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aMS Aix Marseille
21/06/2022
REX
Déployer un Intranet
pour 4000 personnes
Fiona FRUHINSHOLZ
Jeff ANGAMA
Jean-Rémy GALLAPONT
Qu’est ce qui est le plus important pour vous ?
26% Les écueils / 9% les technos / 30% les étapes / 35% la conduite du changement
◦ MERCI A NOS SPONSORS
SPONSORS
DIAMOND
SPONSOR
PLATINIUM
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ANGAMA Jeff
ArchitecteM365 chez GSF
Expertise technico fonctionnelle
Microsoft 365 à 365°
Organisateur aMS Monaco 2019 / Nice 2020
Co-organisateur Power Platform French Summit
Connect
https://about.me/jeff.angama
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Blog : https://www.collabmania.com
LinkedIn : Jeff ANGAMA
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Fiona FRUHINSHOLZ
ConsultanteMicrosoft 365 & Adoption
Expertise fonctionnelle & Conduite du changement
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Jean-Rémy GALLAPONT
Product Owner Low Code & M365 chez GSF
Consultant Microsoft 365, Power Platform & Digital Workplace
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Faisons connaissance :
quel est votre rôle ?
QUI A…
✓ Un profil fonctionnel ?
✓ Un profil technique ?
✓ Les 2 ?
✓ Un profil décideur ?
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GSF en quelques chiffres
• Spécialisée dans le nettoyage, tertiaire et industriel
• 40 000 employés dont environ 4 000 avec un ordinateur
• 141 établissements
• L’innovation comme stratégie d’appui au terrain
• Les référents Nouvelles Technologies en relais de la DSI
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Quel était le constat ?
« On a toutes les informations
dont on a besoin,
peut-être même trop.
Le problème c’est qu’elles sont
dispersées un peu partout. »
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✓ Retrouver des informations
et des contenus
✓ Se tenir informé des
actualités de l’entreprise
✓ Rendre facilement accessible
du contenu à la production :
centralisation des
documents de référence
Notre cible en termes d’usages ?
L’intranet sera
majoritairement
utilisé pour…
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Pourquoi ce projet ?
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Face à : multiplication des contenus, difficultés à trouver la bonne info, sécurité par exceptions
Stratégie : classification, rôles, responsabilités et processus éditoriaux »
Data - Tout est là,
pourquoi ranger et
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Applications - Notre point de
départ pour les services les
mieux organisés
La cible : une GED focalisée sur
les contenus de référence
DE QUOI ALLONS-NOUS PARLER ?
❖ Démo & statistiques
❖ Choix techniques
❖ Notre démarche
❖ Quelle organisation ?
❖ Le bilan
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Démonstration
Statistiques
& Usages
L’intranet en quelques chiffres
OUVERTURE EN
FÉVRIER 2022
1500 VISITES
UNIQUES PAR MOIS
44 133
PAGES VUES
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GSF – Tous droits réservés © #aMSMarseille
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Et, comment ça
fonctionne ?
Les catégories de contenus dans l’Intranet
ACCÈS À L'INFORMATION
DOCUMENTS
Organisationnels
Les documents de référence de
l’organisation, qui ont suivi des processus de
relectureetde validation
CONTENU ÉDITORIAL
• Pages froides
• Actualités
Courants
Documents spécifiques à un service, ne
passent pas forcément par un circuit de
validation,
MÉDIAS
Des images, des vidéos, de l’audio ou livre
interactif
ÉVÉNEMENTS
Annonces de rendez-vous, réunions et
conférences
Pas de processus d’approbation intégré pour le
moment, relectures avant publication ou audits
qualité post publication (mais en discussion)
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Métadonnées : informations communes à tout contenu
Thématiques
• Quel est le sujet principaltraitépar ce contenu ?
• Exemples : Gouvernance etManagement#Mesure, analyseet évaluation #Règlementation #Innovation
# SST # RSE # Environnement / Energie #Commerce…
Typede contenu
• A quoicorrespond ce contenu ou document dans l’organisation de l’entreprise ?
• Exemples : Politique/ charte, Processus, Mode opératoire,Formulaire, Tutoriel, Organigramme,Information,Compterendu / rapports, Tableau de
bord, Certificat, Règlementation, Autre...
Direction ou
service
• Quelle est l’entité organisationnellequi est à l’origine de ce contenu ?
• Exemples : Achats, Administratif, SMI, DG, CSP, DIID, RFT, Personnel, DJAS, Communication,Contrôle de gestion,
DND, R&D, Support à la production,Bâtiments, Non applicable...
Secteurs
d'activités client
• Quels sont les secteurs d’activités concernés par ce contenu ?
• Exemples :Agroalimentaire, Construction, Hébergement restauration, Industrie, Logistique, Loisirs, Santé,
Surfaces des ventes, Tertiaire, Tous secteurs, Transports
Types de
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• Quelles sont les prestationsde GSF concernées par ce contenu ?
• Exemples :Service au processus (déménagement, nettoyage, manutention…), Service auxoccupants (sûreté, accueil, conciergerie…),
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Confidentialité
• Quel est le niveau de confidentialité du contenu ?
• Exemples : Publique, InterneGSF, Confidentiel GSF
Saisie
optionnelle
Sélection
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Ne dispense pas de définir les
permissions sur les documents à
ne pas diffuser à tout le monde
Valeur par défaut :
le service
contributeur
Mots clés / Tags
• Mots clefs libres venant enrichir la description du contenu et sa recherche
• Exemples :Auto laveuse, repas, nucléaire,…
Valeur par défaut :
Tous secteurs
Valeur par défaut :
à définir avec le
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M
M
M
M
Ce champ peut avoir
plusieurs valeurs de
sélectionnées
M
Titre du
document
• Quel est le titredu document ?
• Exemples : par défaut vos documents ont un nom de fichier mais souvent leTitren’est pas renseignéou reprend le « nom technique » du fichier sans
son extension. Il est donc importantde définir un titre de documentclair etcompréhensiblepour l’utilisateur
PnP Webparts
Et Metadonnées
Employés sur PC
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SharePoint Online
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Applications
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Paramétrages
Infrastructure
Architecture de l’Intranet
Employés sur Mobile
Groupes de sécurité
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Quelle démarche
a-t-on choisi ?
Audit & Objectifs
Interviews
utilisateurs
Définition de
la cible
Création de
Persona
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La méthodologie
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persona
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Priorisation
des usages
Interviews
utilisateurs
Définition de
la cible
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Création de
persona
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Accompa-
gnement
individualisé par
service
#aMSMarseille
Répartition des
19 services
en 3 itérations
Identification des 7 services les plus motivés pour démarrer
Paramétrage
global de
l’intranet
Groupe
Définition d’un modèle de gouvernance initial
Comment a-t-on délivré ?
Présentation de la
gouvernance et de
la structure
Remplir sa fiche
de gouvernance
Formation à la
contribution SPO
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s’approprier SPO
Modèle de site
pré configuré
Ajustements selon
les besoins
Insertion des
contenus
Ouverture aux
utilisateurs
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Accompa-
gnement
individualisé
par service
◦ Les remarques enrichissentla gouvernance
◦ On affine la structure des données communes / Termstore
◦ On inclutces améliorations dans la présentation au service suivant
Accompagnement individualisé par service
1h30
Répartition des
19 services
en 3 itérations
Comment a-t-on délivré ?
Ouverture en
bêta pendant
3 semaines
puis
complète
Paramétrage
global de
l’intranet
Groupe
Accompa-
gnement
individualisé
par service
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Comment a-t-on délivré ?
ACCÈS À L'INFORMATION
A disposition des
contributeurs
pour faire des
tests
Bac à sable
De nouvelles
formations
SharePoint
Support
de la DSI
Canal Teams
contributeurs
« SharePoint »
Un canal Teams
avec tous les
contributeurs
formés
En cas de
problème ou de
demande d’aide /
d’évolution
Au moins une
session par
trimestre pour les
nouveaux venus
#aMSMarseille
Dispositif en place après l’ouverture du service
#aMSMarseille
En termes
d’organisation ?
L’équipe / les rôles
UX / UI Architecte
Consultant
SharePoint /
Change
Product
Owner
« Définir une vision
fonctionnelle du
produit et impliquer
les acteurs »
#Epics #Stories #MVP
#Planning
#Engagement
« Comprendre,
exposer et illustrer
les besoins et
problématiques des
utilisateurs »
#IHM #Persona
#Maquettes
« Co construire avec les
contributeurs et guider
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#Formation #Change
#Configuration
#Implémentation
« Choix techniques
combinant intégration au
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possibilités fonctionnelles »
#CohérenceTechnique
#Composants #RGPD
#Sécurité #Usages
#aMSMarseille
Les rôles liés à la contribution dans l’intranet
Toute personneayant
un besoin de publier et
d’informer
Au sein du service, service
processus d’entreprise,
Communication…
Formé à SharePoint
et à la structure de
l’intranet
#aMSMarseille
Récolte des
contenus
Approuve les
contenus
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Les rôles liés à la contribution dans l’intranet
DSI DSI Anime la communauté
#aMSMarseille
Administration
Technique
Anime la
communauté
Gouverne la
donnée
#aMSMarseille
Si on devait faire un
bilan ?
Ce qui à
fonctionné
Ce qui a fonctionné
Une bonne sélection des
contributeurs sur la première
itération
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Une bonne communication
avec l’ensemble des services
(canaux, relances, transparence)
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Itération et amélioration
continue lors de la co-
construction de la gouvernance
et de la structure des contenus
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Les services contributeurs
étaient prêts / demandeurs
à pousser leurs contenus
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Avoir un Product Owner
connaissant comment
configurer le produit
SharePoint Online
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Avoir défini avant
l’implémentation,
l’architecture de l’information
#aMSMarseille
Ce qui a fonctionné
Coller le plus possible au
standard du produit
(et s’y tenir)
#aMSMarseille
Ce qui a moins
marché
#aMSMarseille
Ce qui a moins bien marché
Le manque de temps de
certains services pour se
consacrer à la contribution
#aMSMarseille
Ce qui a moins bien marché
La volonté du service
« processus d’entreprise » de
mettre en place trop de
workflows d’approbation
#aMSMarseille
Ce qui a moins bien marché
Les multiples changements
d’équipiers au fil des mois
#aMSMarseille
Ce qui a moins bien marché
On n’a pas assez anticipé la
mise à disposition des
chantiers techniques pour les
audiences / droit d’accès
globaux
#aMSMarseille
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REX
Si c’était à refaire
Quelques enseignements
✓ Cibler une population plus large dans les persona
✓ Faire le ménage au plus tôt, des données
✓ Avoir TOUS les managers des services et directions impliqués
dans la démarche
✓ Faire plus d’efforts pour impliquer les services les moins
motivés / disponibles à pousser leur contenu
#aMSMarseille
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2022-06-10 aMS Aix Marseille - REX Intranet

  • 1. #aMSMarseille aMS Aix Marseille 21/06/2022 REX Déployer un Intranet pour 4000 personnes Fiona FRUHINSHOLZ Jeff ANGAMA Jean-Rémy GALLAPONT Qu’est ce qui est le plus important pour vous ? 26% Les écueils / 9% les technos / 30% les étapes / 35% la conduite du changement
  • 2. ◦ MERCI A NOS SPONSORS SPONSORS DIAMOND SPONSOR PLATINIUM #aMSMarseille
  • 3. ANGAMA Jeff ArchitecteM365 chez GSF Expertise technico fonctionnelle Microsoft 365 à 365° Organisateur aMS Monaco 2019 / Nice 2020 Co-organisateur Power Platform French Summit Connect https://about.me/jeff.angama @jeffangama Blog : https://www.collabmania.com LinkedIn : Jeff ANGAMA #aMSMarseille
  • 4. Fiona FRUHINSHOLZ ConsultanteMicrosoft 365 & Adoption Expertise fonctionnelle & Conduite du changement @FionaFruh LinkedIn : Fiona FRUHINSHOLZ #aMSMarseille
  • 5. Jean-Rémy GALLAPONT Product Owner Low Code & M365 chez GSF Consultant Microsoft 365, Power Platform & Digital Workplace @JGallapont LinkedIn : Jean-Rémy GALLAPONT #aMSMarseille
  • 6. Faisons connaissance : quel est votre rôle ? QUI A… ✓ Un profil fonctionnel ? ✓ Un profil technique ? ✓ Les 2 ? ✓ Un profil décideur ? #aMSMarseille
  • 7. GSF en quelques chiffres • Spécialisée dans le nettoyage, tertiaire et industriel • 40 000 employés dont environ 4 000 avec un ordinateur • 141 établissements • L’innovation comme stratégie d’appui au terrain • Les référents Nouvelles Technologies en relais de la DSI #aMSMarseille
  • 8. Quel était le constat ? « On a toutes les informations dont on a besoin, peut-être même trop. Le problème c’est qu’elles sont dispersées un peu partout. » #aMSMarseille
  • 9. ✓ Retrouver des informations et des contenus ✓ Se tenir informé des actualités de l’entreprise ✓ Rendre facilement accessible du contenu à la production : centralisation des documents de référence Notre cible en termes d’usages ? L’intranet sera majoritairement utilisé pour… #aMSMarseille
  • 10. Pourquoi ce projet ? #aMSMarseille Face à : multiplication des contenus, difficultés à trouver la bonne info, sécurité par exceptions Stratégie : classification, rôles, responsabilités et processus éditoriaux » Data - Tout est là, pourquoi ranger et gouverner ? Applications - Notre point de départ pour les services les mieux organisés La cible : une GED focalisée sur les contenus de référence
  • 11. DE QUOI ALLONS-NOUS PARLER ? ❖ Démo & statistiques ❖ Choix techniques ❖ Notre démarche ❖ Quelle organisation ? ❖ Le bilan #aMSMarseille
  • 13. L’intranet en quelques chiffres OUVERTURE EN FÉVRIER 2022 1500 VISITES UNIQUES PAR MOIS 44 133 PAGES VUES #aMSMarseille
  • 14. GSF – Tous droits réservés © #aMSMarseille
  • 16. Les catégories de contenus dans l’Intranet ACCÈS À L'INFORMATION DOCUMENTS Organisationnels Les documents de référence de l’organisation, qui ont suivi des processus de relectureetde validation CONTENU ÉDITORIAL • Pages froides • Actualités Courants Documents spécifiques à un service, ne passent pas forcément par un circuit de validation, MÉDIAS Des images, des vidéos, de l’audio ou livre interactif ÉVÉNEMENTS Annonces de rendez-vous, réunions et conférences Pas de processus d’approbation intégré pour le moment, relectures avant publication ou audits qualité post publication (mais en discussion) #aMSMarseille
  • 17. Métadonnées : informations communes à tout contenu Thématiques • Quel est le sujet principaltraitépar ce contenu ? • Exemples : Gouvernance etManagement#Mesure, analyseet évaluation #Règlementation #Innovation # SST # RSE # Environnement / Energie #Commerce… Typede contenu • A quoicorrespond ce contenu ou document dans l’organisation de l’entreprise ? • Exemples : Politique/ charte, Processus, Mode opératoire,Formulaire, Tutoriel, Organigramme,Information,Compterendu / rapports, Tableau de bord, Certificat, Règlementation, Autre... Direction ou service • Quelle est l’entité organisationnellequi est à l’origine de ce contenu ? • Exemples : Achats, Administratif, SMI, DG, CSP, DIID, RFT, Personnel, DJAS, Communication,Contrôle de gestion, DND, R&D, Support à la production,Bâtiments, Non applicable... Secteurs d'activités client • Quels sont les secteurs d’activités concernés par ce contenu ? • Exemples :Agroalimentaire, Construction, Hébergement restauration, Industrie, Logistique, Loisirs, Santé, Surfaces des ventes, Tertiaire, Tous secteurs, Transports Types de prestations GSF • Quelles sont les prestationsde GSF concernées par ce contenu ? • Exemples :Service au processus (déménagement, nettoyage, manutention…), Service auxoccupants (sûreté, accueil, conciergerie…), Service aux bâtiments (Déneigement, Espacesverts…) Confidentialité • Quel est le niveau de confidentialité du contenu ? • Exemples : Publique, InterneGSF, Confidentiel GSF Saisie optionnelle Sélection obligatoire d’une valeur Ne dispense pas de définir les permissions sur les documents à ne pas diffuser à tout le monde Valeur par défaut : le service contributeur Mots clés / Tags • Mots clefs libres venant enrichir la description du contenu et sa recherche • Exemples :Auto laveuse, repas, nucléaire,… Valeur par défaut : Tous secteurs Valeur par défaut : à définir avec le service M M M M Ce champ peut avoir plusieurs valeurs de sélectionnées M Titre du document • Quel est le titredu document ? • Exemples : par défaut vos documents ont un nom de fichier mais souvent leTitren’est pas renseignéou reprend le « nom technique » du fichier sans son extension. Il est donc importantde définir un titre de documentclair etcompréhensiblepour l’utilisateur
  • 18. PnP Webparts Et Metadonnées Employés sur PC Azure AD MDM Infos des profils SharePoint Online Teams HubSite Entreprise Images Library Applications / Paramétrages Infrastructure Architecture de l’Intranet Employés sur Mobile Groupes de sécurité #aMSMarseille
  • 20. Audit & Objectifs Interviews utilisateurs Définition de la cible Création de Persona #aMSMarseille
  • 22. Audit & Objectifs Priorisation des usages Interviews utilisateurs Définition de la cible #aMSMarseille Création de persona
  • 23. Comment a-t-on délivré ? Accompa- gnement individualisé par service #aMSMarseille Répartition des 19 services en 3 itérations Identification des 7 services les plus motivés pour démarrer Paramétrage global de l’intranet Groupe Définition d’un modèle de gouvernance initial
  • 24. Comment a-t-on délivré ? Présentation de la gouvernance et de la structure Remplir sa fiche de gouvernance Formation à la contribution SPO Bac à sable pour s’approprier SPO Modèle de site pré configuré Ajustements selon les besoins Insertion des contenus Ouverture aux utilisateurs #aMSMarseille Accompa- gnement individualisé par service ◦ Les remarques enrichissentla gouvernance ◦ On affine la structure des données communes / Termstore ◦ On inclutces améliorations dans la présentation au service suivant Accompagnement individualisé par service 1h30
  • 25. Répartition des 19 services en 3 itérations Comment a-t-on délivré ? Ouverture en bêta pendant 3 semaines puis complète Paramétrage global de l’intranet Groupe Accompa- gnement individualisé par service #aMSMarseille
  • 26. Comment a-t-on délivré ? ACCÈS À L'INFORMATION A disposition des contributeurs pour faire des tests Bac à sable De nouvelles formations SharePoint Support de la DSI Canal Teams contributeurs « SharePoint » Un canal Teams avec tous les contributeurs formés En cas de problème ou de demande d’aide / d’évolution Au moins une session par trimestre pour les nouveaux venus #aMSMarseille Dispositif en place après l’ouverture du service
  • 28. L’équipe / les rôles UX / UI Architecte Consultant SharePoint / Change Product Owner « Définir une vision fonctionnelle du produit et impliquer les acteurs » #Epics #Stories #MVP #Planning #Engagement « Comprendre, exposer et illustrer les besoins et problématiques des utilisateurs » #IHM #Persona #Maquettes « Co construire avec les contributeurs et guider les utilisateurs dans l’adoption du produit » #Formation #Change #Configuration #Implémentation « Choix techniques combinant intégration au SI, maintenabilité et possibilités fonctionnelles » #CohérenceTechnique #Composants #RGPD #Sécurité #Usages #aMSMarseille
  • 29. Les rôles liés à la contribution dans l’intranet Toute personneayant un besoin de publier et d’informer Au sein du service, service processus d’entreprise, Communication… Formé à SharePoint et à la structure de l’intranet #aMSMarseille Récolte des contenus Approuve les contenus Créé les contenus
  • 30. Les rôles liés à la contribution dans l’intranet DSI DSI Anime la communauté #aMSMarseille Administration Technique Anime la communauté Gouverne la donnée
  • 31. #aMSMarseille Si on devait faire un bilan ?
  • 33. Ce qui a fonctionné Une bonne sélection des contributeurs sur la première itération #aMSMarseille
  • 34. Ce qui a fonctionné Une bonne communication avec l’ensemble des services (canaux, relances, transparence) #aMSMarseille
  • 35. Ce qui a fonctionné Itération et amélioration continue lors de la co- construction de la gouvernance et de la structure des contenus #aMSMarseille
  • 36. Ce qui a fonctionné Les services contributeurs étaient prêts / demandeurs à pousser leurs contenus #aMSMarseille
  • 37. Ce qui a fonctionné Avoir un Product Owner connaissant comment configurer le produit SharePoint Online #aMSMarseille
  • 38. Ce qui a fonctionné Avoir défini avant l’implémentation, l’architecture de l’information #aMSMarseille
  • 39. Ce qui a fonctionné Coller le plus possible au standard du produit (et s’y tenir) #aMSMarseille
  • 40. Ce qui a moins marché #aMSMarseille
  • 41. Ce qui a moins bien marché Le manque de temps de certains services pour se consacrer à la contribution #aMSMarseille
  • 42. Ce qui a moins bien marché La volonté du service « processus d’entreprise » de mettre en place trop de workflows d’approbation #aMSMarseille
  • 43. Ce qui a moins bien marché Les multiples changements d’équipiers au fil des mois #aMSMarseille
  • 44. Ce qui a moins bien marché On n’a pas assez anticipé la mise à disposition des chantiers techniques pour les audiences / droit d’accès globaux #aMSMarseille
  • 46. Quelques enseignements ✓ Cibler une population plus large dans les persona ✓ Faire le ménage au plus tôt, des données ✓ Avoir TOUS les managers des services et directions impliqués dans la démarche ✓ Faire plus d’efforts pour impliquer les services les moins motivés / disponibles à pousser leur contenu #aMSMarseille