Le document fournit des instructions sur la manière d'archiver efficacement les emails professionnels dans Outlook 2010 pour désengorger la boîte mail. Il détaille les étapes pour classer les emails, les enregistrer sous un format spécifique, et supprimer les emails archivés de la boîte. Cela permet de libérer de l'espace pour continuer à envoyer et recevoir des messages.

1. ARCHIVAGE DE VOS MAILS
PROFESSIONNELS
via Outlook 2010
Comment désengorger efficacement
sa boîte mail ?
Archiver ses mails pro Oct 2012
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EMM Roanne

2. Lorsque votre boîte mail est pleine, vous ne pouvez plus ni envoyer, ni recevoir des
messages. Il est temps d’agir.
> On va dans un premier temps classer ses mails afin de pouvoir les enregistrer et les
retrouver efficacement. (Cela dans ses mails reçus ET envoyés, car les uns prennent
autant de place que les autres sur le serveur mairie qui gère votre boîte. *
1) Cliquer sur
« réorganiser par :
« DE »
> Cela a pour objet
de vous classer vos
Ne
mails par
confondez
pas archiver
expéditeur; c’est
(à assez pratique.
l’extérieur),
2) Puis sélectionnez
et classer le groupe de mails
en dossier choisi. (Ici : tous les
dans mails reçus de
Outlook !
Rosier Thomas)
*Nb : si vous utilisez un logiciel de type Outlook
chez vous, les mails sont sur votre disque dur.
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Donc moins de soucis de stockage.
EMM Roanne
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3. Une fois le ou les groupe(s) de mails sélectionné, cliquer sur « transférer.
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4. On obtient une liste de mails, que l’on va enregistrer à l’endroit que l’on souhaite
(Hors logiciel Outlook évidemment)
Nb : si on a qu’un seul mail à enregistrer, on
peut le faire directement avec un clic droit sur
le mail; et « Enregistrer sous ».
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5. La commande « Enregistrer sous », dans Fichier, vous ouvre votre arborescence.
Il ne reste plus qu’à donner un nom à votre mail ou au groupe de mail
(celui-ci sera transformé en dossier automatiquement)
Attention
cependant avant
d’enregistrer !!
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6. Il va falloir : 1) donner un nom facilement compréhensible (et retrouvable) à votre dossier
de mails. (ici par exemple : « Envoyés 18 03 2012 – 19 09 2012)
2) bien penser à changer le format du fichier en : « Format de message Outlook »,
via le menu déroulant « Type »..
3) Penser à
choisir
l’emplacement
du dossier :
(documents,
bureau…intran
et…
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7. Attention, après avoir fini la manipulation précédente et donc
enregistré votre dossier; il va falloir penser à supprimer de votre
boîte ce paquet de mails. Sinon, la manipulation n’aura servi à rien :
> Aller dans Eléments supprimés, et
supprimer le groupe de mails
concernés (voire tout ce qui s’y trouve)
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8. • Répétez cette manipulation sur l’ensemble des mails
que vous souhaitez archiver, et ce jusqu’à ce que votre
logiciel Outlook vous permette de recevoir et envoyer
à nouveau.
• Nb : Pour cela, il faudra sans doute fermer et réouvrir
le logiciel afin de le réinitialiser.
Ci à gauche : des
dossiers de mails
enregistrés sur
l‘ordinateur, que
l’on place
ensuite où l’on
veut.
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