Passer du BCM papier au BCM électronique

Bilan comparatif des médicaments (BCM) :
passer du format papier
au format électronique
12 novembre 2013

www.soinsplussecuritairesmaintenant.ca

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Hélène Riverin
Conseillère en sécurité et en amélioration
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Prochain webinaire le 10 décembre 2013 à midi HE
Résultats du Mois de la vérification de la qualité du BCM

2 235
patients

99

• 1 906

en soins de courte

durée

• 329

en soins de longue durée

40 %

Organisations

28 %

• Répondaient aux cinq
critères de qualité
• Ne répondaient qu’à
3 ou 4 critères de
qualité

Participez au webinaire pour connaître tous les résultats et voir quel rôle
votre organisation peut jouer.


Aperçu
Présenter la trousse qui aidera les prestataires de soins à passer en sécurité et en
douceur du BCM papier au BCM électronique

•

•
•
•

Discuter des résultats du sondage pan-Canadien sur les pratiques
technologiques courantes en matière de bilan comparatif des
médicaments (BCM)
Décrire les étapes et les précautions à prendre pour migrer vers
le BCM électronique
Identifier les facteurs qui contribuent ou qui nuisent au succès de
la migration du BCM papier au BCM électronique
Tirer des leçons de la recherche effectuée dans d’autres
organisations


Nos conférenciers aujourd’hui
Dre Elizabeth Borycki
La Dre Borycki occupe le poste de professeur adjoint à l’Université de
Victoria, en Colombie-Britannique.
Elle a occupé diverses fonctions, dont celles de spécialiste de l’informatique
clinique, spécialiste de la gestion des maladies, de consultante et de
chercheure. Elle enseigne le comportement organisationnel et la gestion du
changement, l’évaluation des systèmes, l’amélioration de la qualité,
l’informatique et les technologies de l’information et la méthodologie, au
premier cycles et aux cycles supérieurs de l’École d’informatique médicale.
Elizabeth Borycki a participé à la rédaction de nombreux articles en
informatique médicale. Plus récemment, elle a publié deux livres, The
Human, Social and Organizational Aspects of Health Information Systems et
Comprehensive Management of Chronic Obstructive Pulmonary Disease.
Elle représente actuellement le milieu universitaire auprès de l’Association
canadienne d’informatique de la santé (COACH) et de l’International Medical
Informatics Association (IMIA).


Nos conférenciers aujourd’hui
Dr Andre Kushniruk
Le Dr Kushniruk est professeur à l’École d’informatique médicale de l’Université de
Victoria. Il est également professeur adjoint à l’École de médecine Mt. Sinai de New York et
il a déjà été directeur de l’École d’informatique médicale de l’Université de Victoria.
Le Dr Kushniruk fait de la recherche dans de nombreux secteurs, dont l’évaluation de l’effet
de la technologie, l’interaction humain-ordinateur dans le secteur de la santé et d’autres
secteurs, de même qu’en génie de l’utilisabilité. Son travail est internationalement reconnu et
il a beaucoup publié dans le secteur de l’informatique médicale et des essais de technologies
de l’information médicales ( y compris des travaux dans le domaine de l’aide à la décision
appliquée au bilan comparatif des médicaments).
Il se concentre sur l’élaboration de nouvelles méthodes de conception et d’évaluation des
technologies de l’information et sur l’étude de l’interaction humain-ordinateur dans le secteur
de la santé et il est l’un des chercheurs-clés de nombreux projets collaboratifs nationaux et
internationaux. Son travail inclut la création de nouvelles méthodes d’analyse vidéo des
utilisateurs d’ordinateurs, une recherche qu’il adapte actuellement à l’étude à distance des
applications en santé électronique et des systèmes informatiques de pointe, dont les
systèmes informatisés de dossiers médicaux et les systèmes d’aide à la décision.
Le Dr Kushniruk a fait partie du corps professoral de nombreuses universités canadiennes et
il a enseigné dans des domaines comme l’interaction humain-ordinateur, la gestion de bases
de données et l’analyse et la conception de systèmes. Il a été élu Fellow de l’American
Medical Information Association (FACMI) en 2009 il a aussi siégé au conseil d’administration
de l’Association canadienne d’informatique de la santé (COACH). Il détient des

baccalauréats en psychologie et en biologie, de même qu’une maîtrise en informatique
de l’Université McMasters et un doctorat en psychologie cognitive de l’Université
McGill.


Veuillez répondre à notre sondage

8


Bilan comparatif des médicaments (BCM) :
passer du format papier
au format électronique

Andre Kushniruk
Elizabeth Borycki
Helen Monkman
Alex Kuo
Université de Victoria
Margaret Colquhoun
Alice Watt
ISMP Canada
Marie Owen
ICSP

Bilan comparatif des médicaments (BCM)
• Un processus où les prestataires de soins travaillent
de façon concertée avec les patients et d’autres
soignants pour s’assurer que toute l’information sur
la prise de médicaments soit communiquée aux
points de transition
– Admission, transfert, congé
– Dans le but de prévenir les préjudices causés par
une communication inefficace
– Un défi à relever!


En quoi consiste le BCM électronique?
• Le BCM électronique utilise les systèmes d’information
de santé (SIS) pour accéder aux banques de données sur
la médication des patients et les intégrer
• dans le but d’établir le meilleur schéma thérapeutique
possible (MSTP) électronique et de déceler et résoudre
les divergences.
• Il peut être intégré simultanément à d’autres systèmes
tels que la saisie informatisée des médicaments
d’ordonnance (SIMO).


BCM électronique : deux listes de médicaments n’ayant pas fait l’objet
d’un bilan comparatif

(Tiré et adapté de Markowitz, 2011)


BCM électronique : deux listes de médicaments corrélées



BCM électronique : dossier pharmacologique final une fois
le bilan comparatif des médicaments effectué



Organigramme du processus BCM électronique


Aperçu théorique du BCM électronique


Quel est la situation actuelle du
BCM électronique?


BCM électronique : une revue de la littérature
• Une revue de la littérature a été effectuée
• par la recherche du descripteur « bilan comparatif des
médicaments » dans les bases de données bibliographiques PubMed
et CINAHL
• 218 différents articles, publiés entre 2003 et octobre 2012
– examinés par titre, résumé (le cas échéant) et/ou article
intégral afin d’extraire toute étude ne constituant pas une
recherche originale (par ex. les billets éditoriaux) ou ne
couvrant pas suffisamment le sujet à l’étude.
• 139 articles conformes aux critères d’inclusion et retenus
• Les caractéristiques suivantes ont été également prises en compte:
– Type de BCM
– Points de prestation de soins
– Mesure des résultats

Type de BCM
• Processus BCM allant de :
– BCM en version papier uniquement;
– BCM hybride (c.-à-d. en partie papier et en partie électronique);
– BCM entièrement électronique.
• Le nombre d’études consultées pour chaque type de BCM est
comparable :
– papier (35 études)
– hybride (40 études)
– électronique (44 études)
– Ces chiffres excluent les articles ne précisant ou ne
décrivant pas le type de BCM utilisé.


Principaux résultats : points de service

•
•
•

Les articles retenus portaient sur le BCM tel qu’il était effectué aux
différents points de service.
La plupart des articles ont mis l’accent sur les processus hybrides.
Peu d’articles se sont attardés aux processus BCM électroniques aux
différents points de service.

Principaux résultats : enquêtes BCM aux
différents points de service

Mesures quantitatives du bilan comparatif des médicaments


Principaux résultats : technologies de
l’information (TI) et BCM électronique
• Les raisons de l’utilisation des technologies de
l’information pour améliorer le processus BCM sont :
– Générer les meilleurs schémas thérapeutiques
possibles (MSTP)
– Apporter un soutien électronique aux efforts
humains dévolus au BCM
• Dotation de sources de données électroniques
• Dotation d’outils électroniques pour comparer
les listes de médicaments et relever et
résoudre les divergences

Boockvar et al. (2011). « Medication Reconciliation: Barriers and Facilitators from
Perspectives of Resident Physicians and Pharmacists » (J. of Hospital Medicine)
• Groupes de discussion et observation sur l’outil BCM électronique du U.S.
Veterans Affairs (VA)
• Les participants ont convenu de l’objectif du BCM électronique de prévenir
les erreurs, mais ont divergé d’opinion sur l’atteinte de cet objectif.
• Les participants ont séquencé la tâche de façon différente à l’aide de
l’outil.
• Faute de temps, les médecins se sont occupés d’autres responsabilités plus
prioritaires.
• Les barrières comprennent les tâches multiples, les sources d’information
non fiables et le besoin de formation.


Schnipper et al. (2009). « Effect of an Electronic Medication Reconciliation
Application and Process Redesign on Potential Adverse Drug Events »
(Archives de médecine interne)
– Un essai randomisé contrôlé a été effectué.
– L’intervention consistait en l’utilisation d’un outil BCM électronique et
en une revue du processus, avec un groupe témoin de médecins,
d’infirmières et infirmiers, et de pharmaciens.
– Le principal résultat mesuré concernait les divergences non
intentionnelles potentiellement préjudiciables entre les médicaments
pré-admission et les médicaments à l’admission ou au congé (ÉIMPévénements iatrogènes médicamenteux potentiels)
– En conclusion, l’outil BCM électronique et la revue du processus ont
été associés à une diminution significative des ÉIMP.


Kushniruk et al. (2011). « Cognitive Analysis of a Medication Reconciliation
Tool »
– Des tests d’utilisabilité selon le protocole de « pensée à voix haute »
et des simulations cliniques de l’utilisation d’un outil BCM
électronique ont été effectués.
– Tant les situations simulées et réelles étaient observées.
– Conclusions
• Les pharmaciens et les médecins ont une approche différente par
rapport au processus cognitif de leur interaction avec l’outil.
• Des différences importantes entre les pharmaciens et les médecins
ont été observées quant à l’exactitude et le temps dévolu aux
tâches.
• Il s’est avéré nécessaire d’envisager une nouvelle conception, une
personnalisation et une formation.


Quelle est la situation du BCM électronique au
Canada?


BCM électronique au Canada
Le BCM délaisse progressivement le papier pour
prendre le tournant électronique
• afin d’améliorer l’efficacité et d’accroître la
sécurité;
• afin d’intégrer le BCM aux systèmes d’information.
BCM en format papier

BCM hybride

BCM électronique

+


• Nous avons effectué un sondage pancanadien en ligne sur les
pratiques BCM afin d’évaluer la situation actuelle du BCM
électronique au pays.
• Méthode :
• Sondage en ligne
• Effectué au printemps 2013
• Participants :
• 2 799 personnes invitées à participer
• 212 personnes ont répondu à l’invitation
• Y compris des médecins, des infirmières et infirmiers, des
pharmaciens, des gestionnaires, des experts en AQ et des
professionnels des TI dans le domaine de la santé.

Où le BCM électronique est-il mis en œuvre au
Canada?


Types de BCM électronique au Canada


Perception du niveau de succès du BCM
électronique au Canada


Les facteurs de motivation pour le BCM
électronique en ordre d’importance


Les facteurs de réussite de la mise en œuvre du
BCM électronique


• L’aspect « fonctionnalité » du BCM électronique a
présenté une haute variabilité, les fonctions n’étant pas
toutes utilisées.
• La plupart des répondants ont indiqué qu’aucune autre
ressource (p. ex. humaine, financière) n’a été allouée
au soutien du BCM électronique (61 %).


Quels sont les avantages du BCM électronique?
• Les avantages que nous pouvons tirer du BCM électronique
comprennent :
– une standardisation optimisée de la documentation;
– une meilleure lisibilité de l’information;
– une communication plus efficace entre les prestataires de
soins;
– un accès facilité à l’information;
– une plus grande conformité au BCM électronique favorisée par
la création :
• d’arrêts incitatifs – rappelant que le BCM électronique d’un
patient doit être rempli,
• d’arrêts obligatoires – on ne peut procéder au traitement
de l’ordonnance tant que le BCM électronique n’a pas été
rempli.

Quels sont les avantages du BCM électronique?
• Outils d’aide à la décision
– Permet de comparer les listes de médicaments
– Permet de déceler les divergences
– Fournit des mises en garde relativement à l’interaction de
médicaments ou aux allergies
• Intégration avec la saisie informatisée des médicaments
d’ordonnance (SIMO) afin de faciliter et d’améliorer les processus
de prescription
• Efficacité optimisée de nombreux processus liés à la médication en
établissement de santé (Poon et al., 2006).


Aspects importants de la mise en œuvre du BCM
électronique
L’appui de la haute direction joue un rôle important.
• La transition vers le BCM électronique demande un apport
continu en ressources, de la persévérance, une
imputabilité clairement établie, un long travail
préliminaire et un engagement envers la réussite.
Comprendre l’état actuel du SIS de l’établissement
• est crucial pour la mise en œuvre du BCM électronique;
• par exemple, au moment de planifier la mise en œuvre de
la saisie informatisée des médicaments d’ordonnance
(SIMO), il est judicieux de penser à implanter le BCM
informatique en simultanéité, car leur intégration
jumelée est doublement efficace.


Évaluation de l’état de préparation de
l’organisation
Avant de procéder à la mise en œuvre, les établissements
devraient se pencher sur les éléments suivants :
• Quel SIS est présentement en exploitation dans leur
établissement?
• Qu’envisagent-ils implanter en termes d’outils de BCM
électronique?
• Le BCM électronique des entrées et sorties du SIS
Toutes les personnes concernées devraient être au courant du
type de SIS déjà en place.
• (p. ex. dossiers médicaux électroniques)
Avoir une compréhension commune de la définition et des
composantes du BCM électronique

Standardisation des flux de travail, politiques et
procédures organisationnelles
•

Observation des flux de travail et simulations cliniques
• de plus en plus utilisées partout dans le monde pour évaluer
l’impact des nouveaux systèmes d’information sur le flux de
travail;
• de préférence dans un contexte similaire ou dans le contexte réel
où le BCM électronique est utilisé.

•

L’observation des flux de travail et les simulations cliniques
peuvent être effectuées à ces fins :
• cartographier les flux de travail;
• évaluer l’impact de la technologie sur les processus de soins;
• identifier les sources potentielles d’erreurs induites par la
technologie;
• concevoir l’interface du BCM électronique;
• élaborer les politiques et procédures ainsi que la formation;
• pallier les flux de travail fastidieux et les écueils potentiels avant
l’implantation.

Standardisation des flux de travail, politiques et
procédures organisationnelles
• La mise en œuvre du BCM électronique implique généralement des
changements sur le plan des flux de travail.
• Il est important de communiquer les éléments clés du processus,
tels que :
– le plan d’ensemble pour l’implantation et le maintien du BCM
électronique dans l’établissement;
– les rôles et responsabilités des professionnels de la santé
relativement à chacune des tâches;
– un échéancier bien établi des tâches à exécuter;
– l’impact des changements sur les rôles et les tâches des
professionnels de la santé;
– les changements dans les politiques et procédures
organisationnelles.


Choix et approvisionnement de solutions BCM
électroniques
• Les organisations doivent soupeser un certain nombre d’éléments
avant de choisir et de se procurer la technologie du BCM électronique :
– Quelle technologie de l’information est actuellement disponible
dans l’établissement?
– Quelles caractéristiques et fonctionnalités de la solution BCM
seront :
• obligatoires pour une implantation;
• souhaitables (mais non requises);
• instaurées à une date ultérieure?


Choix de la solution BCM informatique
• La solution idéale du BCM électronique offrira les caractéristiques
et fonctionnalités qui permettront
• d’afficher côte-à-côte les listes de médicaments courants et
du MSTP électronique;
• de saisir les données sur les médicaments actuels,
antérieurs, actifs et cessés pour faciliter la comparaison;
• de signaler les divergences pharmacologiques;
• d’afficher les médicaments selon des intervalles de temps
afin que l’utilisateur comprenne quel médicament doit être
pris ou a été pris et quand;
• de modifier la médication sur le même écran
– p. ex. continuer, cesser, suspendre ou changer
• l’intégration avec SIMO (le cas échéant) de sorte que les
nouveaux médicaments puissent être facilement prescrits.

Fiabilité du système
• L’évaluation de la fiabilité du système et la création de cibles de
fiabilité à atteindre sont essentielles pour la mise en œuvre du
BCM électronique.
• Un plan B advenant la défaillance ou une panne du BCM
électronique
– c.-à-d. politiques et procédures en cas d’interruption
• Prévoir la disponibilité d’une solution alternative informatique ou
sur format papier en cas de défaillances techniques qui empêchent
d’effectuer le BCM électroniquement.


Utilisabilité
• Un système de BCM électronique à l’utilisabilité éprouvée est
générateur de résultats :
– Accroissement des taux de conformité
– Moins de solutions de rechange
– Moins de formation requise
– Processus BCM électroniques plus efficaces
– Moins d’erreurs induites par la technologie
• plus sûr pour les utilisateurs occasionnels ou les utilisateurs
possédant des connaissances limitées en informatique


Coût
• Pour assurer le succès de la mise en œuvre, il est important de
connaître les coûts du projet et de son implantation à long terme.
– S’assurer de l’engagement et du soutien de la haute direction
en s’associant un cadre parrain attaché au projet
– S’assurer d’un soutien financier suffisant pour une mise en
œuvre durable du BCM électronique
– Cerner l’impact de l’utilisation des nouveaux processus BCM
électroniques sur le personnel médical et infirmier ainsi que les
pharmaciens.
– S’assurer qu’il y a un personnel suffisant disposant d’assez de
temps pour effectuer le BCM électronique sur une base
continue
– Faire des évaluations périodiques pour s’assurer que tous les
professionnels de la santé se conforment aux processus BCM
électroniques
– Prévoir un budget consacré à l’évaluation et au suivi

Sécurité
• Le BCM électronique a le potentiel :
– de réduire le nombre d’erreurs;
– mais aussi d’introduire des erreurs dans le processus BCM.
• Pour tirer pleinement profit de la capacité du BCM électronique à
réduire le nombre d’erreurs :
– S’assurer que les professionnels de la santé sont sensibilisés à
l’importance de leur rôle, et ce, sous tous les aspects des
processus BCM électroniques
– Encourager les professionnels de la santé et les patients à
déclarer les échappées belles et les erreurs qui surviennent,
dans le but de perfectionner les processus BCM électroniques,
d’assurer la fiabilité des systèmes et d’optimiser les avantages
du BCM électronique.
– S’assurer de la mise en place d’un plan d’évaluation bien établi
pour surveiller la conformité au BCM électronique et rendre
compte des résultats de son implantation.

Difficultés et défis que présente le virage vers le BCM électronique – selon les
conclusions tirées de sondages et d’ouvrages

• Alourdit par ricochet le fardeau de la tâche en raison
de la saisie électronique des données sur les
médicaments
• Difficultés liées à l’intégration
• Change la façon dont les usagers communiquent
• Réticence à adopter une nouvelle technologie


Recommandations
• Comprendre le flux de travail actuel avant de procéder à la
mise en œuvre
• Comprendre comment le BCM électronique peut s’intégrer à
l’infrastructure existante et projetée du système
d’information de santé
• Obtenir l’appui de la direction et le soutien financier (et ce,
à long terme)
• Prendre soin de bien définir les étapes pour la mise en
œuvre du BCM électronique


Évaluation nécessaire tout au long du processus
de mise en œuvre
•
•
•
•

Évaluation des flux de travail et tests d’utilisabilité
Intégration à l’infrastructure existante
Adéquation de la formation
Évaluation de l’erreur et de la performance
– Nombre et % de patients ayant fait l’objet d’un bilan
comparatif des médicaments
– Exactitude du bilan comparatif des médicaments
– Fréquence d’utilisation


Élaboration récente d’une trousse sur la transition du BCM papier vers
le BCM électronique

• Pour soutenir les efforts des gestionnaires et des
professionnels de la santé qui caressent le projet de faire
une transition vers le BCM électronique ou qui y travaillent
déjà
• Avec l’appui financier d’Inforoute Santé du Canada
• Sous la direction d’AE Informatics, de professeurs de
l’Université de Victoria, d’ISMP Canada et de l’ICSP.
• La trousse sera rendue disponible par l’entremise d’ISMP
Canada et de l’ICSP.


Table des matières de la trousse
• Quel est la situation actuelle du BCM électronique?
• Quelles sont les étapes de la mise en œuvre du BCM
électronique?
• Quelles sont les choses à considérer ultérieurement à la mise
en œuvre du BCM électronique?
• Comment le BCM électronique devrait-il être évalué?
• Leçons retenues
• Listes de vérification
– Caractéristiques idéales
– Approvisionnement et pré-mise en œuvre
– Évaluation


Trousse : Listes de vérification et conseils


Conclusions
• Le BCM électronique peut s’avérer un outil important pour la sécurité
des patients et présente de multiples avantages.
• Un certain nombre de facteurs influent sur la réussite de la mise en
œuvre du BCM électronique.
• Au terme d’un long travail fondé sur un sondage national, une revue
de la littérature ainsi que des entrevues, ce précieux outil a vu le jour
:
« Electronic MedRec Implementation
Planning Kit »
(Trousse sur la mise en œuvre
du BCM électronique)
Pour plus d’information : andrek@uvic.ca


Merci!


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Prochains webinaires

10 déc. 2013 Résultats du Mois national de vérification de
la qualité
14 jan.2014 Le projet Marquis - Dr Jeffrey Schnipper
11 fév. 2014 Le rôle des patients dans le BCM
25 mars 2014 Le bilan comparatif des médicaments en soins
à domicile

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