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LE SYSTEME
BUDGETAIRE
*ELABORATION DES BUDGETS ET DES
ETATS PREVISIONNELS
*CONTRÔLE BUDGETAIRE/ANALYSE DES
ECARTS
GENERALITES SUR LA
GESTION BUDGETAIRE
LA DEMARCHE
PREVISIONNELLE
« la démarche prévisionnelle a pour objet de préparer l’entreprise à exploiter les
atouts et affronter les difficultés qu’elle rencontrera dans l’avenir. Elle
comporte une définition des objectifs à atteindre et des moyens à mettre en
œuvre. Elle se décline dans le long terme/5 ans( plan stratégique), à moyen
terme/3 ans(plan opérationnel), à court terme/1 an( budgets) »
(voir schéma).
*Plan stratégique ( 5 ans)
- Le plan stratégique définit les options fondamentales à long terme. A partir
des résultats du diagnostic interne et de l’environnement de l’entreprise,
l’équipe de la direction générale va proposer les orientations susceptibles de
permettre à l’entreprise d’accroître ses forces et limiter les contraintes liées à
ses faiblesses.
-Le plan stratégique fixe les grandes orientations, la trajectoire à
suivre et les moyens à allouer pour prendre un avantage sur la
concurrence.
-Phases principales du plan stratégique :
.Établissement d’un diagnostic interne et de l’environnement;
.Évaluation des opportunités que l’entreprise n’exploite pas encore
alors qu’elle en a et la compétence et la capacité ( en estimer les
avantages et les risques);
.Évaluation des opportunités que l’entreprise pourrait exploiter
moyennant l’adjonction de moyens et compétences nouvelles(
mesurer les coûts de ces moyens et compétences, ainsi que les
avantages et les risques de chaque opportunités);
.Choix d’une stratégie: Aucune stratégie ne peut être validée si ses
conséquences ne sont pas mesurées.
Notamment ses conséquences financières sans que l’évaluation
financière soit très formatisée; une estimation approximative des
résultats , des capitaux nécessaires et des ressources envisagées
suffit. La présentation d’une évaluation financière n’ interviendra
que dans le cadre du plan opérationnel.
*plan opérationnel (3 ans)
- Avec le plan opérationnel, on « abandonne » le domaine de la
stratégie pour entrer dans celui de la tactique.
-Avec le plan opérationnel, les responsables de l’entreprise savent
où aller , connaissent la direction qu’il convient de prendre;
-Le plan opérationnel vise à:
. Vérifier la cohérence globale des choix stratégiques;
.Définir les actions à mener année par année;
.Mesurer la faisabilité financière des différents programmes d’action
• Budget( 1 an)
-Le budget constitue une fraction annuelle du plan opérationnel( L’existence
d’un plan opérationnel n’est pas un préalable nécessaire à la gestion
budgétaire. C’est le cas en général pour les P.M.E non structurées )
-Le budget constitue une attribution d’objectifs à atteindre et de moyens à mettre
en œuvre.
-Le budget est un outil de délégation et de motivation.
-Le budget est un outil de coordination et de communication.
-Le budget est un outil d’optimisation des choix (avec les possibilités de
simulation et de test de plusieurs alternatives et hypothèses,on est assuré que
le choix final sera optimal)
Le budget est un outil d’évaluation
des performances
( outil de contrôle de gestion)
Principes et fonctions de gestion
budgétaire
« La gestion budgétaire est le processus par lequel
l’entreprise définit ses objectifs à court terme et les
moyens de les atteindre »
-la gestion budgétaire donne lieu à l’élaboration des
budgets et au contrôle budgétaire.
-Les budgets sont des outils de contrôle de gestion car les
responsables opérationnels s’engagent sur les objectifs
inclus dans ces budgets.
Les budgets servent de base pour:
-L’analyse des écarts
-Les tableaux de bord
-Le reporting
-La mesure et le pilotage de la performance
I-ELABORATION DES BUDGETS ET DES ETATS
PREVISIONNELS
1- LES BUDGETS: Définitions,fonctions , étapes et typologie
*Définition:
Le budget est un ensemble de prévisions chiffrées et réalistes
qui traduisent les objectifs de l’entreprise et dont l’horizon est
généralement annuel.
-Le chiffrage est effectuée en données physiques( quantités à produire, quantités
à vendre, effectifs, etc.….)et monétaires(ventes en dirhams, coût de production,
etc.….)
-Le chiffrage doit être réaliste, c’est à dire il doit tenir compte des contraintes
externes( concurrence, évolution du marché, taux d’intérêt etc.….) et des
contraintes internes( moyens de financement disponibles et possibles, capacité de
production, etc.….)
* FONCTIONS:
L’élaboration des budgets permet d’assurer la cohérence, la décentralisation et le
contrôle.
-La cohérence des différentes politiques de l’entreprise ( politique commerciale,
de production , des investissements, des approvisionnements,financière,de
gestion du personnel, etc.…)
-La décentralisation ou délégation de pouvoirs:
Le budget général traduit les choix et les objectifs de la direction
générale. Mais son élaboration et son exécution nécessitent une
décentralisation au niveau de tous les centres de responsabilités (
concordance entre la structure du budget général et l’organigramme
de l’entreprise/ Budgets fonctionnels, budgets par centre de
responsabilité). Le budget général devient donc l’outil de base de la
direction par objectifs(D.P.O).
-Le contrôle:
Avec la décentralisation, les budgets, et le contrôle budgétaire ne
suppriment pas la hiérarchie, ils la formalisent en un système
d’objectifs et d’analyse des écarts.
Chaque niveau hiérarchique rend compte de la réalisation de ses
objectifs (reporting). Il doit expliquer les écarts par les niveaux
hiérarchiques intérieurs.
•TYPOLOGIE DES BUDGETS : On distingue:
-Les budgets d’exploitation (ou budgets opérationnels);
-le budget d ’investissement;
-Le budget des opérations financières;
-Le budget des frais généraux( ou budget des charges
discrétionnaires;
-Les budgets de synthèse.
1-2) ETAPES D’ELABORATION DES BUDGETS:
(PRINCIPES DE BASE)
Recueil des données/ priorité aux contraintes les plus fortes:
-Données internes ( capacité de production, ressources
financières, prix, coûts, statistiques sur les ventes antérieures
réalisées,etc.….))et externes( conjoncture
économique,concurrence , évolution de la demande, évolution
des prix, taux d’inflation, taux d’intérêt, fiscalité, changement
de l’environnement réglementaires législatif, etc.…)
-Commencer par les contraintes et les limites les plus fortes au
développement de l’entreprise: la demande(la plupart des
entreprises) ou les moyens de financement des
investissements(PME familiales)
L’élaboration du budget doit commencer par le budget partiel ou se
situe la principale contrainte(Budget déterminant ou budget objectif)
Procédure budgétaire/Étapes de budgétisation :
Principe général:
Il est généralement effectué un premier chiffrage prévisionnel des
objectifs qui constitue le budget provisoire. Il se présente sous forme
d’un C.P.C suffisamment détaillé( qui n’a pas généralement la forme
de celui issu de la comptabilité générale, mais une forme adaptée à la
structure de l’entreprise) pour fournir des informations chiffrées
pour chaque fonction ou centre de responsabilité. Il doit être élaboré
vers le mois d’octobre ou novembre de l’année N pour le budget de
l’année N+1.
La communication de ces données du budget provisoire permet
ensuite d’instaurer des discussions des débats et
Des négociations sur les objectifs et les moyens à mettre en œuvre,
entre les responsables des fonctions ou des centres de
responsabilités et les instances de la direction générale.
Ce n’est qu’après avoir vérifié la cohérence de l’ensemble des
données que l’on élabore le budget définitif vers le mois de
décembre de l’année N.
-Étapes de budgétisation dans sa forme la plus élaborée
(voir schéma)
-Fixation du cadre budgétaire (défini par la direction générale) :
C’est la direction générale aidée par le contrôleur de gestion qui
définit le cadre et l’esprit dans lesquels les différents budgets doivent
être préparés(Rappeler les objectifs du plan stratégique et
opérationnel en les actualisant ou soumettre à la réflexion des
différents responsables les objectifs de l’année budgétaire)
Les objectifs sont traduits en hypothèses d’activité( Taux de
croissance du chiffre affaires, lancement d’un nouveau produit,
abandon de la sous-traitance, recrutement de cadres, etc….).
-Pré budget ( chiffré par la direction générale): Le Pré budget est
une première simulation ou estimation du résultat de l’entreprise.
Les rubriques du Pré budget constituent des valeurs de référence
pour les responsables principaux et opérationnels lorsqu’ils auront à
préparer leur propre budget( fonctionnel ou par centre de
responsabilité).
- Budgets fonctionnels et/ou budgets par centre de
responsabilité
(préparés par les responsables des fonctions ou les centres de
responsabilités):Il s’agit d ’une budgétisation détaillée. A ce stade, les
responsables opérationnels sont impliqués dans le processus
budgétaire.
Chaque responsable aura à proposer son budget et à le négocier
avec son supérieur hiérarchique.
-Consolidation des budgets( par le contrôleur de gestion)
Au terme des différentes négociations, les budgets fonctionnels et
par centre de responsabilités sont arrêtés et consolidés. On obtient
alors le budget général de l’entreprise. Celui-ci est analysé par la
direction générale. Elle l’adopte s’il est conforme aux objectifs
recherchés. Dans le cas contraire, les responsables opérationnels
sont invités à rectifier certains aspects de leur budget.
- Arbitrage du budget, en dernier ressort, est de la
responsabilité de la direction générale.
- Mensualisation ( ou fractionnement du budget annuel en
périodes mensuelles): Elle est effectuée par le contrôleur de gestion
et les responsables. .Elle est nécessaire pour les prévisions de la
trésorerie et pour le contrôle budgétaire et l’analyse des écarts.
Forme et actualisation des budgets
Il n’existe pas un seul budget mais plusieurs budgets encadrant
toute l’activité de l’entreprise.
Certains budgets sont « verticaux »: par fonctions par centre de
responsabilité, par atelier, par produit, etc….
D’autres budgets sont « horizontaux » : investissements, opérations
financières, administratif, frais généraux, etc….
La synthèse des budgets se fait dans le budget de trésorerie, le
C.P.C et le bilan prévisionnel (sur 1 an).
LE BUDGET COMMERCIAL
-Budget des ventes
-Budget des coûts commerciaux
L’élaboration d’un budget commercial passe par les étapes
suivantes:
-Étape de prévision globale des ventes et des coûts
commerciaux;
-Étape de budgétisation de la prévision globale(découpage
de la prévision globale en différents sous ensembles et
plusieurs périodes).
(modèle de budget commercial)
Établissement du budget des ventes
Le budget des ventes est celui dont dépend le plus souvent
tous les autres budgets(notamment ceux de la production et
des approvisionnements et des stocks).
1-1-Programme des ventes (prévision des ventes en quantités
et découpage de ces ventes en différents sous ensembles et
plusieurs périodes en tenant compte des variations
saisonnières).
L’élaboration d’un programme des ventes (prévision des
ventes en quantités) exige de collecter des données ou
informations et de traiter ensuite ces données par des
techniques de prévisions des ventes à court terme.
* La collecte des données :
Pour prévoir l’évolution à court terme des ventes, l’entreprise peut utiliser
plusieurs sources d’information:
-Internes: Informations commerciales pertinentes qui peuvent être trouvées
auprès des différents services de l’entreprise: service commercial bien
évidemment(statiques commerciales) mais aussi auprès du service
comptable(comptabilité clients) et du service financier(trésorerie)…
.
-Externes: Informations auprès d’organismes extérieurs ou études et enquêtes
réalisées ( informations portant sur la conjoncture économique générale et ciblées
sur le secteur/branche d’activité, le marché de l’entreprise: Études spécialisées sur
la conjoncture, l’évolution des différents segments du marché, les parts de
marché, des concurrents, l’évolution des prix de vente, etc.…)
LES TECHNIQUES DE PREVISION DES
VENTES
Les données passées recueillies sur les ventes sont ensuite utilisées
pour prévoir l’évolution des ventes. Pour cela, i lest possible de
recourir aux techniques de prévision statistiques classiques telles
que:
-La régression linéaire
-Les moyennes mobiles
1-2-Budget des ventes(prévision des ventes en valeur et découpage
de ces ventes en différents sous-ensembles et sur plusieurs
périodes):
Ventes prévisionnelles en DH=quantités à vendre*prix de vente
unitaire prévue net des remises à accorder.
N.B –Budget des ventes(HT)
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  • 1. LE SYSTEME BUDGETAIRE *ELABORATION DES BUDGETS ET DES ETATS PREVISIONNELS *CONTRÔLE BUDGETAIRE/ANALYSE DES ECARTS
  • 3. LA DEMARCHE PREVISIONNELLE « la démarche prévisionnelle a pour objet de préparer l’entreprise à exploiter les atouts et affronter les difficultés qu’elle rencontrera dans l’avenir. Elle comporte une définition des objectifs à atteindre et des moyens à mettre en œuvre. Elle se décline dans le long terme/5 ans( plan stratégique), à moyen terme/3 ans(plan opérationnel), à court terme/1 an( budgets) » (voir schéma). *Plan stratégique ( 5 ans) - Le plan stratégique définit les options fondamentales à long terme. A partir des résultats du diagnostic interne et de l’environnement de l’entreprise, l’équipe de la direction générale va proposer les orientations susceptibles de permettre à l’entreprise d’accroître ses forces et limiter les contraintes liées à ses faiblesses.
  • 4. -Le plan stratégique fixe les grandes orientations, la trajectoire à suivre et les moyens à allouer pour prendre un avantage sur la concurrence. -Phases principales du plan stratégique : .Établissement d’un diagnostic interne et de l’environnement; .Évaluation des opportunités que l’entreprise n’exploite pas encore alors qu’elle en a et la compétence et la capacité ( en estimer les avantages et les risques); .Évaluation des opportunités que l’entreprise pourrait exploiter moyennant l’adjonction de moyens et compétences nouvelles( mesurer les coûts de ces moyens et compétences, ainsi que les avantages et les risques de chaque opportunités); .Choix d’une stratégie: Aucune stratégie ne peut être validée si ses conséquences ne sont pas mesurées.
  • 5. Notamment ses conséquences financières sans que l’évaluation financière soit très formatisée; une estimation approximative des résultats , des capitaux nécessaires et des ressources envisagées suffit. La présentation d’une évaluation financière n’ interviendra que dans le cadre du plan opérationnel. *plan opérationnel (3 ans) - Avec le plan opérationnel, on « abandonne » le domaine de la stratégie pour entrer dans celui de la tactique. -Avec le plan opérationnel, les responsables de l’entreprise savent où aller , connaissent la direction qu’il convient de prendre; -Le plan opérationnel vise à: . Vérifier la cohérence globale des choix stratégiques; .Définir les actions à mener année par année; .Mesurer la faisabilité financière des différents programmes d’action
  • 6. • Budget( 1 an) -Le budget constitue une fraction annuelle du plan opérationnel( L’existence d’un plan opérationnel n’est pas un préalable nécessaire à la gestion budgétaire. C’est le cas en général pour les P.M.E non structurées ) -Le budget constitue une attribution d’objectifs à atteindre et de moyens à mettre en œuvre. -Le budget est un outil de délégation et de motivation. -Le budget est un outil de coordination et de communication. -Le budget est un outil d’optimisation des choix (avec les possibilités de simulation et de test de plusieurs alternatives et hypothèses,on est assuré que le choix final sera optimal)
  • 7. Le budget est un outil d’évaluation des performances ( outil de contrôle de gestion)
  • 8. Principes et fonctions de gestion budgétaire « La gestion budgétaire est le processus par lequel l’entreprise définit ses objectifs à court terme et les moyens de les atteindre » -la gestion budgétaire donne lieu à l’élaboration des budgets et au contrôle budgétaire. -Les budgets sont des outils de contrôle de gestion car les responsables opérationnels s’engagent sur les objectifs inclus dans ces budgets.
  • 9. Les budgets servent de base pour: -L’analyse des écarts -Les tableaux de bord -Le reporting -La mesure et le pilotage de la performance I-ELABORATION DES BUDGETS ET DES ETATS PREVISIONNELS 1- LES BUDGETS: Définitions,fonctions , étapes et typologie *Définition: Le budget est un ensemble de prévisions chiffrées et réalistes qui traduisent les objectifs de l’entreprise et dont l’horizon est généralement annuel.
  • 10. -Le chiffrage est effectuée en données physiques( quantités à produire, quantités à vendre, effectifs, etc.….)et monétaires(ventes en dirhams, coût de production, etc.….) -Le chiffrage doit être réaliste, c’est à dire il doit tenir compte des contraintes externes( concurrence, évolution du marché, taux d’intérêt etc.….) et des contraintes internes( moyens de financement disponibles et possibles, capacité de production, etc.….) * FONCTIONS: L’élaboration des budgets permet d’assurer la cohérence, la décentralisation et le contrôle. -La cohérence des différentes politiques de l’entreprise ( politique commerciale, de production , des investissements, des approvisionnements,financière,de gestion du personnel, etc.…)
  • 11. -La décentralisation ou délégation de pouvoirs: Le budget général traduit les choix et les objectifs de la direction générale. Mais son élaboration et son exécution nécessitent une décentralisation au niveau de tous les centres de responsabilités ( concordance entre la structure du budget général et l’organigramme de l’entreprise/ Budgets fonctionnels, budgets par centre de responsabilité). Le budget général devient donc l’outil de base de la direction par objectifs(D.P.O). -Le contrôle: Avec la décentralisation, les budgets, et le contrôle budgétaire ne suppriment pas la hiérarchie, ils la formalisent en un système d’objectifs et d’analyse des écarts. Chaque niveau hiérarchique rend compte de la réalisation de ses objectifs (reporting). Il doit expliquer les écarts par les niveaux hiérarchiques intérieurs.
  • 12. •TYPOLOGIE DES BUDGETS : On distingue: -Les budgets d’exploitation (ou budgets opérationnels); -le budget d ’investissement; -Le budget des opérations financières; -Le budget des frais généraux( ou budget des charges discrétionnaires; -Les budgets de synthèse.
  • 13. 1-2) ETAPES D’ELABORATION DES BUDGETS: (PRINCIPES DE BASE) Recueil des données/ priorité aux contraintes les plus fortes: -Données internes ( capacité de production, ressources financières, prix, coûts, statistiques sur les ventes antérieures réalisées,etc.….))et externes( conjoncture économique,concurrence , évolution de la demande, évolution des prix, taux d’inflation, taux d’intérêt, fiscalité, changement de l’environnement réglementaires législatif, etc.…) -Commencer par les contraintes et les limites les plus fortes au développement de l’entreprise: la demande(la plupart des entreprises) ou les moyens de financement des investissements(PME familiales)
  • 14. L’élaboration du budget doit commencer par le budget partiel ou se situe la principale contrainte(Budget déterminant ou budget objectif) Procédure budgétaire/Étapes de budgétisation : Principe général: Il est généralement effectué un premier chiffrage prévisionnel des objectifs qui constitue le budget provisoire. Il se présente sous forme d’un C.P.C suffisamment détaillé( qui n’a pas généralement la forme de celui issu de la comptabilité générale, mais une forme adaptée à la structure de l’entreprise) pour fournir des informations chiffrées pour chaque fonction ou centre de responsabilité. Il doit être élaboré vers le mois d’octobre ou novembre de l’année N pour le budget de l’année N+1. La communication de ces données du budget provisoire permet ensuite d’instaurer des discussions des débats et
  • 15. Des négociations sur les objectifs et les moyens à mettre en œuvre, entre les responsables des fonctions ou des centres de responsabilités et les instances de la direction générale. Ce n’est qu’après avoir vérifié la cohérence de l’ensemble des données que l’on élabore le budget définitif vers le mois de décembre de l’année N. -Étapes de budgétisation dans sa forme la plus élaborée (voir schéma) -Fixation du cadre budgétaire (défini par la direction générale) : C’est la direction générale aidée par le contrôleur de gestion qui définit le cadre et l’esprit dans lesquels les différents budgets doivent être préparés(Rappeler les objectifs du plan stratégique et opérationnel en les actualisant ou soumettre à la réflexion des différents responsables les objectifs de l’année budgétaire)
  • 16. Les objectifs sont traduits en hypothèses d’activité( Taux de croissance du chiffre affaires, lancement d’un nouveau produit, abandon de la sous-traitance, recrutement de cadres, etc….). -Pré budget ( chiffré par la direction générale): Le Pré budget est une première simulation ou estimation du résultat de l’entreprise. Les rubriques du Pré budget constituent des valeurs de référence pour les responsables principaux et opérationnels lorsqu’ils auront à préparer leur propre budget( fonctionnel ou par centre de responsabilité). - Budgets fonctionnels et/ou budgets par centre de responsabilité (préparés par les responsables des fonctions ou les centres de responsabilités):Il s’agit d ’une budgétisation détaillée. A ce stade, les responsables opérationnels sont impliqués dans le processus budgétaire.
  • 17. Chaque responsable aura à proposer son budget et à le négocier avec son supérieur hiérarchique. -Consolidation des budgets( par le contrôleur de gestion) Au terme des différentes négociations, les budgets fonctionnels et par centre de responsabilités sont arrêtés et consolidés. On obtient alors le budget général de l’entreprise. Celui-ci est analysé par la direction générale. Elle l’adopte s’il est conforme aux objectifs recherchés. Dans le cas contraire, les responsables opérationnels sont invités à rectifier certains aspects de leur budget. - Arbitrage du budget, en dernier ressort, est de la responsabilité de la direction générale. - Mensualisation ( ou fractionnement du budget annuel en périodes mensuelles): Elle est effectuée par le contrôleur de gestion et les responsables. .Elle est nécessaire pour les prévisions de la trésorerie et pour le contrôle budgétaire et l’analyse des écarts.
  • 18. Forme et actualisation des budgets Il n’existe pas un seul budget mais plusieurs budgets encadrant toute l’activité de l’entreprise. Certains budgets sont « verticaux »: par fonctions par centre de responsabilité, par atelier, par produit, etc…. D’autres budgets sont « horizontaux » : investissements, opérations financières, administratif, frais généraux, etc…. La synthèse des budgets se fait dans le budget de trésorerie, le C.P.C et le bilan prévisionnel (sur 1 an).
  • 19. LE BUDGET COMMERCIAL -Budget des ventes -Budget des coûts commerciaux L’élaboration d’un budget commercial passe par les étapes suivantes: -Étape de prévision globale des ventes et des coûts commerciaux; -Étape de budgétisation de la prévision globale(découpage de la prévision globale en différents sous ensembles et plusieurs périodes). (modèle de budget commercial)
  • 20. Établissement du budget des ventes Le budget des ventes est celui dont dépend le plus souvent tous les autres budgets(notamment ceux de la production et des approvisionnements et des stocks). 1-1-Programme des ventes (prévision des ventes en quantités et découpage de ces ventes en différents sous ensembles et plusieurs périodes en tenant compte des variations saisonnières). L’élaboration d’un programme des ventes (prévision des ventes en quantités) exige de collecter des données ou informations et de traiter ensuite ces données par des techniques de prévisions des ventes à court terme.
  • 21. * La collecte des données : Pour prévoir l’évolution à court terme des ventes, l’entreprise peut utiliser plusieurs sources d’information: -Internes: Informations commerciales pertinentes qui peuvent être trouvées auprès des différents services de l’entreprise: service commercial bien évidemment(statiques commerciales) mais aussi auprès du service comptable(comptabilité clients) et du service financier(trésorerie)… . -Externes: Informations auprès d’organismes extérieurs ou études et enquêtes réalisées ( informations portant sur la conjoncture économique générale et ciblées sur le secteur/branche d’activité, le marché de l’entreprise: Études spécialisées sur la conjoncture, l’évolution des différents segments du marché, les parts de marché, des concurrents, l’évolution des prix de vente, etc.…)
  • 22. LES TECHNIQUES DE PREVISION DES VENTES Les données passées recueillies sur les ventes sont ensuite utilisées pour prévoir l’évolution des ventes. Pour cela, i lest possible de recourir aux techniques de prévision statistiques classiques telles que: -La régression linéaire -Les moyennes mobiles 1-2-Budget des ventes(prévision des ventes en valeur et découpage de ces ventes en différents sous-ensembles et sur plusieurs périodes): Ventes prévisionnelles en DH=quantités à vendre*prix de vente unitaire prévue net des remises à accorder. N.B –Budget des ventes(HT) -Budget des encaissements sur les ventes(T.T.C)oo