Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative   Dienst voor administratieve vereenvoudiging
Ordre du jour <ul><li>Introduction </li></ul><ul><li>Pourquoi mesurer? </li></ul><ul><li>Le Bureau de Mesure Kafka </li></...
Introduction <ul><li>Augmentation du nombre de règles et d’obligations </li></ul><ul><li>Union Européenne:  Quantifier les...
Pourquoi mesurer? <ul><li>“ Mesurer permet de savoir”  </li></ul><ul><li>Mieux apprendre les formalités administratives in...
Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka? <ul><li>Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables  </l...
Tâches du Bureau de Mesure Kafka? <ul><li>Quantifier les projets de simplification déjà réalisés  </li></ul><ul><li>Analys...
Concepts et définitions   Charges Administratives = “Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et ...
Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka   <ul><li>Trois Piliers:  </li></ul><ul><ul><li>Consistance </li></ul></ul><ul><ul><...
Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka
Méthodologie – Type de Mesure <ul><li>Temps: </li></ul><ul><li>0-Mesure </li></ul><ul><ul><li>Situation avant la simplific...
Méthodologie – Points d’attention <ul><li>Mesure: </li></ul><ul><li>Charges Administratives d’une réglementation particuli...
Plan: 5 étapes
Etape 1: Mise en place   <ul><li>Déterminer l’étendue du projet  </li></ul><ul><li>Identifier la réglementation concernée ...
Etape 2: Obligations d’information et CA <ul><li>Identification des obligations d’information liées à </li></ul><ul><li>la...
Etape 2: Obligations d’information et CA <ul><li>“ R158 – Obligations d’information et actes administratifs ” </li></ul><u...
Etapes 3 et 4:  T, P et Q <ul><li>Rédaction des questions et sources d’information  </li></ul><ul><li>  envisageables </li...
Etapes 3 et 4: T, P et Q
Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>Calcul de l’affectation du temps, prix et/ou tarif pour  </li></ul><ul><li>chaque ac...
Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>Reporter: </li></ul><ul><ul><li>   Comparaison dans le temps </li></ul></ul><ul><ul...
Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>“ R007 - E-notariat (1e phase)” </li></ul><ul><li>Moyenne pondérée : 7,5 minutes </l...
Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>“ R007 - E-notariat (1e phase)” </li></ul><ul><li>Extrapolation  des données manquan...
Etape 5: Calculer et reporter
Résumé du plan d’action
BM en pratique et “lessons learned” <ul><li>Création d’une équipe dévouée (membres, “roles and responsibilities”, etc.) </...
Status et résultats <ul><li>Depuis août 2007,  actualisation d’anciennes mesures et  analyser les nouvelles mesures </li><...
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Ben Broeckx

  1. 1. Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative Dienst voor administratieve vereenvoudiging
  2. 2. Ordre du jour <ul><li>Introduction </li></ul><ul><li>Pourquoi mesurer? </li></ul><ul><li>Le Bureau de Mesure Kafka </li></ul><ul><li>Définitions & concepts </li></ul><ul><li>La méthodologie </li></ul><ul><li>Les différentes phases d’un projet de mesure (Le plan d’action) </li></ul><ul><li>La pratique du Bureau de Mesure Kafka: lessons learned </li></ul><ul><li>Aperçu et résultats </li></ul><ul><li>Questions? </li></ul>
  3. 3. Introduction <ul><li>Augmentation du nombre de règles et d’obligations </li></ul><ul><li>Union Européenne: Quantifier les effets induits par la réglementation </li></ul><ul><li>Non: Remise en question/cause de la réglementation </li></ul><ul><li>Oui: Analyser la réglementation et mesurer le coût du respect de celle-ci pour le groupe cible: </li></ul><ul><li>FORMULE </li></ul>Charges Administratives (CA) = (T temps x P prix + P petits frais ) x Q nombre x fr é quence
  4. 4. Pourquoi mesurer? <ul><li>“ Mesurer permet de savoir” </li></ul><ul><li>Mieux apprendre les formalités administratives induites par la législation: </li></ul><ul><ul><li>Fixer les priorités et considérer les alternatives </li></ul></ul><ul><li>Garantir/Assurer de la transparence et l’objectivité </li></ul><ul><li>Créer un support/appui pour prendre des décisions de simplification </li></ul>
  5. 5. Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka? <ul><li>Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables </li></ul><ul><li>Actions de simplification réalisées par les autorités: </li></ul><ul><ul><li>Diminuer les charges administratives </li></ul></ul><ul><ul><li>Croissance/augmentation de l’efficacité et d’orientation sur le client </li></ul></ul><ul><li>Agence de la Simplification Administrative (ASA): </li></ul><ul><ul><li>Méthodologie: Modèle de Mesure Kafka (Inspiré du Modèle des Coûts Standard néerlandais) </li></ul></ul><ul><ul><li>Bureau de Mesure Kafka: Evaluation des résultats </li></ul></ul>
  6. 6. Tâches du Bureau de Mesure Kafka? <ul><li>Quantifier les projets de simplification déjà réalisés </li></ul><ul><li>Analyser l’impact de futurs modifications de la réglementation </li></ul><ul><li>Accompagner les Services Publics Fédéraux (SPF) </li></ul><ul><li>Adapter continuellement la méthodologie </li></ul><ul><li>Suivre les résultats des mesures </li></ul><ul><li>Reporter en communiquer à intervalles réguliers </li></ul>
  7. 7. Concepts et définitions Charges Administratives = “Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et associations sont tenus d’accomplir pour respecter leurs obligations légales (d’information) à l’égard des pouvoirs publics et ce, même s’ils devaient effectuer ces formalités sans obligation légale.” Coûts de réglementation Coûts de gestion à charge des pouvoirs publics CHARGES ADMINISTRATIVES Coûts financiers Coûts des formalités administratives que les entreprises/citoyens effectuent uniquement parce qu’elles sont imposées par la réglementation Petits frais
  8. 8. Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka <ul><li>Trois Piliers: </li></ul><ul><ul><li>Consistance </li></ul></ul><ul><ul><li>Objectivité </li></ul></ul><ul><ul><li>Approche participative </li></ul></ul><ul><li>Méthode uniforme pour chaque projet de mesure: </li></ul><ul><ul><li>5 étapes: </li></ul></ul>
  9. 9. Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka
  10. 10. Méthodologie – Type de Mesure <ul><li>Temps: </li></ul><ul><li>0-Mesure </li></ul><ul><ul><li>Situation avant la simplification </li></ul></ul><ul><li>1-Mesure (Mesure Effective) </li></ul><ul><ul><li>Situation après simplification </li></ul></ul><ul><ul><li>Facteurs externes constants par rapport à 0-mesure </li></ul></ul><ul><li>Mesure Potentielle </li></ul><ul><ul><li>Théoriquement, utilisation maximale de la simplification </li></ul></ul>
  11. 11. Méthodologie – Points d’attention <ul><li>Mesure: </li></ul><ul><li>Charges Administratives d’une réglementation particulière (0- ou 1-Mesure) </li></ul><ul><li>Diminution ou augmentation des Charges Administratives (0- ou 1-Mesure) </li></ul><ul><li>Modèle Excel: </li></ul><ul><li>Récolter de données telles que le numéro de référence, description, groupe cible, sous groupe, année, obligations d’information, etc. </li></ul><ul><li>Temps entre le début et le rapport des mesures: </li></ul><ul><li>L’ampleur de la réglementation à mesurer </li></ul><ul><li>Disponibilité des données </li></ul><ul><li>Réaction du groupe cible </li></ul>
  12. 12. Plan: 5 étapes
  13. 13. Etape 1: Mise en place <ul><li>Déterminer l’étendue du projet </li></ul><ul><li>Identifier la réglementation concernée </li></ul><ul><li>Déterminer le type de mesure et la/les période(s) </li></ul><ul><li>pertinente(s) </li></ul><ul><li>Identifier le groupe cible </li></ul><ul><li>Identifier les personnes ou les organisations afin </li></ul><ul><li> de collecter les informations </li></ul><ul><li>Procéder à la validation officielle de la mesure </li></ul><ul><li>Enregistrer l’approbation de la mesure </li></ul>
  14. 14. Etape 2: Obligations d’information et CA <ul><li>Identification des obligations d’information liées à </li></ul><ul><li>la réglementation sélectionnée </li></ul><ul><li>Liste des actes administratifs par obligation </li></ul><ul><li>d’information </li></ul><ul><li>Enregistrement des actes administratifs dans </li></ul><ul><li>le Modèle Excel </li></ul><ul><li>Evaluation de la version provisoire du </li></ul><ul><li>Modèle Excel </li></ul>
  15. 15. Etape 2: Obligations d’information et CA <ul><li>“ R158 – Obligations d’information et actes administratifs ” </li></ul><ul><li>Depuis le 1 janvier 2007, les bouchers ne sont plus tenus de consigner leurs achats hebdomadaires dans un registre de contrôle. </li></ul>
  16. 16. Etapes 3 et 4: T, P et Q <ul><li>Rédaction des questions et sources d’information </li></ul><ul><li> envisageables </li></ul><ul><li>Recherche dans les sources disponibles </li></ul><ul><li>Etablissement d’une liste des collaborateurs </li></ul><ul><li> stratégiques à contacter </li></ul><ul><li>Etablissement d’un échantillon représentatif des </li></ul><ul><li> entreprises ou citoyens à consulter </li></ul><ul><li>Contacter les personnes concernées (Interview) </li></ul><ul><li>Evaluation des premiers résultats avec un </li></ul><ul><li> responsable pertinent </li></ul>
  17. 17. Etapes 3 et 4: T, P et Q
  18. 18. Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>Calcul de l’affectation du temps, prix et/ou tarif pour </li></ul><ul><li>chaque acte administratif </li></ul><ul><li>Utilisation des tarifs horaires standard pour </li></ul><ul><li>les entreprises et citoyens </li></ul><ul><li>Utilisation des « petits frais standard » </li></ul><ul><li>Enregistrement des données obtenues dans le </li></ul><ul><li>modèle Excel </li></ul><ul><li>Calcul des charges administratives </li></ul><ul><li>Vérification des formules dans modèle Excel </li></ul>
  19. 19. Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>Reporter: </li></ul><ul><ul><li> Comparaison dans le temps </li></ul></ul><ul><ul><li>Charges administratives les plus conséquentes </li></ul></ul><ul><ul><li>Opportunité de simplification </li></ul></ul><ul><ul><li> Impacte (Monétaire) </li></ul></ul>
  20. 20. Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>“ R007 - E-notariat (1e phase)” </li></ul><ul><li>Moyenne pondérée : 7,5 minutes </li></ul>
  21. 21. Etape 5: Calculer et reporter <ul><li>“ R007 - E-notariat (1e phase)” </li></ul><ul><li>Extrapolation des données manquantes </li></ul>
  22. 22. Etape 5: Calculer et reporter
  23. 23. Résumé du plan d’action
  24. 24. BM en pratique et “lessons learned” <ul><li>Création d’une équipe dévouée (membres, “roles and responsibilities”, etc.) </li></ul><ul><li>Planning et communication (temps entre le début et le rapport, facteurs politiques externes, etc.) </li></ul><ul><li>Gestion centrale de documents (structure des fichiers, nomenclature, etc.) </li></ul><ul><li>Documentation standard (update, etc.) </li></ul><ul><li>Validation (interne et externe) </li></ul>
  25. 25. Status et résultats <ul><li>Depuis août 2007, actualisation d’anciennes mesures et analyser les nouvelles mesures </li></ul><ul><li>Jusqu’en nov 2009, 400 projets de mesures ont été réalisés, tous SPF confondus </li></ul><ul><ul><li>Réelle diminution de charge administrative de € 92 mio sur 2008. </li></ul></ul><ul><li>Processus continu des mesures en cours, en maintenant une flexibilité par rapport à des facteurs politiques externes </li></ul><ul><li>Formation et suivi auprès des différentes fonctions publiques </li></ul>

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