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3. Dossiers collaboratifs
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5. 4 Types d’e-mails
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6. Pilotage des activités associées aux e-mails
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7. Mon tableau de bord
Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2...
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8. Statistiques société
• Emission / Réception
• Répartition des mails...
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9. Smartphones et tablettes
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Trop d'emails ? Découvrez Sharemail : le webmail collaboratif by Nearbee

  1. 1. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Découvrez le concept de Sharemail by Nearbee en 3 minutes ! Un investissementpour l’entreprise sharemail 38% des utilisateurs reçoivent +de 100 mails/jour Plus de la moitié des utilisateurs passent PLUS DE 2 HEURES CHAQUE JOUR à gérer leur boîte mail. Ce chiffre est compris entre 5 à 20 heures pour les managers 34E-mails reçus en moyenne/jour/salarié 1 message toutes les minutes 12 34% des salariés consultent leurs e-mails toutes les 15 minutes V3 -
  2. 2. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Difficultés : • Identifier les priorités • Identifier le sujet • Identifier le rôle du mail (info, assignation,…) • Distinguer l’important / l’urgent Inconvénients : • Partage chaotique • Nombre de destinataires incomplets, qui génèrent de nouveaux transferts • Pièces jointes mélangées • Explosion des espaces de stockage • Aucune sécurité des contenus • Confidentialité non maîtrisée communicationL’e-mail, principal moyen de communication Des messages reçus chaque jour en quantité abondante et qui nécessitent un temps de traitement important Gestion de projets Information Assignation de tâches Gestion des problèmes Partage d’information Transfert de compétences Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  3. 3. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés perte de temps Difficultés : • Recherche fastidieuse • Pièces jointes éparpillées Inconvénients : • Perte de temps • Probabilité d’erreurs Conséquence : Une perte de temps importante … Pour rechercher un contenu spécifique, une pièce jointe reçue d’un dossier, etc. Recherche Liste des mails émis ou reçus: Mail recherché Contenu Pièce jointe Rôle Gestion chaotique des priorités Perte d’information Problèmes mal réglés Trop de stress Réaction au lieu de réflexion Compétences sous exploitées Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  4. 4. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Une redondance inutile et couteuse Actuellement : les e-mails sont stockés dans chaque compte Une sécurité absente Personne 1 Personne 2 Personne 3 Personne 4 Difficultés : • Participer à un sujet avec d’autres personnes Inconvénients : • Aucun partage des messages • Duplication des bases • Rôle difficile à cerner Inconvénients : • Il est impossible de connaître les transferts et les échanges qui peuvent suivre l’envoi d’un message Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  5. 5. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Comment distinguer l’importance ou l’urgence d’un e-mail ? Lors de la réception d’emails, le collaborateur ne peut pas évaluer de suite son rôle, son importance par rapport aux dossiers en cours, sa vocation (pour info, pour tâche, pour rdv), sa validité dans les équipes… …avant d’avoir pris connaissance du contenu. … Quand aucun élément ne nous indique le type de contenu, l’importance, les réponses déjà renvoyées, les tâches déjà effectuées, etc… par rapport à un dossier en cours Difficultés : • Se concentrer sur l’essentiel • Différencier mails interne/externe… • Qualification des mails insuffisante • Mélange des mails pour infos et pour tâches Inconvénients : • Oublis Prioritaire ? Urgent ? Important ? Qui est déjà informé ? Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  6. 6. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Emission Réception et réponse(s) Comment répondre à tous en gardant la lisibilité des échanges ? … Quand rien n’est centralisé et que chaque collaborateur possède une partie du savoir Difficultés : • Traçage des échanges • Copies cachées • Oublis de mettre en copie • Nouveau collaborateur qui reprend l’historique d’un dossier • … Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  7. 7. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Et aussi : • Quelles conséquences sur les retards de projets? • Quelles conséquences sur les soucis de communication interne? Et aussi : • Manque de synchronisation dans la gestion des informations et tâches associées • Sécurité très faible Conséquences Organisationnelles 38% des utilisateurs reçoivent +de 100 mails/jour Plus de la moitié des utilisateurs passent PLUS DE 2 HEURES CHAQUE JOUR à gérer leur boîte mail 64 secondes Pour reprendre le fil de sa pensée après avoir reçu un mail Economiques Financières Les connaissances qui circulent dans les emails sont perdues 31K€ =562€/mois Coût perdu par collaborateur (*) Salaire moyen en France = 1600€ Coût annuel Pour une entreprise de 5 personnes = Les compétences sont diluées Les priorités sont mal gérées et nourrissent un cercle vicieux L’avancement des projets est difficile à comprendre Les dossiers importants sont compliqués à superviser Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  8. 8. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Séparation des contenus, des attributs et du contenant … L’innovation proposée par Nearbee pour améliorer la gestion et le traitement des emails Contenant Contenus Le contenant est média pour véhiculer un contenu Texte + pièces jointes + signature AVANT AUJOURD’HUI Attributs de la communication Destinataires et expéditeurs, sujet, objet, rôle du mail, niveau d’importance, traitements déjà effectués,… Le constat Bénéfices fonctionnelsInnovation
  9. 9. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Les bénéficesfonctionnels de l’innovation sharemail
  10. 10. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Organisation structurée des contenus Pièces jointes Word PDF Excel Images (…) Texte Message Signature Attributs Expéditeur Destinataire Date Heure (…) • Organise les fichiers attachés pour les retrouver rapidement • Enrichit automatiquement votre annuaire de contacts • Qualifie les e-mails des collaborateurs pour se concentrer sur l'essentiel, et diminue le temps de leur gestion • Améliore la connaissance des expéditeurs Bénéfices : Sharemail permet une séparation automatique des attributs, du contenu et des fichiers attachés, permettant une exploitation plus rapide et des usages plus intuitifs sharemail
  11. 11. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 2. Dossiers de partage Bénéfices : Sharemail permet de partager un dossier avec un autre collaborateur, afin de permettre la lecture des e-mails envoyés ou reçus concernant un dossier, via une gestion simple des droits de partage Un collaborateur peut partager un ou plusieurs dossiers Vue des dossiers personnels En bleu mes dossiers personnels En vert les dossiers que j’ai partagé en lecture Vue des dossiers partagés Ici j’accède aux dossiers que mes collaborateurs m’ont partagé en lecture Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  12. 12. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 3. Dossiers collaboratifs Bénéfices : Sharemail permet de créer des adresses emails partagées entre plusieurs personnes, permettant aux collaborateurs de lire et/ou envoyer des e-mails à partir d’une même boîte Re : Mail 1 Mail 1 Mail collaboratif 1 2 3 Création d‘un dossier Création d’un répertoire pour stocker les mails envoyés et reçus Création de l’adresse email collaborative : Association d’une adresse mail à ce dossier Organisation du partage Invitation des collaborateurs dans le dossier collaboratif et attribution d’un rôle : Lecteur, Auteur, Administrateur ( Lecture/Ecriture, Modification, Suppression) Atouts : • Plusieurs personnes peuvent envoyer / recevoir des messages à partir de cette adresse partagée • Tous peuvent accéder à l’ensemble des échanges en lecture • Fini la perte d’informations : tout est centralisé (messages et pièces jointes) • Le destinataire n’a qu’une adresse à retenir et est certain que tous les acteurs du projet seront informés 3 étapes Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  13. 13. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 4. Conversion rapide des e-mails pour action Bénéfices : Sharemail permet de faciliter le traitement des mails : Le destinataire peut créer une demande ou assigner une tâche à un autre collaborateur, suite à la réception d'un e-mail et il accède à tout moment à la liste des demandes et tâches envoyées et reçues. Schneider Email 1 Email 2 Email N ADETEM Email A Email B Email Z (…) (…) - En demande - En tâche Outil de conversion - En SMS - En FAX Conversion : Mail 2 sur N Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  14. 14. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 5. 4 Types d’e-mails Type demande - Destinataires, adresse des personnes - Description, le message Type RDV - Intitulé, titre du RDV - Date, date du RDV - Heure, l’heure du RDV - Lieu, endroit où va se passer le RDV - Participants, adresse des personnes - Description, le message Type tâche - N° de la tâche - Intitulé, titre de la tâche - Assigner à, adresse des personnes - Echéance, date à laquelle se termine la tâche - Bouton « Ajouter une tâche », permet d’ajouter plusieurs tâches Type classique Bénéfices : … pour structurer les échanges et améliorer la productivité Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  15. 15. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 6. Pilotage des activités associées aux e-mails Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9 Assignée Assignée Reçue Assignée Reçue Assignée Assignée
  16. 16. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 7. Mon tableau de bord Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  17. 17. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 8. Statistiques société • Emission / Réception • Répartition des mails • Taux de transformation • Etat des dossiers collaboratifs • Temps passé sur les dossiers collaboratifs • Nombre de dossiers partagés / Nombre dossiers collaboratifs Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  18. 18. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés 9. Smartphones et tablettes Le constat Bénéfices fonctionnels 1Innovation 2 3 4 5 6 7 8 9
  19. 19. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés >> Vérifiez vos e-mails ! Un investissementpour l’entreprise sharemail Statistiquement, vous avez reçu entre 1 et 3 mails pendant la lecture de ce document…
  20. 20. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Qui sommes-nous ? Nearbee est un éditeur de plateformes collaboratives professionnelles, à destination des entreprises, accessibles via le réseau Internet et un abonnement mensuel. Nearbee offre une solution complète, du conseil à la formation.
  21. 21. Confidentiel – Tous droits de reproduction réservés Nous contacter Localisation Hall B 15 rue Jean-Baptiste Berlier 75013 Paris, France T. - 01.55.43.76.90 F. - 01.55.43.75.01 contact@nearbee.com http://www.nearbee.com Bibliothèque François Mitterrand www.mesemails.biz

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