Découvrez comment Audaxis a apporté une réponse innovante en adaptant l’ERP open source Compiere pour le plus grand mouvement de jeunesse de Belgique (50.000 membres, 9.000 animateurs).

1. Comment un ERP open source
peut adresser un marché de niche

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QUI SUIS-JE ?
 Christian MATTART
 Permanent chez Les Scouts depuis 2008
 Webmaster
 Participe au projet d’intégration ERP depuis le
début

3. 3
AU PROGRAMME
 La structure des Scouts
 Enjeux du projet
 Choix d’un ERP open source
 Modélisation
 Processus mis en œuvre
 Bilan

4. 4
LA STRUCTURE DES SCOUTS

5. 5
STRUCTURE BÉNÉVOLE : FÉDÉRATION D’UNITÉS
Groupe unités
UnitéUnitéUnité
Unité
Unité
Unité
Unité
Unité
Unité
Unité
Section
SectionSection
Section
Groupe unités
Animateur
AnU
AnF

6. 6
EN QUELQUES CHIFFRES
 55 000 membres actifs
 44 700 scouts
 10 000 animateurs
 412 groupes locaux (unités)
 1780 sections
 Autant de camps par an
 500 sessions de formation fédérales et locales
 300 000 adresses

7. 7
STRUCTURE PROFESSIONNELLE
 Entreprise de services pour ses membres
 PME de 55 travailleurs
 Budget annuel : 4,5 millions d’euros
 Principales sources de revenus :
 Subsides
 Cotisations des membres

8. 8
LES ENJEUX DU PROJET

9. 9
FEUILLE DE ROUTE IT
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2009 2010
Terminé
En phase de réalisation
Analyse en cours
Pré-étude et/ou à démarrer

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POURQUOI CHANGER ?
 Système inadapté aux besoins
 Usage détourné des champs
 Complexe : jusque 20 rôles pour un membre
 Mélange de données
 Système obsolète techniquement
 Public jeune = web web web !
 Doubles saisies
 Certaines fonctions non intégrées (formations,
camps, comptabilité, banques…)

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ENJEUX POUR LA GESTION DES MEMBRES
 Centraliser les données
 Développer l’autonomie des unités (encodage)
 Interface unifiée pour le secrétariat et les membres
 Refonte du mode d’accès aux données
 Gérer des personnes (et non des fonctions)
 Accès sécurisé aux données (protection vie privée)
 Offrir plus de services
 Gestion administrative complète en ligne
 Suivi des activités
 Observatoire de l’évolution du mouvement
 Etc.

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SOLUTIONS ENVISAGÉES
 Étude de cadrage :
 identifier les besoins convergents ;
 établir des recommandations.
 Quelles solutions ont été envisagées ?
 Garder des applications sur mesure
 Développement d’un outil de gestion des membres
sur mesure
 Utilisation d’un outil de CRM

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LE CHOIX DE COMPIERE

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POURQUOI UN ERP OPEN SOURCE ?
Spécifique
 Coût
 Risque perte
compétences
 Peu de ressources
IT
Package
 Pas de solution
disponible
ERP Open Source
 Noyau fonctionnel stable
 Technologie moderne
 Personnalisation
 Ne pas réinventer la roue

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Des fonctions prêtes à l’emploi
+
Des outils de personnalisation
 Application en Java
 Sous licence open source depuis 2002
 www.compiere.com

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SCOPE FONCTIONNEL
16

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CONCU POUR EVOLUER
 Preconfiguré “multi”
 Langues
 Entités
 Plans comptables
 Taxes
 Devices
 Niveaux de sécurité

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SOCLE MODERNE
 Logique métier au sein du dictionnaire de données
 Ecrans générés à partir de la base de données
 Paramétrage des écrans, champs, workflows & rapports Compiere
 Personnalisable
 Outil de migration intégré
• Tables & Colonnes
• Ecrans & Rapports
• Règles métier
• Workflow
18

19. 19
MODÉLISATION
AVEC AUDAXIS

20. 20
FONCTIONS À COUVRIR

21. 21
COMMENT INTÉGRER
LES FLUX MÉTIERS
DANS UN ERP OPEN SOURCE ?

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TERMINOLOGIE ADAPTÉE
Modèle de données Compiere Modèle de données Scouts
Société Fédération
Organisation Unité, Siège, Centres
Magasin Section
Tiers Membre, Personnel, DNF,
Organismes…
Projet Camps, Formation, Actions
Facturation client Cotisation, inscription formation
Articles Lieux de formation
Liste de prix Cotisation

23. 23
DÉTOURNEMENT DE FLUX OU DE CONCEPTS

24. 24
DÉVELOPPEMENT DE MODULES SPÉCIFIQUES

25. 25
MODÉLISATION PROPRE AUX ASSOCIATIONS
 Gestion de la sécurité :
 calquée sur la structure du mouvement ;
 affiliations aux structures externes (unités, sections,
branche) et internes (CA, AG, comité…) ;
 fonctions exercées par les membres au sein du
mouvement.

26. 26
Une information unique, des accès par public
Permanent Cadre d’unité

27. 27
PROCESSUS MIS EN ŒUVRE

28. 28
GESTION DES MEMBRES & COTISATIONS
Membre
 Coordonnées
 Doublons
 Historique du
parcours
Cotisation
 Tarif dégressif
par ménage
 Attestations
 Paiement
Fédération
 Facturation des
unités
 Contrôle des
données

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GESTION DES PASSAGES
Rentrée
scolaire
30%
membres
changent
Nouvelle
fonction
ou section
ANU
Modifie
par lots
Contrôle
de
cohérence

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GESTION DES ACTIVITÉS
 Basé sur les projets
 camps, actions, formations
Camps Déclaration Inscriptions
Suivi des
camps
Attestations,
demandes
de subsides
Formations Inscriptions
Règles de
contrôle
Validation
Suivi du
parcours
Brevets

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MAIS AUSSI
 Abonnements aux revues et suivi des envois par
mode (routeur, papier, mailing)
 Centres (réservation, location)
 Gestion comptable et financière
 Suivi des dons

32. 32
BILAN DU PROJET

33. 33
BILAN DU PROJET
 Objectif délocalisation atteint
 Coordonnées membres, cotisations
 Guichet électronique formations & camps
 Allègement des opérations du siège
 Facturation automatique
 Comptabilité intégrée
 Visibilité sur l’état/évolution du mouvement
 Démographique
 Géographique

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QUELQUES RECOMMANDATIONS
 Analyse préalable des processus internes
 Ne pas réinventer la roue
 Établir des batteries de tests
 Importance de parler le même langage entre client
et fournisseur
 Qu’est-ce qu’un membre ?
 Qu’est-ce qu’un participant ?
 Garder le leadership sur les données
 Documenter

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MERCI !
Avez-vous des questions ?

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PLUS D’INFORMATIONS
 www.audaxis.com
 +32(0)2.361.83.01
 compiere@audaxis.com