Adopter Office 365 pour réduire le trop grand nombre d’emails dans mon organisation - Frank Poireau
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Adopter Office 365 pour réduire le trop grand nombre d’emails dans mon organisation
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- 1. aOS Maurice 24 Octobre 2017 Adopter Office 365 pour réduire le trop grand nombre d’emails dans mon organisation adopteusharepoint
- 2. aOS Réunion 26 Octobre 2017 Adopter Office 365 pour réduire le trop grand nombre d’emails dans mon organisation adopteusharepoint
- 3. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 ▪ ▪ ▪ ▪
- 4. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Hier, entre 8h53 et 10h24 : • reçu quatre mails que je n’ai pas regardés • répondu à cinq mails • répondu une fois au téléphone • été interrompu par un collègue en formation, venu dans l’open-space parler à mon Manager, beaucoup trop fort malheureusement ! • repris la relecture de cette présentation • eu un échange sur messagerie instantanée avec un collègue • répondu à la personne qui travaille en face de moi
- 5. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 « Je travaille avec 2 écrans, l’un avec ma messagerie toujours ouverte. J’utilise aussi une messagerie instantanée, très utile pour les contacts rapides à distance. Je réponds à mon téléphone fixe mais aussi à mon portable. Je me suis dit qu’il fallait que je sois seul de temps en temps... Du coup, je me lève un matin sur deux à quatre heures, pour le travail de fond. »
- 6. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 « Je suis plus efficace quand je suis multitâches car, quand je ne fais qu’une seule chose, j’ai tendance à me disperser mentalement. »
- 7. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 « Si je laisse ma messagerie e-mail me déranger, si je garde mon ordinateur ouvert d’une manière générale, je n’arrive pas à me concentrer. Je l’éteins donc et écris à la main les textes qui constituent certaines pages de cette présentation. »
- 8. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 « Je suis devenu hyperactif ces derniers temps. Je jongle tout le temps avec différentes tâches : management, commercial, problèmes techniques… En réunion, apparemment, je passe du coq à l’âne et c’est pénible pour ceux qui me côtoient. »
- 9. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 45 minutes L’email, leader des tueurs de temps technologiques Quoi adopter dans ma palette d’outils d’Office 365 et pour quels usages ?
- 10. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Une solution largement adoptée, d’abord choisie pour les fonctionnalités d’Outlook 500+ M 90+ M
- 11. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Les emails, un fléau en voie de disparition ?
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- 13. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Conséquences : la difficulté croissante à rester concentré sur son travail 4 2,5 1,25 2004 2008 2012 DURÉE MOYENNE DE TRAVAIL SANS INTERRUPTION (MINUTES) Interruptions multiples : La fragmentation croissante de notre travail attaque le processus « attentionnel » de notre cerveau Télétravail : +22% productivité
- 14. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Pendant ce temps là, dans le Système d’information Infobésité : • déluge d’information • désordre informationnel
- 15. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 L’espace de travail bureautique sans plateforme collaborative Sauvegarder sur des serveurs de fichiers Envoyer et recevoir de trop nombreux e-mails Travailler sur le poste de travail Rechercher et reclasser
- 16. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Des postes de travail “non suffisamment” intégrés” entre eux Organisation ? Communication ? Coordination ? Synchronisation ?
- 17. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Office 365 va intégrer les postes de travail en groupe de collaboration Organisation ! Communication ! Coordination ! Synchronisation !
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- 19. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Sur Office 365, un Digital WorkSpace enrichi
- 20. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 SharePoint permet une gestion des versions de fichiers pour gagner en efficacité Un collaborateur envoie, par email, 1 document pour relecture et validation à 5 collègues ; à la fin du processus : • Combien de versions de document ? • Combien d’emails échangés ? Combien de fichiers ? 5 ? 15 ? 35 ? 55 ?
- 21. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 SharePoint va réaliser des tâches de coordination et de synchronisation du travail collaboratif Co-édition ou extraction obligatoire 2 systèmes de gestion de version avec/sans limitation | paramètres visibilité des brouillons Approbation Workflows / flux de travail
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- 25. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Un espace collaboratif numérique, reflet de l’organisation du travail réelle Comme on agencerait ses bureaux
- 26. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 L’ère moderne du Digital WorkSpace Mon profil Mon mur d’actualités et de discussions Mes documents Mes emails, Mes contacts, Mes tâches Les espaces d’équipe(s) Les espaces projets Les espaces d’échanges, d’expertise, d’entraide La base de connais- sances L’annuaire Mes applications SharePoint Mes logiciels tiers Les procédures Les News Les évènements
- 27. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Publier des actualités (sites de publication) Apporter du support (sites d’entreprise) Collaborer (sites de collaboration) Mon environnement social et applicatif Mon profil Mon mur de discussions Mes documents Espaces d’équipe(s) basés sur l’organisation Espaces Projet Applications “métiers” Espaces participatifs pour entraide, partage d’expertises, de veille…
- 28. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 La collaboration “sociale”|Au service de l’amélioration du bien-être au travail 0 5 10 15 20 25 Temps 1 Temps 2 Temps 3 Temps 4 Absentéisme Présentéisme Engagement Détection des talents 38% de satisfaction des employés en plus 78% prennent des décisions réactives pilotées par la donnée (contre 55% en moyenne)
- 29. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Au service de la performance collective et de l’amélioration continue Le R.O.I. de votre solution dépendra de VOS objectifs. Concrètement, la rentabilité de la démarche a des chances d’aboutir lorsque cette démarche : • s’attaque à des problématiques « Métier » • recherche des résultats concrets
- 30. aOS Maurice & Réunion 24 et 26 Octobre 2017 Pour aller plus loin • http://digitalworkplacebook.com/ - Paul MILLER • http://www.adopteunsharepoint.com - Frank POIREAU
- 31. aOS Maurice 24 Octobre 2017 Merci à nos sponsors ! Plateforme de collaboration, un environnement remède au technostress
- 32. aOS Maurice & Réunion 24/26 Octobre 2017 Thanks to our sponsors! Merci à nos sponsors Platinum