Gestion de la documentation projets Support de formation D irection des  S ystèmes d’ I nformation
Cette présentation est destinée aux chefs de projets et responsables de domaines de la DSI Quelles règles de référencement...
La page d’accueil de l’Espace  CAPITOLE – Projet SI Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités de LIO.doc pour gérer l...
Quelques mots sur la documentation projet De la méthodologie SDLC à l’espace  CAPITOLE - Projets SI <ul><li>La méthodologi...
Quelques mots sur la documentation projet De la méthodologie SDLC à l’espace  CAPITOLE - Projets SI <ul><li>L’espace  CAPI...
L’ajout d’un document comprend trois points clés <ul><li>La création </li></ul><ul><ul><li>Des templates : permettant de f...
Principes de référencement Des documents sont enregistrés et référencés dans Lio.doc… Document Mots clés Catégorie Filtre ...
Principes de référencement Chaque document dispose d’une référence unique, peut porter des livrables, et bénéficie de fonc...
Principes de référencement Règles de nommage des livrables NOM PROJET  -  TTT  -  xxxxxxxxxxxxxxx  -  Vv.v Intitulé ou acr...
Principes de référencement Référencement des documents (1/2) <ul><li>Nom du document : </li></ul><ul><ul><li>Explicite </l...
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SDLC-MFO-gestion de la documentation projet

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SDLC-MFO-gestion de la documentation projet

  1. 1. Gestion de la documentation projets Support de formation D irection des S ystèmes d’ I nformation
  2. 2. Cette présentation est destinée aux chefs de projets et responsables de domaines de la DSI Quelles règles de référencement de la documentation projet dans l’Espace CAPITOLE – Projets SI ?
  3. 3. La page d’accueil de l’Espace CAPITOLE – Projet SI Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités de LIO.doc pour gérer les documents projets dans CAPITOLE ?
  4. 4. Quelques mots sur la documentation projet De la méthodologie SDLC à l’espace CAPITOLE - Projets SI <ul><li>La méthodologie SDLC propose près d’une trentaine de livrables </li></ul><ul><ul><li>Liés aux étapes des projets : rapport d’étude d’opportunité, spécifications fonctionnelles… </li></ul></ul><ul><ul><li>Ou transverses : plan qualité projet, compte rendu de réunion… </li></ul></ul><ul><li>La documentation de référence est propre à chaque étape ou projet </li></ul><ul><ul><li>Elle est définie par SDLC, mais une dérogation peut être donnée par la Gouvernance SI selon les spécificités de chaque projet (ampleur, nature) afin de simplifier les livrables attendus </li></ul></ul><ul><ul><li>Le choix des livrables de l’étape ou projet est formalisé dans la note de lancement </li></ul></ul>
  5. 5. Quelques mots sur la documentation projet De la méthodologie SDLC à l’espace CAPITOLE - Projets SI <ul><li>L’espace CAPITOLE – Projet SI vise à capitaliser TOUTE la documentation </li></ul><ul><ul><li>En premier lieu la documentation de référence </li></ul></ul><ul><ul><li>Mais également toute documentation inhérente au projet, et ce à l’initiative des équipes et dans un soucis de collaboration et de pérennisation de ces documents </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>NB: les serveurs bureautiques ne sont pas des outils de collaboration (gestion des droits, des versions, du partage…) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Comme tout référentiel, il vise l’ unicité du document capitalisé. Le lien html vers le document est donc unique et accessible depuis n’importe quelle poste de travail </li></ul></ul><ul><li>L’espace CAPITOLE – Projet SI est ouvert à tous: </li></ul><ul><ul><li>Une fois loggé </li></ul></ul><ul><ul><li>Chacun voit et retrouve tous les documents qu’il a créé </li></ul></ul><ul><ul><li>Les collaborateurs internes de la DSI voient tous les documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Les intervenants externes peuvent donc créer des documents et les voir, ce qui facilite la mise en ligne des documents au fil de l’eau, sans qu’ils ne soient accessibles à tous les externes </li></ul></ul><ul><ul><li>Exceptionnellement (contrats, prix, appel d’offres, …) des droits restreints peuvent être attribués à certains documents </li></ul></ul>
  6. 6. L’ajout d’un document comprend trois points clés <ul><li>La création </li></ul><ul><ul><li>Des templates : permettant de faciliter la création des livrables projets en offrant un plan-type normalisé </li></ul></ul><ul><ul><li>Une nom unique : permalink, pouvant être copié/collé et adressé pour retrouver le document </li></ul></ul><ul><ul><li>Une notificiation : permettant de prévenir de la création/mise à jour auprès d’individus ou groupes donnés </li></ul></ul><ul><li>Des principes de référencement : </li></ul><ul><ul><li>Référencement des documents </li></ul></ul><ul><ul><li>Règles de nommage des livrables (joints aux documents) </li></ul></ul><ul><li>Une gestion des droits </li></ul><ul><ul><li>Par groupes fonctionnels ou locaux (si besoin) </li></ul></ul><ul><ul><li>Directement adossés à l’annuaire Notes donc toujours mise à jour </li></ul></ul>
  7. 7. Principes de référencement Des documents sont enregistrés et référencés dans Lio.doc… Document Mots clés Catégorie Filtre de recherche
  8. 8. Principes de référencement Chaque document dispose d’une référence unique, peut porter des livrables, et bénéficie de fonctionnalités d’adressage Livrable en pièce jointe Notification Permalink Réf. Doc + Réf. Base = Référence unique Catégorie / Mots clés associés au document
  9. 9. Principes de référencement Règles de nommage des livrables NOM PROJET - TTT - xxxxxxxxxxxxxxx - Vv.v Intitulé ou acronyme projet Champ libre (nom sous-projet, date, etc.) Version du livrable Trigramme « type de livrable » Etudes amont EBM Expression de besoins métiers EOP Rapport étude opportunité EPR Rapport étude préalable FPR Fiche Projet Conception SFG Spéc. fonctionnelles générales SFD Spéc. fonctionnelles détaillées MOP Modélisation Organisation et Processus DAF Dossier d’Architecture Fonctionnelle DAT Dossier d’Architecture Technique DPA Dossier de paramétrage PCC Plan de conduite du changement Réalisation et Tests MUT Manuel utilisateur MFO Manuel formation DIN Dossier d’installation DEX Dossier d’exploitation DTS Dossier de tests PV PV recette Mise en place KIT Kit de déploiement BIL Bilan (pilote, projet) Documents transverses CRR Compte rendu de réunion DCH Demande de changement INV Demande d’investissement NOT Note (information…) PLA Planning PQP Plan Qualité Projet TSA Tableau de suivi des actions Exemple : ASSAI ANC – DAT – Puits et Forages Privés – v1.0.doc
  10. 10. Principes de référencement Référencement des documents (1/2) <ul><li>Nom du document : </li></ul><ul><ul><li>Explicite </li></ul></ul><ul><ul><li>Mentionne le nom du projet et la phase du projet </li></ul></ul><ul><li>Catégorie : </li></ul><ul><ul><li>DOMAINE FONCTIONNEL / PROJET (ou APPLICATION) / VERSION (ou LOT) </li></ul></ul><ul><ul><li>Exemple : Clientèle / Cyclades / V5.02 </li></ul></ul><ul><li>Mots clés : </li></ul><ul><ul><li>PROJET (ou APPLICATION) </li></ul></ul><ul><ul><li>« CAPITOLE » si le document comporte des livrables de référence du projet </li></ul></ul><ul><ul><li>Phase du projet (selon table de correspondance, voir ci-après) </li></ul></ul><ul><ul><li>Nature des livrables joints au document (selon table de correspondance, voir ci-après) </li></ul></ul>
  11. 11. Principes de référencement Référencement des documents (2/2) Nature Mots clés associés au document Expression de besoins métiers expression_besoin études_amont Rapport étude opportunité étude_opportunité études_amont Rapport étude préalable étude_préalable études_amont Fiche Projet fiche_projet études_amont Spéc. fonctionnelles générales spécifications conception Spéc. fonctionnelles détaillées spécifications conception Modélisation Organisation et Processus modélisation conception Dossier d’Architecture Fonctionnelle architecture conception Dossier d’Architecture Technique architecture conception Dossier de paramétrage paramétrage conception Plan de conduite du changement conduite_changement conception Manuel utilisateur manuel + utilisateur réalisation Manuel formation manuel + formation réalisation Dossier d’installation installation réalisation Dossier d’exploitation exploitation réalisation Dossier de tests tests tests_recette PV recette PV_Visas tests_recette Kit de déploiement déploiement pilote_déploiement Bilan (pilote, projet) bilan pilote_déploiement Compte rendu de réunion compte_rendu Demande de changement demande_changement Demande d’investissement demande_investissement Note (information…) note Planning planning Plan Qualité Projet plan_qualité Tableau de suivi des actions suivi_actions TABLE DE CORRESPONDANCE
  12. 12. Principes de référencement Gestion des droits par documents Groupes par défaut et droits associés Ajout de groupes fonctionnels Définition et Ajout de groupes locaux
  13. 13. Principes de référencement Memento http://liodoc.lde.suez/LIOdoc_centrale.nsf/permalink.xsp?Open&ref=857&db=62 UN MEMENTO EN LIGNE SUR L’ESPACE CAPITOLE – PROJET SI RAPPELLE LES REGLES DE REFERENCEMENT DES DOCUMENTS ET DES LIVRABLES
  14. 14. Enrichissement de l’espace Capitole – Projet SI Un travail au quotidien <ul><li>L’espace CAPITOLE – Projet SI doit régulièrement être enrichi </li></ul><ul><ul><li>Dès la création des documents: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>qui est facilitée par la mise à disposition dans l’espace des templates de création (fichiers *.dot qui ouvrent des *.doc quand on clique dessus) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>documents visibles des équipes transverses, ce qui leur permet de suivre et d’anticiper la charge de livrables en cours d’élaboration qu’ils auront à valider </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Une fois les documents validés  documents publiés plus largement </li></ul></ul><ul><li>Chaque année un audit Qualité se tient (vers mi-novembre). Il inclut le suivi de la production des livrables en conformité avec notre méthodologie de projet </li></ul><ul><ul><li>Par l’auditeur indépendant de Lyonnaise des Eaux : la société LRQA </li></ul></ul><ul><ul><li>Des projets sont tirés au sort pour contrôle </li></ul></ul><ul><ul><li>Un écart (document absent) est consigné dans le rapport de certification ISO9001 de Lyonnaise des Eaux. En grand nombre ou de façon répétitive, cela peut devenir un écart majeur remettant en cause la certification de Lyonnaise des Eaux. </li></ul></ul>

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