Ms Experiences'16 gouvernance et choix des outils collaboratifs office 365
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Positonnement des différents outils collaboratifs dans Office 365 et comment déterminer le bon choix pour votre organisation et quelle gouvernance mettre en place autour de ces outils
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- 1. Gouvernance et Choix des outils collaboratifs Office 365
- 3. Serge Luca Brussels, Belgium http://www.shareql.com 10 x MVP Office Servers and Services Dev et IT pro sur SharePoint depuis 2002 @sergeluca https://sergeluca. wordpress.com
- 4. Patrick Guimonet MVP Office Servers and Services ( pour la 7e fois) Microsoft Regional Director Châteaufort Ile de France, France Architecte de Solutions d’Entreprise - Abalon Membre fondateur Communauté aOS @patricg Blogueur yos365. wordpress.com Designed by Gokan Ozcifci
- 5. Etape 1 : l’e-mail
- 6. Tout commence souvent par un e-mail ! L’éléphant dans la pièce : l’e-mail N° 6
- 7. • Spams • Si on ne connait pas l’adresse e-mail ? ( facebook ou Linkedin) • Sécurité ? Pishing (hameçons,…) • Intrusif -Même en vacances • Trouver les pièces jointes ? Et leurs versions ? • Ok l’e-mail est le roi de la collaboration, mais un roi qui peut la freiner !!! E-mails Beaucoup d’avantages mais quelques inconvénients N° 7
- 8. En Outlook Web, on peut editer les pièces attachées ! -> plus de problème de version E-mails Editer les fichiers attachés N° 8
- 9. E-mails Pièces attachées sur OneDrive for Business N° 9
- 10. Etape 2 : Wunderlist
- 11. « Serge marche dans la rue quand il lit l’e-mail de Sébastien; il se crée une tache sur Wunderlist afin de rappeler Patrick » Etape 2.Wunderlist N° 11
- 12. Etape 3 : OneNote
- 13. « Après avoir reçu l’e-mail de Microsoft, Serge et Patrick décident de réfléchir de leur côté sur les différents sujets à aborder et discuter. Leurs idées sont stockées sur One Note. » OneNote N° 13
- 14. Demo OneNote
- 15. Voir session «Work better together as a team and stay on the same page with Microsoft OneNote” https://myignite.microsoft.com/sessions/39797 OneNote N° 15
- 16. Nous proposons l’organisation OneNote suivante : OneNote Bonne pratique pour un Team site ou un Groupe N° 16
- 17. Etape 4 : OneDrive for Business
- 18. « Leurs notes respectives (OneNote) sont stockées sur leur OneDrive for Business » OneDrive for Business N° 18
- 19. • Espace de stockage personnel • Inévitable car exploité par Outlook (fichiers attachés), par Skype for Business (fichiers attachés, co-authoring,…) • 1 Terabytes par utilisateur • Possibilité de partage, y compris avec l’extérieur; avec limite de temps • Corbeille • Versioning • Interface très simple • Version web et client riche des documents • Synchronisation avec disques locaux (next Gen sync client) • 22.000 documents max • On peut sélectionner les dossiers • Mobile OneDrive for Business N° 19 Moins de tickets de support !!!
- 20. • Possibilité d’autoriser la synchro sur des PC de certains domaines • Possibilité d’autoriser certains Mobiles (MDM policy) • Audit de quels PC synchroniser • Audit de qui regarde et qui partage les fichier,…. • Mettre des quotas • Blocage de « partage avec tout le monde » • Powershell OneDrive for Business Administration N° 20
- 21. • Limitation de la bande passante pour la synchro (IT/utilisateur) • Même outil synchro pour OneDrive/SharePoint/O365 Groups • Synchro de dossiers partagés • Preview de fichiers Photoshop, Illustrator, mails (msg), mp4 avec streaming,… • Partage : on sait voir qui a vu, quand, avec quel navigateur • Sélectionner plusieurs fichiers et télécharger comme zip • Naviguer vers SharePoint en restant dans OneDrive • Meilleure intégration dans Office (activité, partage, co-éditing…) • Console admin dédiée OneDrive for Business Annonces Ignite N° 21
- 22. Voir session « Explore OneDrive for Business key features and roadmap” https://myignite.microsoft.com/videos/2730 …et plein d’autres OneDrive N° 22
- 23. Etape 5 : Skype for Business
- 24. « Après avoir reçu l’e-mail et préparé quelques idées personnelles sur OneNote, on décide de discuter (oralement); Patrick est à Paris, Serge est à Bruxelles -> Skype for Business ! » Quelques nouveautés : • Support pour les groupes Office 365 • Co-authoring • Discussions dans le navigateur (web) • Discussions Off-Line • Ajout de pièces attachées avant les réunions Skype For Business N° 24
- 25. Skype for Business N° 25
- 26. Skype for Business Partage OneNote en cours de réunion N° 26
- 27. Etape 6 : Yammer
- 28. Patrick décide d’annoncer notre session sur Yammer. L’intégration avec Office 365 est complète • Les groupes sont des Groupes Office 365 • Les fichiers sont stockées dans une site SharePoint • Les notes sont des OneNote • Les groupes disposent donc d’un Planner et d’un Calendrier Yammer Le réseau social d’Office 365 N° 28
- 29. Fonctionnalités de base Récentes Nouveautés Roadmap Via Mail Externes dans le réseau principal Privés / Publics Internes / Externes Groupes Office 365 Groupes typés et page d’accueil, Connecteurs # @ like Edition de messages Texte riche, déplacer des messages, les punaiser Stockage spécifique à Yammer Edition des fichiers avec Office Online Stockage dans un site SharePoint Commentaires documents Office Online Commentaires Yammer dans Delve, Office Video, … 1 profile, intégration avec Skype Entreprise, SP webpart, Recherche Yammer N° 29 BRK2014 - Connect your company with Yammer - a vision and roadmap update BRK2019 - Work smarter with Yammer and Office 365 Groups Yammer strengthens team collaboration through integration with Office 365 Groups Sources
- 30. Demo: Yammer
- 31. Etape 7 : Les Groupes Office 365
- 32. Les groupes 365 La colonne vertébrale de la Collaboration dans Office 365 N° 32 Les groupes ne sont pas un outil mais une audience Il nous faut structurer les échanges. On va centraliser et historiser les échanges et les fichiers avec un groupe Office 365 Les groupes ne sont pas un outil mais une audience
- 33. Groupes Office 365 N° 33 Fonctionnalités de base Récentes Nouveautés Roadmap Utilisateurs internes Utilisateurs externes Public / privé Changement possible Groupes masqués Suppression réversible @ like OneDrive Librairies de documents SharePoint Calendrier, OneNote Ajout du Planificateur, Connecteurs BRK2019 - Work smarter with Yammer and Office 365 GroupsSources
- 34. Options de Gouvernance pour les Groupes • Tous les utilisateurs peuvent créer un groupe par défaut Mais on peut définir un groupe restreint de créateurs de sites • Ajouter toujours une photo et une description au groupe pour donner du sens. • Vous devez utiliser une convention de nommage, par exemple : Communautés : C-[Communauté] comme C-MIDDLEWARE Projets clients : P-[CLI]-[Nom du projet] comme : P-TOT-EXT pour le projet Extension avec Total Projets interne : P-[Votre société]-[Nom du projet] comme : P-ABA-SMART pour le projet Smart à Abalon Masquer les groupes les plus sensibles (annoncé) Suppression avec poubelle (annoncé)
- 36. Etape 8 : Planificateur Demo Planner Etape 9 : Team sites Demo Team Site Demo: Groupes Office 365
- 37. Etape 10 : Office 365 Video
- 38. Afin de préparer nos sessions, nous décidons de faire le tour de quelques vidéos essentielles et de les partager notre l’intranet. Etape 10. Office 365 Video Le YouTube d’entreprise N° 38
- 39. Demo Office 365 Video
- 40. Etape 11 : Sway
- 41. Powerpoint Sway Fichier manipulable Oui (.pptx) Non Client Windows Oui Non App Windows 10 Oui Oui Service sur Internet Non Oui Ajout de contenu Web Possible mais statique Première source de contenu Qui décide du design ? Vous Le moteur d’affichage de Sway Insertion dans un site Web ? Via un format tiers (.pdf, Slideshare, Docs.com) Natif (code fourni) Partage Via le fichier Via une URL PowerPoint ou Sway ? N° 41 Afin de préparer notre présentation nous devons choisir entre PowerPoint et Sway…
- 42. Demo Sway
- 43. Etape 12 : Delve
- 44. « Dans l’intranet se trouve du contenu PowerBI dont on doit parler dans notre session; où se trouve-t-il et qui peut nous aider pour cette démo ? » Etape 12. Delve N° 44
- 45. • Permet de découvrir du contenu qui m’intéresse (et auxquels j’ai droit) • Proactif alors que la recherche est réactive • Le moteur de Delve est l’Office Graph qui analyse les signaux venant de : • Exchange • Yammer • OneDrive • SharePoint • Videos • Fichiers attachés dans e-mails Delve N° 45
- 46. Demo Delve
- 47. • Application Windows 10 Universelle • Notifications sur people • Fichiers attachés distincts ( existe déjà pour Android & IOS) • Fiche personne améliorée • Visible en web et client riche, y compris e-mail ! • Contact info + infos du Graph Delve Nouveautés N° 47
- 48. Voir session «Discover what's new and what's coming for Office Delve” https://myignite.microsoft.com/videos/1359 Delve N° 48
- 49. • Activer- désactiver Delve • Tenant : console d’admin SharePoint • Individuellement • Ne pas négliger les version mobiles et Desktop • Change Management : • Insister sur la sécurité et la confidentialité Gouvernance Delve N° 49
- 50. Etape 13 : PowerApps & PowerFlow
- 51. PowerApps Tout le monde peut créer des applications mobiles N° 51
- 52. Demo PowerApps
- 53. Flow Tout le monde peut créer des workflows N° 53
- 54. Demo Flow
- 55. Le nouveau paysage Office 365 [ #Office365 #SharePoint ] The new landscape!Source
- 56. La pyramide de Maslow pour Office 365 N° 56
- 58. N° 59
- 60. N° 61