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Initiation à la présentation assistée par ordinateur

Fort de notre expertise autodidacte dans la manipulation des logiciels de présentation assistée par ordinateur, nous souhaitons, à travers ce document, apporter notre contribution à la connaissance universelle dans ce domaine. Ce document qui traite de la présentation assistée par ordinateur provient de la compilation de nos connaissances, de l’aide de Microsoft Office Powerpoint et de recherches sur Internet. A travers ce document, nous introduisons le lecteur dans le monde de la présentation assistée par ordinateur à travers une approche théorique en vue de l’initier à cette discipline.

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Gildas C. V. DEGBOE
novembre 2014
INITIATION
A LA
PRESENTATION
ASSISTEE PAR
ORDINATEUR
Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014
Préambule
La communication orale est présente dans presque tous les domaines de la vie
courante. Nous sommes appelés à communiquer lors de la présentation de
nos mémoires et thèses, lors d’une séance de prospection commerciale, dans
le cadre de la présentation de rapport à notre hiérarchie, pour présenter un
nouveau produit, pour restituer une étude etc. Les Technologies de
l’information et de la communication nous offrent une large palette de
possibilités pour agrémenter et appuyer nos présentations en vue de les
rendre plus vivantes et plus communicantes.
Les logiciels bureautiques de présentation assistée par ordinateur ne sont pas
souvent enseignés dans nos centres de formation comme c’est le cas pour les
logiciels tableurs et de traitement de texte.
Fort de notre expertise autodidacte dans la manipulation des logiciels de
présentation assistée par ordinateur, nous souhaitons, à travers ce document,
apporter notre contribution à la connaissance universelle dans ce domaine.
Ce document qui traite de la présentation assistée par ordinateur provient de
la compilation de nos connaissances, de l’aide de Microsoft Office Powerpoint
et de recherches sur Internet.
A travers ce document, nous introduisons le lecteur dans le monde de la
présentation assistée par ordinateur à travers une approche théorique en vue
de l’initier à cette discipline.
Ce document est perfectible et l’auteur est ouvert à toutes les critiques et
suggestions.
L’Auteur
1
Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014
SOMMAIRE
1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ? -- 2
2 Pourquoi faire une présentation ? --------------------------------- 2
3 Comment réaliser une présentation ? ---------------------------- 3
4 Les étapes de réalisation d’une PréAO---------------------------- 5
5 La présentation proprement dite----------------------------------- 8
6 Application à Microsoft Powerpoint----------------------------- 11
2
Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014
1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ?
1.1 Diapositives
En photographie, on appelle diapositive une image sur support transparent
destinée à être projetée sur un écran. Avec l’apparition de l’ordinateur et
l’évolution des TIC, on désigne par diapositive une image destinée à être
projetée sur un écran ; cette image peut contenir du texte, des graphiques, du
son, des vidéos, des tableaux et bien d’autres objets animés ou non.
1.2 Diaporama
Le diaporama se définit comme étant le défilement d’une suite de diapositives
reliées entre elles selon un ordre donné de façon à rendre le tout plus
harmonieux.
1.3 Présentation
La projection d’un diaporama est une présentation. Cette définition est plus
complète lorsque l’on y intègre le fait que c’est une tierce personne qui
présente un sujet à l’aide de la projection d’un diaporama.
On peut par abus de langage utiliser le terme diaporama pour désigner une
présentation et vice versa. Il est conseillé d’utiliser le terme présentation car
en réalité «c’est le diaporama que l’on présente au public». La présentation
peut être numérique ou non.
2 Pourquoi faire une présentation ?
En tout temps, il peut nous être demandé de présenter ou d’essayer de vendre
nos idées à quelqu'un. Que ce soit pour des présentations d’affaire, des
rapports à montrer aux supérieurs, pour démontrer la progression d’un
projet, des conférences scientifiques, des cours à enseigner ou encore des
mémoires et thèses académiques à présenter à un jury, la présentation revêt
un caractère indispensable.
3
Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014
Les présentations sont souvent réalisées dans le but d’informer, de persuader
ou de demander un appel à l’action, de résumer ou de restituer un travail.
Elles ne sont donc pas faites pour distraire.
Il faut remarquer que la présentation est l’une des expériences les plus
stressantes de notre vie. Il convient donc de maitriser tous ses contours.
3 Comment réaliser une présentation ?
3.1 L’outil fondamental : la PréAO
Nous avions dit plus haut que les présentations peuvent être numériques ou
non. Dans le cadre de ce document, il s’agira essentiellement de nous former
sur les présentations numériques de documents. Pour réaliser une
présentation, nous avons besoin d’un logiciel de Présentation assistée par
ordinateur (PréAO). Les PréAO présentent aussi bien des avantages que des
inconvénients
3.2 Avantages des PréAO
Les PréAO présentent plusieurs avantages dont trois retiendront notre
attention. Il s’agit de :
 Servir de support au discours
 Permettre une synchronisation parfaite
 Orienter l’attention de l’auditoire
3.2.1 Rôle de support de discours
La PréAO :
 Apporte un cadre pour le discours
 Permet de ne pas oublier d'aborder un point important
 Permet à l'auditoire de se repérer dans le cours de l'exposé (plan,
présentation structurée)
4
Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014
3.2.2 Rôle de synchronisation
La PréAO :
 Permet d'équilibrer le temps consacré à chaque partie comme c'est
prévu (permet de rester dans le temps imparti)
 Limite les risques de dérapages de l'exposé (évite d’aller à l’hors sujet)
3.2.3 Rôle d’orientation de l’attention de l’auditoire
 Document très souvent multimédia
 Nombreuses possibilités de mise en évidence
 Relation possible entre l'esthétique de la présentation et le contenu du
discours
 Permet de se remémorer les points importants
3.3 Inconvénients des PréAO
Malgré les avantages des PréAO, elles présentent certaines limites. En effet,
une PréAO ne saurait remplacer ni le discours, ni un document textuel et elle
ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation
La PréAO :
3.3.1 Ne peut pas remplacer le discours
 Impossibilité d'être exhaustif
 Lecture des diapos = fatigue de l'auditoire
 Différent d'un discours car pas d'interactivité (plan prévu à l’avance)
3.3.2 Ne peut pas remplacer un document textuel
 Par définition moins complet, moins détaillé
 Niveau de langue appauvri
 Nombre de pages limité par le temps
3.3.3 Ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation
 Support de discours différent du discours
 Exposé d'1 heure = lecture en 10 minutes
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  • 1. Gildas C. V. DEGBOE novembre 2014 INITIATION A LA PRESENTATION ASSISTEE PAR ORDINATEUR
  • 2. Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Préambule La communication orale est présente dans presque tous les domaines de la vie courante. Nous sommes appelés à communiquer lors de la présentation de nos mémoires et thèses, lors d’une séance de prospection commerciale, dans le cadre de la présentation de rapport à notre hiérarchie, pour présenter un nouveau produit, pour restituer une étude etc. Les Technologies de l’information et de la communication nous offrent une large palette de possibilités pour agrémenter et appuyer nos présentations en vue de les rendre plus vivantes et plus communicantes. Les logiciels bureautiques de présentation assistée par ordinateur ne sont pas souvent enseignés dans nos centres de formation comme c’est le cas pour les logiciels tableurs et de traitement de texte. Fort de notre expertise autodidacte dans la manipulation des logiciels de présentation assistée par ordinateur, nous souhaitons, à travers ce document, apporter notre contribution à la connaissance universelle dans ce domaine. Ce document qui traite de la présentation assistée par ordinateur provient de la compilation de nos connaissances, de l’aide de Microsoft Office Powerpoint et de recherches sur Internet. A travers ce document, nous introduisons le lecteur dans le monde de la présentation assistée par ordinateur à travers une approche théorique en vue de l’initier à cette discipline. Ce document est perfectible et l’auteur est ouvert à toutes les critiques et suggestions. L’Auteur
  • 3. 1 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 SOMMAIRE 1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ? -- 2 2 Pourquoi faire une présentation ? --------------------------------- 2 3 Comment réaliser une présentation ? ---------------------------- 3 4 Les étapes de réalisation d’une PréAO---------------------------- 5 5 La présentation proprement dite----------------------------------- 8 6 Application à Microsoft Powerpoint----------------------------- 11
  • 4. 2 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 1 Définition des concepts : qu’est-ce qu’une présentation ? 1.1 Diapositives En photographie, on appelle diapositive une image sur support transparent destinée à être projetée sur un écran. Avec l’apparition de l’ordinateur et l’évolution des TIC, on désigne par diapositive une image destinée à être projetée sur un écran ; cette image peut contenir du texte, des graphiques, du son, des vidéos, des tableaux et bien d’autres objets animés ou non. 1.2 Diaporama Le diaporama se définit comme étant le défilement d’une suite de diapositives reliées entre elles selon un ordre donné de façon à rendre le tout plus harmonieux. 1.3 Présentation La projection d’un diaporama est une présentation. Cette définition est plus complète lorsque l’on y intègre le fait que c’est une tierce personne qui présente un sujet à l’aide de la projection d’un diaporama. On peut par abus de langage utiliser le terme diaporama pour désigner une présentation et vice versa. Il est conseillé d’utiliser le terme présentation car en réalité «c’est le diaporama que l’on présente au public». La présentation peut être numérique ou non. 2 Pourquoi faire une présentation ? En tout temps, il peut nous être demandé de présenter ou d’essayer de vendre nos idées à quelqu'un. Que ce soit pour des présentations d’affaire, des rapports à montrer aux supérieurs, pour démontrer la progression d’un projet, des conférences scientifiques, des cours à enseigner ou encore des mémoires et thèses académiques à présenter à un jury, la présentation revêt un caractère indispensable.
  • 5. 3 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Les présentations sont souvent réalisées dans le but d’informer, de persuader ou de demander un appel à l’action, de résumer ou de restituer un travail. Elles ne sont donc pas faites pour distraire. Il faut remarquer que la présentation est l’une des expériences les plus stressantes de notre vie. Il convient donc de maitriser tous ses contours. 3 Comment réaliser une présentation ? 3.1 L’outil fondamental : la PréAO Nous avions dit plus haut que les présentations peuvent être numériques ou non. Dans le cadre de ce document, il s’agira essentiellement de nous former sur les présentations numériques de documents. Pour réaliser une présentation, nous avons besoin d’un logiciel de Présentation assistée par ordinateur (PréAO). Les PréAO présentent aussi bien des avantages que des inconvénients 3.2 Avantages des PréAO Les PréAO présentent plusieurs avantages dont trois retiendront notre attention. Il s’agit de :  Servir de support au discours  Permettre une synchronisation parfaite  Orienter l’attention de l’auditoire 3.2.1 Rôle de support de discours La PréAO :  Apporte un cadre pour le discours  Permet de ne pas oublier d'aborder un point important  Permet à l'auditoire de se repérer dans le cours de l'exposé (plan, présentation structurée)
  • 6. 4 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 3.2.2 Rôle de synchronisation La PréAO :  Permet d'équilibrer le temps consacré à chaque partie comme c'est prévu (permet de rester dans le temps imparti)  Limite les risques de dérapages de l'exposé (évite d’aller à l’hors sujet) 3.2.3 Rôle d’orientation de l’attention de l’auditoire  Document très souvent multimédia  Nombreuses possibilités de mise en évidence  Relation possible entre l'esthétique de la présentation et le contenu du discours  Permet de se remémorer les points importants 3.3 Inconvénients des PréAO Malgré les avantages des PréAO, elles présentent certaines limites. En effet, une PréAO ne saurait remplacer ni le discours, ni un document textuel et elle ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation La PréAO : 3.3.1 Ne peut pas remplacer le discours  Impossibilité d'être exhaustif  Lecture des diapos = fatigue de l'auditoire  Différent d'un discours car pas d'interactivité (plan prévu à l’avance) 3.3.2 Ne peut pas remplacer un document textuel  Par définition moins complet, moins détaillé  Niveau de langue appauvri  Nombre de pages limité par le temps 3.3.3 Ne permet pas de comprendre le sujet sans assister à la présentation  Support de discours différent du discours  Exposé d'1 heure = lecture en 10 minutes
  • 7. 5 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 Nous pouvons citer plusieurs PréAO à savoir : impress de la suite open office ; keynote de macintosh, powerpoint de la suite microsoft office. 4 Les étapes de réalisation d’une PréAO La réalisation d’une présentation assistée par ordinateur doit être faite suivant un certain nombre d’étapes. Les lignes suivantes décrivent les étapes essentielles à suivre pour réaliser une présentation assistée par ordinateur. 4.1 Avoir une idée claire du public visé et du temps de présentation disponible Une présentation est avant tout destinée à un public. Que le public soit un jury de soutenance ou des participants à une conférence, il est important de connaître ses caractéristiques sociodémographiques, économiques, professionnelles, culturelles, etc., les besoins et les attentes de ce dernier afin de définir le caractère de l’information ou du message à faire passer. Il serait mal indiqué par exemple de présenter des diapositives à caractère amusant à un jury scientifique. Il serait également contre-indiqué par exemple de présenter des diapositives faisant la promotion d’un plat à base de viande de porc à une cible musulmane. Un deuxième facteur très important à prendre en compte avant de réaliser sa présentation est le facteur temps. Il faut savoir à l’avance combien de temps la présentation va durer afin de sélectionner les idées les plus pertinentes à mettre en évidence. Si le nombre de diapositives est trop élevé, on risque de paraître trop rapide aux yeux du public lorsqu’on se rend compte qu’il ne reste pas assez de temps pour dérouler le reste des diapositives. Un arbitrage doit donc être fait entre le nombre de diapositives et le temps de présentation. 4.2 Avoir un document support, avoir une idée claire de ce que l’on souhaite présenter. Il faut disposer du document de base que l’on souhaite présenter et bien connaître son contenu en priorité et l’idée générale que votre présentation
  • 8. 6 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 permettra de saisir. Il faudra ensuite identifier clairement les points les plus importants que l’on veut mettre en évidence pour pouvoir argumenter et focaliser sa présentation sur ces points précis. La réussite de cette étape est déterminante dans la réussite de la présentation. 4.3 Structurer son travail. Après avoir identifié avec précision les informations à présenter, il faut en faire un plan. Il s’agit de structurer sa présentation par niveau. Prenez soin de noter le plan que vous avez fait, vous pourrez facilement vous retrouver lorsqu’il s’agira de remplir les diapositives. La structuration en plan permettra à vous et à votre auditoire de se repérer dans le cours de l'exposé. 4.4 Insérer les informations désirées au sein de chaque diapositive en suivant la chronologie qu’on s’est donné.  Insérer du texte  Insérer des images  Insérer du son  Insérer de la vidéo  Insérer des tableaux  Insérer des graphiques  Insérer les numéros de page  Insérer les entêtes et pieds de pages  Insérer tout objet nécessaire Il est conseillé de remplir en premier lieu la diapositive de titre (celle qui contiendra l’affiche qui accroche votre public et le message principal que vous souhaitez faire passer) et d’ajouter ensuite d’autres diapositives à remplir. Vous pouvez ajouter des diapositives dans votre présentation en faisant un « copier-coller » depuis une autre présentation. Vous pouvez dupliquer des diapositives au sein de la même présentation, ou ajouter une diapositive provenant de la galerie des dispositions dans votre logiciel de PréAO.
  • 9. 7 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 4.5 Animer les diapositives ; Vous pourrez si vous le désirez agrémenter vos diapositives par des animations. Les paramètres pris en compte par la plupart des logiciels de PréAO sont :  L’objet à animer : du texte, une image, un graphique, etc.  Les différents types d’animations : balayage, fondu, etc.  Les différentes phases d’animations : ouverture – emphase – fermeture  Le déclencheur de l’animation : sur clic ou automatique  La minuterie : la durée ou la vitesse de l’animation  L’action qui suit l’animation : estomper l’animation, stopper l’animation, etc. ; 4.6 Appliquer un thème aux diapositives Par définition, un thème est un ensemble d'éléments de conception unifiés qui donnent un aspect cohérent à votre document en utilisant des couleurs, des polices et des graphismes. Un thème est un ensemble de choix de mise en forme qui inclut un ensemble de couleurs de thème, un ensemble de polices de thème (y compris de polices d'en-tête et de corps de texte) et un ensemble d'effets de thème (y compris des lignes et des effets de remplissage). Vous pouvez mettre en forme rapidement et facilement tout le diaporama pour le rendre plus professionnel et moderne en lui appliquant un thème. 4.7 Animer le diaporama (les transitions, spécifiques ou aléatoires, automatiques ou sur clic, minuterie etc.) ; Vous pourrez si vous le désirez choisir la manière dont s’enchaine vos diapositives : c’est ce qui est désigné par « l’animation du diaporama ». Les paramètres pris en compte par la plupart des logiciels de PréAO pour animer un diaporama sont :
  • 10. 8 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014  Le choix du type de transition : la transition est une animation qui marque le passage d’une diapositive à une autre lors de la présentation (balayage, fondu, aléatoire, etc.)  Les différents types d’animations : balayage, fondu, etc.  Le déclencheur des transitions: sur clic ou automatique (après un temps donné)  La minuterie : la durée ou la vitesse de la transition  L’action qui accompagne la transition : jouer du son. 4.8 Visualiser le diaporama ; La visualisation du diaporama permet d’observer la manière dont la présentation se déroulera et de corriger les erreurs. On peut visualiser tout le diaporama à partir du début ou à partir d’une diapositive donnée. 4.9 Faire les corrections nécessaires C’est l’étape finale de la réalisation d’une présentation assistée par ordinateur. Une fois la présentation réalisée, il faudra l’enregistrer sur une mémoire. Parlons à présent de la présentation proprement dite ou « du jour où l’on se retrouve sur la braise ». 5 La présentation proprement dite Pour réussir cette étape, il faut disposer du matériel nécessaire et savoir comment s’y prendre pour présenter le « diaporama » au public 5.1 Le matériel Pour faire une présentation à un public, il faut :  un écran destiné au public: deux cas peuvent se présenter : o L’écran peut être un écran à part entière relié à l’ordinateur o L’écran peut être une surface plane généralement colorée en blanc ou en argent sur lequel on projette des faisceaux
  • 11. 9 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 lumineux à l’aide d’un projecteur. Le projecteur est relié à l’ordinateur.  un ordinateur dont les fonctions sont accessibles au présentateur : accessibilité physique (le clavier) ou à distance (la télécommande ou un tiers qui appuie le clavier)  des hauts parleurs : connectés à l’ordinateur au cas où la diapositive contiendrait des sons 5.2 Présenter le diaporama (gauche, droite, pause, stylet, présenter à distance) ; Supposons, que le matériel est installé, et que le public est déjà présent ; le présentateur doit à présent démarrer sa présentation. Il existe en général deux modes de présentations : la présentation simple et la présentation « professionnelle ». 5.2.1 La présentation simple ou par défaut Il s’agit d’exécuter la procédure du logiciel de PréAO permettant de visualiser en plein écran le diaporama. Une fois la procédure exécutée, la première diapositive s’affiche en plein écran. Le présentateur peut commencer sa présentation orale. Au cas où les animations et les transitions ne se font pas de manière automatique, il y a dès lors la possibilité d’exécuter un certain nombre d’actions à savoir :  Au sein d’une même diapositive o Passer à l’affichage de l’objet suivant o Revenir à l’affichage de l’objet précédent o Ecrire sur la diapositive  Entre deux diapositives o Passer à la diapositive suivante o Revenir à la diapositive précédente
  • 12. 10 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014 o Sauter et aller à une diapositive donnée  Faire une pause au cours de sa présentation (au cas où la présentation est automatique)  Afficher un écran noir lors de la présentation  Mettre fin à la présentation. Pour ce type de présentation, le présentateur (sur l’écran de son ordinateur) et le public (sur l’écran de projection) visionnent les mêmes informations. L’inconvénient de ce type de présentation réside dans le fait que le présentateur se voit obligé de détenir dans la majorité des cas un support papier sur lequel il inscrit ses notes. La présentation professionnelle permet de solution ce problème. 5.2.2 La présentation professionnelle ou sur deux écrans. Ce type de présentation offre au présentateur les mêmes accessibilités que lors de la présentation simple. L’avantage est que le présentateur a la possibilité de visualiser ses notes ou commentaires au cours de la présentation sur son écran sans que le public ne s’en aperçoive. La procédure pour démarrer une présentation professionnelle sera expliquée au niveau du cas pratique. L’ordinateur du présentateur doit prendre en charge plusieurs moniteurs pour permettre la présentation professionnelle. La plupart des ordinateurs de bureau requièrent deux cartes vidéo pour la prise en charge de plusieurs moniteurs. Les ordinateurs portables ont généralement cette fonctionnalité intégrée. 5.2.3 -les comportements à avoir face à l’assistance. Il est important de noter qu’à l’instar d’un discours classique, toute présentation devrait être bien préparée, et faire l’objet de répétitions. Quant aux attitudes à avoir face à l’assistance, elles se résument comme suit :  maitriser le contenu de la présentation ;
  • 13. 11 Initiation à la présentation assistée par ordinateur – Gildas C. V. DEGBOE – novembre 2014  avoir confiance dans le message que l’on transmet ;  optimiser votre regard, la tonalité de votre voix, le débit ;  réussir à établir une complicité avec l’auditoire ;  avoir du charisme ;  se rappeler que l’auditoire est venu écouter quelqu’un et non regarder un beau diaporama. 6 Application à Microsoft Powerpoint La plupart des ordinateurs que nous utilisons possédant le logiciel Microsoft Office, nous opterons par conséquent pour l’utilisation de Microsoft Powerpoint office dans la pratique. Pour aller plus loin ou bénéficier d’une formation pratique en PréAo, contacter : Gildas C. V. DEGBOE ANALYSTE STATISTICIEN Mail : dgildas2@yahoo.fr Téléphone : (+229) 97 23 21 76 LinkedIn : http://www.linkedin.com/in/gildasdegboe/ Skype : djarool Position : Cotonou – République du Bénin