Présentation du système d'archivage électronique mis en place à la CONFEJES avec l'application ICA_Atom.

1. Présentation du système d’archivage électronique de la CONFEJES
Par Sylvestre KOUAKOU
(Volontaire International de la Francophonie)

2. Volontariat international de la Francophonie
SOMMAIRE
1. 1. Pourquoi un système d’archivage électronique 2. Présentation générale de l’application ICA_AtoM 3. Mise en route de l’application 4. Accéder au contenu 5. Proposition pour la pérennisation du système
Sylvestre KOUAKOU Présentation du Système d’Archivage électronique de la CONFEJES

3. Volontariat international de la Francophonie
Objectifs
- Connaitre le système d’archivage électronique. - Savoir et pouvoir effectuer des recherches de contenu avec le système d’archive électronique
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4. Volontariat international de la Francophonie
1. Pourquoi un système d’archivage électronique?
Gain en temps : pas besoin de fouiller dans un répertoire avant de se rendre compte que le document n’y est pas. Seulement en quelques clics et vous avez l’information recherchée.
Accessibilité et disponibilité : le fonds est disponible sur le réseau intranet ou internet et tous peuvent la consulter sans se déplacer, en même temps et télécharger le même document.
Sauvegarde des documents : quand un document est numérisé, une copie de sauvegarde est ainsi crée.
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5. Volontariat international de la Francophonie
2. Présentation générale de l’Application (1)
ICA-AtoM: Conseil International des Archives-Accès à la Mémoire.
Application web
 Toutes les interactions des utilisateurs avec l’application se font via un navigateur web ( mozilla, internet exporer, google chrome)
 Application open source à code source libre
 Il n’ya aucun coût à télécharger l’application
Liberté à l’utilisateur de le paramétrer selon ses besoins.
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2. Présentation générale de l’Application (2)
 Application reposant sur des normes
 Développée par l’ICA, autours des différentes normes de description archivistique (ISAD, ISAAR, ISDIAH, ISDF, etc.)
Elle est souple et permet l’adaptation à toutes autres descriptions propres à une institution.
Application multilingue
 Tout les éléments de l’interface utilisateur et du contenu de la base de données peuvent être traduits en plusieurs langues (16).
Application collaborative
 Peut être configurée pour permettre à des utilisateurs autre que l’admnistrateur de contribuer
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3. Mise en route de l’Application
Accéder à la page d’accueil
Ouvrir le navigateur web et saisir l’URL du serveur web hébergeant l’application. Dans notre cas, vérifier que l’ordinateur qui sert de serveur est en marche. URL (siège) : 192. 168.1.55 ; URL (annexe) : 192. 168.1.32
Au démarrage de ICA-AtoM, la page d’accueil s’affiche en Anglais. Vius pourrez le changer dans le menu langue (Coin supérieur gauche de la page)
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8. 4. Accéder au contenu (1)
 Rechercher
 Saisir une requête dans la boite de recherche : utiliser un seul mot-clé ou des requêtes plus avancées utilisant des champs spécifiques
 Cliquer sur l’icone loupe à droite de la boîte ou appuyer sur la touche entrer du claver
 ICA_AtoM, fait une recherche dans tous les champs de toutes les descriptions et affiche les résultats sur une page
Cette page affiche la requête et le nombre total de résultats obtenu
Cliquez sur un intitulé pour consulter la description complète
 Recherche avancée
 Effectuer les recherches en utilisant les operateurs booléens « et », « ou », « sauf »
Possibilité de restreindre la recherche en utilisant l’onglet « filtrer et limiter »
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9. 4. Accéder au contenu (2)
 Parcourir le menu principal
 Rechercher par les descriptions archivistiques
 Rechercher par pays
 Rechercher par service versant
 Voir les objets numérisés
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4. Accéder au contenu (3)
 La navigation
 Titre de page
 Barre de titre
 Boîte de recherche
 Menu parcourir
 Menu contextuel
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11. 5. Besoins pour la pérennisation du système
 Nécessité de prise en main de l’application par un membre du personnel :
Curiosité informatique
 Scanner de type hp scanjet N 6350
 Ordinateur serveur complet (2.4GHz, 4Go de mémoire, 600 Go de stockage, Tour-5U)
Nécessité de disposer d’un réseau intranet
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12. Merci de votre aimable attention ! A nos ordinateurs pour une petite démonstration !
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