Le document présente l'intégration des systèmes comptables et financiers des ports par les technologies de l'information et de la communication, en abordant sa place dans le système d'information de gestion, les conditions et niveaux nécessaires à l'intégration, ainsi que l'évolution et la conduite de cette intégration. Il détaille les étapes de la mise en place d'un progiciel de gestion intégré (ERP), incluant l'analyse des besoins, la rédaction d'un cahier des charges et les critères d'une intégration réussie. En somme, le texte souligne l'importance d'une approche intégrative pour améliorer l'efficacité des processus de gestion dans les ports.

1. L’intégration du système comptable et financier des ports par les technologies de l’information et de la communication (TIC)Par M. Serigne Mbaye THIAMExpert comptable

2. Plan de la Présentation1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestion2. Les conditions d’une intégration3. Les niveaux d’intégration4. L’évolution du système5. Le conduite de l’intégration6. Les critères d’une bonne intégrationPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

3. 1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestionDans une entreprise portuaire, le logiciel comptable et financier est un des maillons du système général d’information de gestion qui comprend aussi d’autres logiciels d’exploitation portuaire, de gestion commerciale, de gestion des travaux, des ressources humaines, etc.Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

4. 1. La place du système comptable et financier dans le système d’information de gestionMessagerie - WorkflowOutils bureautiquesGestion des AchatsGestion des Achats et StocksExploitation et CommercialDonnéesGestion des ImmobilisationsGestion des TravauxGestion de la TrésorerieComptabilitésGestion des RH et de la PayeTableaux de bord - ReportingPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

5. 2. Les conditions d’une intégrationL’intégration informatique des fonctions comptables et financières ne peut donc se concevoir et se conduire sans prendre en compte les autres modules et besoins du système global d’information de gestion du port : système ouvert et communicantPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

6. 2. Les conditions d’une intégrationCette nécessité de prendre en compte les autres modules s’explique aussi par le fait que de plus en plus de données comptables et financières naissent en dehors du système comptable et financier

7. La fonction comptable et financière « externalise » beaucoup de ses inputsPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

8. 3. Les niveaux d’intégrationL’intégration se pose donc à deux niveaux:Intégration des modules comptables et financiers entre eux (comptabilité générale, analytique, gestion budgétaire, gestion de la trésorerie, gestion prévisionnelle, etc.)Intégration du système comptable et financier avec les autres modules amont (exploitation portuaire) et aval (reporting)Présentation de M. Serigne Mbaye THIAM

9. 4. L’évolution du systèmeL’évolution du système comptable et financier d’un port, de façon générale de toute entreprise, ne peut plus donc être considérée comme une affaire purement comptable et financière

10. Elle doit être analysée de façon intégrative et être perçue comme une occasion d’évolution des processus de gestion

11. Il faut donc en avoir une vision globalePrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

12. 4. L’évolution du systèmeTrois raisons majeures commandent cette évolution du logiciel comptable et financier d’un port : Obsolescence du logiciel utilisé,Développement et croissance du port,Amélioration et meilleure intégration des processus de gestionPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

13. 4. L’évolution du systèmePour bien préparer l’évolution du système comptable et financier du port, il faut donc: Avoir une vision précise de ses différentes utilisations, de son périmètre fonctionnel,De ses interrelations avec les autres modules amont et aval du système d’informationPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

14. 5. La conduite de l’intégrationCette vision à la fois spécifique et globale à avoir commande que la mise en place du système comptable et financier soit conduite comme un projet avec tout ce que cela implique en termes de Cahier des charges et DémarchePrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

15. 5. La conduite de l’intégration : cahier des chargesLe cahier des charges doit permettre à l’éditeur et/ou à l’intégrateur d’avoir une connaissance suffisante : Du contexte et des objectifs de mise en place d’un progiciel de gestion intégré (ERP)Du périmètre fonctionnel et des prestations d’intégration attenduesDe l’architecture technique d’accueil de la solutionDes volumes à traiter et des interfacesDes modalités de migrationPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

16. 5. La conduite de l’intégration : cahier des chargesLe cahier des charges doit permettre au port d’avoir des réponses précises, de la part de l’éditeur et/ou à l’intégrateur, sur les points suivants: Une connaissance la plus précise et la plus exhaustive possible du progiciel proposé et du fournisseur, Les points-clés fonctionnels qui constituent des besoins spécifiques et importants du port, Les caractéristiques techniques du progiciel proposéPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

17. Les thèmes et points clés fonctionnels suivants constituent la structure de base du choix permettant de :analyser les besoins du portfinaliser le cahier des chargessélectionner la solutionidentifier les adaptations éventuellement nécessairesdimensionner les coûts de mise en place et de migrationévaluer les contraintes d’exploitation et de supportTHÈMESCouverture fonctionnelleSpécificités fonctionnellesArchitecture techniquePérennité de la solutionMise en place, migration, exploitation5. La conduite de l’intégration : cahier des chargesPrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM

18. 5. La conduite de l’intégration : démarche de la Phase 1 du choixEtape 1 : Analyse des besoins et rédaction du cahier des chargesEtape 2 : Analyse, dépouillement des offres et présélectionEtape 3 : Comparatif pondéré et choixEtape 4 : Négociation et conclusion du contratEtape 5 : Cadrage et évaluation de la mise en œuvrePrésentation de M. Serigne Mbaye THIAM