Présentation lors ReBuild 2019 à Nantes tenu le 03/10 expliquant les usages des différents outils O365 pour les documents, l'emploi de SharePoint comme GED, la localisation des données, comment elles sont stockées, quelles sont les réglementations applicables aux données stockées dans le Cloud Microsoft.

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4. Tout sur les documents dans
Office 365
Sébastien Paulet, MVP

5. Sébastien Paulet
13Y Consultant, IT Manager
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#DMS,
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#Scrum, #Lean,
#Ergonomy @SP_twit
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6. De quoi parle t’on?

7. 50 ans de partage d’information
Papier
Fichiers
GED
Collaboratif
Social
1970 1980 1990 2000 20202010
???
@SP_twit #MSReBUILD

8. Ce que vous devez en attendre…
@SP_twit #MSReBUILD

9. Nous parlerons
@SP_twit #MSReBUILD

10. Quels outils pour quels
documents?

11. L’Offre O365
SharePoint
Planner
Yammer
OneDrive
Teams
Outlook
Stream
@SP_twit #MSReBUILD

12. 14
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil
Gouvernance documentaire

13. 15
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

14. SharePoint comme Intranet
@SP_twit #MSReBUILD

15. Pied de page 17jeudi 3 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

16. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #MSReBUILD

17. GED SharePoint – Exemple GED Procédures
@SP_twit #MSReBUILD

18. Efficacité – La recherche
@SP_twit #MSReBUILD

19. Efficacité – Traçabilité
@SP_twit #MSReBUILD

20. Efficacité – Coédition
@SP_twit #MSReBUILD

21. Efficacité – Nomadisme
@SP_twit #MSReBUILD

22. Pied de page 24jeudi 3 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

23. 25
Teams

24. 26
Teams aussi pour la communication
@SP_twit #MSReBUILD

25. Pied de page 27jeudi 3 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

26. 28
• Intégrer les extérieurs au process
collaboratif
• Partage sécurisé (avec compte
authentifié ou lien unique)
• Activable par espace (SharePoint
ou Teams)
• Pas de surcout de licence
Partager avec les extérieurs
@SP_twit #MSReBUILD

27. Pied de page 29jeudi 3 octobre 2019
Site Web
Extranets
Intranet
GED
Collaboratif
Archivage
…Documents
individuels
Archives /
Enregistrements
Public
Interne
Externe
Restreint
Public
Externe
Interne restreint /
« Formel »
Interne restreint /
« Informel »
Sans outil O365
Gouvernance documentaire

28. 30
• Espace de stockage et partage – Multi-devices et Off Line
OneDrive Enterprise
@SP_twit #MSReBUILD

29. SharePoint comme GED

30. Sources de contenus dans O365
SHAREPOINT
Teams
OneDrive
Yammer
Groups
Planner
EXCHANGE
@SP_twit #aOSMonaco

31. SharePoint comme GED
Highlight
Classificatio
n Permissions
Check
In/Out
Email alerts Bookmarks History Lifecycle
Rendition Composites Search Workflows
Storage
Archiving
Restore

32. Limitations
• Up to 5 000 documents in the same view
• Up to 5(0) 000 security scopes per document library
• Up to 30 000 000 documents per library
• Max 2000 subsites / site collection
• Storage location (for legal purpose)
• Files max size
• For site collections online … pooled storage (25Tb+)
@SP_twit #MSReBUILD

33. Limits by version
@SP_twit #MSReBUILD

34. Stockage

35. Localisation
Multi geo capability
(500 users min.
2$/users/mmois)
Yammer et les
index du moteur de
recherche seront eux
aussi geo localisés.
Data center FR
@SP_twit #MSReBUILD

37. Où sont les miennes
Tenant administration > Paramètres > Profil de l’organisation
PS > Connect-MsolService
PS > (Get-MsolCompanyInformation).AuthorizedServiceInstances
@SP_twit #MSReBUILD

38. Où sont les miennes?
@SP_twit #MSReBUILD

39. Chiffrement au stockage
1 ou plusieurs Blobs dans plusieurs Azure Storage (max 64Ko)
Une clef de chiffrement par fichier (AES 256bits)
Clefs stockées chiffrées dans la base de données SharePoint qui contient aussi la
carte pour retrouver les Blobs
Clef de déchiffrement des containers
Azure storage et des clefs dans la base de
données SharePoint dans le Key Store
(ou Azure Key Vault si BYOK)
Conformité du chiffrement avec FIPS 140-2
SharePoint DB dans Azure SQL Database elle-même chiffrée par Transparent
Data Encryption
Disques durs chiffrés par BitLocker
@SP_twit #MSReBUILD

40. Réglements applicables

41. Normes
• Nombreuses normes
• Habilitation Hébergeur
de données de santé FR
• Audit extérieurs
• Accès aux documents
d’audit
@SP_twit #MSReBUILD

42. Patriot Act / SCA
S’applique uniquement aux données
stockées ou transitant sur sol US
Patriot Act -> FBI, CIA, NSA, Armée
SCA -> Justice
Microsoft a tenu tête des années au DoJ
sur l’extra territorialité du SCA (Stored
Communication Act) jusqu’à la cours
Suprême des USA (cf. Cloud Act plus tard)
@SP_twit #MSReBUILD

43. RGPD
Contrat compatible
Nombreuses fonctionnalités pour
conformité (eDiscovery, RMS,
Etiquettes, DLP, etc.)
@SP_twit #MSReBUILD

44. Cloud Act
Sur requête d’un procureur américain (ex:
corruption, commerce avec pays sous embargo)
Applicabilité extra territoriale
Si accord bilatéral, opposition de l’hébergeur sous
14 jours possible si :
• Citoyen non américain
• ET va à l’encontre de la législation locale
Conditions générales de vente O365
“Si Microsoft est contrainte de divulguer des Données Client ou des Données à Caractère Personnel aux
pouvoirs publics, elle s’engage à en aviser le Client dans les meilleurs délais et à fournir un exemplaire de
la demande, sauf interdiction légale.”
@SP_twit #MSReBUILD