Una base fundamental tanto en el protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de protocolo es la prudencia, ser agresivo no equivale a ser maleducado

1. 7 reglas de oro del protocolo empresarial
Una base fundamental tanto en el protocolo empresarial como en cualquier otro
tipo de protocolo es la prudencia, ser agresivo no equivale a ser maleducado
A propósito de algunas experiencias recientes en mi actividad profesional,
francamente frustrantes, me di a la tarea de reflexionar acerca de la vigencia de
las normas universales que rigen las relaciones empresariales y que tienen una
gran importancia en el mundo de los negocios. La página web protocolo.org
contiene algunas máximas sobre este tema, muchas de las cuales, tristemente,
no se respetan.
Una base fundamental tanto en el protocolo empresarial como en cualquier otro
tipo de protocolo es la prudencia. Aunque la eficacia de una negociación viene
determinada en gran medida por esta cualidad y que el ser agresivo no equivale
a ser maleducado, la línea entre la imprudencia y la falta de respeto suele ser muy
delgada. La prepotencia está ganando terreno en las relaciones empresariales,
sobre todo cuando es evidente que una de las partes está en condición
desventajosa, por el rol que desempeña. Se puede ser duro negociando y saber
mantener siempre compostura sin perder nuestros buenos modales. Lo cortés no
quita lo valiente.

2. Regla de oro 1. Conocer datos sobre nuestro interlocutor
La información siempre es buena. Antes de acudir a un encuentro de negocios es
conveniente informarse sobre las costumbres y formación de nuestro
interlocutor. Ello nos dará una buena base sobre lo que se puede y no se puede
decir.
Teniendo una buena información, podemos conocer mejor los temas de
conversación, los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer; la forma
correcta de saludar, la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, la forma de
agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar algún conflicto que
pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las
relaciones.
Regla de oro 2. Cuidar la imagen y tener buena apariencia
La presencia que nos representa. La primera impresión es fundamental como
punto de partida. Tener una presencia pulcra y agradable es importante para
nosotros y para los demás. Aunque debemos conocer qué puede ser para ellos
“tener buena presencia” según sus costumbres, su cultura, etcétera, hay normas
universales que trascienden a la moda. Francamente, es desagradable sostener
una reunión de negocios con un jovencito con la barba crecida, ataviado con jeans
y huaraches, sudando a cántaros porque recientemente culminó una partida de
ping pong en su hora de relax, al lado de otro “millenial”, dormido en un sofá,
todavía en su hora de asueto.
Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien. Una
buena imagen también la da comportarnos bien en cuanto al uso de los gestos y
las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír … todo ello con
gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor que caer en la
más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo
ridículo. Seamos sencillos, educados y naturales. La soberbia es una característica
de muchos de los “nuevos valores”, quienes suelen ver con desprecio a quienes
no dominan el uso de los gadgets de moda o los neologismos, generalmente

3. anglisismos, indispensables para sostener una conversación con estos nuevos
tomadores de decisiones.
Regla de oro 3. Respetar las jerarquías
Categorías. Debemos conocer bien los distintos rangos o las jerarquías del
entorno en el que nos movemos. El respeto a las personas según su estatus o
jerarquía puede ser una parte esencial de su identidad. Hay que respetar la
experiencia y trayectoria de los profesionales, a pesar de que las constantes
innovaciones tecnológicas impidan que ambas partes manejen un lenguaje o
habilidades técnicas comunes.
Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros
interlocutores, tanto de forma verbal como escrita, y para ello necesitamos
conocer la realidad de sus “categorías”. En el plano verbal son inadmisibles los
“guey” en el lenguaje de los negocios, así como las inefables “abreviaturas
creativas” (inventadas) en los mensajes de WhatsApp y la falta de respeto a las
reglas ortográficas, como escribir todo con letras mayúsculas o minúsculas, así
como omitir o inventar acentos ortográficos o dar esta tarea a los correctores que
proporciona el fabricante de los gadgets. Ello denota ignorancia de las reglas
ortográficas, agresividad, falta de respeto o, por lo menos, descuido.
Regla de oro 4. Conocer nuestros límites y los de los demás
Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros
interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de
minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, tratemos de “utilizar” en nuestro
provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor.
Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de
lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro receptor. Ahora bien, hay que
tratar de convencer y nunca de imponer. Tratar de persuadir haciéndoles ver que
nuestras razones son mejores que las suyas.

4. Regla de oro 5. Controlar la situación
Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos
dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco
de psicólogos y tratar en todo momento de ser empáticos, comprender la postura
de nuestros interlocutores.
Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y,
en cierta medida, en la amistad. Si no controlamos o dominamos la situación
puede dar una sensación de inseguridad que puede generar una cierta
desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación,
generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen
término.
Regla de oro 6. Honradez y lealtad: no compartir la información valiosa
La seguridad es muy importante. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta
por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y
medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser
robadas, filtradas o copiadas. Una idea, puede costar mucho dinero. No siempre
se roban planos, maquetas, etcétera. Se “roban” muchas ideas expresadas en una
simple reunión de negocios. El mismo cuidado que hay que tener con informes y
otra documentación sensible que puede hacer referencia a personas o empresas
de la competencia. En el negocio de la consultoría, desafortunadamente, ésta es
una práctica común. Algunas empresas convocan a firmas consultoras sólo para
obtener ideas, que luego implantan con personal propio o con empresas de
menor monta, y a los autores de las ideas no les dan ni las gracias. Es más, cada
día ocurre con mayor frecuencia que los solicitantes de los servicios ni siguiera
vuelven a dar la cara ni responder mensajes de los proveedores, con lo cual
deterioran gravemente la reputación de las empresas representan.
Regla de oro 7. Aceptar las diferencias y respetarlas

5. Respeto por los demás. Con este simple término se logran muchas cosas a la vez:
dejar en buen lugar a nuestra empresa o compañía (a la que representamos);
dejar en buen lugar a nuestro país o comunidad -al que representamos de forma
indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento el país o comunidad,
por las personas que conoce del mismo-. Y lo más importante, nos dejaremos en
buen lugar a nosotros mismos quedando unas personas bien educadas, elegantes
y que saben estar y comportarse. Ojo, áreas de adquisiciones y “procurement” de
muchas empresas, que empoderados con la capacidad de compra de las
compañías, tratan con la punta del pie a los proveedores.
Ante cualquier tipo de situación hay que saber “mantener el tipo” y la
compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase y elegancia de
una persona. Hay que tratar de hacerlo por nosotros mismos y por lo que
representamos en ese momento. Somos los “embajadores” de nuestra empresa
en ese momento y de nosotros mismos.