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Relations publiques
   HEAJ, Namur
 contact : delphinejarosinski@hotmail.com
Partie 2
Communication événementielle
       Cours 2 & 3
A chaque public, sa formule…




Caractéristiques
Caractéristiques
Les étudiants présents sur
ObjectifCOM commentent les items
  qu’ils ont observés sur la partie
              exposants


Exercice 1 : feedback
Choisir un salon ?
Critères de choix :
1. Objet du salon
2. Visiteurs
3. Exposants
4. Crédibilité et ampleur du salon
5. Informations pratiques

 Choisir un salon
- directement traduit dans son nom
cf. ObjectifCom, Bois &
habitat, Entreprendre, Salon du mariage
- + thème est précis, + nombre de visiteurs
est limité mais ciblé
- si thématique large risque d’être noyé dans
la masse


 1. Objet du salon
- salon professionnel ?
- gd public ?
- mixte ?
- fonction des visiteurs ?
- nombre visiteurs et croissance ?
- politique d’admission
(contrôle, préinscriptions,…)
- centres d’intérêt
 2. Visiteurs
- surfaces d’expo
- nombre d’exposants
- identité des exposants
- stands collectifs
- surface d’expo vs nombre exposants
- concurrence
- origine des exposants

 3. Exposants/Plan
3. Exposants
Etude de cas 1
- identité des exposants (notoriété +
professionnalisme)
- nombre d’éditions (attention aux
variations fortes)
- campagne promotionnelle (choix
des médias, implication des
exposants)
 4. Crédibilité et ampleur
712
                            personnes
                            aiment le
                            salon



4. Crédibilité et ampleur
- partenaires (notoriété et
parrainage)
- événements annexe
(conférences, pts
déj’, workshop, conférences, notorié
té des orateurs )

    faire partie du programme
 4. Crédibilité et ampleur
- calendrier
- fréquence
- lieu
- commodités
(restauration, gardiennage, séminair
es, …)
- coût

 5. Informations pratiques
Etude de cas 1
Changement de lieu pour le Forum des Entrepreneurs 2010
- répertoires/base de données :
www.exhibitions.be
www.calendrierdesfoires.be
www.expobase.be
- dossier de candidatures/ catalogues années
précédentes
- presse
- exposants
- visites
 Sources d’infos ?
Quand la décision est prise, se
pencher sur :
- le planning et le budget
- le stand
- la communication autour du salon
- les ressources humaines
- la communication interne
 On y va !
- Lister les tâches
- Etablir rétroplanning
- Evaluer les délais
- Prévoir succession des actions


 Planifier & budgéter
Echéancier
Etablir budget prévisionnel
               càd
 recensement de tous les postes
      budgétaires à prévoir


Budgéter
Budgéter
L’histoire de Mediaplanet
1er salon multimédia en 1995 au Heysel. Apparition du CD
ROM et accessoires liés à l’ordinateur + partenariats médias
solides (500 000 € = budget promo), 140 exposants dont
Apple, Sony, Microsoft, Panasonic, Belgacom etc. et 48 000
visiteurs. Le succès continue et en 2000, 115 000 visiteurs.
Le multimédia présent dans gde distribution. + la crise…
L’édition 2002 est purement annulée !
L’édition 2003 est un échec : budget de promo a
fondu, stands sont moins soignés, exposants et visiteurs sont
déçus…


  Etude de cas 2
Stand




Concevoir le stand
Attirer
                           attention



      Permettre
                                           Etre compris
      efficacité
                      Stand

           Favoriser les
                                       Montrer
             relations




Stand : fonctions vitales
Rester simple
     Créer une identité forte
   Etablir un thème cohérent
       Développer le stand
 à travers les yeux des visiteurs
        Capter l’attention

Stand : design
Un stand d’exposant sur ObjectifCOM
    commenté par les étudiants :
          + et – (au tableau
 en collant des post it de couleurs,
  classés ensuite par thèmes cf. ci-
               dessous)

 Exercice 2
- Localiser les bons secteurs
- Regroupement des exposants
- Qui sont mes voisins ?
- Contraintes techniques



 Stand : emplacement
- Forme (cb côtés ouverts ?)
- Taille (produits, visiteurs
attendus, animation, aspects
pratiques, taille moyenne des autres
emplacements)
- couleurs

 Stand : forme et taille
Pouvoir des couleurs
A lire…
Surface nue (coût)
               ou
     aménagée (contraintes)


On y va tout nu ?
Stand nu ?
- trafic : d’où vient le public ?
- gestion des visites
- produits
- enregistrement et infos
- animation/discussion
- zones de travail/stockage

 Pour y mettre ?
- graphisme : une idée/panneau
- éclairage



 Pour y mettre ?
Double règle de trois            :
  salon : avant – pendant – après
     stand : avant – sur – après


Communication sur salon
Les trois Grâces, Raphaël
Appliquer ces 2 règles au Salon
          ObjectifCOM




Exercice 3
Site
web, invitation, affichage, presse,
médias sociaux, …


 Communication AVANT le Salon
Catalogue, plan, sac, distribution
différenciée de folders, conférences/
ateliers, écrans, annonces, médias
sociaux, presse sur salon, animations



 Communication SUR le Salon
Jeux-concours, multimédias
(exemple), réceptions, objets (clin
d’œil, utilitaires, consommables), écha
ntillons,…


 Animations
Proselect, jeune entreprise spécialisée dans le
recrutement, présente au Salon des Entrepreneurs 2010 : bon
emplacement au centre du Salon (20 m2). Article dans sa
newsletter + rappels mails + invitation personnelle à sa clientèle
6 semaines avant le salon.
Concours sur le salon avec pièces de puzzle (pour gagner Bongo)
qui comprennent un message . Pour s’inscrire, il faut laisser ses
coordonnées (= base de données), 250 contacts noués sur le
salon, qui seront recontactés ensuite…
Gagne le prix du Jury du Forum (= un article dans le Magazine de
la Chambre de Commerce).
Efficacité garantie…



  Etude de cas 3
Les étudiants présents sur
ObjectifCOM commentent les items
  qu’ils ont observés sur la partie
      conférences/workshops


Exercice 4
Suivi des contacts :
- invités et rencontrés
- rencontrés fortuitement
- invités mais pas venus
- autres (fichiers)
- communication interne


Communication APRES le Salon
travail d’équipe
          organisation
             rigueur
  dans des conditions extrêmes
                …


Organisation (RH)
Sébastien Hill-Derive, Foires et Salons, s’y préparer, et réussir, Edipro, Liège, 2012.
Arnauld du Moulin de Labarthète, La Communication
événementielle, Demos, Paris, 2012.

http://www.energiesplus.be/fr/salon-economies-energies-batiment-durable
http://www.levif.be/info/belga-generique/incendie-coronmeuse-le-forum-des-
entrepreneurs-aura-bien-lieu-mais-a-milmort/article-1194837354055.htm
http://www.entreprendreondernemen.be/2012/tarifs.php?lng=fr
http://www.eclaircie.biz/archives/2011/02/10/20353855.html




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Com événementielle (2)

  • 1. Relations publiques HEAJ, Namur contact : delphinejarosinski@hotmail.com
  • 3. A chaque public, sa formule… Caractéristiques
  • 5. Les étudiants présents sur ObjectifCOM commentent les items qu’ils ont observés sur la partie exposants Exercice 1 : feedback
  • 7. Critères de choix : 1. Objet du salon 2. Visiteurs 3. Exposants 4. Crédibilité et ampleur du salon 5. Informations pratiques Choisir un salon
  • 8. - directement traduit dans son nom cf. ObjectifCom, Bois & habitat, Entreprendre, Salon du mariage - + thème est précis, + nombre de visiteurs est limité mais ciblé - si thématique large risque d’être noyé dans la masse 1. Objet du salon
  • 9. - salon professionnel ? - gd public ? - mixte ? - fonction des visiteurs ? - nombre visiteurs et croissance ? - politique d’admission (contrôle, préinscriptions,…) - centres d’intérêt 2. Visiteurs
  • 10. - surfaces d’expo - nombre d’exposants - identité des exposants - stands collectifs - surface d’expo vs nombre exposants - concurrence - origine des exposants 3. Exposants/Plan
  • 13. - identité des exposants (notoriété + professionnalisme) - nombre d’éditions (attention aux variations fortes) - campagne promotionnelle (choix des médias, implication des exposants) 4. Crédibilité et ampleur
  • 14. 712 personnes aiment le salon 4. Crédibilité et ampleur
  • 15. - partenaires (notoriété et parrainage) - événements annexe (conférences, pts déj’, workshop, conférences, notorié té des orateurs ) faire partie du programme 4. Crédibilité et ampleur
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21. - calendrier - fréquence - lieu - commodités (restauration, gardiennage, séminair es, …) - coût 5. Informations pratiques
  • 22. Etude de cas 1 Changement de lieu pour le Forum des Entrepreneurs 2010
  • 23. - répertoires/base de données : www.exhibitions.be www.calendrierdesfoires.be www.expobase.be - dossier de candidatures/ catalogues années précédentes - presse - exposants - visites Sources d’infos ?
  • 24. Quand la décision est prise, se pencher sur : - le planning et le budget - le stand - la communication autour du salon - les ressources humaines - la communication interne On y va !
  • 25. - Lister les tâches - Etablir rétroplanning - Evaluer les délais - Prévoir succession des actions Planifier & budgéter
  • 27. Etablir budget prévisionnel càd recensement de tous les postes budgétaires à prévoir Budgéter
  • 29. L’histoire de Mediaplanet 1er salon multimédia en 1995 au Heysel. Apparition du CD ROM et accessoires liés à l’ordinateur + partenariats médias solides (500 000 € = budget promo), 140 exposants dont Apple, Sony, Microsoft, Panasonic, Belgacom etc. et 48 000 visiteurs. Le succès continue et en 2000, 115 000 visiteurs. Le multimédia présent dans gde distribution. + la crise… L’édition 2002 est purement annulée ! L’édition 2003 est un échec : budget de promo a fondu, stands sont moins soignés, exposants et visiteurs sont déçus… Etude de cas 2
  • 31. Attirer attention Permettre Etre compris efficacité Stand Favoriser les Montrer relations Stand : fonctions vitales
  • 32. Rester simple Créer une identité forte Etablir un thème cohérent Développer le stand à travers les yeux des visiteurs Capter l’attention Stand : design
  • 33. Un stand d’exposant sur ObjectifCOM commenté par les étudiants : + et – (au tableau en collant des post it de couleurs, classés ensuite par thèmes cf. ci- dessous) Exercice 2
  • 34. - Localiser les bons secteurs - Regroupement des exposants - Qui sont mes voisins ? - Contraintes techniques Stand : emplacement
  • 35. - Forme (cb côtés ouverts ?) - Taille (produits, visiteurs attendus, animation, aspects pratiques, taille moyenne des autres emplacements) - couleurs Stand : forme et taille
  • 38. Surface nue (coût) ou aménagée (contraintes) On y va tout nu ?
  • 40. - trafic : d’où vient le public ? - gestion des visites - produits - enregistrement et infos - animation/discussion - zones de travail/stockage Pour y mettre ?
  • 41. - graphisme : une idée/panneau - éclairage Pour y mettre ?
  • 42. Double règle de trois : salon : avant – pendant – après stand : avant – sur – après Communication sur salon
  • 43. Les trois Grâces, Raphaël
  • 44. Appliquer ces 2 règles au Salon ObjectifCOM Exercice 3
  • 45. Site web, invitation, affichage, presse, médias sociaux, … Communication AVANT le Salon
  • 46. Catalogue, plan, sac, distribution différenciée de folders, conférences/ ateliers, écrans, annonces, médias sociaux, presse sur salon, animations Communication SUR le Salon
  • 47. Jeux-concours, multimédias (exemple), réceptions, objets (clin d’œil, utilitaires, consommables), écha ntillons,… Animations
  • 48. Proselect, jeune entreprise spécialisée dans le recrutement, présente au Salon des Entrepreneurs 2010 : bon emplacement au centre du Salon (20 m2). Article dans sa newsletter + rappels mails + invitation personnelle à sa clientèle 6 semaines avant le salon. Concours sur le salon avec pièces de puzzle (pour gagner Bongo) qui comprennent un message . Pour s’inscrire, il faut laisser ses coordonnées (= base de données), 250 contacts noués sur le salon, qui seront recontactés ensuite… Gagne le prix du Jury du Forum (= un article dans le Magazine de la Chambre de Commerce). Efficacité garantie… Etude de cas 3
  • 49. Les étudiants présents sur ObjectifCOM commentent les items qu’ils ont observés sur la partie conférences/workshops Exercice 4
  • 50. Suivi des contacts : - invités et rencontrés - rencontrés fortuitement - invités mais pas venus - autres (fichiers) - communication interne Communication APRES le Salon
  • 51. travail d’équipe organisation rigueur dans des conditions extrêmes … Organisation (RH)
  • 52. Sébastien Hill-Derive, Foires et Salons, s’y préparer, et réussir, Edipro, Liège, 2012. Arnauld du Moulin de Labarthète, La Communication événementielle, Demos, Paris, 2012. http://www.energiesplus.be/fr/salon-economies-energies-batiment-durable http://www.levif.be/info/belga-generique/incendie-coronmeuse-le-forum-des- entrepreneurs-aura-bien-lieu-mais-a-milmort/article-1194837354055.htm http://www.entreprendreondernemen.be/2012/tarifs.php?lng=fr http://www.eclaircie.biz/archives/2011/02/10/20353855.html Bibliographie et crédits photos