Tic & pme tpe - v1.3

Frédéric Libaud
Conseils et services NTIC*
(Assistance, dépannages, conseils & formations)

Livre blanc

Technologies de l’Information
et des Communications (T.I.C.)

&

Bonnes habitudes
et mauvaises pratiques

22 avenue Charles de Gaulle 92350 LE PLESSIS-ROBINSON
Siège sociale : 1 place Paul Verlaine 92100 BOULOGNE FRANCE
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Membre de la Chambre de l’Ingénierie et du Conseils de France (http://www.cicf.fr)

* Nouvelles Technologies de l’Information et des Communications

Copyright Frédéric Libaud © septembre 2009

Frédéric Libaud

SOMMAIRE

I. INTRODUCTION ...........................................................................................................3
II. OBJECTIFS.................................................................................................................4
III. SITUATION ................................................................................................................6
a. Equipements ................................................................................................................6
b. Impacts négatifs ...........................................................................................................6
c. Impacts positifs ............................................................................................................7
d. Le marché ....................................................................................................................7
e. Mobilité .......................................................................................................................8
f. Fracture numérique ......................................................................................................8
IV. HABITUDES ET PRATIQUES...................................................................................9
V. LES CONTRAINTES ................................................................................................ 11
VI. LES FREINS ............................................................................................................. 12
VII. AVANTAGES ET GAINS ........................................................................................ 13
VIII. STRATEGIES........................................................................................................ 14
IX. FACTEURS FAVORables ......................................................................................... 15
X. ACTIONS ENVISAGEABLES ................................................................................. 17
XI. LE FUTUR ................................................................................................................ 18
XII. CONCLUSION ......................................................................................................... 19
XIII. L’AUTEUR............................................................................................................ 20
XIV. DEFINITIONS ....................................................................................................... 21




Frédéric Libaud

I. INTRODUCTION

L’avènement de la micro-informatique, au début des années 70, a sonné le début de la
miniaturisation des produits électroniques.

Cela a permis aux individus, mais également aux petites et moyennes entreprises, de s’équiper
en systèmes d’informations. A l’instar des grands groupes, qui jusque là, étaient les seuls à
pouvoir profiter de solutions informatiques.

Aujourd’hui, la démocratisation des produits et services liés aux technologies de l’information
font qu’ils deviennent indispensables à tous, sachant qu’ils sont facteur de gains de
productivité et donc de performance. La mondialisation a également accroit ces phénomènes.

On peut prendre ainsi pour exemple le secteur de la téléphonie mobile qui a amené des
solutions technologiques grâce à la miniaturisation des composants, entre autre.

Cependant les entreprises ne sont pas toute à la même enseigne, car il est de notoriété
publique que celles qui investissent dans des solutions innovantes résisteront mieux à la crise
que nous subissons actuellement, que celles qui ne le font pas.




Frédéric Libaud

II. REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier mes proches qui m’ont aidé à rédiger ce document et qui l’ont relu avec a
l’œil du candide.

Ainsi, que mes confrères de la Chambre de l’Ingénierie et du Conseil de France (C.I.C.F.) qui
m’ont apporté leurs conseils et remarques avisées.




Frédéric Libaud

III. OBJECTIFS

Le présent livre blanc a pour objectif d’attirer l’attention de tous, sur l’apport et donc l’intérêt
des technologies de l’information et des communications. Mais également des bonnes et
mauvaises habitudes ou pratiques, quant à leurs mises en place ou leurs utilisations.

Et ce plus particulièrement dans les petites structures, car elles ne sont pas aujourd’hui
exemptes de devoir prendre en compte les technologies de l’information.

Une mauvaise ou sous utilisation des solutions liées aux technologies de l’information peut
avoir des effets désastreux et peut même engager la pérennité de ces entreprises.

Il est dorénavant admis que les technologies de l’information et des communications ont un
impact extrêmement positif dans notre quotidien individuel et professionnel. Elles pénètrent
profondément l’ensemble du tissu socio-économique.




Frédéric Libaud

IV. SITUATION

Les collectivités et entreprises sont toutes plus ou moins équipées en matériel informatique,
logiciels, équipement réseau et connexion à Internet.

Bien souvent, celles-ci disposent déjà des outils (équipements, logiciels, etc.) de base leur
permettant d’avoir un bon fonctionnement, hors elles les sous-utilisent, ce qui représente des
pertes de productivité flagrantes.

a. Equipement
On peut toutefois noter et regretter des disparités sur les points suivants, malgré des
améliorations sensibles depuis quelques années :

 Matériels et logiciels anciens, voir obsolètes, dans certaines structures ;

 Pas de réelles politiques et stratégies liées à leurs utilisations ;

 Pas de renouvellement régulier des équipements et logiciels ;

 Mauvaises pratiques ou utilisations des outils par les collaborateurs et les dirigeants de ces
entreprises ;

 Pas de politiques de formations des collaborateurs ;

 Peu ou pas d’utilisation des outils de gestion, de collaboration et de communication ;

 Etc.

b. Impacts négatifs
Certaines études économiques montraient déjà un fort accroissement des achats et
investissement en T.I.C. dans les P.M.E. et T.P.E. dès 2006. Les investissements dans les
T.I.C. ont donc fortement progressés ces dernières années, accrus par l’attrait d’Internet, des
nouveaux outils de communication et de mobilité. Toutefois, dans certains cas, cela s’avère
insuffisant.

D’autres analyses commandées par de grands constructeurs ou éditeurs, nous éclairent sur les
pratiques et usages actuels.




Frédéric Libaud

Ainsi, une étude indépendante sur la sécurité des systèmes nomades (Source :
http://communities.intel.com/docs/DOC-3076), commanditée par Intel, analyse le coût
potentiel pour les structures de la perte ou du vol d’ordinateurs portables, volés ou perdus.
Cette étude établit que le coût moyen, de ces pertes ou vols, est estimé à pratiquement
50.000$. Elle tient compte de la valeur du matériel, mais également de la valeur liée à la perte
des informations, qu’il faudra éventuellement reconstituée. Elle met également en exergue, les
pratiques, quant à la conservation et à la protection des informations.

Il a également été démontré que jusqu'à 17,5 heures par semaine et par collaborateur peuvent
être perdues, du fait d’une mauvaise ou sous utilisation des outils. Et ce tout simplement par
leur méconnaissance et manque de formation (source Zen Entreprise). Les pertes liées à une
mauvaise utilisation des T.I.C. peuvent donc atteindre plusieurs milliers d’euros par
collaborateur et par an.

c. Impacts positifs
Il faut cependant se réjouir de celles qui mettent en avant et qui démontrent les gains
économiques importants que les T.I.C. peuvent apporter à nos entreprises.

La crise économique actuelle ne facilite pas l’adoption des T.I.C. du fait de la diminution ou
de l’arrêt des investissements, lié à la baisse de l’activité économique.

d. Le marché
Le marché des T.I.C. peut être décomposé en trois groupes différents couvrant :

 les grandes entreprises et collectivités ;

 les moyennes et petites structures (P.M.E. et T.P.E.) et petites collectivités ;

 les micro-entreprises.

Ce marché est vaste et les offres en équipements, produits et services sont la plupart du temps
matures.

Cependant le marché lié aux microstructures, communément nommé « Soho » dans les pays
Anglo-saxon, représente un potentiel économique extrêmement important mais qui est sous-
exploité pour les acteurs. Il faut en effet que constructeurs, éditeurs et prestataires tiennent
compte des besoins de ces structures qui ne sont pas forcément ceux de leurs grands clients.
Leurs produits ou services doivent, par conséquent, être différenciés, en tenant compte de la
problématique financière.




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e. Mobilité

La mobilité dans les activités individuelles et professionnelles est une réalité. Dorénavant,
Internet et les outils de communication modernes liés aux T.I.C. sont accessibles n’importe où
et n’importe quand, bien que, en ce domaine, les entreprises ne soient pas toutes dans une
situation identique.

f. Fracture numérique
Il est communément courant de parler de fracture numérique en France.

Hors celle-ci est également présente dans le monde professionnel, car le nombre de structures
peu ou mal équipées s’avère problématique.




Frédéric Libaud

V. HABITUDES ET PRATIQUES

Les technologies de l’information et des communications peuvent apporter énormément aux
P.M.E. et T.P.E. encore faut-il que leurs responsables en prennent conscience. Cela passe
également par la pratique de ces outils et la formation de tous.

Il est cependant malheureux de faire les constats suivants :

 Prenons l’exemple d’un dirigeant d’une T.P.E. qui règle lui-même l’ensemble des
problèmes techniques lié aux T.I.C., et bien, cette pratique l’empêche de se consacrer aux
priorités de l’entreprise, et à ses clients, sans parler de la perte de temps et du coût
économique, parfois astronomique, que cela peut représenter. Ce phénomène va
s’accentuer avec le recrutement de collaborateurs pas forcément autonomes, car peu
formés ;

 Le fait de ne pas faire appel à un prestataire professionnel, pour lui confier la gestion au
quotidien, l’exploitation de ces équipements informatique, afin d’assurer un entretien
préventif et d’éviter un certain nombre d’incidents pourra s’avérer pénalisant ;

 L’achat d’équipements et logiciels non homogènes, chez le premier distributeur, non
professionnel, venu ;

 Le non renouvellement du parc, de façon régulière ;

 Le fait de ne pas suivre les évolutions et mises à jour des logiciels utilisés ;

 Peu d’utilisation des budgets disponibles, pour des formations sur les outils ;

 Certains responsables délèguent totalement l’usage de ces outils à leurs collaborateurs. Ils
en perdent donc la maîtrise. Ce qui peut les handicaper dans une situation de crise, de
départ du collaborateur, etc. ;

 Des échecs répétés de certains investissements, pour certaines entreprises ;

 Certains créateurs s’installent ou préparent leur création, sans prendre en compte des
investissements nécessaires de ces outils. D’ailleurs, ils sont généralement peu aidés et
tout du moins, conseillés pour cela ;

 Etc.



Frédéric Libaud

Le constat des mauvaises pratiques, des contraintes et des freins à l’adoption des technologies
de l’information et des communications n’est pas exhaustif du fait de la complexité et de la
multiplicité des situations !




Frédéric Libaud

VI. LES CONTRAINTES

D’autre part, un certain nombre de contraintes plus ou moins fortes sont également à prendre
en compte pour leur adoption :

 Les problématiques de sécurité des informations et des systèmes ;

 Le choix dans des offres multiples, qui doit être adapté aux besoins ;

 La formation des utilisateurs ;

 La difficulté du choix parmi les solutions ;

 L’obligation pour une entreprise utilisatrice de faire des appels à des prestataires dont elle
ne peut mesurer la qualité ;

 Etc.




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VII. LES FREINS

L’adhésion des T.I.C. dans les entreprises est soumise aux freins suivants :

 La position des dirigeants de l’entreprise face aux T.I.C. En effet, la méconnaissance et le
manque de pratique des outils technologiques, par les dirigeants et cadres d’entreprises,
peuvent être un frein à leur adoption. Il est en effet difficile de reconnaitre ce que l’ont
peut prendre pour une faiblesse, vis-à-vis d’une collaboratrice ou d’un collaborateur ;

 Les coûts ou surcoûts supposés, face aux investissements envisageables ;

 La supposé complexité des solutions, tant dans leur mise en place, leur exploitation et
surtout leur utilisation ;

 La peur d’utiliser des outils supposés techniques, par des utilisateurs n’ayant pas la
connaissance et la pratique. L’exemple le plus flagrant, étant l’utilisation des réseaux
sans-fil et d’Internet. Les « box » des fournisseurs d’accès et les équipements Wifi n’étant
pas forcément simples à configurer et à utiliser, pour un simple consommateur ;

 La mauvaise image que les dirigeants d’entreprises et les utilisateurs, peuvent avoir
parfois des produits, fournisseurs et prestataires du marché ;

 Des professionnels qui ne s’adaptent pas toujours à leurs interlocuteurs. Car, les
utilisateurs et les dirigeants dans les entreprises, n’ont pas ou très peu de compétences en
la matière. Et seules les grandes structures peuvent disposer de collaborateurs compétents.
Les acteurs n’ont pas toujours d’offres vraiment adaptées aux besoins réels de ces
entreprises et plus particulièrement les T.P.E. ou les micro-entreprises ;

 Des offres techniquement très performantes, mais que les utilisateurs ne maîtrisent pas,
par méconnaissance et manque de formation ;

 Etc.




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VIII. AVANTAGES ET GAINS

Toutefois, les avantages et gains à une bonne utilisation des T.I.C. contrebalancent les
contraintes et freins cités précédemment. Ceux-ci peuvent être de l’ordre suivant :

 La dématérialisation et donc l’amélioration, la simplification des processus de l’entreprise,
mais également une économie de consommables ;

 Raccourcissement des délais de prise de décision ;

 Fluidification des échanges entre collaborateurs et avec les clients, fournisseurs ou
partenaires de l’entreprise ;

 Diminution des frais de structure par la mise en place du télétravail, par exemple ;

 Meilleur environnement pour les collaborateurs et assouplissement de leurs conditions de
travail ;

 Simplification pour une synchronisation des tâches entre les personnes ;

 Amélioration de la flexibilité et les gains de productivité de chacun ;

 Renforcement de la qualification et mobilité facilitée ;

 La prise en compte des besoins (outils d’encaissement, de gestion, de pilotage, etc.) dès le
début du projet, par les créateurs d’entreprises, peut les pérenniser ;

 Etc.

Dans le cas ou l’adoption des outils T.I.C. amène les collaborateurs à suivre des formations,
ceux-ci verront leurs qualifications évoluer positivement, améliorant leur satisfaction et les
possibilités de reclassement si cela s’avérait nécessaire.




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IX. STRATEGIES

Les stratégies d’adoption des T.I.C. dans les P.M.E., les T.P.E. ou bien les micro-entreprises
peuvent être les suivantes :

 Recherche d’amélioration dans l’utilisation des outils existants, par la mise en place de
formations professionnelles ;

 Mise en place de solutions innovantes (C.R.M., E.R.P., …) afin d’améliorer la
productivité ;

 Coaching des dirigeants, mais aussi des collaborateurs ;

 Mise en place de correspondants informatique, assurant un soutien de premier niveau à
leurs collègues ;

 Mise en place d’une politique d’investissement cyclique ou par rotation, peu importe. Cela
permet au parc de suivre les évolutions technologiques et ainsi, d’éviter le passage de gap
trop important ;

 Etc.

Ces stratégies peuvent être regroupées dans le cadre d’un projet global, permettent d’atteindre
les objectifs fixés. De manière générale, la recherche d’économies et de gains de productivité
est le principal objectif à définir.




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X. FACTEURS FAVORABLES

L’adoption des T.I.C. dans les entreprises a été, peut, et va être favorisée par différents
facteurs :

 Prise en compte par les pouvoirs publics de l’incidence des T.I.C. dans l’ensemble de
l’économie. La création d’un secrétariat d’Etat et le rapport Besson sur l’économie
Numérique en sont une preuve flagrante ;

 Baisse du coût des investissements ;

 Elargissement des offres de produits et services, avènement de nouveaux acteurs
concurrentiels ;

 Le développement des aides publics aux T.P.E. et P.M.E. tel que le passeport pour
l’économie numérique, le programme YEN (Yvelines Entreprises Numérique) ;

 Amélioration de l’enseignement scolaire sur les T.I.C. ;

 L’amélioration des offres de formations continues ;

 Evolution du cadre règlementaire, obligeant un renouvellement des outils ;

 Législation donnant un cadre légal au télétravail ;

 L’amélioration de la qualité des produits et services, de leur accessibilité et leur
simplification ;

 Le développement des acteurs intervenant dans les très petites structures. Celui-ci étant lié
aux développements services à la personne ;

 La professionnalisation des acteurs du marché et de leurs collaborateurs, qui passe
également par un savoir faire, mais aussi un savoir être, afin de répondre aux attentes de
leurs clients P.M.E., T.P.E. ou micro-entreprises ;

 L’avènement de solutions dites « Open Source » dans les domaines de l’infrastructure,
mais également des outils de gestion horizontaux ou verticaux, ainsi des C.R.M., E.R.P.
des P.G.I. ou bien dans le domaine collaboratif ;




Frédéric Libaud

 L’avènement de solutions dites « SAS » (software as service) rendant accessibles des
solutions logiciels, qui peuvent être complexes, à des P.M.E. ou bien des T.P.E. sous
forme locative ;

 Le développement du « Cloud Computing » offrant aux entreprises utilisatrices des
solutions clés en main à coût fixe ;

 L’imbrication des usages, tant au niveau professionnel que personnel ;

 Le renouvellement des dirigeants et la création d’entreprises par de jeunes entrepreneurs
favorisent le développement des usages des outils T.I.C. ;

 Etc.




Frédéric Libaud

XI. ACTIONS ENVISAGEABLES

Les actions envisageables afin de favoriser l’adoption des technologies de l’information
concernent naturellement l’ensemble des acteurs économiques.

Elles peuvent être les suivantes :

 Développement des solutions locatives dite « S.A.S. » et « Cloud Computing » ;

 Implication plus forte des réseaux de distribution ;

 Amélioration du niveau de formation et de qualification des collaborateurs ;

 Amélioration du niveau de formation à l’utilisation dans l’enseignement général et
professionnel. Cela passe par une mise en utilisation de plus en plus poussé des outils, dès
le plus jeune âge ;

 Etc.

La formation des collaborateurs peut-être une solution pour améliorer l’utilisation des outils
T.I.C. Ceci, d’autant plus que les systèmes de financement existent, ce qui peut réduire
fortement les coûts. Les cycles de formation proposés par les prestataires agréés sont
généralement de bon niveau, rendant immédiatement opérationnels les collaborateurs ayant
suivis ces formations. La formation sur ces outils améliore également la qualification des
collaborateurs.

Les structures de conseils doivent être également plus impliquées et adapter leurs offres.




Frédéric Libaud

XII. LE FUTUR

Les technologies de l’information et des communications ont transformé nos sociétés en
quelques décennies.

Le rythme des évolutions ne faisant que s’accélérer, nous pouvons supposer que ce rythme va
continuer de s’accroitre.

Si elles savent les saisir au vol, les entreprises ciblées par le présent livre blanc disposeront de
réelles opportunités de développement.

Des secteurs d’avenir tel que la domotique sont en voie de devenir matures et offrent des
solutions technologiques intéressantes pour leurs usagers.

L’environnement est également fortement impacté par les évolutions dans les T.I.C., où elles
ont un rôle majeur à jouer.




Frédéric Libaud

XIII. CONCLUSION

Nous aurons donc compris, que nous avons, dans nos entreprises et plus particulièrement
celles ayant un faible effectif, un certain retard dans l’utilisation des T.I.C. et non pas sur les
équipements, même si dans certains cas, ceux-ci peuvent s’avérer obsolètes.

Cependant, toutes les actions tendant à améliorer ces usages seront donc les bienvenues,
encore faut-il que nous en prenions tous conscience.

Sans cela, le retard pris n’en sera que plus grand à rattraper, au vue des évolutions sociaux-
économiques mondiale à venir !




Frédéric Libaud

XIV. L’AUTEUR

Frédéric Libaud est depuis juin 2007 prestataire indépendant dans le domaine des nouvelles
technologies de l’information et des communications.

Après avoir passé plus de dix ans sur des projets plus ou moins importants, il met à la
disposition de ses clients et de leurs collaborateurs, toute son expertise dans l’utilisation,
l’exploitation, les usages et la pratique des équipements et outils T.I.C.

Il propose ainsi de l’assistance, des prestations de dépannages, de conseils et de formations
autour des technologies de l’information et des communications, tels que la mise en service,
la réparation, le nettoyage et l’optimisation de systèmes.




Frédéric Libaud

XV. DEFINITIONS

Ce document comporte un certain nombre de termes et abréviations, vous en trouverez ci-
dessous les définitions :

 Cloud Computing :

Le lecteur trouvera une description complète du Cloud Computing sur Wikipédia.

 C.R.M. :

Les solutions C.R.M. pour « Customer relation management » sont des logiciels
dédiés à la gestion de la relation des clients, pour les entreprises ;

 E.R.P. :

Les solutions E.R.P. pour « entreprise ressource planning » sont des logiciels dédiés à
la gestion au sens large de l’entreprise. Ces solutions sont souvent modulables pour
couvrir les différents domaines d’activité d’une entreprise ;

 P.G.I. :

Les solutions P.G.I. pour « progiciel de gestion intégré » sont des logiciels de gestion
intégrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à l’entreprise ;

 P.M.E. :

Les petites et moyennes entreprises emploient moins de 250 salariés. Leur chiffre
d'affaire doit être inférieur à 40 millions d'euros ou leur bilan annuel inférieur à 27
millions d'euros ;

 T.P.E. :

Les petites entreprises emploient entre 10 et 49 salariés. Elles doivent avoir un chiffre
d'affaire annuel inférieur à 7 millions d'euros ou un bilan ne dépassant pas les 5
millions d'euros.




Frédéric Libaud

 S.A.S. :

Les solutions dite SAS (software as service) sont des offres de service de location
basées sur des logiciels standard Open Source ou propriétaire hébergé, en principe
directement accessible depuis Internet ;

 T.I.C. :

Les technologies de l'information et de la communication définissent l’ensemble des
moyens pour le traitement et la transmission d’informations. Elles regroupent
l’informatique, Internet et les systèmes de télécommunication moderne
(source : Wikipédia) ;

Et ce, afin d’assurer la compréhension du lecteur de ce document.

Dans le cas ou certaines terminologies, entre autre, du domaine des T.I.C. ne seraient pas
définies, le lecteur peut consulter le portail Wikipédia et plus particulièrement le portail
informatique de cette encyclopédie en ligne.




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