Worldwide ABC costing rollout

1. 01/03/2010– p 1 Confidentiel
Indirect Cost
Recharging
Fevrier 2014

2. Février 2014 – p 2
Indirect Costs Recharging process
ICR : Introduction
Contexte
• Profitant d’une vague d’harmonisation initiée par le projet ERP, l’Indirect Cost Recharging (ICR) Initiative est
lancée et a pour principal objet la mise en place d’une méthodologie commune et cohérente de suivi des coûts
indirects tels que définis par le Groupe.
• Il est en effet reconnu que des mécanismes de rechargement des coûts indirects communs sont source de valeur
ajoutée pour la gouvernance du Groupe car ils permettent :
– Homogénéité de l'information financière à travers le Groupe
– Transparence et pilotage accrus à tous les niveaux de management
– Facilitation des échanges de services et réalisations communes entre entités légales (appels d’offre, projets, etc.)
La méthode ABC
• La philosophie dominant l’ICR est la méthode ABC (« Activity Based Costing ») qui peut se résumer par les deux
axes suivants :
– Le suivi des coûts par destination : à travers la décomposition de la production en activités, il est ainsi possible d’identifier
précisément le coût de la production via l’évaluation du coût des différentes activités qui la constituent.
– L’allocation de coûts indirects via la définition d’unité d’œuvre (« cost driver ») : le cost driver doit être défini en fonction de
critères bien précis qui prennent en compte la nature du coût concerné et la disponibilité de l’information
• Une fois appliquée la méthode ABC permet de :
– Identifier les sources d’optimisation des coûts
– Connaître le coût complet d'une activité et améliorer les procédures d'estimation

3. Février 2014 – p 3
Indirect Costs Recharging process
ICR : principes et définitions
Resources and costs / revenues are managed separately
• Resources are gathered into Departments: each employee belongs to a department
• Management of cost (Budget / Forecast / Actual) is made at Project level
– Resources are allocated to Projects based on time-writing: all employees (payroll, impatriates, chargeable contractors) must
record their time against projects
• Costs are followed by destination against projects of following types:
– Support Projects: Building and Facilities (B&F), Information Technology, Telecommunications and Reprography (ITR), General
Activities (G&A) and Production Indirect Costs (PIC).
– End-User Projects: Contracts, Intra-Group Services (IGS), Services Rendered to Corporate (SRC), S&T, R&D, Capex, Vessel
Operations, Underload
Support project costs are recharged to End-User projects through
• Time Valuation mechanism: each man-hour booked on a project is valuated
– If booked on a Support project, valuation is only made at ESR
– If booked on an End-user project, valuation is only made at ESR + a set of budget coefficients applied on ESR that are
defined annually on a break-even basis to cover B&F, ITR and PIC activities
• Internal Usages (for ITR and B&F only): costs related to items / services managed on behalf of Projects and
recharged to Projects (Support and End-User) based on consumed quantity and related standard rate (ex.: number
of copies, number of m² / ft², number of cars, number of CAD stations)
• Direct allocation to BU: If not already managed at BU level, G&A costs on Contracts are directly and manually
allocated to BU, based on ‘external revenue’ or ‘man-hour’ driver

4. Février 2014 – p 4
Indirect Costs Recharging process
ICR : principes et définitions
Support Projects cost bucket
Support Projects
B&F
ITR
PIC
G&A
End User Projects
Contracts
Selling / Tendering
R&D
Intra Group Services (IGS)
Resource cost buckets
Payroll
Impatriates
Chargeable contractors
Time / Usage
P&L
Management view
Legal view
BU / BS 1
BU / BS 2
BU / BS 3
…
Group
LE
OC
…
Time writing /
Expenses
Ext. Direct
costs +
Dep.
Reporting
1
2
3
4
Projects cost bucket
3
Construction Crew
(specific Marine Assets)
Machines
(specific Manufacturing)

5. Février 2014 – p 5
Indirect Costs Recharging process
ICR : retours d’expérience
Difficultés rencontrées
• Un gap important avec la cible ICR à déployer
– Organisation en Cost Centers : gestion des ressources et des coûts sont confondues
– Pointages partiels du temps des collaborateurs
– Coûts indirects rechargés manuellement aux projets en fonction de clé d’allocation diverses
• Différents ‘Business model’ non couverts par les règles Groupe
– Les règles d’application de l’ICR définies par le Groupe couvrent uniquement la partie ‘Engineering’.
– Les spécificités des autres modèles restent à définir
• Forte résistance au changement
Particularités rencontrées
• 2 types de Ressources : Hommes ET Machines
• 2 canaux de rechargement des coûts indirects via :
– L’heure Homme: => règles qui permettent de calculer un taux ouvrier
– L’heure Machine => règles qui permettent de calculer un taux machine
Méthodologie utilisée
• Etude de l’existant
• Définition de la cible ‘To Be’
• Evaluation des impacts

6. Février 2014 – p 6
Indirect Costs Recharging process
Glossaire de l’ICR
Item Definition
B&F Building and Facilities
BU Business Unit
CAPEX CAPital EXpenditure
CBS Cost Breakdown Structure
DC Direct Costs
ESR Employee Standard Rate
G&A General and Administrative
GL General Ledger
GM Gross Margin
HC Headcount
ICR Indirect Costs Recharging
IGS Intra Group Services
IHR Industrial Hourly Rate
ITR Information Technology and Reprography
LE Legal Entity
MP Manpower
O/U Recovery Over / Under Recovery
OC Operating Center
OPEX OPerational EXpenditure
P&L Profit and Loss
PIC Production Indirect Costs
PMR Project Monthly Report
PRJ Project
Support PRJ B&F, ITR, PIC, G&A
End-User PRJ R&D, ST, IGS, Contracts
R&D Research and Development

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