1. Gestion des subventions et des contributions à CIC
Un processus « bidirectionnel »
Novembre 2009

2. Subventions et contributions à CIC
• CIC gère plusieurs programmes de subventions et de contributions.
• Fonds versés aux personnes ou aux organisations afin d’appuyer
l’établissement, l’adaptation et l’intégration des nouveaux arrivants
dans la société canadienne, et de promouvoir la compréhension
interculturelle et les valeurs canadiennes parmi tous les Canadiens en
vue de bâtir une société intégrée et homogène, par :
1. le Programme d’établissement;
2. le Programme d’aide au réétablissement;
3. le Programme du multiculturalisme;
4. le Programme de reconnaissance historique pour les communautés.
• Ces programmes comportent des différences sur le plan des
conditions, du modèle de prestation, des bénéficiaires des fonds et des
objectifs particuliers. Toutefois, tous sont gérés selon des principes
directeurs et des critères par rapport auxquels les propositions et les
organisations sont évaluées.
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3. Subventions et contributions à CIC
 Les subventions et les contributions représentent près de 70 %
du budget ministériel.
 Au cours des 5 dernières années, le budget consacré aux
ententes de contribution (EC) a plus que doublé.
 Le nombre d’ententes de contribution a également doublé,
passant d’environ 450 en 2005-2006 à près de 1000 dans
l’ensemble du pays.
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4. Subventions et contributions à CIC
Programme d’établissement PAR BORTCE Programme du PRHC
multicultura-lisme
Objectifs en matière Fournir aux nouveaux arrivants les Offrir un Aider les Promouvoir la Reconnaître les
de politiques renseignements dont ils ont besoin soutien du travailleurs compréhension expériences
pour prendre des décisions; des revenu et formés à interculturelle et les historiques
cours de langue pour qu’ils aient les d’autres l’étranger à valeurs particulières des
compétences linguistiques qui leur services réussir et à canadiennes, la communautés
permettront de bien fonctionner au immédiats et mettre plus participation civique ethnocultu-relles
Canada; de l’aide pour trouver un essentiels aux rapidement à et le changement et sensibiliser les
emploi; et un coup de main pour se réfugiés profit leurs institutionnel. Canadiens à cet
constituer des réseaux afin de réinstallés. compé-tences égard.
devenir partie prenante de leur sur le marché
collectivité. du travail
canadien.
Budget Subvention : 234 M$ (Qc) Subv. : S.O. Subv. : S.O. Subv. : 6,6 M$ Subv. :
(2009-2010) Contribution : 664 M$ Contrib. : Contrib. : 3 M$ Contrib. 5,1 M$ 1,1 M$
56 M$ Contrib. :
9,9 M$
Nombre d’EC 741 28 0 1 2 AP plus une
(environ 900 par année) subvention
Cycle de 1 AP national et plusieurs AP Premier AP à AP dans la région Un AP est prévu.
financement et régionaux à l’automne concernant un l’été 2009. des Prairies/T.-N.
nombre d’appels de financement qui sera versé à partir au printemps de
propositions (AP) du 1er avril 2010. 2009. 3

5. Subventions et contributions à CIC (suite)
 Programmes d’établissement et d’aide au réétablissement
 Près de 400 fournisseurs de service (FS) offrant les programmes CLIC, PEAI et
PAR, ainsi que le Programme d’accueil :
• La majorité (plus de 80 %) valent plus de 50 k$;
• Beaucoup sont pluriannuelles;
 La majorité des programmes d’établissement et d’aide au réétablissement servent
à la prestation directe des services aux clients – la continuité des services offerts
est primordiale;
 Les paiements sont faits pour des services clairement définis, après que les
services ont été rendus;
 La gestion des EC se fait principalement au niveau régional;
 Le fonds pour l’innovation est administré à l’échelle nationale.
 Programmes du multiculturalisme
 Il y a plus ou moins 50 ententes, comportant un mélange de subventions et de
contributions.
 La coordination est centralisée.
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6. Contexte opérationnel des programmes
d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des
ententes de contribution
 Les termes « fournisseurs de services » et « bénéficiaires »
sont définis, conformément aux conditions des programmes
d’établissement, de la façon suivante :
 les provinces qui ont une autre entente de financement – Colombie­
Britannique et Manitoba;
 les gouvernements provinciaux et territoriaux ou les administrations
municipales;
 les organismes à but non lucratif, dont les organismes non
gouvernementaux, les entreprises sans but lucratif, les groupes
communautaires et les organismes cadres;
 les organismes internationaux (cela exige l’approbation du gouverneur en
conseil);
 les entreprises, les établissements d’enseignement et les particuliers.
 Les questions concernant les clients admissibles (p. ex. les
citoyens canadiens, les travailleurs étrangers temporaires et les
demandeurs d’asile/réfugiés).
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7. Contexte opérationnel des programmes
d’établissement – Critères pour les bénéficiaires des
ententes de contribution
• Les conditions indiquent deux groupes de bénéficiaires :
– Les réfugiés réinstallés au Canada;
– Les FS qui fournissent de l’aide à ces personnes, comme :
a) une entreprise;
b) une entreprise sans but lucratif;
c) un organisme non gouvernemental;
d) un organisme intergouvernemental;
e) un groupe communautaire;
f) un établissement d’enseignement;
g) une personne;
h) un organisme cadre;
i) un organisme ou un ministère d’un gouvernement provincial ou territorial ou d’une
administration municipale;
j) le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR);
k) une organisation de recommandation (au sens du Règlement);
l) un fournisseur de services étranger;
m) un organisme international.
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8. Contexte opérationnel du Programme du multiculturalisme
Critères pour les bénéficiaires des ententes de
contribution/subventions
• Les organisations ou les associations canadiennes sans but
lucratif;
• Les institutions publiques non fédérales ou les institutions
d’intérêt public canadiennes comme les médias, les conseils
scolaires, les écoles, les collèges et les universités, les
chambres de commerce, les organismes d’exécution de la loi et
de police, les hôpitaux et d’autres établissements de santé;
• Les administrations régionales et municipales et leurs
organismes;
• Les gouvernements des Premières nations et des Inuits, les
conseils de bande et leurs organismes;
• Les citoyens canadiens et les résidents permanents.
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9. Règles de gestion des programmes
Cadre de contrôle de gestion
• La gestion des subventions et des contributions s’appuie sur un
solide cadre de contrôle de gestion.
• L’objectif est d’améliorer la reddition des comptes en donnant
des directives nationales claires et uniformes au personnel de
CIC responsable de l’exécution et de la supervision des
programmes de subventions et de contributions;
• Assurer une sélection, une négociation et une gestion
appropriées des ententes de contribution au moyen d’une
formation, de directives et d’outils pertinents à l’intention du
personnel de CIC et des fournisseurs de services.
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10. Cadre de contrôle de gestion (suite)
• Éléments clés
– La mesure du rendement;
– L’évaluation des programmes;
– Le processus lié aux ententes de contribution lui-même
(planification, examen, négociation, gestion, évaluation et
surveillance).
• Renforcés du début à la fin par :
– la formation du personnel;
– l’élaboration et la révision des manuels et des guides de
l’utilisateur;
– les formulaires et les calendriers d’EC nationaux normalisés;
– les outils de gestion (interfaces électroniques) pour venir en aide au
personnel de CIC et aux FS. 9

11. Le cycle de vie d’une entente de contribution
Planification
Propositions d’EC – Programmes
1 d’établissement
2
Cessation
des ententes 8
3
Évaluation et
recommandation des
7 propositions
4
Modification des EC
et documentation des dossiers Préparation des ententes
6 de contribution
5
Examen des demandes et calcul
des paiements
Suivi
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12. Propositions d’ententes de contribution
(EC)
 Les ententes de contribution sont établies de
différentes façons :
 Appels de propositions :
• ouverts à tous les organismes et personnes admissibles;
 « Nouvelle » entente avec des fournisseurs de services existants :
• le besoin permanent de service;
• le FS a fait ses preuves en matière de prestation :
• modifications à une entente existante :
• élargir le service existant ou ajouter un service
connexe.
 Proposition non sollicitée :
• rarement utilisée – pour répondre à un besoin urgent.
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13. Contrôle de gestion (évaluation du projet et de
l’organisation/du fournisseur de services)
• Appels de propositions
• On évalue toutes les propositions afin de déterminer si elles cadrent avec les priorités
ministérielles, si elles les appuient, et si elles offrent un bon rapport qualité-prix. Elles doivent :
– se conformer pleinement à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor;
– correspondre précisément aux conditions du programme;
– réaliser les objectifs et obtenir les résultats du programme, répondre aux besoins des clients;
– représenter un bon investissement dans la prestation rentable de services par des
organismes et des fournisseurs compétents, efficaces et fiables.
• Les organismes et les fournisseurs de services sont évalués d’après les éléments suivants :
– la réputation et le statut juridique; les structures organisationnelles et de gestion intégrée
(secrétaire général, conseil élu); la solidité financière et structurelle; et les antécédents
(projets, activités, affiliations connues, notamment pour déterminer s’il s’agit d’une entité
inscrite pour des raisons de sécurité nationale).
• Les lignes directrices et les normes visant à assurer l’intégrité des programmes et un bon rapport
qualité-prix. Les évaluations sont documentées et examinées afin d’assurer l’exercice d’une
diligence raisonnable.
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14. Responsabilisation et suivi
• Les fournisseurs de services et les organisations soumettent des rapports à CIC.
• Bon rapport qualité-prix : Les évaluations initiales sont appuyées par la surveillance des
activités et le suivi financier effectués par le personnel de CIC.
• Détermination et gestion du risque : Analyse visant à déterminer le niveau de risque et les
exigences en matière de suivi.
– Les vérifications, les examens et le suivi sont des éléments essentiels du cadre de contrôle
global de CIC. Une approche officielle et systématique à l’égard de l’évaluation des
pratiques de gestion est utilisée pour la réalisation de vérifications internes et externes. Les
résultats sont communiqués à la haute direction.
• Rectification du tir : Pour les besoins de l’assurance de la qualité, des échantillons d’examens
et de rapports de suivi sont envoyés au bureau régional et à l’administration centrale.
– Cela s’applique aux plans de surveillance prévus et aux activités de vérification a posteriori.
• Le bureau régional et l’administration centrale sont informés des questions préoccupantes.
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15. Outils de gestion des programmes – iSMRP
 Système de mesure pour la reddition de comptes
concernant les programmes de contributions de
l’immigration (iSMRP) :
 une base de données sur Internet conçue pour recueillir des
renseignements sur les clients et les services relativement à la
prestation des services d’établissement et d’aide au
réétablissement de CIC offerts par les fournisseurs de services,
 intégralement mis en œuvre en 2004, mais il reste du travail à faire
afin d’élaborer un système de production de rapports qui facilite la
surveillance et l’évaluation des programmes.
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16. Transition : conclure une nouvelle entente ou
mettre fin à une entente avec des organismes
ou des fournisseurs de services existants
• Certains projets voient leur cycle de vie se terminer naturellement (p. ex.
les projets relatifs au multiculturalisme, la mise à l’essai de nouvelles
approches), alors que d’autres se rapportent à des besoins opérationnels
permanents (p. ex. les cours de langue).
• Si des problèmes surviennent alors qu’une entente est en vigueur :
–Travailler avec les organisations au règlement des questions
préoccupantes;
–Suivre un processus d’engagement bien défini et documenté;
–S’il y a lieu, informer la haute direction;
–S’il y a lieu, mettre fin à l’entente.
–Assurer la continuité du service aux clients.
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17. Plan d’action gouvernemental du SCT
 En réponse aux observations du groupe d’experts en matière de
subventions et de contributions de 2007, le Secrétariat du
Conseil du Trésor (SCT) a élaboré un plan d’action
gouvernemental visant à réformer l’administration des
subventions et des contributions. Le plan d’action comporte
trois éléments fondamentaux :
 une réforme stratégique – une nouvelle politique en matière de paiements
de transfert, entrée en vigueur le 1er octobre 2008;
 des outils horizontaux – un Centre d’expertise (CE) visant à assurer un
leadership concernant la réforme des subventions et des contributions;
 des plans d’action ministériels pour la réforme des subventions et des
contributions.
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18. Plan d’action ministériel de CIC
 Dans le cadre du plan d’action gouvernemental, chaque
ministère doit élaborer et mettre en œuvre son propre plan
d’action ministériel (PAM) afin d’examiner les pratiques de
gestion des subventions et des contributions, de déterminer des
possibilités d’amélioration de la prestation de services, et de
partager les pratiques exemplaires.
 Les éléments suivants du PAM doivent être élaborés d’ici le
31 mars 2010 :
 gestion du risque;
 participation des demandeurs et des bénéficiaires;
 établissement des normes de service ministérielles pour les programmes de
paiements de transfert.
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19. Éléments du plan d’action ministériel (PAM) de
CIC
• Clarté et uniformité dans la prestation des programmes et mise
en œuvre intégrée des programmes – établissement,
réétablissement, multiculturalisme et reconnaissance des titres
de compétences étrangers.
• Les intervenants observent une certaine uniformité dans la
gestion des programmes de paiements de transfert.
• Réduction des contraintes administratives pour les
bénéficiaires, transparence dans les relations et les résultats
attendus, services améliorés et accélérés, et respect des
normes de service.
• Établissement, communication, surveillance et préparation de
rapports correspondant aux normes de service.
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20. Éléments du plan d’action ministériel
(PAM) de CIC (suite)
• Approche normalisée axée sur le risque à l’échelle du Ministère à l’égard de la
gestion des subventions et des contributions, particulièrement de la
détermination des besoins en matière de surveillance et de vérification.
• Formulaires et calendriers mis à jour, rédigés dans un langage simplifié, plus
clair et convivial.
• Utilisation d’outils communs et meilleur accès aux renseignements pertinents
afin d’orienter l’exécution des programmes.
• Favoriser des gains d’efficacité dans les interactions entre le Ministère et les
fournisseurs de services, réunir l’information en un tout cohérent et faciliter le
recoupement de renseignements provenant de diverses sources.
• Adoption de pratiques ayant fait leurs preuves dans d’autres ministères
• Renforcement des capacités dans le secteur, pour permettre aux employés de
CIC de disposer de plus de temps pour traiter/surveiller et influencer les
résultats des initiatives et des projets.
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21. QUESTIONS
DISCUSSION