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aOS Monaco 2019 - Tout sur les documents dans Office 365 - Sébastien Paulet

  • 1. 1 aOS Monaco 26/09/2019 Tout sur les documents dans Office 365 Sébastien Paulet
  • 3. HELLO! Microsoft MVP Spécialisé SharePoint, O365, Conformité, Scrum, Lean 3
  • 4. 4 De quoi parle t’on?
  • 5. 50 ans de partage d’information Papier Fichiers GED Collaboratif Social 1970 1980 1990 2000 20202010 ??? @SP_twit #aOSMonaco
  • 6. Ce que vous devez en attendre… @SP_twit #aOSMonaco
  • 8. 8 Image by Julius Silver from Pixabay Quels outils pour quels documents?
  • 10. 10 Site Web Extranets Intranet GED Collaboratif Public Interne Externe Restreint Public Externe Interne restreint / « Formel » Interne restreint / « Informel » Sans outil Gouvernance documentaire
  • 13. Pied de page 13samedi 5 octobre 2019 Site Web Extranets Intranet GED Collaboratif Archivage …Documents individuels Archives / Enregistrements Public Interne Externe Restreint Public Externe Interne restreint / « Formel » Interne restreint / « Informel » Sans outil O365 Gouvernance documentaire
  • 14. GED SharePoint – Exemple GED Procédures @SP_twit #aOSMonaco
  • 15. GED SharePoint – Exemple GED Procédures @SP_twit #aOSMonaco
  • 16. Efficacité – La recherche @SP_twit #aOSMonaco
  • 20. Pied de page 20samedi 5 octobre 2019 Site Web Extranets Intranet GED Collaboratif Archivage …Documents individuels Archives / Enregistrements Public Interne Externe Restreint Public Externe Interne restreint / « Formel » Interne restreint / « Informel » Sans outil O365 Gouvernance documentaire
  • 22. 22 Teams aussi pour la communication @SP_twit #aOSMonaco
  • 23. Pied de page 23samedi 5 octobre 2019 Site Web Extranets Intranet GED Collaboratif Archivage …Documents individuels Archives / Enregistrements Public Interne Externe Restreint Public Externe Interne restreint / « Formel » Interne restreint / « Informel » Sans outil O365 Gouvernance documentaire
  • 24. 24 • Intégrer les extérieurs au process collaboratif • Partage sécurisé (avec compte authentifié ou lien unique) • Activable par espace (SharePoint ou Teams) • Pas de surcout de licence Partager avec les extérieurs @SP_twit #aOSMonaco
  • 25. Pied de page 25samedi 5 octobre 2019 Site Web Extranets Intranet GED Collaboratif Archivage …Documents individuels Archives / Enregistrements Public Interne Externe Restreint Public Externe Interne restreint / « Formel » Interne restreint / « Informel » Sans outil O365 Gouvernance documentaire
  • 26. 26 • Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line OneDrive Enterprise @SP_twit #aOSMonaco
  • 27. 27 Image by Ola Wirdenius from Pixabay SharePoint comme GED
  • 28. Sources de contenus dans O365 SHAREPOINT Teams OneDrive Yammer Groups Planner EXCHANGE @SP_twit #aOSMonaco
  • 29. SharePoint comme GED Highlight Classification Permissions Check In/Out Email alerts Bookmarks History Lifecycle Rendition Composites Search Workflows Storage Archiving Restore
  • 30. Limitations • Up to 5 000 documents in the same view • Up to 5(0) 000 security scopes per document library • Up to 30 000 000 documents per library • Max 2000 subsites / site collection • Storage location (for legal purpose) • Files max size • For site collections online … pooled storage (25Tb+) @SP_twit #aOSMonaco
  • 33. Localisation • Multi geo capability (500 users min. 2$/users/mmois) • Yammer et les index du moteur de recherche seront eux aussi geo localisés. • Data center FR @SP_twit #aOSMonaco
  • 34.
  • 35. Où sont les miennes • Tenant administration > Paramètres > Profil de l’organisation PS > Connect-MsolService PS > (Get-MsolCompanyInformation).AuthorizedServiceInstances @SP_twit #aOSMonaco
  • 36. Où sont les miennes? @SP_twit #aOSMonaco
  • 37. Chiffrement au stockage • 1 ou plusieurs Blobs dans plusieurs Azure Storage (max 64Ko) • Une clef de chiffrement par fichier (AES 256bits) • Clefs stockées chiffrées dans la base de données SharePoint qui contient aussi la carte pour retrouver les Blobs • Clef de déchiffrement des containers Azure storage et des clefs dans la base de données SharePoint dans le Key Store (ou Azure Key Vault si BYOK) • Conformité du chiffrement avec FIPS 140-2 • SharePoint DB dans Azure SQL Database elle-même chiffrée par Transparent Data Encryption • Disques durs chiffrés par BitLocker @SP_twit #aOSMonaco
  • 38. 38 Photo by Kit Suman on Unsplash Réglements applicables
  • 39. Normes • Nombreuses normes • Habilitation Hébergeur de données de santé FR • Audit extérieurs • Accès aux documents d’audit @SP_twit #aOSMonaco
  • 40. Patriot Act / SCA • S’applique uniquement aux données stockées ou transitant sur sol US • Patriot Act -> FBI, CIA, NSA, Armée • SCA -> Justice • Microsoft a tenu tête des années au DoJ sur l’extra territorialité du SCA (Stored Communication Act) jusqu’à la cours Suprême des USA (cf. Cloud Act plus tard) @SP_twit #aOSMonaco
  • 41. RGPD • Contrat compatible • Nombreuses fonctionnalités pour conformité (eDiscovery, RMS, Etiquettes, DLP, etc.) @SP_twit #aOSMonaco
  • 42. Cloud Act • Sur requête d’un procureur américain (ex: corruption, commerce avec pays sous embargo) • Applicabilité extra territoriale • Si accord bilatéral, opposition de l’hébergeur sous 14 jours possible si : • Citoyen non américain • ET va à l’encontre de la législation locale Conditions générales de vente O365 “Si Microsoft est contrainte de divulguer des Données Client ou des Données à Caractère Personnel aux pouvoirs publics, elle s’engage à en aviser le Client dans les meilleurs délais et à fournir un exemplaire de la demande, sauf interdiction légale.” @SP_twit #aOSMonaco
  • 43. 43 MERCI POUR VOTRE ATTENTION Photo by Kit Suman on Unsplash