aOS Monaco 2019 - Tout sur les documents dans Office 365 - Sébastien Paulet

1. 1
aOS Monaco
26/09/2019
Tout sur les documents dans
Office 365
Sébastien Paulet

2. aOS Monaco
26/09/2019
MERCI à nos
sponsors

3. HELLO!
Microsoft MVP
Spécialisé SharePoint, O365, Conformité, Scrum, Lean
3

4. 4
De quoi parle t’on?

5. 50 ans de partage d’information
Papier
Fichiers
GED
Collaboratif
Social
1970 1980 1990 2000 20202010
???
@SP_twit #aOSMonaco

6. Ce que vous devez en attendre…
@SP_twit #aOSMonaco

7. Nous parlerons
@SP_twit #aOSMonaco

8. 8
Image by Julius Silver from Pixabay
Quels outils pour quels
documents?

9. L’Offre O365
SharePoint
Planner
Yammer
OneDrive
Teams
Outlook
Stream
@SP_twit #aOSMonaco

10. 10
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil
Gouvernance documentaire

11. 11
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

12. SharePoint comme Intranet
@SP_twit #aOSMonaco

13. Pied de page 13samedi 5 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

14. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #aOSMonaco

15. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #aOSMonaco

16. Efficacité – La recherche
@SP_twit #aOSMonaco

17. Efficacité – Traçabilité
@SP_twit #aOSMonaco

18. Efficacité – Coédition
@SP_twit #aOSMonaco

19. Efficacité – Nomadisme
@SP_twit #aOSMonaco

20. Pied de page 20samedi 5 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

21. 21
Teams

22. 22
Teams aussi pour la communication
@SP_twit #aOSMonaco

23. Pied de page 23samedi 5 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

24. 24
• Intégrer les extérieurs au process
collaboratif
• Partage sécurisé (avec compte
authentifié ou lien unique)
• Activable par espace (SharePoint ou
Teams)
• Pas de surcout de licence
Partager avec les extérieurs
@SP_twit #aOSMonaco

25. Pied de page 25samedi 5 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

26. 26
• Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line
OneDrive Enterprise
@SP_twit #aOSMonaco

27. 27
Image by Ola Wirdenius from Pixabay
SharePoint comme GED

28. Sources de contenus dans O365
SHAREPOINT
Teams
OneDrive
Yammer
Groups
Planner
EXCHANGE
@SP_twit #aOSMonaco

29. SharePoint comme GED
Highlight Classification Permissions Check In/Out
Email alerts Bookmarks History Lifecycle
Rendition Composites Search Workflows
Storage
Archiving
Restore

30. Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Storage location (for legal purpose)
• Files max size
• For site collections online … pooled storage (25Tb+)
@SP_twit #aOSMonaco

31. Limits by version
@SP_twit #aOSMonaco

32. 32
Stockage

33. Localisation
• Multi geo capability
(500 users min.
2$/users/mmois)
• Yammer et les
index du moteur de
recherche seront eux
aussi geo localisés.
• Data center FR
@SP_twit #aOSMonaco

35. Où sont les miennes
• Tenant administration > Paramètres > Profil de l’organisation
PS > Connect-MsolService
PS > (Get-MsolCompanyInformation).AuthorizedServiceInstances
@SP_twit #aOSMonaco

36. Où sont les miennes?
@SP_twit #aOSMonaco

37. Chiffrement au stockage
• 1 ou plusieurs Blobs dans plusieurs Azure Storage (max 64Ko)
• Une clef de chiffrement par fichier (AES 256bits)
• Clefs stockées chiffrées dans la base de données SharePoint qui contient aussi la
carte pour retrouver les Blobs
• Clef de déchiffrement des containers
Azure storage et des clefs dans la base de
données SharePoint dans le Key Store
(ou Azure Key Vault si BYOK)
• Conformité du chiffrement avec FIPS 140-2
• SharePoint DB dans Azure SQL Database elle-même chiffrée par Transparent
Data Encryption
• Disques durs chiffrés par BitLocker
@SP_twit #aOSMonaco

38. 38
Photo by Kit Suman on Unsplash
Réglements
applicables

39. Normes
• Nombreuses normes
• Habilitation Hébergeur
de données de santé FR
• Audit extérieurs
• Accès aux documents
d’audit
@SP_twit #aOSMonaco

40. Patriot Act / SCA
• S’applique uniquement aux données
stockées ou transitant sur sol US
• Patriot Act -> FBI, CIA, NSA, Armée
• SCA -> Justice
• Microsoft a tenu tête des années au DoJ
sur l’extra territorialité du SCA (Stored
Communication Act) jusqu’à la cours
Suprême des USA (cf. Cloud Act plus tard)
@SP_twit #aOSMonaco

41. RGPD
• Contrat compatible
• Nombreuses fonctionnalités pour
conformité (eDiscovery, RMS,
Etiquettes, DLP, etc.)
@SP_twit #aOSMonaco

42. Cloud Act
• Sur requête d’un procureur américain (ex:
corruption, commerce avec pays sous embargo)
• Applicabilité extra territoriale
• Si accord bilatéral, opposition de l’hébergeur sous
14 jours possible si :
• Citoyen non américain
• ET va à l’encontre de la législation locale
Conditions générales de vente O365
“Si Microsoft est contrainte de divulguer des Données Client ou des Données à Caractère Personnel aux
pouvoirs publics, elle s’engage à en aviser le Client dans les meilleurs délais et à fournir un exemplaire de la
demande, sauf interdiction légale.” @SP_twit #aOSMonaco

43. 43
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
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