2019-02-28 aOS Nouméa - 7 - Tout sur les documents dans O365 - Sébastien Paulet

1. aOS Nouméa
28 février 2019
1
Tout sur les documents
dans Office 365
aOS Nouméa
28/02/2019
Sébastien Paulet

2. aOS Nouméa
28 février 2019
MERCI A NOS SPONSORS
3

3. aOS Nouméa
28 février 2019
Présentation du conférencier
France
Architecte Solutions
d’Entreprise
SPT Conseil
Conférencier sur
#GED, #Archivage,
#SharePoint,
#Scrum, #Lean,
#Ergonomie
@SP_twit
Blog
https://sppublish.wordpress.com

4. aOS Nouméa
28 février 2019
De quoi parle t’on?

5. aOS Nouméa
28 février 2019
50 ans de partage d’information
Papier
Fichiers
GED
Collaboratif
Social
1970 1980 1990 2000 20202010
???

6. aOS Nouméa
28 février 2019
Ce que vous devez en attendre…

7. aOS Nouméa
28 février 2019
O365 pour les documents

8. aOS Nouméa
28 février 2019
L’Offre O365
SharePoint
Planner
Yammer
OneDrive
Teams
Outlook
Stream

9. aOS Nouméa
28 février 2019 10
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil
Gouvernance documentaire

10. aOS Nouméa
28 février 2019 11
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

11. aOS Nouméa
28 février 2019
SharePoint comme Intranet

12. aOS Nouméa
28 février 2019Pied de page 13dimanche 10 mars 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

13. aOS Nouméa
28 février 2019
GED SharePoint – Exemple GED
Procédures

14. aOS Nouméa
28 février 2019
GED SharePoint – Exemple GED
Procédures

15. aOS Nouméa
28 février 2019
Efficacité – La recherche

16. aOS Nouméa
28 février 2019
Efficacité – Traçabilité

17. aOS Nouméa
28 février 2019
Efficacité – Coédition

18. aOS Nouméa
28 février 2019
Efficacité – Nomadisme

19. aOS Nouméa
28 février 2019
aOS Nouméa
28 février 2019
SharePoint comme GED

20. aOS Nouméa
28 février 2019
Projets/typical business needs for a
Document Management System
• Paper flow digitalization (mail, invoices, etc.)
• Compliance files
• Technical documentation
• Projects
• Process/procedures related documents, forms
…All mature processes

21. aOS Nouméa
28 février 2019
SharePoint comme GED
Highlight Classification Permissions Check In/Out
Email alerts Bookmarks History Lifecycle
Rendition Composites Search Workflows
Storage
Archiving
Restore

22. aOS Nouméa
28 février 2019
File rules
• Forbidden characters # % ?
• Unauthorized file formats
• URL length (260 characters max)
• No empty documents (0 byte)
• Maximum file size (10 Gb)

23. aOS Nouméa
28 février 2019
Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Storage location (for legal purpose)
• Files max size
• For site collections online … pooled storage (25Tb+)

24. aOS Nouméa
28 février 2019
Norms
• Storage in France
• International
attestions and norms :
• Check Security and
Compliance center
and Compliance
Manager

25. aOS Nouméa
28 février 2019
Garder à l’esprit
• GED oui, et bien plus encore
• Garder les permissions aussi simple que possible (impacte
l’architecture de l’information)
• Si besoin, remplacer le moteur de workflow
• Attention aux caractères interdits dans les noms de fichiers…
• Attention aux limites de volumétrie
@SP_twit #aOSKL

26. aOS Nouméa
28 février 2019
Limits by version
@SP_twit #aOSKL

27. aOS Nouméa
28 février 2019Pied de page 43dimanche 10 mars 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

28. aOS Nouméa
28 février 2019 44
Teams

29. aOS Nouméa
28 février 2019 45
Teams aussi pour la communication

30. aOS Nouméa
28 février 2019Pied de page 46dimanche 10 mars 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

31. aOS Nouméa
28 février 2019 47
➜ Best for :
Projets
Communauté
s de travail
➜ Reco :
Traçabilité sur les
documents et les
messages
• Intégrer les extérieurs au process
collaboratif
• Partage sécurisé (avec compte
authentifié ou lien unique)
• Activable par espace (SharePoint ou
Teams)
• Pas de surcout de licence
Partager avec les extérieurs

32. aOS Nouméa
28 février 2019Pied de page 48dimanche 10 mars 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

33. aOS Nouméa
28 février 2019 49
➜ Best for : Stockage
« individuel » de données pros.
➜ Reco : Remplacer « Mes
Documents » et partager ses
versions de travail
• Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line
OneDrive Enterprise

34. aOS Nouméa
28 février 2019 50
➜ Best for : Vos données depuis
tous vos devices
➜ Reco : Remplacer « Mes
Documents » et partager ses
versions de travail
• Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line
OneDrive Enterprise

35. aOS Nouméa
28 février 2019
aOS Nouméa
28 février 2019
Sécurité et conformité

36. aOS Nouméa
28 février 2019
EXERNAL SHARING
SET BY SITE COLLECTION IN TENANT ADMIN
NO EXTRA LICENCE

37. aOS Nouméa
28 février 2019
TRANSVERSAL CLASSIFICATION – LABELS
DEFINE TRANSVERSAL CONTENT « TYPOLOGIES » INSIDE THE WHOLE TENANT.
ONLY 1 BY CONTENT (CONTENT CAN BE DOCUMENT OR EMAIL)
LABEL CREATION/ADMIN :
SECURITY AND CONFORMITY | CLASSIFICATIONS |
LABELS / PUBLISH LABELS
CAN BE APPLIED MANUALLY BY END USERS OR FROM API.
CAN HAVE DEFAULT VALUE BY:
- DOCUMENT LIBRARY (SHAREPOINT)
- FOLDERS (EXCHANGE)
CAN ALSO BE AUTOMATICALLY APPLIED BY PATTERN (REGEX) DETECTION
UNIFIED LABELS ANNOUNCED AT MSIGNITE

38. aOS Nouméa
28 février 2019
DATA LOSS PREVENTION POLICIES
LINKED TO LABEL OR PATTERN DETECTION IN CONTENT
APPLY BEHAVIOR (MESSAGE D’ALERTES, BLOCAGE DU MAIL) SELON :
- LABELS
- KEY WORDS
- SENSITIVE INFORMATIONS (BANK ACCOUNTS, PASSPORTS, ETC.)
SUPPORTED BY :
- EXCHANGE ONLINE
- SHAREPOINT ONLINE
- ONEDRIVE FOR BUSINESS

39. aOS Nouméa
28 février 2019
IRM – INFORMATION RIGHT MANAGEMENT
USE IRM ON O365 (FROM E3 LICENCE)
PERMISSIONS ARE INCLUDED « INSIDE » DOCUMENTS.
PUBLIC/PRIVATE KEY SYSTEM AND DOCUMENT
ENCRYPTION ON THE FLY (PUBLIC KEYS RSA 2048 BITS,
AND SHA-256 FOR SIGNATURES)
READ HTTPS://DOCS.MICROSOFT.COM/EN-US/INFORMATION-PROTECTION/UNDERSTAND-EXPLORE/HOW-DOES-IT-WORK

40. aOS Nouméa
28 février 2019
aOS Nouméa
28 février 2019
Merci à nos sponsors