L'accès unifié à l'information: retour d'expérience Locarchives

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Conférence Locarchives et Sinequa au salon Documation 2012

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L'accès unifié à l'information: retour d'expérience Locarchives

  1. 1. L’ACCES UNIFIE A L’INFORMATION :RETOUR D’EXPERIENCE LOCARCHIVES 21 mars 2012
  2. 2. SOMMAIRE SOMMAIRE 1. PRESENTATION LOCARCHIVES 2. LE PROJET SEARCH • Le Système d’Information • Les caractéristiques documentaires • Le projet • Les enjeux / Bénéfices attendus pour nos clients • Le Choix Sinequa Business Search 3. LA MISE EN ŒUVRE • La recherche • La navigation dans les résultats de rechercheDOCUMATION | 21 mars 2012
  3. 3. Archiver : une nécessité PRESENTATION LOCARCHIVESPrésentation Locarchives | Décembre 2011
  4. 4. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES Qui sommes-nous ? Création en 1977 39 M€ CA en 2011 380 collaborateurs Solutions globales d’archivage et de gestion documentaire Premier prestataire certifié, labellisé et agréé pour la conservation d’archives physiques ou numériques Volumes • 3 500 km linéaires de rayonnages • Capacité de 30 millions de boîtes d’archives • 3.000.000 de mouvements par an • + 100 millions de documents électroniquesDOCUMATION | 21 mars 2012
  5. 5. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES Des solutions globales d’Archivage & de Gestion documentaire Conseil & Ingénierie • Audit de l’organisation en place • Politique d’archivage / outils de gestion Archivage physique • Papier • Audio & Vidéo • Sauvegarde informatique Dématérialisation / Numérisation Archivage électronique • Hébergement sécurisé • Archivage électronique à vocation probatoireDOCUMATION | 21 mars 2012
  6. 6. 1. PRESENTATION LOCARCHIVES Typologies de clients 4 000 clients 80% entreprises du CAC 40 Secteur public / privé Tous secteurs d’activité• Banques / assurances• Juridique / Comptabilité• Energie• Distribution• Hôpitaux / Santé• Industrie• Enseignement• Presse / Média
  7. 7. Archiver : une nécessité LE PROJET SEARCH & LE CHOIX DE SINEQUA BUSINESS SEARCHPrésentation Locarchives | Décembre 2011
  8. 8. 2. LE PROJET SEARCHLE SYSTÈME D’INFORMATION : LES FONCTIONSAcquisition de documents électroniques et de leurs métadonnées, Directement à partir des systèmes en place (GED, ERP, solution métiers …) Dépôt en ligne via l’interface utilisateurConversionsTraitements contenus (extraction automatiques de métadonnées…)Intégration (contrôle dintégrité, signature, …)Conservation (réplication sur 2 sites distants, migration des supports et formats, …)Consultation en ligne Via linterface de consultation Via des connecteurs depuis l’interface métier du clientTraçabilitéRestitutionDestruction
  9. 9. 2. LE PROJET SEARCHLE SYSTÈME D’INFORMATION
  10. 10. 2. LE PROJET SEARCHLE SYSTÈME D’INFORMATIONUne solution modulaireOpen Text Content Server Plan de classement Description documentaire par type de document Consultation : recherche Gestion des habilitations Stockage
  11. 11. 2. LE PROJET SEARCHLES CARACTERISTIQUES DES DOCUMENTS TRAITES Les documents sont nativement électroniques ou issus d’un processus de dématérialisation du papier Plusieurs typologies documentaires par client Typologies variées : factures, documents RH, documents comptables, relevés de comptes, AMM, CRM, éléments de preuve, … Documents structurés ou non Taille des documents de 10 Ko à 300 pages Métadonnées documentaires associées ou non Indexation des métadonnées et/ou du document Niveaux de services différents par client • Versement et mise en ligne des documents • Temps de recherche
  12. 12. 2. LE PROJET SEARCHLE PROJET SEARCH Mise en œuvre d’un moteur de recherche au sein d’une solution globale Le projet Search est issu : • De la nécessité d’adresser les niveaux de service demandés par les clients dans un contexte de croissance continue des volumes • De la volonté de LOCARCHIVES de proposer à ses clients une vision globale de leur patrimoine informationnel (documents physiques ou électroniques) Il s’intègre dans un projet plus large d’évolution des SI (refonte d’IHM, développement de nouvelles prestations)
  13. 13. 2. LE PROJET SEARCH LE PROJET SEARCH : LES ENJEUX1 Optimiser les temps d’indexation (versement)2 Optimiser les temps de recherche de documents électroniques3 Offrir des fonctions de recherches évoluées4 Indexer des sources de données multiples et des formats multiples5 Faciliter l’administration de l’indexation (gestion intelligente)
  14. 14. 2. LE PROJET SEARCH LE PROJET SEARCH : LES BENEFICES ATTENDUS POUR NOS CLIENTS1 Disposer de niveaux de service élevés conformes aux attentes2 Accéder facilement aux documents via des fonctions de recherche évoluées et des résultats de recherche pertinents3 Bénéficier d’un accès unifié au patrimoine informationnel
  15. 15. 2. LE PROJET SEARCH LE PROJET SEARCH : LES EXIGENCES1 Disponibilité du SI : 24/24, 7/72 Sécurité : garantie de la confidentialité, respect des habilitations définies3 Performance : les temps d’indexation et de recherche doivent être rapides4 L’architecture du moteur de recherche doit être ouverte5 Déploiement rapide et simple
  16. 16. 2. LE PROJET SEARCHLE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES Indexation • Métadonnées et contenu des documents • Support des formats standards (pdf, bureautique, …) • Optimisation de la gestion des index • Exemple : par client, par type de document • Modes d’indexation : • Complète • Temps réel • Incrémentale • Performance : exemple 50 000 documents indexés / heure
  17. 17. 2. LE PROJET SEARCHLE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES Recherche • Recherche full text • Opérateurs de recherche • Expression exacte • Troncature • ET, OU, SAUF • Opérateurs de comparaison • Aide à la recherche • Liste de mots • Thésaurus • Dictionnaires additionnels • Recherche phonétique
  18. 18. 2. LE PROJET SEARCHLE PROJET SEARCH : CARACTERISTIQUES ATTENDUES Sources de données • Connecteurs • Open Text Content Server • Base de données (MS Sql Server) Langues • Support du multilinguisme
  19. 19. 2. LE PROJET SEARCHLE PROJET SEARCH : SINEQUA BUSINESS SEARCH Rédaction et soumission d’un cahier des charges Etude de marché / Appel d’offres Réalisation d’un POC • Vérification fonctionnelle • Vérification technique Produit répondant à l’ensemble des exigences du cahier des charges Plus de 100 connecteurs disponibles Indexation « full text » de plus de 300 formats de fichiers Editeur français
  20. 20. Archiver : une nécessité LA MISE EN OEUVREPrésentation Locarchives | Décembre 2011
  21. 21. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURINTEGRATIONLes formulaires de recherche et la navigation dans les résultats sontdéveloppés en webLe moteur de recherche est entièrement piloté via l’utilisation des APIs .Netd’accèsLes formulaires requêtent le moteur de recherche et affiche lesinformations renvoyées2 modes de recherche implémentés pour faciliter l’accès aux documents • utilisateurs non experts • utilisateurs expertsLa gestion des habilitations est conservée le moteur utilise le référentielexistant
  22. 22. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLE FORMULAIRE DE RECHERCHE Recherche par mots clés
  23. 23. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLE FORMULAIRE DE RECHERCHE Localisation des mots clés cherchés
  24. 24. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEUR LE FORMULAIRE DE RECHERCHE Recherche experteTypologie documentaire
  25. 25. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLE FORMULAIRE DE RECHERCHE Recherche experte sur un attribut
  26. 26. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLE FORMULAIRE DE RECHERCHE Recherche experte valeur d’un attribut
  27. 27. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE Résultat de la recherche
  28. 28. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE Métadonnées associées
  29. 29. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE Navigation arborescente
  30. 30. 3. MISE EN OEUVRE : LINTERFACE UTILISATEURLA NAVIGATION DANS LES RESULTATS DE RECHERCHE Catégorisation dynamique utilisation de facettes
  31. 31. Archiver : une nécessité CONCLUSIONPrésentation Locarchives | Décembre 2011
  32. 32. 4. CONCLUSIONCONCLUSIONIntégration dans une solution globale d’un produit conforme aux attentesfonctionnelles et techniques et capable d’accompagner le développementde l’activitéLes clients et utilisateurs finaux sont très satisfaits par les fonctions et lesniveaux de services proposés (indexation et recherche)La solution adresse les besoins d’utilisateurs experts ou nonLes équipes internes sont autonomes (fonctionnels, développements etproduction)Prochaine étape : ajout de nouvelles sources de données (100 à 200millions records BD)
  33. 33. Archiver : une nécessité MERCI DE VOTRE ATTENTION ! Tél : 01 49 33 78 81 Email : contact@locarchives.fr Web : www.locarchives.frPrésentation Locarchives | Décembre 2011

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