Aos Luxembourg 4 Décembre
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Adopter Office 365 et SharePoint pour réduire le trop grand nombre d'emails dans mon organisation
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- 2. aOS Luxembourg 4 décembre 2017
- 3. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Hier, entre 8h53 et 10h24 : • reçu quatre mails que je n’ai pas regardés • répondu à cinq mails • répondu une fois au téléphone • été interrompu par un collègue en formation, venu dans l’open-space parler à mon Manager, beaucoup trop fort malheureusement ! • repris la relecture de cette présentation • eu un échange sur messagerie instantanée avec un collègue • répondu à la personne qui travaille en face de moi
- 4. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 « Je travaille avec 2 écrans, l’un avec ma messagerie toujours ouverte. J’utilise aussi une messagerie instantanée, très utile pour les contacts rapides à distance. Je réponds à mon téléphone fixe mais aussi à mon portable. Je me suis dit qu’il fallait que je sois seul de temps en temps... Du coup, je me lève un matin sur deux à quatre heures, pour le travail de fond. »
- 5. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 « Je suis plus efficace quand je suis multitâches car, quand je ne fais qu’une seule chose, j’ai tendance à me disperser mentalement. »
- 6. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 « Si je laisse ma messagerie e-mail me déranger, si je garde mon ordinateur ouvert d’une manière générale, je n’arrive pas à me concentrer. Je l’éteins donc et écris à la main les textes qui constituent certaines pages de cette présentation. »
- 7. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 « Je suis devenu hyperactif ces derniers temps. Je jongle tout le temps avec différentes tâches : management, commercial, problèmes techniques… En réunion, apparemment, je passe du coq à l’âne et c’est pénible pour ceux qui me côtoient. »
- 8. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Comment certaines organisations envisagent d’arrêter l’email pour se réinventer un avenir ? 1.L’email, leader des tueurs de temps technologiques SharePoint, Office 365 : plateforme de collaboration, remède au technostress ?
- 9. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Une solution largement adoptée, d’abord choisie pour les fonctionnalités d’Outlook 500+ M 120+ M
- 10. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Les emails, un fléau en voie de disparition ?
- 11. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Avez-vous les bons numéros ?
- 12. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Conséquences : la difficulté croissante à rester concentré sur son travail 4 2.5 1.25 2004 2008 2012 DURÉE MOYENNE DE TRAVAIL SANS INTERRUPTION (MINUTES) Interruptions multiples : la fragmentation croissante de notre travail attaque le processus « attentionnel » de notre cerveau Télétravail : +22% productivité
- 13. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Pendant ce temps là, dans le Système d’information Infobésité : • déluge d’information • désordre informationnel
- 14. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 L’espace de travail bureautique sans plateforme collaborative Sauvegarder sur des serveurs de fichiers Envoyer et recevoir de trop nombreux e-mails Travailler sur le poste de travail Rechercher et reclasser
- 15. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Des postes de travail “non suffisamment” intégrés” entre eux Organisation ? Communication ? Coordination ? Synchronisation ?
- 16. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Office 365 va intégrer les postes de travail en groupe de collaboration Organisation ! Communication ! Coordination ! Synchronisation !
- 17. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 SharePoint permet une gestion des versions de fichiers pour gagner en efficacité Un collaborateur envoie, par email, 1 document pour relecture et validation à 5 collègues ; à la fin du processus : • Combien de versions de document ? • Combien d’emails échangés ? Combien de fichiers ? 5 ? 15 ? 35 ? 55 ?
- 18. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 SharePoint va réaliser des tâches de coordination et de synchronisation du travail collaboratif Co-édition ou extraction obligatoire 2 systèmes de gestion de version avec/sans limitation | paramètres visibilité des brouillons Approbation Workflows / flux de travail
- 19. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Productivité de groupe Productivité individuelle Office et SharePoint, solution de productivité Microsoft
- 20. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Sur Office 365, un Digital WorkSpace enrichi reposant sur 2 piliers principaux
- 21. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Publier des actualités (sites de publication) Apporter du support (sites d’entreprise) Collaborer (sites de collaboration) Mon environnement social et applicatif Mon profil Mon mur de discussions Mes documents Espaces basés sur l’organisation Espaces Projet Applications “métiers” Espaces participatifs pour entraide, partage d’expertises, de veille…
- 22. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Les nouveaux modèles de site collaboratifs Office 365/SharePoint 2016 hybride • Design épuré • Gestion de droits simplifiée • Accessible via des APP Windows 10 et Smart Phone • Outil « conversationnel » (Skype for Business)
- 23. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Un énorme succès en matière d’adoption Approche « self-service » Gouvernance en centre de services…
- 24. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 « M. Poireau, il y a déjà trop d’outils ! » Les organisations déploient des nouveaux outils technologiques… trop souvent sans : • les avoir compris • les avoir analysés pour les déployer efficacement • accompagner les utilisateurs dans l’adoption
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- 28. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 L’ère moderne du Digital WorkSpace Mon profil Mon mur d’actualités et de discussions Mes documents Mes emails, Mes contacts, Mes tâches Les espaces d’équipe(s) Les espaces projets Les espaces d’échanges, d’expertise, d’entraide La base de connais- sances L’annuaire Mes applications SharePoint Mes logiciels tiers Les procédures Les News Les évènements
- 29. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 La collaboration “sociale”|Au service de l’amélioration du bien-être au travail 0 5 10 15 20 25 Temps 1 Temps 2 Temps 3 Temps 4 Absentéisme Présentéisme Engagement Détection des talents 38% de satisfaction des employés en plus 78% prennent des décisions réactives pilotées par la donnée (contre 55% en moyenne)
- 30. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Au service de la performance collective et de l’amélioration continue Le R.O.I. de votre solution dépendra de VOS objectifs. Concrètement, la rentabilité de la démarche a des chances d’aboutir lorsque cette démarche : • s’attaque à des problématiques « Métier » • recherche des résultats concrets
- 31. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Une formidable occasion d’améliorer la vie au travail Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing
- 32. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Des projets à impacts organisationnels élevés SharePoint impacte l’environnement bureautique le plus commun ; SharePoint fait partie intégrante de la suite Office, laquelle a vocation à améliorer la productivité de ses utilisateurs : Le projet de changement d’organisation doit être assumé par le Top Management et compris par tous les acteurs de l’Organisation Pas de Big Bang ; vous êtes là pour « proposer » et non imposer de nouvelles façons de travailler Les moyens humains et financiers sont accordés à la partie émergée de l’iceberg que représente le déploiement du nouvel outil La partie immergée de l’iceberg est la transformation interne de l’Organisation, qui nécessite une impulsion de la Direction et du temps pour l’adoption de ces nouveaux usages au travail
- 33. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Pour aller plus loin • http://digitalworkplacebook.com/ - Paul MILLER • http://www.adopteunsharepoint.com - Frank POIREAU Plateforme de collaboration, un environnement remède au technostress
- 34. aOS Luxembourg 4 décembre 2017 Merci à notre sponsor ! https://www.slideshare.net/aOSCommunity
Notes de l'éditeur
- Le sujet de mon intervention est l’analyse de la suite Office 365 au regard du Performance Management, concept qui intègre la notion d’efficacité, c’est-à-dire l’idée de mener une action à son terme : influence positive ou négative de mes nouveaux outils de productivité ?
- Le temps d’utilisation du deuxième écran avec l’ordinateur qui est plutôt faible concentré sur l’écran principal, deuxième écran lumineux sur le côté devenait rapidement insupportable.
- Le plaisir du multitâche peut déboucher sur un comportement de type « accro » : une cyberdépendance multitâches pas synonyme efficacité on prend du retard Les shootés à l'urgence amphétamine, vivre plus fort, plus vite, plus intensément ».
- la connexion peut se transformer en aliénation Le flot continu de requêtes devoir répliquer instantanément posent problème Cette sollicitation agit comme un poison lent, insidieux.
- 25 % sous pression et ne pouvoir gérer que des urgences Perte d’attention ou des difficultés de concentration leur esprit vagabonde dans le flux de données Le disque rayé Leurs mains glissent irrémédiablement téléphones se « reconnecter » le plus rapidement possible jouant, en envoyant des messages, en lisant des e-mails.
- 75 % | prendre immédiatement connaissance des messages reçus 66 % | nécessaire de répondre immédiatement à tout courrier électronique 25 % | terminent réellement la lecture d’un courrier électronique avant d’y répondre Les travers des listes de diffusion Désactiver la notification automatique d’arrivée utiliser cette interruption comme une opportunité de consulter d’autres messages non lus ou pour effectuer des activités indépendantes comme envoyer un message à un ami ou pour surfer sur Internet
- Fuir les voleurs de temps Source : rescuetime.com, umich.edu, uci.edu, nytimes.com, salary.com,ibid.com Email + réduire la barrière de communication 75 % | prendre immédiatement connaissance des messages reçus 66 % | nécessaire de répondre immédiatement à tout courrier électronique 25 % | terminent réellement la lecture d’un courrier électronique avant d’y répondre Les travers des listes de diffusion Désactiver la notification automatique d’arrivée utiliser cette interruption comme une opportunité de consulter d’autres messages non lus ou pour effectuer des activités indépendantes comme envoyer un message à un ami ou pour surfer sur Internet éviter le multitâches Le téléphone Pas obligé de décrocher Skype for business pouvoir communiquer sur notre disponibilité pour une conversation vocale ou écrite dans la messagerie favorise l’interaction et l’entraide Peut compléter et remplacer les petites reunions Un plus : l’immédiateté Internet 38 % déclarent passer plus d‘1 h/ jour 15 % +2 heures / jour 50% se connecte à ses réseaux sociaux privés 70 % gèrent leurs affaires personnelles (banque, factures, ...) sur leur lieu de travail Inutile de vous faire un dessin : il est facile de s'égarer sur Internet. Regarder les photos de vacances de vos proches, lire les réactions à la victoire de votre équipe préférée ou chercher la bonne affaire sur douze sites marchands différents :. 49 % des personnes interrogées, l’assistance au collègue est un facteur de fractionnement de sa concentration
- Fuir les voleurs de temps Source : rescuetime.com, umich.edu, uci.edu, nytimes.com, salary.com,ibid.com Email + réduire la barrière de communication éviter le multitâches ; Multitâches (37 chgt de fenêtres par heure chgt de tâches toutes les 3 mn) Le téléphone Pas obligé de décrocher Skype for business pouvoir communiquer sur notre disponibilité pour une conversation vocale ou écrite dans la messagerie favorise l’interaction et l’entraide Peut compléter et remplacer les petites reunions Un plus : l’immédiateté Internet 38 % déclarent passer plus d‘1 h/ jour 15 % +2 heures / jour 50% se connecte à ses réseaux sociaux privés 70 % gèrent leurs affaires personnelles (banque, factures, ...) sur leur lieu de travail Inutile de vous faire un dessin : il est facile de s'égarer sur Internet. Regarder les photos de vacances de vos proches, lire les réactions à la victoire de votre équipe préférée ou chercher la bonne affaire sur douze sites marchands différents :. 49 % des personnes interrogées, l’assistance au collègue est un facteur de fractionnement de sa concentration Ces outils ont pour tronc de fonctionnement commun Appels sonores et/ou visuels qui viennent nous soustraire à l’activité neurones sensibles à ces stimuli organisent le déplacement instantané de nos yeux et de notre attention Zapping puise dans les centres de récompense psychologiques Les stimuli qui polluent les environnements de travail forcent notre attention sollicitations incessantes = dispersion mentale nombreux allers et retours de l'attention = allongement des délais + diminution de l'efficacité retarder notre capacité à prendre des décisions créent un sentiment d’urgence doublé d’une culpabilité sentiment de frustration et d’impuissance en vient souvent à se développer sentiment d’isolement C’est tout un climat qui est transformé. Le travail en équipe s’en ressent fortement, la cohésion et l’envie collaborative étant largement dégradées. épuisement cognitif, l’anxiété et le stress s’installent inévitablement, de façon structurelle et toxique tandis que l’énergie mentale diminue disparition progressive de contacts personnels Burn-out Un travail fragmenté altère gravement la performance et représente un coût financier colossal pour l’organisation - 28 %, soit plus de 2 heures par jour Source : https://www.ics.uci.edu/~gmark/Home_page/Research_files/CHI%202012.pdf
- Toute votre organisation baigne dans une masse d’information à gérer, classer, répertorier et assigner…
- P.24
- P.24
- P.25
- 1. les avoir compris 2. les avoir analysés pour les déployer efficacement 3. accompagner les utilisateurs dans l’adoption
- Lundi matin Mathieu et DBE Point projet avec les équipes Xavier et la R&D