers. La rubrique des frais divers peut comprendre des dépenses telles
que : fannions, frais bancaires, contribution à la fondation Rotary, cadeaux
aux dirigenants sortants, documentation destinée aux nouveaux membres,
annuaires, commandes à la Boutique Rotaract France, etc...
Imprévus. Il serait bienvenu de diposer d'un fonds de secours pour couvrir
certaines dépenses exceptionnelles susceptibles d'être autorisées par le comité.
Comptabilité des fonds destinés aux actions et projets. Les cotisations perçues
sur les membres ne doivent servir qu'à couvrir les frais de fonctionnement du
club. Le club doit réunir, indépendamment de ces cotisations, les fonds
destinés à financer les activités et actions du club.
Le club va avoir souvent recours à des collectes publiques pour réunir les
sommes nécessaires à la réalisation de ses projets. Il est impératif dans ce cas
de prévoir un poste spécial pour chaque projet et de faire ressortir lors de
l'édition du compte de résultat du club.
La gestion de la trésorie d'un club demande des connaissances de base en
matière juridique comptable. Nous vous recommandons vivement la lecture du
Guide de la Trésorie de Nicolas Champs, (Trésorier Rotaract France 1994/96)
ainsi que de l'utilisation du progiciel informatique qu'il a crée à cette effet.

La Fonction de Responsable du Protocole
Il incombe au responsable du protocole de veiller au bon déroulement de la
réunion afin qu'elle produise une impression favorable sur les visiteurs et les
invités. Il doit se mobiliser afin de prévenir tout incident qui pourrait porter
atteinte à la réputation des Rotaract clubs.
C'est donc au responsable du protocole qu'il revient de prendre soin des
aspects techniques de la réunion et de superviser avec discrétion son
déroulement.
La position qu'il occupe est déterminante pour le succès des réunions
hebdomadaires. En effet, la nature même de ses attributions permet au
président du club de tenir le rôle qui lui est dévolu. C'est également de
l'efficacité de son action que dépend la réalisation du programme prévu. La
compétence dont il fera preuve aura une influence certaine sur l'assiduité.
Quelques aspects des attributions
La première tâche du Responsable du Protocole est de demander au président
du club et au secrétaire de définir le soutien qu'ils attendent de lui à chaque
réunion. C'est avec leur collaboration qu'il pourra assurer la partie technique
des réunions du club pendant toute l'année.
Le Responsable du Protocole doit arriver aux réunions 15 à 20 minutes à
l'avance afin de contrôler les préparatifs, c'est à dire de vérifier la disposition
des tables et des sièges et de s'assurer que tout est en place.
Des efforts particuliers doivent être accomplis pour accueillir les visiteurs et
les aider à s'intégrer au sein du club.

Il incombe au Responsable du Protocole de veiller aux détails pratiques, tels
que la rapidité du service lors d'un dîner, l'attention accordée aux intervenants,
l'arrivée discrète des retardataires, les départs prématurés, l'achèvement de la
réunion, etc.
Le Responsable du Protocole doit rester constamment à l'écoute des
participants afin d'aller au devant de leurs besoins et de déceler les problèmes.
C'est de cette manière qu'il pourra découvrir les différents aspects du
fonctionnement du club et qu'il sera à même de les améliorer.

La gestion des réunions
Une grande partie des activités du Rotaract se font au cours de réunions. On
distingue quatre types de réunions :
• La réunion de commission qui sert à coordonner et mettre en place les
projets qui se rattachent à cette commission.
• La réunion de comité qui sert à étudier les dossiers touffus pour ensuite les
présenter au club
• La réunion statutaire qui sert à conduire les activités du club
• L'assemblée du club est une réunion où tous les dirigeants et membres du
club passent en revue le programme et les activités du club.
Une bonne réunion encourage les membres à s'engager pleinement dans les
activités du club. Les réunions qui sont trop longues, mal organisées,
inintéressantes et à des heures impossibles engendreront la désaffection des
membres.
La préparation minutieuse d'une réunion est la base d'une bonne
communication dans un Club

• l'ordre du jour
Selon les statuts, la mise au point de l'ordre du jour est du ressort du Président
(club ou commission). Cependant, cette tâche doit être partagée: le secrétaire
doit rappeler au Président les thèmes à aborder, les questions encore en
instance, ..., et le Président doit impérativement communiquer l'ordre du jour
définitif à son secrétaire. Les précédents comptes-rendus doivent logiquement
servir à l'établir. Surtout, l'ordre du jour doit être communiqué longtemps à
l'avance aux membres ou au bureau, afin que ces derniers puissent y réfléchir
avant d'arriver en réunion, et ne pas se trouver devant un fait accompli.
C'est le rôle de la convocation.
• la convocation
Elle doit comporter impérativement:
- le type de réunion concernée (club, commission, comité, assemblée)
- la date exacte
- l'heure précise
- le lieu précis
- l'ordre du jour détaillé, avec les temps de parole (si nécessaires)
En fonction de la difficulté de gérer le Club, un coupon réponse est parfois
nécessaire. Dans ce cas, une relance téléphonique est difficilement évitable.
Quoiqu'il en soit, battez-vous en permanence pour que les membres répondent
aux convocations dans les délais. Une convocation doit parvenir à son
destinataire une quinzaine de jours avant la réunion, avec un délai de réponse
de huit jours maximum.
• la feuille de présence
Au début ou en cours de réunion, le secrétaire doit faire passer une feuille de
présence ou d'émargement, que signeront les membres présents.

La réunion statutaire
Comme le stipule les statuts du Rotaract, le club doit se réunir au minimum
deux fois par mois, en un lieu et selon un horaire convenant à tous les
membres. La réunion statutaire est donc un moment important dans la vie du
club.
Les suggestions suivantes devraient être adaptées aux besoins du club. Il est
essentiel que le comité prépare minutieusement les réunions statutaires.
Chaque club le fait différemment suivant son esprit et ses habitudes. Il s'agit
de rendre les réunions attractives afin de motiver les membres à venir à toutes
les réunions, à intéresser les nouveaux et leur donner envie de s'intégrer.
Le comité doit veiller à ce que toute les réunions s'articulent autour d'un ordre
du jour respectant un équilibre entre les quatre domaines d'action.
Même si chaque réunion doit suivre un ordre du jour précis, il est important de
ménager des moments pour la camaraderie.
En effet parmi les participants, il y a des points communs qui les amènent à
échanger des sensations. Ces échanges importants au niveau de la relation
entre personnes sont le fondement du climat de la réunion. S'ils n'ont pas lieu
avant, ils se déroulent au cours de la réunion risquant de la perturber.
De plus tous les participants ne se connaissent pas systèmatiquement. Le
président et les membres du comité peuvent donc profiter de cet instant de
prologue à la réunion pour procéder aux présentations si elles ne concernent
que quelques personnes.
La réunion débute par différentes annonces, on présente les visiteurs
(Rotariens et Rotaractiens) et on annonce les invités.
La présentation des invités doit permettre leur intégration immédiate dans le
groupe de membres potentiels. Une des solutions est de procéder à un tour de

table où chacun se présente rapidement et ainsi l'invité se sent déjà rattaché au
groupe.
La réunion ne doit pas être le lieu où l'on organise les actions en cours. Une
réunion de club doit servir à faire la synthèse du travail des commissions. C'est
le moment où les présidents de commission font leur rapport sur le travail
effectué et sur le travail à faire. Ensuite chacun peut s'exprimer sur ce rapport.
Afin de motiver les membres à venir aux réunions, il n'est pas inutile
d'apporter un plus à cette réunion. On peut envisager de faire des conférences,
des visites d'entreprises, de musée... ou aussi pourquoi pas une réunion à
thème.
Schéma type de la réunion statutaire :
1. Ouverture
Présentation des visiteurs et des invités
2. Temps réservé au président
• Rappels
• Questions administratives (limiter au strict nécessaire)
• Nouveaux membres
• Félicitations
• Anniversaires
• Distinctions
• Information Rotaractienne et Rotarienne
• Annonces
• Evénements spéciaux
3. Programme
• Rapport des commissions
• Conférencier
• Questions diverses
• Fin de la réunion

Les assemblées du club
Un assemblée de club est une réunion où tous les dirigeants et membres du
club passent en revue le programme et les activités du club. La fréquence de
ces assemblées aura une importante répercussion sur la vie et le succès de ce
dernier.
• Fonction de l'assemblée du club
Le comité est le corps administratif du club et l'assemblée est l'organe
consultatif et planificateur.
Des assemblées de club tenues régulièrement permettront au président de
coordonner et de diriger les travaux des commissions, de contrôler l'exécution
des projets approuvés et de stimuler la réalisation des activités suggérées lors
de discussions informelles.
De nombreux clubs tiennent des assemblées mensuelles. L'expérience a
toutefois prouvé qu'il était plus efficace d'en tenir six durant l'année.
• Idées et sujets à aborder durant les assemblées de club
La lecture des rapports des principaux responsables pourra servir de point de
départ à la discussion. Prévoir la présentation de rapports soit par les quatre
membres du comité responsables des domaines d'action, soit par chaque
participant à l'assemblée.
Il n'est pas inutile de rappeler aux participants qu'il n'appartient pas à
l'assemblée du club de faire le travail des commissions, mais de débattre dans
le cadre d'un forum des sujets concernant la marche du club en général, par
exemple son programme.

• Elargissez la conception du Rotaract
Un intérêt accru pour les affaires du district et du Rotaract en général est la
condition fondamentale pour découvrir le mouvement sous tous ses aspects.
Les assemblées peuvent être l'occasion également pour le club de débattre de
sujets se référant à la gestion du district Rotaract ou à des thèmes liés à
l'action des structures multidistrict du Rotaract.

Les 9 règles d'or pour une réunion efficace
L'activité Rotaractienne se compose de nombreuses réunions de travail pour
préparer, coordonner et faire le bilan des activités du club.
Que ce soit pour la réunion statutaire, l'assemblée générale du club, la réunion
de comité ou la réunion d'une commission de travail, il est important de
préparer suffisament les réunions afin de pas faire perdre du temps aux
participants.
Voici donc 9 règles simples qui permettrent d'assurer le succès des réunions :
1. Quel ordre du jour ?
Le diffuser à J-3 et le rappeler en début de réunion
2. Qui participe ?
Clarifier le rôle de chacun dans la réunion. qui est l'animateur ?
3. Quel objectif ?
Informer, décider, répartir les tâches
4. Quelle durée ?
Respecter l'horaire de début et de fin de réunion
5. Comment travailler ?
Méthode de travail : tour de table, brainstorming, Métaplan, etc..
6. Comment décider ?
Préparation : recueil des avis, choix multicritères, par consensus
La décision prise engage tous les participants
7. Quel est le bilan de la réunion ?
Objectifs atteints, décisions prises
8. Qui va faire quoi ?
Répartition des tâches et calendrier
9. Le compte-rendu ?
A diffuser rapidement
L'idéal : rédaction et distribution en fin de réunion
Si votre temps est précieux, préparez-vous à en gagner !

Le compte-rendu
• la prise de note
Lors d'une réunion, le rôle du secrétaire est surtout d'ÉCOUTER et de
NOTER les "minutes" de la réunion, c'est à dire toutes les informations, idées,
questions, réponses, suggestions, ... qui sont avancées, SANS PRENDRE
POSITION. De ce fait, le secrétaire participe peu à la discussion. Ce n'est pas
pour autant qu'il doive se taire. Au contraire, quand la discussion déborde du
cadre de l'ordre du jour, il est souhaitable qu'il intervienne pour recadrer le
débat. Pour faciliter la prise de notes, un petit truc facile: préparer une feuille
pour chaque thème devant être abordé; Si l'ordre du jour a été correctement
établi et communiqué, ces thèmes sont connus à l'avance; il ne reste qu'à
prévoir une feuille pour les questions diverses. Ce truc facilite grandement la
rédaction, puisque toutes les idées fortes sont normalement regroupées.
• la rédaction
Le compte-rendu doit rappeler dès l'entête le type, la date et le lieu de la
réunion, ainsi que la liste des présents (d'où l'importance d'une feuille de
présence), des excusés (d'où l'importance d'une relance téléphonique), et des
absents. Les absents étant très souvent les plus contestataires, cette liste
permet de leur rappeler qu'ils n'avaient qu'à assister à la réunion en question ...
Le compte-rendu doit retracer le plus exactement possible le contenu de la
réunion, tout en regroupant les thèmes. N'hésitez pas à préparer votre plan
avant d'écrire: si vous utilisez le truc précédent, cette tâche devrait être simple.
Pour en faciliter la lecture, évitez l'utilisation d'abréviations, de contractions
de mots (souvent personnelles), et prenez, le temps de dactylographier le
document. Quand vous êtes amenés à citer une personne, utilisez son nom et
son prénom. Et si cette personne est en mesure de fournir des renseignements,
rajoutez son adresse et son numéro de téléphone. Lorsque quelqu'un du groupe
s'est engagé à faire quelque chose (prendre un contact, vérifier une

information, ... ), notez-le très précisément sur le compte-rendu, avec le délai
prévu. Et dès que le délai approche, utilisez cette information dans l'ordre du
jour.
Une touche d'humour dans la rédaction ou la présentation de votre compte-rendu
ne nuira jamais. Éventuellement, votre compte-rendu peut prendre la
forme d'un bulletin ou d'un journal interne, selon la densité des informations.
Le dernier article de votre document devrait indiquer les dates, heures et lieus
de la prochaine réunion. Vous pouvez également demander à votre Président
de désigner un secrétaire de séance pour vous soulager dans votre tâche. Mais
cela ne vous empêche en rien de participer à la rédaction du compte-rendu ...
• l'envoi
Vous pouvez à loisir distribuer ou poster votre compte-rendu.. Mais ne laissez
jamais passer plus de huit jours entre la date de la réunion et la date d'envoi du
compte-rendu. C'est le secret d'une bonne communication interne car la
rapidité d'action contribue à conserver la mémoire de la réunion aussi bien
pour le secrétaire (cela facilite la rédaction du compte-rendu) que pour le
lecteur, qui peut alors réagir rapidement si besoin. De plus, un compte-rendu
tardif est rarement lu, donc inutile.
• I'archivage
A chacun sa méthode de classement.
Sachez simplement que la conservation des compte-rendus constitue la
mémoire du Club, peut permettre d'éviter de rééditer des erreurs passés, et que
votre Rotary parrain est en droit de vous les réclamer.

Suggestions de Calendrier annuel
pour les membres du comité
o Mars - avril - mai - Juin (avant d'entrer en fonction)
• Etude du classeur Voici le Rotaract
• Réunion avec le président-élu
• Réunion avec le comité sortant
• Assister aux réunions de formation
• Assister aux réunions du comité, si invité
• Aider le futur président à préparer son programme
o Juillet - Août
• Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre en charge
les possessions du club.
• Etablir la liste des membres pour l'annuaire Rotaract France
o Septembre - Octobre
• Voter le budget du club et vérifier les paiements de cotisations
• S'inscrire et participer à la Convention Nationale des clubs Rotaract et
Interact de France
o Janvier - Février
• Evaluer les actions du club en collaboration avec le président et préparer le
compte-rendu des activités du premier semestre.
• Procéder à l'élection des futurs dirigeants du club
o Mars - Avril
• Mettre en place les activités de la Semaine mondiale du Rotaract
• Préparer et soumettre au Rotary International les rapports suivants
- Rapport annuel du Rotaract
- Formulaires de Certificat de reconnaissance du Rotary pour projets Rotaract
- Formulaire de participation à la Semaine mondiale du Rotaract
• Commencer à informer les futurs membres du comité des différents aspects
de leur tâches.
o Juin
• Aider le président à préparer la réunion de passation des pouvoirs

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