SharePoint et la Gestion électronique de documents - Sébastien Paulet aOS Mauritius

1. aOS Maurice
24 Octobre 2017
SharePoint et la gestion électronique de
documents
@SP_twit

2. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Speaker presentation
France
Enterprise Solutions
Architect
SPT Conseil
Speaker on
#DMS, #Archiving,
#SharePoint,
#Scrum, #Lean,
#Ergonomy
@SP_twit
Blog
https://sppublish.wordpress.com

3. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Histoire
Papier
Fichiers
GED
Collaboratif
Social
1970 1980 1990 2000 20202010
???

4. aOS Maurice & Réunion
24/26 Octobre 2017
Où vont les documents dans O365?

5. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
L’offre
Microsoft
Classical SP
Modern SP
Planner
Yammer
Groups
OneDriveDocs.com
Teams

6. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records
Management
…
No tools O365
Mini. TCO
Personal
documents
Records / Archives
Internal
Public
External
Restricted
External
Public
Internal Restricted /
confidential formal
Internal Restricted /
confidential Informal

7. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Teams

8. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
OneDrive

9. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records
Management
…
No tools O365
Mini. TCO
Personal
documents
Records / Archives
Internal
Public
External
Restricted
External
Public
Internal Restricted /
confidential formal
Internal Restricted /
confidential Informal

10. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Modern team site

11. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records
Management
…
No tools O365
Mini. TCO
Personal
documents
Records / Archives
Internal
Public
External
Restricted
External
Public
Internal Restricted /
confidential formal
Internal Restricted /
confidential Informal

12. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Fonctionnalités GED dans SharePoint
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration

13. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Regles sur les fichiers
• Caractères interdits # % ?
• Pas de fichier vide (0 octet)
• Longueur d’URL (260 chars max)
• Formats fichiers interdits (9 formats, can be unblocked – allow custom
script)
• Maximum file size (15 Gb)

14. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Normes et géolocalisation
• Multi geo Storage
• International
attestions and norms :
• Think about O365
Protection Center
• GDPR is coming…

15. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Localization

16. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017

17. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Forget quota limitation by collection

18. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Localization
Where documents go?
Web Site
Extranets
Intranet
DMS
Collaborative
Records
Management
…
No tools O365
Mini. TCO
O365
Personal
documents
Records / Archives
Internal
Public
External
Restricted
External
Public
Internal Restricted /
confidential formal
Internal Restricted /
confidential Informal

19. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
SP as a Content management service
SHAREPOINT
Teams
OneDrive Groups
Planner Yammer

20. aOS Maurice & Réunion
24/26 Octobre 2017
Conclusion

21. aOS Maurice & Réunion
24 et 26 Octobre 2017
Conclusion
• SharePoint est le « content management service » d’O365
• SharePoint est une GED et bien plus encore!
• Règles de sécurité à garder simples et qui impactent l’architecture de
l’information
• Des limites de volumétrie (boundaries) qui impactent l’architecture de
l’information
• Moteur de Workflow à remplacer pour besoins BPM
• Attention aux caractères spéciaux dans les noms…

22. aOS Maurice & Réunion
24/26 Octobre 2017
Thanks to our sponsors!
Merci à nos sponsors
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