CIMAIL Solutions            La facture électronique     Dématérialisation fiscaleCimail Solutions ® www.cimail.fr
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Contexte             Emettre et recevoir des factures papier coûte cher             La facture est le support indispensa...
Enjeux de la dématérialisation fiscale             Une volonté Européenne             En 2009, l’Europe produisait plus ...
Vers une harmonisation européenne            LA RÈGLEMENTATIONCimail Solutions ® www.cimail.fr
Contexte Juridique Français             Contrainte fiscale : Impression et archivage physique obligatoire (y compris pour...
Date clés facturation électronique en Europe             Directive 1999/93/CE : cadre              communautaire pour les...
Contexte règlementaire        Facture : document commercial et fiscal          Durée de conservation :                • ...
Un cadre européen décliné par pays             La dématérialisation fiscale est régie par la législation sur la TVA. En  ...
Vers un simplification             Evolution : directive du 13 juillet 2010              (2010/45/UE)                 • S...
Contraintes organisationnelles        Jusqu’à 10 ans de conservation        Importance de la conformité fiscale en cas d...
CINÉMATIQUECimail Solutions ® www.cimail.fr
Double électronique des factures clients papier                           Création du fichier facture, impression et achem...
EDI dématérialisé fiscalement                            Création du fichier facture et envoi via EDI                     ...
Facture électronique avec signature sécurisée                             Création du fichier facture, impression et achem...
BENEFICESCimail Solutions ® www.cimail.fr
La dématérialisation                                         fiscale                                                      ...
Retour sur investissement         Double électronique                 Gain ≈ 0,55 € par facture   Pour un volume de 500 ...
Quels avantages          Suppression impression – acheminement – conservation papier               Economies immédiates,...
Mise en œuvre            STRATÉGIE DE MISE EN            OEUVRECimail Solutions ® www.cimail.fr
Du côté de l’Emetteur                                                                 EDI                                 ...
Du côté du destinataire                                                           EDI                                     ...
La maîtrise du risque fiscal            Un processus de dématérialisation optimisé permet             d’éviter les risque...
Conclusion             La facture électronique : un moyen simple et avantageux de travailler             avec les grands...
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02 dématérialisation fiscale_v2012

  1. 1. CIMAIL Solutions La facture électronique Dématérialisation fiscaleCimail Solutions ® www.cimail.fr
  2. 2. CONTEXTECimail Solutions ® www.cimail.fr
  3. 3. Contexte  Emettre et recevoir des factures papier coûte cher  La facture est le support indispensable de toute transaction commerciale et ce document est prévu par la réglementation fiscale, commerciale et le droit de la concurrence.  Les entreprises françaises échangent plus de 2 milliards de factures chaque année.  L’émission d’une facture papier coûte en moyenne 9 €uros. • Ces frais portent à la fois sur l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, la gestion des litiges, le recouvrement et l’archivage.  La réception d’une facture papier coûte en moyenne 13 €uros. Elle comprend l’ouverture des plis, la saisie, le rapprochement, la gestion des litiges, le traitement, le paiement et l’archivage.Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  4. 4. Enjeux de la dématérialisation fiscale  Une volonté Européenne  En 2009, l’Europe produisait plus de 1 milliard de factures B2B et B2C par an.  La commission Européenne a évalué le gain de la bascule à la facture électronique à 40 milliards d’euros sur 6 ans.  Volonté du passage au zéro papier en 2020 • 28 milliards d’euros économisé par an, • soit environ un tiers du budget annuel total de l’Union européenneCimail Solutions ® www.cimail.fr
  5. 5. Vers une harmonisation européenne LA RÈGLEMENTATIONCimail Solutions ® www.cimail.fr
  6. 6. Contexte Juridique Français  Contrainte fiscale : Impression et archivage physique obligatoire (y compris pour fournisseur)  Durée de conservation : – Code général des impôts : 6 ans (3 ans + 3 ans) – Code du commerce : 10 ans  Double électronique de la facture émise sous format papier – Instruction fiscale 11/01/2007 – BOI n°4 – Apport de l’archivage électronique : Suppression du double imprimé – Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du document  EDI – BOI n°136 – art. 289 bis – Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire – Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité des 4 fichiers obligatoires (anomalies, versions, partenaires, factures)  Facture électronique signée – BOI n°136 – art. 289-V – Apport de l’archivage électronique : Suppression de la facture papier émetteur et destinataire – Condition : Garantir l’authenticité et l’intégrité pour l’émetteur et le destinataire  La directive européenne de 1999 apporte un contexte légal défini et favorableCimail Solutions ® www.cimail.fr
  7. 7. Date clés facturation électronique en Europe  Directive 1999/93/CE : cadre communautaire pour les signatures électroniques  Directive 2001/115/CE. • Harmonisation des règles de facturation électronique  Directive 2010/45/CE : nouvelle Directive facturation • Simplification facturation électronique • Entrée en vigueur états membres en janvier 2013Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  8. 8. Contexte règlementaire  Facture : document commercial et fiscal  Durée de conservation : • 6 ans (3 ans + 3 ans Code Général des Impôts) • 10 ans (code du commerce)  Directive européenne de 1999  Contexte légal défini et favorable  3 cas de figure prévus par la DGI pour supprimer le papier : • EDI (BOI n°136 art.289 bis) • Facture électronique signée (BOI n°136 art.289-V) • Double électronique de la facture émise sous forme papier : (instruction fiscale 11/01/07 BOI n°4) Condition : Garantir l’authenticité de l’émetteur et l’intégrité du documentCimail Solutions ® www.cimail.fr
  9. 9. Un cadre européen décliné par pays  La dématérialisation fiscale est régie par la législation sur la TVA. En Europe, chaque état membre a transposé localement la directive 2001/115/CE. • But : simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de TVA dans la Communauté européenne. • Contraintes : un corpus minimal de mentions obligatoires que doit comporter chaque facture • Cadre légal pour l’utilisation de la facture électronique à condition que l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu soient garanties. • Deux mode de transmission : – EDI : Léchange de données informatisées (EDI), tel que mis en œuvre depuis 1990 – La signature électronique. • Transposition française : Article 289 bis (EDI)et 289 V (Signature)du Code Général des Impôts.Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  10. 10. Vers un simplification  Evolution : directive du 13 juillet 2010 (2010/45/UE) • Supprimer les charges existantes et les obstacles à l’utilisation de ce système. • Les factures papier et les factures électroniques doivent être traitées de façon identique, • Chaque État membre aura jusqu’au 1er janvier 2013 pour transposer cette directive.Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  11. 11. Contraintes organisationnelles  Jusqu’à 10 ans de conservation  Importance de la conformité fiscale en cas de contrôle  Réduction des litiges clients  Réduction des temps de recherche des factures archivées  Suppression des risques de perte des archives  Réalisation d’économies et de gains de productivité  Réalisation de bénéfices compétitifs avec la possibilité d’évoluer avec ses partenaires commerciauxCimail Solutions ® www.cimail.fr
  12. 12. CINÉMATIQUECimail Solutions ® www.cimail.fr
  13. 13. Double électronique des factures clients papier Création du fichier facture, impression et acheminement Client BtoB Contrainte fiscale : Assouplissement fiscal Impression et archivage physique obligatoire instruction fiscale de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur 11/01/2007 BOI n°4 Suppression impression et conservation du double de la facture émise papier Conditions : archivage sur un support garantissant  Conformité fiscale l’authenticité et intégrité des fichiers  Gain de place BENEFICES  Economies immédiates  Gestion des archives optimisée  Facilité de recherche des facturesCimail Solutions ® www.cimail.fr
  14. 14. EDI dématérialisé fiscalement Création du fichier facture et envoi via EDI Traducteur Traducteur envoi réception Assouplissementfiscal : Art. 289 bis Contrainte fiscale : instruction fiscale 7/08/2003 BOI n°136 Impression et archivage physique obligatoire de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur Contrôle des éléments Suppression impression et conservation de la obligatoires facture papier émetteur et destinataire Conditions : génération & archivage sur un support garantissant authenticité & intégrité de 4 fichiers obligatoires  Zéro papier (anomalies, versions, partenaires, factures)  Conformité fiscale BENEFICES  Economies immédiates  Gestion des archives optimisée  Facilité de recherche des facturesCimail Solutions ® www.cimail.fr
  15. 15. Facture électronique avec signature sécurisée Création du fichier facture, impression et acheminement Contrainte fiscale : Assouplissement fiscal : Art. 289-V Impression et archivage physique obligatoire instruction fiscale de la facture pendant 10 ans y compris pour le fournisseur 7/08/2003 BOI n°136 Suppression impression et conservation de la facture papier émetteur et destinataire Production facture électronique signée Conditions : Production d’une facture électronique signée & archivage sur un support garantissant authenticité & intégritéBENEFICES salle des coffres pour l’émetteur et le destinataire opérée par Zéro papier Conformité fiscale SAE Emetteur Coffre client Economies immédiates Gestion des archives optimisée Facilité de recherche des facturesCimail Solutions ® www.cimail.fr
  16. 16. BENEFICESCimail Solutions ® www.cimail.fr
  17. 17. La dématérialisation fiscale 9€ 3,0 € 4,4 € 2,2 € 0,8€ 0,4 € 0,8 € 0,8 € 0,5-2,0 € 0,2€ 1,2 € 1,2 € 0,3 0,2Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  18. 18. Retour sur investissement  Double électronique  Gain ≈ 0,55 € par facture Pour un volume de 500 000 factures émises  économie de 275 000 € par an  Economies immédiates  Mise en place en toute indépendance vis-à-vis de vos partenaires commerciaux  EDI 289-bis CGI  Gain ≈ 1,00 € par facture Pour un volume de 500 000 factures émises  économie de 500 000 € par an  Dématérialisation fiscale : Zéro papier  Facture électronique signée (289-V CGI)  Gain ≈ 1,30 € par facture Pour un volume de 500 000 factures émises  économie de 650 000 € par an  Dématérialisation fiscale : Zéro papierCimail Solutions ® www.cimail.fr
  19. 19. Quels avantages  Suppression impression – acheminement – conservation papier  Economies immédiates,  Souplesse de gestion des archives  Archivage sécurisé avec garanties confidentialité – traçabilité de l’archivage  Archivage légal avec éléments de preuve en cas de litige : garanties d’authenticité – intégrité des archives (cf Arrêt Cour de Cassation 4/12/2008)  Solution accessible depuis Interface ou derrière GED  Mutualisation des usages  Solution éprouvée et reconnue sur le marché • ADMR • Optimisation SharePoint • Optimisation AX, Navision….Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  20. 20. Mise en œuvre STRATÉGIE DE MISE EN OEUVRECimail Solutions ® www.cimail.fr
  21. 21. Du côté de l’Emetteur EDI Signé Réception L’émetteur extrait les données de facturation de sa comptabilité Création Il génère un fichier de transmission conformément aux accords Il génère un fichier dans un format libre (ex : PDF). d’inter-échange définis préalablement avec son client. Il signe ce fichier au moyen d’une signature électronique s’appuyant Il constitue quotidiennement une liste récapitulative des sur un certificat électronique factures émises et/ou reçues. Il constitue un fichier des partenaires avec lesquels l’entreprise échange des factures EDI. Transmission Transmet le fichier conformément aux accords d’inter-échange Il transmet le fichier signé à son client. définis préalablement avec son client. Eléments à L’archivage factures et des fichiers annexes dans le format La facture signée archivéeret initial EDI restituer Contrainte conserve la facture de façon à garantir l’intégrité et la pérennité de son contenu depuis son émission jusqu’à l’expiration de la période d’archivage d’archivage Contrainte de restitution doit garantir l’accès par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai raisonnable et dans des conditions définies par l’administration fiscale suivant le Code Général des ImpôtCimail Solutions ® www.cimail.fr
  22. 22. Du côté du destinataire EDI Signé Réception reçoit les données de facturation qui sont intégrées reçoit un fichier contenant la facture et la signature directement dans sa comptabilité. associée. Le certificat électronique, qui contient les données de vérification de la signature électronique, doit être communiqué au destinataire afin qu’il puisse vérifier la validité de la signature Il peut ensuite intégrer les données de facturation dans son système comptable, soit manuellement, soit automatiquement par l’intermédiaire de fichiers de données accompagnant la facture. Archivage Doit établir et conserver le fichier de ses Doit conserver la facture et sa signature, liées de partenaires EDI et un fichier récapitulatif manière indissoluble, et doit garantir l’accès des échanges effectués avec chacun d’entre eux. par l’administration fiscale à ces éléments dans un délai « raisonnable » et dans des conditions définies par l’administration fiscale suivant le Code Général des ImpôtsCimail Solutions ® www.cimail.fr
  23. 23. La maîtrise du risque fiscal  Un processus de dématérialisation optimisé permet d’éviter les risques qui peuvent avoir un impact financier direct, notamment en cas de contrôle fiscal : Nature du risque Maîtrise du risque grâce la facture électronique signée Erreur sur mention Les contrôles réalisés par les solutions et plates-formes de facturation obligatoire électronique éliminent totalement ce type de risque : une facture non conforme est automatiquement rejetée. Transmission non La transmission des factures électroniques est totalement sécurisée par l’utilisation de la Sécurisée signature électronique et par les moyens de cryptage proposés par les plateforme EDI Non-respect de Pour être reconnues par l’administration fiscale, les factures dématérialisées doivent être l’intégrité de la facture archivées de manière à garantir leur authenticité et leur intégrité archivée La facture électronique nécessite un archivage à vocation probatoire conforme à la norme Z42-013.Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  24. 24. Conclusion  La facture électronique : un moyen simple et avantageux de travailler  avec les grands donneurs d’ordres  Plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et de poster les factures,  Plus besoin d’archiver les factures papiers car les originales sont sous  forme électronique,  Vous savez si le donneur d’ordres a bien reçu et traité vos factures,  Vous pouvez modifier une facture en ligne s’il manque une donnée métier • (numéro de commande par exemple),  Vous n’avez plus besoin de renvoyer de duplicata,  Vous pouvez retrouver instantanément une facture archivée depuis 10 ans,  Les contrôles fiscaux sont simplifiés,  La solution est utilisable pour tous vos donneurs d’ordres qui l’acceptent,Cimail Solutions ® www.cimail.fr
  25. 25. Votre partenaire pour la confiance numérique www.cimail.frCimail Solutions ® www.cimail.fr

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