CEP : Manuel de procédures du Centre de Tabulation

Manuel de procéduresCentre de Tabulation des Votes du CEP
[1]
LIBERTE EGALITE FRATERNITE
REPUBLIQUE D’HAITI
CONSEIL ELECTORAL PROVISOIRE (CEP)
Procédures de Tabulation des Votes
Novembre 2016

[2]
Conseil Électoral Provisoire © 2016
Version 2016.Rev.5 – Processus électoral 2016-2017

[3]
Table des Matières
Chapitre I – Aspects généraux ..................................................5
1. Mission du Centre de Tabulation des Votes ................................5
2. But du manuel de procédures..............................................5
3. Aperçu global du processus de tabulation des votes .......................5
4. Mesures de transparence..................................................7
Chapitre II – Début du processus de tabulation .................................9
1. Mise à zéro de la base de données........................................9
2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation .........11
Chapitre III – Réception des procès-verbaux ...................................13
1. Livraison des grands sachets TEB au CTV .................................13
2. Réception et inventaire des sachets TEE .................................14
3. Création d’un LOT.......................................................18
4. Fermeture d’un LOT......................................................19
5. Production du rapport d'inventaire......................................20
6. Processus de tri des enveloppes TEE.....................................21
7. Rectification des Sachets de PVs........................................22
Chapitre IV - Traitement des procès-verbaux ...................................25
1. Numérisation des procès-verbaux.........................................25
2. Premier contrôle visuel de conformité – UCV #1 ..........................30
3. Deuxième contrôle visuel de conformité – UCV #2 .........................32
4. Contrôle de qualité visuel UCQ-V........................................39
5. Première saisie de données..............................................40
6. Deuxième saisie de données..............................................44
7. Contrôle de qualité de saisie...........................................51
8. Réception à l'Unité de Contrôle de Conformité (UCC) des PVs provenant de
l’Unité de Contrôle Visuel.......................................................55
9. Examen approfondie des procès-verbaux (contrôle de Conformité) ..........58
10. Vérification des Numéros d’Identification National (NIN/CIN) ............66
11. Contrôle de qualité sur les activités de l’UCQ ..........................68
12. Réinsertion des procès-verbaux après examen approfondie .................69
13. Vérification des données saisies........................................74

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14. Unité de Transport des enveloppes TEE – U-TRP (Messagers)............... 75
15. Vérification de l’état d’un PV dans le système ......................... 76
16. Archivage .............................................................. 77
Chapitre V – Gestion des résultats, sécurisation des données et accès au CTV .. 79
1. Aspects sécuritaires ................................................... 79
2. Gestion des résultats .................................................. 80
3. Accès au Centre de Tabulation des Votes (CTV) .......................... 81

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Chapitre I – Aspects généraux
1. Mission du Centre de Tabulation des Votes
La mission du Centre de tabulation est la saisie et le traitement des procès-verbaux
(art. 171.1 du décret électoral du 2 mars 2015).
Il est important de souligner que le Centre de Tabulation ne reçoit pas de bulletins
(voir art. 170 et 170.1 du décret électoral 2 mars 2015) mais les procès-verbaux de
dépouillement.
En plus du procès-verbal de dépouillement, le Centre de Tabulation reçoit le procès-
verbal d’incident, celui d’irrégularité, la liste d’émargement et la feuille de
comptage. Tous ces documents sont placés dans une même enveloppe transparente scellée
pour être acheminés, via les BED, au Centre de tabulation (art. 167.3 décret électoral
2 mars 2015).
2. But du manuel de procédures
Décrire les étapes du processus de tabulation des votes (réception et inventaire
des procès–verbaux (PVs), numérisation, contrôles visuels, saisie informatique,
contrôle de conformité, contrôle de qualité, archivage physique et publication etc.).
3. Aperçu global du processus de tabulation des votes
Le processus de tabulation des votes a pour objectif final la compilation des votes
enregistrés, manuellement sur les procès-verbaux de dépouillement (PV), par les membres
de bureau de vote (MBV) pour chaque candidat ou cartel et la préparation des résultats
préliminaires. Après le dépouillement, pour chaque bureau de vote (BV), un procès-
verbal de dépouillement est préparé en six (6) originaux (art. 169 décret électoral 2
mars 2015) dont l'un est destiné au Centre de Tabulation.
En faisant clairement la différence entre irrégularités et fraudes, le processus de
tabulation élaboré par le CEP vise à détecter, autant que possible, les documents
entachés de fraudes qui pourraient affecter les résultats préliminaires des élections
et à les écarter de la préparation desdits résultats. À cet effet, le Centre de
Tabulation s’est doté graduellement d’une infrastructure technologique en constante
amélioration, de techniciens nationaux et internationaux spécialisés, et de techniques
et procédures dans le but ultime de protéger le vote du citoyen.
Le processus de tabulation comprend quatre grandes étapes à savoir la mise à zéro
de la base de données du CTV, la réception des procès-verbaux, le traitement des procès-
verbaux et finalement la préparation et la transmission des résultats préliminaires au
Directeur Exécutif du CEP, comme indiqué ci-après :

[6]

[7]
Plus en détails le processus de tabulation peut être décrit par le diagramme
suivant :
4. Mesures de transparence
Afin de rehausser la transparence au niveau du Centre de Tabulation les mesures
suivantes ont été adoptées et mises en place :
 Accès autorisé au CTV, suivant les règles définies par le CEP, des observateurs
nationaux et internationaux accrédités et des journalistes pendant toute la durée
de la tabulation et 24h/24 ;
 Accès autorisé au CTV à titre d'observateurs, suivant les règles définies par le
CEP, des représentants de partis politiques, de groupements de partis politiques
et des candidats participants aux élections pendant toute la durée de la
tabulation et ce, 24h/24 ;

[8]
 Liberté de tout observateur de suivre toutes les étapes du processus et de
demander aux Directeurs du Centre toutes les explications nécessaires sur le
déroulement du processus ;
 Affichage sur un écran de téléviseur au CTV et sur le site internet du CEP des
données détaillées d'avancement de la tabulation des procès-verbaux au fur et à
mesure de l'évolution du processus et en fin de processus;
 Affichage des images numérisées des PVs reçus au CTV sur le site internet du CEP
(PVs attendus, PVs reçus, PVs Non-reçus, PVs comptabilisés et mis à l'écart) ;
 Affichage sur le site internet du CEP, autant que possible, des photographies
des PVs affichés aux BVs après le dépouillement et transmises par les
superviseurs des centres de vote via les smartphones ;
 Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs non reçus au CTV ;
 Affichage sur le site internet du CEP de la liste des PVs mis à l'écart avec les
motifs ;
 Interviews accordés aux médias par les Directeurs du CTV pendant toute la durée
de la tabulation.
Les mesures précédentes visent à permettre à tout candidat qui le souhaite d’obtenir
le maximum d’informations possible durant la tabulation des votes et d’avoir, après la
publication des résultats préliminaires par le CEP, les éléments nécessaires pour
préparer son dossier en cas d’éventuelles contestations des résultats devant les
tribunaux électoraux (BCED / BCEN).
Ces mesures répondent également au besoin de donner, à tous ceux qui sont
intéressés aux élections, l’accès à l’information en ce qui concerne la tabulation des
votes.

[9]
Chapitre II – Début du processus de tabulation
1. Mise à zéro de la base de données
1.1. Principes
Une des activités préalables au processus de tabulation est la formation du personnel
vacataire du CTV. Ce personnel est constitué par des opérateurs de saisie, des
vérificateurs, des contrôleurs de qualité et des archivistes. Afin de bien former ce
personnel, le CTV réalise une série d’exercices connus sous le nom de « simulations ».
Ces simulations permettent au personnel vacataire du CTV de faire face à des situations
très proches de la réalité en ce qui concerne le traitement des procès-verbaux. Ces
simulations sont réalisées avec des procès-verbaux factices et les formations sont
dispensées en utilisant des kits de formation destinés à cet effet.
La saisie des votes des dernières élections, les tests de fonctionnement des modules
informatiques, les simulations relatives à l'entrainement et la formation des
opérateurs, qui doivent acquérir les compétences et la performance requises, laissent
des données sur la base qu’il faut nécessairement nettoyer avant le début de la
tabulation des votes pour le tour des élections en cours. D’où la nécessité de faire
une mise à zéro de la base.
Celle-ci est faite avant la tabulation des votes de chaque tour des élections et de
préférence le jour des élections.
Cette procédure, nécessaire pour amorcer la tabulation, contribue à bâtir la
confiance dans le processus.
Le Gestionnaire de la base de données du CTV s’assure que l’heure de référence du
système a été réglée à l’heure locale précise afin de référencer les transactions de
manière précise.
La mise à zéro de la base est effectuée par le Directeur du Centre de Tabulation le
jour même de l’élection, après la fermeture des Bureaux de Vote, et dans les heures
précédant le début de la tabulation des votes.
La mise à zéro se fait en présence éventuellement :
 des observateurs nationaux et internationaux accrédités par le CEP;
 de candidats ou de leurs représentants accrédités par le CEP, de mandataires
accrédités de partis politiques et de groupements de partis politiques.
L'absence d'une ou de plusieurs de ces entités n'est pas une raison valable pour
retarder la mise à zéro de la base de données et du même coup le lancement du processus
de tabulation des votes. Cependant il est recommandé de le faire en leur présence par
souci de transparence.

[10]
1.2. Procédure
1. Pour effectuer la mise à zéro de la base de données, c'est-à-dire la nettoyer, le
Directeur du CTV doit accéder à un module informatique développé à cet effet dont
l’écran principal est affiché ci-après :
2. Il doit d’abord saisir un mot de passe pour accéder au système. Ce mot de passe lui
sera fourni préalablement dans une enveloppe fermée par le Gestionnaire de la base
de données du CTV. Le Directeur clique ensuite sur le bouton où s’affiche une petite
clé.
3. Pour lancer la mise à zéro de la base, on doit cliquer sur le bouton « Réinitialiser
la base de données » et le système affichera un message demandant de confirmer cette
action.
4. Une fois que le Directeur aura cliqué sur le bouton « Oui », le système démarrera
et le degré d’avancement de la réinitialisation sera indiqué sur l’écran du moniteur.
5. Quand l’application aura terminé la mise à zéro, le système affichera un message
indiquant la fin du processus comme suit :

[11]
2. Impression des rapports d'avancement du processus de tabulation
2.1. Principes
Des copies vierges - i.e. sur lesquelles toutes les données sont à zéro - des
rapports d’avancement du processus de la tabulation des votes son imprimées après la
mise à zéro de la base et distribuées à tous les témoins. Ces rapports d'avancement
vierges sont également affichés avant le début de la tabulation sur un site internet
conçu à cet effet (https://processus.cephaiti.ht).
Au fur et à mesure qu'avance le processus de tabulation les tableaux des rapports
d'avancement du processus, initialement vierges, sont remplis et tout un chacun pourra
continuer à les consulter sur ledit site. Elles sont aussi affichées sur un écran
disponible au CTV.
2.2. Procédure
Pour effectuer l’impression des rapports après la mise à zéro, le Directeur du
Centre de Tabulation suit la procédure suivante:
1. Accéder au module destiné à cet effet dont l’écran principal est affiché ci-après :
2. Le module offre trois options représentées par trois boutons distincts sur la fenêtre
précédente. Le directeur du CTV devra cliquer sur chaque bouton afin de produire les
différents rapports en fonction du type d’élection sélectionné.
3. Des copies de chaque rapport sont alors imprimées et distribuées à tous les témoins.
A noter qu’après chaque rapport, la fenêtre qui a permis de produire ledit rapport
doit être fermée afin de pouvoir cliquer sur un autre bouton et imprimer le rapport
suivant.

[12]

[13]
Chapitre III – Réception des procès-verbaux
1. Livraison des grands sachets TEB au CTV
1.1. Principes
Selon la procédure de collecte des documents sensibles, les grands sachets TEB
(Tamper Evident Bag) proviennent des BED ou de centres de collectes gérés par les
membres des BED. Ils sont livrés à l’aire de réception du CTV par un membre de BED dans
un véhicule accompagné par les forces de la PNH.
1.2. Procédure
1. Les véhicules transportant les sachets en provenance des départements sont notés sur
un registre par un opérateur désigné à cet effet :
2. Après débarquement, les véhicules sont inspectés pour s’assurer qu’ils ne contiennent
plus aucun sachet.

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2. Réception et inventaire des sachets TEE
2.1. Principes
Le processus de réception commence par le déballage des grands sachets TEEs (Tamper
Evident Envelope). Une sous-unité de l’Unité de Réception physique appelée Unité
d’inventaire physique informatisé — UIPI — effectue la prise d’inventaire. L'objectif
principal est d'avoir la liste complète de tous les procès-verbaux qui sont reçus au
CTV.
L’identité des PVs est saisie par l’UIPI à l’aide de lecteurs de code-barres qui
permettent l’enregistrement immédiat des PVs livrés et reçus au CTV.
L’enregistrement se fait par LOT de façon que chaque groupe de procès-verbaux reçus
au CTV soit identifié avec un numéro de LOT unique.
Certains PVs sont reçus au CTV sans avoir été inclus dans une enveloppe transparente
TEE (Tamper Evident Envelope). Ils sont parfois accompagnés des documents d’appui,
quelquefois non. L’Unité de Réception physique place alors de tels documents dans des
enveloppes transparentes vierges gérées pas l’Unité d’Archivage. Cette action permettra
la protection du PV et des documents d’appui lors des activités de tabulation.
2.2. Dispositions spécifiques et précautions lors du déballage des grands
sachets
Procéder avec soin afin de ne pas abîmer les enveloppes transparentes TEE qui sont
contenus dans les grands sachets et de ne pas endommager les documents non inclus dans
certaines enveloppes.
Eviter de dissocier d’une enveloppe TEE les documents non inclus dans celui-ci.
Eviter l’accumulation des enveloppes sur la table de travail en accélérant le
transfert des enveloppes conformes vers l'unité d'inventaire.
Placer un PV reçu mais non inclus dans une enveloppe transparente TEE dans une
enveloppe transparente TEE vierge dûment gérée et identifiée selon les exigences
d’archivage.
2.3. Procédure
1. Le personnel de l’Unité de Réception doit ouvrir les grands sachets et transférer
immédiatement les enveloppes transparentes contenant les procès-verbaux aux
opérateurs chargés de l’inventaire informatique.
2. Chaque opérateur de l'unité d'inventaire doit accéder le module d’inventaire avec
son nom d'utilisateur et son mot de passe.

[15]
3. Une fois cela fait l’écran suivant s'affiche :
4. Si aucun lot n’est encore disponible, le message suivant est affiché et par
conséquent le responsable de l’Unité d’Archivage doit créer un lot afin que
l'opérateur puisse continuer à travailler (voir procédure pour la création d’un
LOT) :
5. Une fois le lot créé, placez le code-barres pré-imprimé sur le PV en face du lecteur
de code-barres pour permettre au système de lire automatiquement le numéro du PV
(par exemple AA99999 pour un PV président).

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6. Une fois le numéro du PV lu automatiquement par le lecteur, le système affiche
l’information figurant dans l'en-tête du PV. Dans le cas par exemple d'un PV factice
de numéro AA99999 le système affichera :
 Le numéro du PV, par exemple AA99999 ;
 Le département, par exemple Nippes ;
 La commune, par exemple Miragôane;
 La section (Seksyon/Lavil), par exemple 4ème Sect. St. Michel ;
 Le numéro du bureau de vote (KodBiwoVot la), par exemple 10-40-94-01-03-7-
1 ;
 Le centre de vote, par exemple École Nat. De Saint Michelle.
7. Comparer visuellement les données affichées par le système et celles figurant dans
l'en-tête du PV physique contenu dans l'enveloppe TEE. Si elles ne sont pas
identiques, se référer au superviseur de l’unité d’inventaire informatique.
8. Cliquer sur le bouton « Entrer » une fois certain d’avoir saisi le bon PV.
9. Le système confirme que le PV est enregistré par le module informatique en
affichant : « Dernier procès-verbal sauvegardé ==> AA99999 ».

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10. Si c’est le cas d’un procès-verbal déjà traité, le système affiche un message pour
informer l’utilisateur : « Ce procès-verbal a été déjà inventorié le 06/03/2011
6:38:30 PM – SVP appelez votre superviseur ».
N.B. : Dans le cas où le PV de dépouillement n'est pas directement visible parce
qu'il est caché par d'autres documents dans l'enveloppe, cette dernière est envoyée à
l'unité de rectification des enveloppes. Après rectification, l'enveloppe en question
est renvoyée à l'unité d'inventaire.

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3. Création d’un LOT
3.1. Principes
Un LOT est utilisé pour inventorier un certain nombre de procès-verbaux arrivés à
un moment donné par lots dans des sachets au CTV. La gestion des LOT à savoir la
création, la fermeture et l’impression des rapports d'inventaire est sous la
responsabilité du responsable de l'unité d'archivage.
3.2. Procédure
1. Le responsable de l'unité d'archivage accède au module d’inventaire avec son nom
d'utilisateur et son mot de passe.
2. L’écran suivant s'affiche:
3. En Cliquant sur le bouton « Créer LOT », le système affiche le message suivant :

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N.B. : Seul un LOT peut être ouvert à la fois. S'il y a un LOT ouvert, il n’est
pas possible de créer un nouveau LOT. Il faut d’abord fermer celui qui est ouvert.
4. Fermeture d’un LOT
4.1. Principes
Afin de contrôler de façon plus efficace la gestion des lots, le responsable de
l’Unité d’Archivage ne pourra avoir qu'un seul LOT ouvert. Il n'y a cependant pas de
restrictions sur la quantité de lots qui peut être créée.
En conséquence, lorsque l’inventaire physique d’un lot de procès-verbaux est
terminé, le responsable de l’Unité d’Archivage doit fermer le lot et conclure ainsi
l’inventaire du lot reçu du membre du BED.
4.2. Procédure
1. Le responsable de l’Unité d’Archivage doit accéder au module d’inventaire avec son
nom d'utilisateur et son mot de passe. L’écran suivant s'affiche:
2. Cliquer sur le bouton « Fermer LOT » et le système affiche le message suivant :

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3. Cliquer sur le bouton « Oui » ou « Yes ». Cette action ferme le LOT.
5. Production du rapport d'inventaire
5.1. Principes
Les rapports d’inventaire servent de moyen de vérification du contenu des grands
sachets livrés par les membres des BED au CTV.
5.2. Procédure
1. Le responsable de l’Unité d’Archivage doit accéder au module d’inventaire avec son
nom d'utilisateur et son mot de passe. L’écran suivant s'affiche:
2. Cliquer sur le bouton « Rapport », et le système demande d’entrer le numéro du LOT
pour lequel il souhaite rédiger un rapport et l'écran suivant s'affiche :

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3. Après avoir entré le numéro du lot et cliqué sur le bouton « OK », le rapport du lot
s’affiche à l’écran :
4. Pour faire l'impression du rapport, le superviseur clique alors sur le
bouton « Print ».
6. Processus de tri des enveloppes TEE
6.1. Principes
L’Unité de Tri — UDT — reçoit normalement les enveloppes TEE directement de l’Unité
de Réception physique — URP. L'objectif du tri est de séparer les enveloppes dans
lesquelles les procès-verbaux sont mal disposés, ce qui rend illisibles les données des
votes, des enveloppes dont la mise en sachet du procès-verbal est correcte.
Dans le cas des enveloppes correspondant aux élections présidentielles, le DCTV
pourrait demander à l'unité de tri de mettre de côté toutes celles dans lesquelles il
est possible de détecter qu'il n'y a pas de Liste d’émargement. A noter qu'aucune
enveloppe n'est ouverte à l'unité de tri et que cette vérification doit être faite à
travers les autres documents alors qu'ils sont à l'intérieur de l'enveloppe scellée.
Par le passé, on a constaté que certaines Listes d’émargement étaient livrées au
CTV sans aucun autre document associé. Le Responsable de l'unité d'archivage doit
s'assurer si oui ou non les Listes d’émargement manquantes se trouvent parmi celles-
ci. Si une Liste d’Emargement est trouvée, elle est placée à l'intérieur de l'enveloppe
correspondante.

[22]
6.2. Procédure
1. Vérifier la conformité de l'enveloppe TEE aux exigences de lisibilité du procès-
verbal pour les traitements ultérieurs.
2. Si le sachet est conforme, le placer à coté pour transmission immédiate à l'unité
d'inventaire.
3. Si le sachet est trouvé non conforme, il est transféré à l'unité de rectification.
4. Le superviseur de l’Unité de Tri s’assure que les enveloppes sortantes sont
distribuées aux unités auxquelles elles sont destinées aussi rapidement que possible.
7. Rectification des Sachets de PVs
7.1. Principes
Certaines enveloppes doivent être ouvertes pour corriger des erreurs de mise en
sachet. Ces erreurs sont, par exemple et de façon non limitative :
a) Le PV est mal placé, plié, couvert par d’autres documents ;
b) Des documents scotchés à l’extérieur d'une enveloppe ;
c) Documents inutiles à la tabulation, e.g. bulletins de vote ;
d) Documents pliés et trop épais ;
e) Retirer le feutre indélébile ;
Les superviseurs des unités de réception, d’inventaire et de rectification des
enveloppes TEE s’assurent en tout temps que toutes les enveloppes situées en amont sont
récupérées et traitées le plus rapidement possible. De même, les superviseurs des unités
de tri et de rectification s’assurent que les enveloppes sont acheminées le plus
rapidement possibles vers l’Unité de numérisation ou récupérées par elle le plus
rapidement possible.
7.2. Procédure
1. Ouvrir l'enveloppe TEE avec soin et à l’extrémité qui contient le rabat scellant.
2. Replacer si nécessaire le PV de manière à le rendre complètement lisible pour la
saisie et numérisable pour l’affichage.
3. Retirer les documents inutiles présents dans l'enveloppe TEE.
4. Si ceux-ci sont des documents sensibles, tels les bulletins de vote, l’opérateur les
met à l’écart dans une boîte d’archive désignée à cet effet.
5. Replacer de façon appropriée tout document mal plié.
6. Déplier et insérer la LEP à plat si nécessaire afin de minimiser l’espace requis
pour l’archivage.
7. S’il y a lieu, extraire de l'enveloppe le ou les PV(s) supplémentaires qui pourraient
s’y trouver inclus accidentellement et le(s) placer dans une enveloppe transparente
TEE vierge fournie par le responsable de l'unité d'archivage.

[23]
8. Replacer tous les documents dans l'enveloppe de manière à ce que l’ancien scellé de
l'enveloppe se trouve en bas et à l’arrière du PV pour que celui-ci soit le plus
facilement lisible et numérisable.
9. Insérer dans l'enveloppe et à l’endos un Procès-verbal de Rectification dûment
rempli, c'est-à-dire du côté opposé au PV de dépouillement, placé pour qu’il soit
lisible (voir formulaire en question ci-après).
10. Sceller l'enveloppe rectifiée à l’aide de ruban adhésif.
11. Noter le numéro du PV dont l'enveloppe a été ouvert sur le Registre de Rectification
(voir formulaire en question ci-après).

[24]

[25]
Chapitre IV - Traitement des procès-verbaux
1. Numérisation des procès-verbaux
1.1. Principes
L'objectif de cette procédure est d'avoir une copie numérique du procès-verbal qui
est livré au CTV. Par souci de transparence tous les procès-verbaux reçus et traités
au CTV sont postés sur le site internet du CEP ou sur un autre site crée à cet effet.
Il faut aussi préciser que des photographies des procès-verbaux affichés aux bureaux
de vote sont transmises au CTV par les superviseurs qui utilisent des Smartphones mis
à leur disposition par le CEP. Les photographies reçues sont aussi affichées sur le
site internet précité et ainsi les visiteurs peuvent les comparer avec les PVs reçus
physiquement au CTV.
D'autres données sont également postées comme par exemple les rapports d'avancement
de la tabulation, les rapports d'avancement finaux après la tabulation, la liste de
l'ensemble des PVs non reçus et celle de ceux qui sont mis à l'écart après traitement.
L'objectif est non seulement de mettre l'information à la disposition de tous mais
aussi de fournir assez d'éléments aux candidats pour la préparation de leurs dossiers
dans le cadre de la phase contentieuse qui suivra la proclamation des résultats
préliminaires.
En outre dans le cas ou pour une raison ou une autre, un procès-verbal reçu au CTV
est égaré ou détruit (dans le cas d'un incendie par exemple), la copie numérique peut
être utilisée pour la tabulation.
N.B. important : Même les procès-verbaux vierges doivent être numérisés. Aucun
procès-verbal de dépouillement livré au CTV ne doit rester sans être numérisé.
1.2. Procédure
Ce module informatique permet la production automatisée d’une copie numérique des
PVs. La copie numérique permettra au CTV d’avoir l’image de chaque PV traité au CTV.
1. L’opérateur accède au système en utilisant son mot de passe et son nom d’usager.
2. L'écran suivant s'affiche :

[26]
N.B. : En cas de difficulté, Vérifier que le scanner est connecté à l’ordinateur.
3. Vérifiez que le procès-verbal est bien rangé dans l'enveloppe en plastique.

[27]
4. Ouvrir complètement la couverture supérieure du scanner.
5. Placez le procès-verbal de façon que la face principale (face qui contient le numéro
du PV, l'information du Bureau de Vote et les votes par candidat) repose sur la
vitre du scanner.
6. Fermez complètement le couvercle du scanner.

[28]
7. Cliquez sur le bouton « Numériser » et le système vous montrera le progrès de la
numérisation de façon suivante :
8. Attendre que la barre verte couvre complètement la barre grise.
9. Si le lecteur de code-barres n’est pas capable de lire l’identité́ du procès- verbal,
le système affichera l’écran suivant qui invite l'opérateur à saisir manuellement
le numéro du PV.
10. Il faut saisir deux fois le numéro du PV et ensuite cliquer sur le bouton
« Accepter ».
11. Si la numérisation est réalisée sans aucun inconvénient, le système affiche un
message de confirmation comme suit :

[29]
12. Le système affiche l'image numérique du document sur l'écran et l'enregistre
automatiquement sur le serveur du CTV.
13. Si le PV est de format A3 (deux fois format lettre), le système demande de
numériser la deuxième page. La fenêtre affiche également le numéro du PV numérisé.
14. Pour numériser un autre PV, il faut cliquer à nouveau sur le bouton « Numériser ».
15. En amorçant une nouvelle saisie, le système n’efface pas immédiatement l’image
précédente pour que l’opérateur sache où il était rendu.
16. Pour terminer une session de numérisation, cliquer sur le bouton « Sortir ».
17. Les procès-verbaux numérisés sont transférés à l’unité de contrôle visuel 1, à
mesure que la numérisation avance.
N.B. :
• Si un PV ne correspond pas à l'étape de numérisation le système l'indiquera et
précisera l'étape à laquelle il faut envoyer le PV.
• Un PV qui arrive à n'importe quelle étape du processus de tabulation peut être
envoyé à la numérisation si à ladite étape le système informatique indique qu'il
n'a pas été numérisé.

[30]
2. Premier contrôle visuel de conformité – UCV #1
2.1. Principes
Suivant immédiatement la numérisation des PV, l’Unité de Contrôle visuel — UCV — a
pour but de:
a) Trier les sachets contenant les PV ne répondant à aucun des critères de rejet-
définis dans le tableau Critères d’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle de
Conformité donné dans la section « procédure de traitement » qui suit - et
les transférer à l’Unité de saisie ;
b) Identifier les PV nécessitant un examen par l’Unité de Contrôle de Conformité
— UCC ;
2.2. Dispositions spéciales
 Détection de PVs falsifiés : L’opérateur doit en tout temps rester vigilant pour
assurer qu’aucun PV visiblement altéré ne puisse atteindre l’Unité de Saisie 1
avant d’avoir été examiné par l’Unité de Contrôle de Conformité. A cet effet tous
les PVs présentant une rature quelconque au niveau des votes indiqués pour les
candidats sont systématiquement transférés à l'unité de contrôle visuel 2.
 Détection des faux PVs : Afin de contrer l’usage de faux PVs, les opérateurs de
l’Unité de Contrôle visuel examinent attentivement chaque PV afin de déceler des
évidences d’usage de faux. En particulier, l’opérateur examine minutieusement
les moyens de détection de faux imprimés inclus sur le PV afin de s’assurer que
le PV qu’il a en main a bien été produit sur un imprimé original autorisé.
L’opérateur rapportera immédiatement à son superviseur tout faux PV décelé. Tout
faux PV détecté devra faire l’objet d’un examen particulier par l’Unité de
Contrôle de Conformité.
2.3. Procédure
1. Un premier groupe d’opérateurs de l’unité de contrôle visuel reçoit les procès-
verbaux en provenance de l’unité d’inventaire et de numérisation et les vérifie
visuellement afin de déceler toute anomalie susceptible de nécessiter une
vérification par l’UCC. Cette unité effectue en fait un tri des PV conformes et non
conformes.
2. Les PV trouvés conformes sont transférés à la unité de première saisie et les PV non
conformes sont transférés à l'unité de contrôle visuel # 2 (UCV2).
3. Aucune enveloppe n’est ouverte à l’unité de contrôle visuel. L’opérateur de contrôle
visuel applique les critères suivants dans son contrôle visuel du procès-verbal et
sa prise de décision d'envoyer le PV à la saisie ou à l'UCV2 :
4. Critères d’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle visuel # 2 (UCV2) utilisés à l'UCV1
par un opérateur:
a) PV produit sur un faux imprimé : Tentative de fraude avec un imprimé non
produit par le CÉP ;

[31]
b) Le procès-verbal sur lequel des données de votes sont manquantes;
c) Procès-verbal raturé : Condition dans laquelle des données essentielles —
nombre de votes — ne peuvent pas être lus avec certitude ;
d) Parties où sont inscrits les votes non saisissables: Condition dans laquelle
certaines données essentielles sont illisibles pour cause de mauvaise
calligraphie, d’étiquettes collées sur les résultats, etc.;
e) Nombre total de votes en lettres non égal à celui en chiffres ;
f) Données suspectes : Tout élément qui semble indiquer que les données
pourraient être erronées ou avoir été falsifiées. Exemple:
 Une évidence visuelle d’altération des données des votes ;
g) Un ou plusieurs candidats n'ont pas de nombre de votes indiqué ;
h) PV manquant mais Listes d’Emargement et feuille de décompte disponibles ;
i) Le procès-verbal dont les Listes d’Emargement correspondantes est absente
(attention : dans le cas des élections législatives par exemple les Listes
d’Emargement se trouve dans l’enveloppe du PV pour les sénatoriales
correspondant au PV pour les élections des députés) ;
j) Nom ou signature de deux membres ou des trois membres du bureau de vote sont
manquants ;
k) PV sur lequel figure au moins 200 votes pour un candidat individuel (un
contrôle automatique est effectué à la saisie 2 pour les votes individuels);
l) PV vierge ;
m) Tout autre motif non conforme à la loi ;
N.B. : Les enveloppes sur lesquelles sont apposées des étiquettes non transparentes
qui rendent invisibles les votes sont transférées à l'unité d'archivage pour
rectification. Si les étiquettes non transparentes sont placées directement sur le
PV de dépouillement il faut envoyer ce dernier au contrôle visuel 2 pour acheminement
à l’UCC.
5. Les PV trouvés normaux, c'est-à-dire ne répondant à aucun des critères d’envoi à
l’Unité de Contrôle de Conformité sont transférés à l'unité de Saisie 1.
Il faut préciser qu'au niveau de la deuxième saisie des vérifications seront
effectuées automatiquement sur ces PVs par le système informatique.
6. Les PV répondant à un ou plusieurs des critères d’envoi à l’UCC sont transférés à
l'unité de contrôle visuel 2 (UCV2).
7. Dans le cas où un opérateur de l’unité de contrôle visuel #1 ne peut se prononcer
sur un procès-verbal il se réfère à son superviseur qui peut requérir l'aide d'un
supérieur hiérarchique s'il le souhaite.

[32]
3. Deuxième contrôle visuel de conformité – UCV #2
3.1. Principes
Un deuxième groupe d’opérateurs sont chargés de saisir dans le système informatique
toutes les déficiences constatées au contrôle visuel pour un procès-verbal. Un module
informatique permet de saisir lesdites déficiences. Les procès-verbaux enregistrés dans
ce module doivent être envoyés l’Unité de Contrôle de Conformité du CTV. Les critères
d’envoi à l’unité de contrôle de Conformité sont prédéfinis dans le système et
l’opérateur doit réaliser un deuxième contrôle visuel afin de déterminer dans le critère
correspondant à la déficience constaté et le sélectionner. Les étapes suivantes
décrivent la procédure appliquée et la disposition des sachets.
3.2. Procédure
1. L’opérateur s’inscrit dans le module informatique à l’aide de son nom d’utilisateur
et de son mot de passe valide. L’écran suivant est affiché :
2. L’opérateur effectue la saisie du numéro du PV (cette donnée doit être saisie deux
fois obligatoirement) et appuie sur la touche « Enter ».
3. Le système vérifie que les deux saisies du numéro du PV sont identiques. Si elles
sont identiques, le système affiche le numéro enregistré dans la base de données.
Dans le cas contraire, un message apparaît à l’écran indiquant que les données sont
incorrectes, pour que l’opérateur puisse effectuer la saisie à nouveau. Une fois
le numéro saisi correctement, le système affichera toutes les informations relatives
à ce PV. L’information affichée inclut département, commune, section communale,
Centre de Vote et numéro du Bureau de Vote.

[33]
Remarque importante : L’opérateur s’assure de faire un examen visuel détaillé des
données que le système affiche à l’écran et de les comparer à celles du procès-verbal.
Les données affichées doivent être identiques à celles du PV. S’il existe une
différence, l’opérateur avisera son superviseur et n’enregistrera pas l’information.
4. Le superviseur place l’enveloppe en attente d’instructions sur sa disposition par
les directeurs ou le responsable général des modules.
5. L’opérateur examine le PV avec soin afin de déceler toute anomalie susceptible de
nécessiter une vérification par l’UCC en utilisant les critères suivant prédéfinis
dans le système informatique et qui sont identiques à ceux déjà utilisés par le
premier groupe de contrôle visuel :
a) PV produit sur un faux imprimé :Tentative de fraude avec un imprimé non
produit par le CÉP ;
b) Le procès-verbal sur lequel des données de votes sont manquantes;
c) Procès-verbal raturé : Condition dans laquelle des données essentielles —
nombre de votes — ne peuvent pas être lus avec certitude ;
d) Parties où sont inscrits les votes non saisissables: Condition dans laquelle
certaines données essentielles sont illisibles pour cause de mauvaise
calligraphie, d’étiquettes collées sur les résultats, etc.;
e) Nombre total de votes en lettres non égal à celui en chiffres;
f) Données suspectes: Tout élément qui semble indiquer que les données pourraient
être erronées ou avoir été falsifiées. Exemple :
 Une évidence visuelle d’altération des données des votes ;
g) Un ou plusieurs candidats n'ont pas de nombre de votes indiqué ;
h) PV manquant mais la Liste d’Emargement et liste d’émargements complémentaires
et feuille de décompte disponibles ;
i) Le procès-verbal dont l’une des Listes d’Emargement correspondantes est
absente (attention: dans le cas des élections législatives par exemple la
(les) Liste(s) d’émargement se trouve(nt) dans l’enveloppe du PV pour les
sénatoriales correspondant au PV pour les élections des députés) ;
j) Noms ou signatures de deux membres ou des trois membres du bureau de vote
sont manquants ;
k) PV sur lequel figure au moins 200 votes pour un candidat individuel (un
contrôle automatique est effectué à la saisie 2 pour les votes individuels);
l) PV vierge ;
m) Tout autre motif non conforme à la loi ;
N.B. : A la saisie des votes dans l’Unité de saisie 2 certains procès-verbaux seront
envoyés par le système automatiquement au contrôle visuel 2 pour transmission à l’unité
de contrôle de conformité pour des analyses approfondies par les vérificateurs.

[34]
6. Il identifie ensuite dans la fenêtre appropriée le motif pour lequel le procès-
verbal doit être envoyé à l’UCC pour vérification.
Les motifs prédéfinis dans le système informatique sont :
1) PV produit sur imprimé non authentique.
2) PV sur imprimé authentique, mais appartenant à un autre BV.
3) PV avec données de votes manquantes.
4) Parties où sont inscrits les votes non saisissables.
5) PV avec ratures et tentatives d’altération frauduleuses.
6) Données de votes en chiffres différentes de celles en lettres.
7) PV avec nombre total de votes supérieur au nombre d'électeurs du BV.
8) PV qui ne présente pas les signatures des MBV.
9) PV vierge.
10) Votes anormalement élevés.
N.B. : L'UCV2 recevra également des procès-verbaux en provenance de l'unité de
saisie 2 en cas de rejet par le système suite aux vérifications automatiques. Ces PVs
doivent être transférés à l’UCC pour vérifications.
7. Dans le cas où l’anomalie identifiée ne correspond pas selon lui à un critère
figurant dans la liste affichée (mis à part le dernier critère ‘’Autres motifs’’),
l’opérateur en réfère à son superviseur. Si celui-ci ne peut apparier l’anomalie
à l’un desdits critères affichés, alors il fait appel à son supérieur hiérarchique
immédiat.
8. Après avoir sélectionné le motif et réalisé la vérification visuelle des
informations, l’opérateur appuie sur la touche « Enter » pour enregistrer le

[35]
résultat du contrôle visuel du PV. Le système enregistre les données du PV et le
message suivant apparaît comme confirmation :
N.B. : Afin d’assurer la meilleure vérification visuelle possible, chaque
opérateur effectue toutes les opérations de contrôle visuel requises, y compris les
activités à l’ordinateur.
9. Une fois la vérification visuelle achevée, l’opérateur imprime le Bordereau de
Transmission UCC qui sert à contrôler le flux des PVs entrant et sortant de l’UCV
et allant vers l’UCC :

[36]
10. L’opérateur imprime alors le PV de Disposition qui sera utilisé par les
vérificateurs pour leurs analyses et leurs conclusions et qui fait état de la ou
des raison(s) à l’UCC, de mettre un procès-verbal à l’écart selon les prescrits de
l’article 171.1 du décret électoral ou de le prendre en compte dans les résultats
préliminaires.

[37]

[38]
11. Ces deux documents sont agrafés à l'enveloppe TEE mais sans toutefois agrafer les
documents se trouvant à l’intérieur afin de ne pas compliquer l’ouverture de
l'enveloppe à l’UCC.
12. Si le PV ne correspond pas à l'étape de contrôle visuel 2, le système informatique
l'indiquera et précisera à quelle étape du processus il faut envoyer le PV.

[39]
4. Contrôle de qualité visuel UCQ-V
4.1. Principes
Cette unité a pour responsabilité de procéder à un contrôle de la conformité du
traitement des PVs par l’Unité de Contrôle visuel — UCV.
4.2. Procédures
Le contrôle comporte les opérations suivantes :
1. Prélèvement systématique de PVs dans le lot de PVs déjà traités et prêts pour envoi
à l’Aire de Saisie 1.
2. Prélèvement systématique de PVs dans le lot de PVs déjà traités et prêts pour envoi
à l’Unité de Contrôle de Conformité — UCC.
3. Examen des PVs prélevés selon les mêmes critères de vérification appliqués par l’UCV.
4. Validation de la décision de disposition prise par l’UCV.
5. Quand il y a lieu, vérification des motifs d’envoi à l’UCC.
6. Disposition des enveloppes TEE vérifiés :
 Si le traitement du PV est trouvé conforme, l’enveloppe est envoyée
directement à la saisie 1 pour traitement subséquent ;
 Si le traitement est trouvé non conforme aux exigences de la Sous-section,
Contrôle visuel de Conformité, le PV est retourné au superviseur de l’unité
de contrôle visuel pour réexamen par un opérateur de son unité qui n’avait
pas traité le procès-verbal concerné si possible;
7. Le superviseur de l’UCQ-V réfère les cas qui le dépassent à son supérieur immédiat.

[40]
5. Première saisie de données
5.1. Principes
Les opérations de saisie des données permettent d’introduire dans la base de données
les votes enregistrés sur le PV pour chaque candidat. La saisie des données se fait
en deux étapes. Une première saisie est d’abord effectuée dans l’Aire de Saisie 1 par
un premier groupe d’opérateurs portant une veste bleue. La deuxième saisie a lieu dans
l’Aire de Saisie 2 adjacente à l’aire de la première saisie. Les opérateurs portent une
veste rouge pour les distinguer des premiers et ainsi pouvoir mettre en évidence des
mouvements interdits de personnel de saisie.
En aucun cas, les opérateurs de la première saisie ne doivent entrer en contact
avec ceux de la seconde durant les périodes de saisie. De plus, les deux saisies sont
dites aveugles, c’est-à-dire que les PVs sont distribués au hasard aux opérateurs de
saisie qui ne peuvent donc pas savoir en principe qui a effectué la saisie précédente
ou qui effectuera la saisie suivante. Le premier opérateur n’a donc aucune idée de
l’identité du deuxième, et réciproquement.
N.B.: La couleur des vestes pourra être inversée sans porter préjudice à la qualité
de la saisie. Durant les périodes de grande chaleur, en particulier l’après-midi, le
CTV tolérera le non-respect du port de la veste de couleur.
5.2. Procédure
1. Pour effectuer cette saisie, comme toutes les autres procédures, l’opérateur doit
entrer son nom d’usager et son mot de passe pour accéder au module de saisie. Pour
cette opération comme pour toutes les autres activités de communication avec la base
de données, celle-ci note l’identité de l’opérateur et la date et le moment de la
transaction – heure-minute-seconde.
2. Le système affiche alors une fenêtre dans laquelle l’opérateur peut réaliser la
saisie des votes pour chaque candidat, ainsi que les données spécifiques du procès-
verbal, telles les votes blancs et nuls :

[41]
3. L’opérateur entre le numéro du procès-verbal à enregistrer et presse la touche
« Enter ». Le système affiche une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit
confirmer le numéro du PV à saisir. La fenêtre apparaît telle qu’elle est illustrée
à la figure ci-dessous :
4. L’opérateur saisit le numéro du PV à enregistrer presse ensuite la touche « Enter » ;
5. Le système vérifie alors le numéro de PV saisi et s’il n’existe pas dans la base de
données le système affiche le message suivant :
Remarque : Si le système affiche ce message et que l’opérateur est certain du numéro
saisi, il (elle) doit aviser son superviseur.
6. L’opérateur presse la touche « OK » ou « Accepter », et saisit à nouveau le numéro
du PV comme précédemment ;

[42]
7. Si les deux saisies du numéro de PV sont identiques et si le numéro du PV existe
dans la base de données, le système affiche la liste des candidats et leur parti
politique respectif. De plus, le système donne alors la possibilité de saisir les
données du PV. La figure ci-dessous en donne un exemple :
Remarque importante : Si la liste des candidats ou un des partis politiques affichés
par le système différent de ceux du procès-verbal, l’opérateur doit en informer son
superviseur.
8. L’opérateur saisit les valeurs pour les champs suivants : Ki bon, Ki pa sèvi, Ki
gate, et Ki nil, ainsi que les votes pour chaque candidat.
9. L’opérateur presse la touche « Enter » après la saisie de chaque valeur.
10. Une fois les votes de tous les candidats saisis, l’opérateur clique sur le bouton
« Sauvegarder ».
11. Le système affiche alors une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer
le numéro du procès-verbal.

[43]
12. Si les numéros de PV saisis sont identiques, une fenêtre s’affichera disant de
d’envoyer le PV au module de saisie suivant.
13. Le procès-verbal saisi sera envoyé à la deuxième saisie et fera partie d'un lot de
procès-verbaux ayant subi la première saisie. Le transfert est assuré par un
messager.
14. Au cas les numéros de PV saisis sont différents, le système affichera un message
comme suit :
N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de première saisie le système l'indiquera
et précisera à quelle étape il faut envoyer ledit PV.

[44]
6. Deuxième saisie de données
6.1. Principes
Ce module permet de saisir pour une deuxième fois les votes rapportés sur le PV
pour chaque candidat. Le système évaluera si l’information du procès-verbal entrée à
l’Aire de Saisie 1(S1) coïncide avec celles saisies dans l’Aire de Saisie 2 (S2).
Si les données saisies coïncident entre elles, tant pour les données générales du
PV que pour les nombres de votes obtenus par les candidats, alors le système indiquera
que le procès-verbal doit être acheminé vers l’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie.
Si les données saisies en S1 et S2 diffèrent, le système indiquera qu’on doit
retourner le PV à l’Aire de Saisie 1. Le PV est alors transféré à l'unité de première
saisie.
Si un PV revient à la saisie 2 pour un nombre de fois fixé à l'avance dans le
système informatique, son enregistrement est automatiquement bloqué. Dans ce cas
l'opérateur doit appeler son superviseur qui vérifie alors visuellement le PV et
s'assure qu'il n'y a aucune irrégularité sur celui-ci. Si tel est effectivement le
cas, le superviseur débloque le PV en entrant son mot de passe dans une fenêtre affichée
sur l'écran de l'ordinateur utilisé par l'opérateur qui saisissait le PV bloqué.
Dans le cas où la boucle du PV persiste, le superviseur fait appel à son supérieur
hiérarchique direct qui en cas de besoin peut se référer à l’unité informatique pour
les suites nécessaires.
Il existe au niveau de la saisie 2 des vérifications automatiques effectuées par le
système.
6.2. Procédure
1. Pour effectuer cette saisie, comme toutes les autres, l’opérateur doit entrer son
nom d’usager et son mot de passe. Pour cette opération comme pour toutes les autres
activités de communication avec la base de données, celle-ci note l’identité de
l’opérateur et la date et le moment de la transaction – heure-minute-seconde. Le
système affiche alors la fenêtre suivante :

[45]
2. L’opérateur saisit d’abord le numéro du procès-verbal qu’il veut traiter et presse
la touche « Enter ».
3. Le système montre ensuite une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer
le numéro du procès-verbal à traiter, comme sur la figure suivante :
4. Le système compare les numéros de PVs saisis ; s’ils sont différents, le système
affiche un message comme suit :
5. L’opérateur clique le bouton « OK » et saisit à nouveau le numéro du PV comme sur
la Figure précédente.
6. Le système vérifie le numéro du PV ; si ce numéro saisi n’existe pas dans la base
de données, un nouveau message s’affichera comme précédemment demandant à l’opérateur
de saisir à nouveau le numéro du PV :

[46]
7. Si les deux saisies du numéro de PV sont identiques et si le numéro du PV existe
dans la base de données, le système affiche la liste des candidats et leur parti
politique respectif. De plus, le système donne alors la possibilité de saisir les
données du PV. La figure ci-dessous en donne un exemple :
Remarque importante : Si la liste des candidats ou un des partis politiques affichés
par le système diffèrent de ceux du procès-verbal, l’opérateur doit en informer son
superviseur.
8. L’opérateur saisit les valeurs pour les champs suivants : Ki bon, Ki pa sèvi, Ki
gate, Ki nil, ainsi que pour les votes pour chaque candidat.
9. L’opérateur doit presser la touche « Enter » après chaque valeur saisie.
10. Une fois les votes de tous les candidats saisis, l’opérateur clique sur le bouton
« Sauvegarder ».
11. Le système affiche alors une petite fenêtre dans laquelle l’opérateur doit confirmer
le numéro du procès-verbal à enregistrer, comme sur la figure :

[47]
12. L’opérateur saisit le numéro du PV afin de s’assurer qu’il est correct et exact.
Pour valider l’opérateur presse la touche « Enter » ; le système compare les
numéros du PV saisi. S’ils sont différents, il affiche le même message que
précédemment :
13. L’opérateur clique le bouton « OK » afin de pouvoir ressaisir le numéro du PV comme
sur la figure :
14. Si les numéros saisis pour le PV sont identiques et si le nombre de votes saisis
pour chaque candidat dans l’Aire de Saisie 1 (S1) et dans l’Aire de Saisie 2 (S2)
sont aussi identiques, le système enregistre les informations du PV. Il affiche le
message suivant:
15. Si vous cliquez sur « Non » vous pourrez saisir à nouveau le procès-verbal. Si vous
cliquez sur « Oui » le système fera une comparaison automatique entre les données
saisies en S1 et S2. Si les données sont identiques, le système affiche le message
suivant :
16. Ensuite le procès-verbal saisi devra être envoyé au Contrôle de Qualité et fera
partie d'un lot de procès-verbaux ayant subi la deuxième saisie. Le transfert est
assuré par un messager.
17. Dans le cas où les données saisies en S1 et S2 ne sont pas identiques, le système
affiche le message suivant:

[48]
18. Pour faire une révision visuelle des données récemment saisies, cliquer sur le
bouton « No » alors vous pourrez visualiser les données et apporter les corrections
nécessaires. Si vous êtes certain que les données que vous venez de saisir sont
correctes, cliquer sur le bouton « Yes ».
19. Ensuite le système fera une toute dernière comparaison automatique entre les données
saisies en S1 et S2. Si les données ne sont pas toujours identiques, le système
demandera de retourner le PV à l’Aire de Saisie 1 (S1). Cela permettra la réalisation
d’une nouvelle saisie.
20. Si vous cliquez sur « Oui » et que les données saisies en S1 et S2 sont trouvées
identiques par le système alors ce dernier affiche:
6.3. Vérifications automatiques effectuées par le système
Le tableau suivant résume les critères qui bloquent les procès-verbaux au niveau de
la deuxième saisie pour envoi à une vérification plus approfondie qui sera réalisée par
l’UCC (en passant d'abord par le contrôle visuel 2) :
Critère Action attendue
1. Résumé en-tête du PV est
différent entre la deuxième et la
première saisie.
Envoyer à première saisie.
2. Données de votes valides
différentes entre la deuxième et
la première saisie.
Envoyer à première saisie.
3. Nombre de votes pour un candidat
individuel dépasse un barème fixé
(identique pour tous les candidats
et ne variant pas pendant la durée
de la tabulation des PVs non
rejetés par le système pour ladite
cause).
Envoyer à l’unité de Contrôle de
Conformité à travers l’Unité de
Control Visuel 2 afin d’imprimer le
bordereau de transmission aux
vérificateurs et le document de
travail pour ces derniers.
Après analyse de l’Unité de Contrôle
de Conformité le procès-verbal sera

[49]
Ce barème est modifié à la fin de
la tabulation, pour permettre la
saisie des PVs dont les votes
individuels dépassent le barème
fixé et qui, après vérifications
au contrôle de Conformité, se
révèlent non frauduleux.
soit mis à l’écart (s'il est
entaché de fraude) ou bien jugé
régulier et devant être pris en
compte (si tous les documents sont
corrects). Dans ce dernier cas, la
saisie sera réalisée après
augmentation du barème.
4. Total des votes valides, à savoir
la somme des votes de tous les
candidats plus « okenn kandida »,
dépasse le barème établi dans la
base de données en fonction d’un
taux de participation estimé. Dans
le cas des élections sénatoriales
pour deux tiers, le total des
votes valides ne doit pas dépasser
2 fois un nombre total de
bulletins calculé avec ledit taux
de participation.
Envoyer à contrôle de conformité à
travers l’Unité de Control Visuel 2
afin d’imprimer le bordereau de
transmission aux vérificateurs et le
document de travail pour ces
derniers.
Après analyse de l’Unité de Contrôle
de Conformité le procès-verbal sera
soit mis à l’écart (s'il est
entaché de fraude) ou bien jugé
régulier et devant être pris en
compte (si tous les documents sont
corrects). Dans ce dernier cas, la
saisie sera réalisée après
augmentation du barème.
5. Ecart entre le candidat ayant le
plus grand nombre de votes sur le
PV et son poursuivant immédiat
dépasse un barème fixé.
saisie des PVs dont l'écart entre
le candidat ayant le plus grand
nombre de votes sur le PV et son
poursuivant immédiat dépasse le
barème fixé et qui après
vérifications au contrôle de
Conformité se révèlent non
frauduleux.
6. La valeur « Ki bon » saisie
dépasse le barème établi dans la
base de données.
saisie des PVs qui après
vérifications au contrôle de

[50]
Conformité se révèlent non
frauduleux.
N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de 2eme saisie le système l'indiquera
et précisera l'étape du processus à laquelle il faut envoyer le PV.
6.4. Considérations spécifiques
Durant la tabulation proprement dite, la base de données n’est pas accessible pour
effectuer la saisie des PVs bloqués automatiquement par le système.
Une fois terminée la tabulation des PVs reçus et acceptés pour traitement
conformément au décret électoral, la recherche des PVs manquants considérée comme
complétée, le DCTV autorise la modification des critères de vérification automatique
afin de permettre la saisie des PVs bloqués automatiquement par le système et qui ont
été vérifiés par les vérificateurs et déclarés acceptables pour la saisie. Une fois
cette opération complétée les critères sont de nouveau rétablis et à la fin du processus
de tabulation la base de données est verrouillée définitivement.
L'objectif d'envoyer le PV au contrôle visuel #2 est de pouvoir imprimer pour les
vérificateurs de l'UCC qui devront vérifier ledit PV:
 Le bordereau de transmission aux vérificateurs du PV qui devra mentionner le
motif d'envoi à l'UCC
 Le procès-verbal de disposition qui sera utilisé par les vérificateurs pour
leurs analyses et décisions.

[51]
7. Contrôle de qualité de saisie
7.1. Principes
Afin de mieux armer le CTV pour filtrer les PVs frauduleux, l’UCQ-S joue deux rôles.
D’abord, son rôle traditionnel de contrôle de saisie est maintenu afin de continuer à
assurer une saisie exacte et sans erreur. Un deuxième rôle est maintenant assigné à
l’UCQ-S : celui d’agir comme troisième contrôle visuel.
Tous les PVs tabulés sont contrôlés. En principe, l’UCQ-S reçoit deux types de
PVs :
 PVs saisis et ne présentant pas d’anomalie ;
 PVs saisis après être passés par l'unité de contrôle de conformité qui a
autorisé leur prise en compte après vérification. Ces PVs sont facilement
identifiables car ils portent un point vert afin de rendre leur
identification plus facile.
Une fois la double saisie complétée, le PV arrive à l’aire de contrôle de qualité
où l’opérateur-contrôleur saisit le code de référence du PV qu’il a en main et
l’application consulte la base de données et affiche les données saisies à l'unité de
saisie.
L’opérateur du contrôle de qualité doit alors comparer les deux saisies affichées
aux votes contenus sur le PV en format papier qu’il a en main.
Il prend alors l’une des dispositions suivantes :
 Si les deux comparaisons effectuées sont concluantes i.e. que les données
affichées par le système sont identiques aux données du PV qu’il a en main,
le PV est accepté et envoyé à l’Aire d'Archivage ;
 En cas de désaccord des données comparées, le PV est envoyé à la saisie 1 en
passant par la réinsertion (cas où données affichées différentes des données
sur le PV Physique);
N.B. : Les données du premier cycle de saisies ne sont pas effacées de la base de
données, mais conservées dans un espace à part de la base de données afin de maintenir
la traçabilité des opérations.
7.2. Procédure
Ce module permet d’effectuer un contrôle visuel avant l’envoi d’un PV à l’Unité
d'Archivage où il doit être stocké définitivement.
1. Comme pour les autres modules, l’opérateur doit entrer son nom d’usager et son mot
de passe. Pour cette opération comme pour toutes les suivantes, la base de données
note l’identité de l’opérateur et la date/heure de la transaction. Le système
présente l’écran suivant :

[52]
2. L’opérateur saisit le numéro du PV à contrôler, et appuie sur la touche « Enter »
sur le clavier. Le système affiche un petit écran, dans lequel l’opérateur doit
confirmer le numéro du PV à contrôler. L’opérateur saisit le numéro du PV pour
s’assurer qu’il est correct et appuie sur la touche « Enter ».
3. Si le PV ne correspond pas à l'étape de Contrôle de qualité le système l'indiquera
4. Le contrôleur doit cliquer « OK ». Il peut alors saisir un nouveau numéro de PV.
5. Pour ce nouveau PV, le système réalisera également une vérification et si le numéro
saisi n’existe pas dans la base de données, le message suivant apparait :

[53]
Remarque importante : Si le système affiche ce message alors que le contrôleur est
certain du numéro saisir il en référera à son superviseur.
6. Le contrôleur clique sur la touche « OK ». Il ou elle pourra alors saisir le bon
numéro.
7. Si les numéros de PV sont identiques et si le PV existe dans la base de données, le
système affiche toutes les données correspondantes du dit PV y compris les candidats
ainsi que le nombre de votes qu’ils ont obtenus. Voir l’exemple de l’écran suivant :
8. Si les listes des candidats, des partis politiques ou des votes sont différentes des
données du procès-verbal, le contrôleur doit en référer à son superviseur et cliquer
sur le bouton « Annuler ». Le procès-verbal devra être soumis à un examen approfondi
par l’Unité de Contrôle de Conformité en passant d'abord par le contrôle visuel 2.
9. Une fois que l’opérateur a réalisé le contrôle visuel et vérifié que les données
affichées par le système sont identiques à celles du procès-verbal, le contrôleur
coche la case qui se trouve à droite de l’écran et clique sur « Sauvegarde ».

[54]
10. Si les données ne sont pas identiques, l’opérateur clique sur sauvegarder sans
cocher le champ « c’est bon » et le système demande de renvoyer le procès-verbal à
la saisie 1. Dans ce cas le PV est envoyé à la saisie 1 en passant d'abord par
l'unité de réinsertion.
11. Dans les cas où des erreurs sont commises à la saisie d'un PV par un opérateur, il
peut être nécessaire d'annuler les données déjà saisies. Dans ce cas, le PV est
envoyé au contrôle de qualité et ensuite à la réinsertion avant d'être renvoyé à la
saisie 1.
7.3. Contrôle visuel supplémentaire – Détection de PVs falsifiés
L’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie — UCQ-S — sert également de filtre
supplémentaire pour intercepter les PVs montrant des signes de fraude apparents qui
pourraient avoir échappé à l’UCV. L’opérateur applique les mêmes critères qui doivent
entraîner l’envoi d’un PV à l’Unité de Contrôle de Conformité. L’opérateur de l’UCV
doit en tout temps rester vigilant pour assurer qu’aucun PV visiblement altéré ne puisse
atteindre l’Aire de Saisie 1 avant d’avoir été examiné par l’Unité de Contrôle de
Conformité. Afin de pallier cette situation, l’UCQ-S joue un rôle de filtre
additionnel :
a) Le contrôleur effectue les vérifications prescrites et applique la procédure
et les critères de vérification décrits dans le tableau Critères d’envoi d’un
PV à l’Unité de Contrôle de Conformité vu dans la section Unité de contrôle
visuel;
b) Les PVs trouvés conformes sont envoyés aux archives.

[55]
c) Les PVs trouvés non conformes sont envoyés au Contrôle Visuel 2 en passant
par l'unité de réinsertion. L'unité de contrôle visuel transfert le procès-
verbal au Contrôle de Conformité.
d) En cas de difficulté ou de doute sur le traitement d’un PV, le contrôleur en
réfère à son superviseur ;
e) Si le cas ne peut être résolu au niveau du superviseur de l’UCQ-S, le
superviseur se réfère à son supérieur immédiat.
8. Réception à l'Unité de Contrôle de Conformité (UCC) des PVs
provenant de l’Unité de Contrôle Visuel 2
8.1. Principes
La manipulation des documents et le processus d’analyse et de décision de disposition
sont complexes. Afin d’assurer une consistance de traitement et de disposition des
PVs, l’UCC est appuyée par une équipe d’opérateurs préposés dont les fonctions sont de
fournir un appui aux vérificateurs dans la manipulation des sachets et des documents
afin d’accélérer le traitement. Ce groupe d’opérateurs est connu sous le nom d’Unité
d’Appui au Contrôle de conformité (UA-CC).
Cette unité opérationnelle joue donc un double rôle : elle reçoit les PVs envoyés
à l’UCC pour une vérification de conformité aux exigences du décret électoral et des
procédures applicables et aide les vérificateurs dans la manipulation des enveloppes
(ouverture pour analyse, fermeture et mise en boite après analyse etc.). A chaque
vérificateur de l’Unité de Contrôle de Conformité est associé un opérateur de l’UA-CC.
8.2. Procédure
1. Le superviseur de l’Unité d’appui au Contrôle de Conformité — UA-CC — reçoit les
boîtes d’archive contenant les PVs à soumettre au contrôle de Conformité et les
transmet à l’UCC accompagné des deux documents imprimés à l’Unité de Contrôle Visuel
à la Sous-section, Procédure de traitement.
2. Le PV de Disposition reste agrafé aux enveloppes plastiques, tandis que le Bordereau
de Transmission UCC est signé par un superviseur de l’UCC et demeure entre les mains
de l’opérateur de l’UA-CC jusqu’à la remise du PV à l’opérateur de l’UA-CC par le
vérificateur.
3. Une fois son évaluation terminée, chaque vérificateur de l’Unité de Contrôle de
Conformité remet à l’opérateur qui lui est associé l’enveloppe plastique et les
documents associés accompagnés d’un PV de Disposition dûment rempli et signé à
insérer dans le sachet par l’opérateur de l’UA-CC.
4. L’opérateur de l’UA-CC procède alors à la remise en enveloppe des documents et ferme
l’enveloppe avec une tape transparente.
5. L’opérateur change alors le statut du PV soit pour la saisie (en y apposant un point
vert) soit pour la mise à l’écart (en y apposant un point rouge) selon la décision
indiquée par le vérificateur sur le PV de disposition.

[56]
6. Les enveloppes de procès-verbaux sont alors mises, selon le cas, dans des boîtes;
Ces boîtes sont transférées à l’unité de réinsertion.
8.3. Règles spécifiques
L’appui au processus de contrôle de Conformité permet d’optimiser l’usage des
ressources du l’UCC. Chaque vérificateur membre des équipes de l’UCC est jumelé à un
préposé, constituant ainsi des paires individuelles de traitement des PVs. Le
Vérificateur de la paire peut donc s’assurer en tout temps de l’intégrité du traitement
de chaque enveloppe transparente qu’il doit étudier. Le préposé effectue les tâches
indiquées ci-dessous. Afin d’améliorer les conditions de travail et de traitement des
PVs en examen à l’UCC, les règles suivantes sont appliquées:
a) Les boîtes d’archive contenant les enveloppes transparentes de PVs à examiner
sont rangées près de chacun des préposés ;
b) Le préposé prend une enveloppe transparente dans une des boîtes d’archive reçues
de l’Unité de l’UCV ou de l’UCQ-Saisie ;
c) Le préposé dégrafe le PV de Disposition de l’enveloppe transparente;
d) Le préposé ouvre minutieusement l’enveloppe transparente à l’extrémité du rabat
du scellé existant, en présence du vérificateur qui lui est jumelé ;
e) À aucun moment, un membre d’une paire de traitement ne peut manipuler des documents
ou des enveloppes en examen par une autre paire de traitement ;
f) Le préposé transmet au vérificateur jumelé le PV de Disposition et l’enveloppe
ouverte, mais n’en retire pas les documents ;
N.B. : Le préposé peut ouvrir plusieurs enveloppes à l’avance, mais le nombre
doit rester limité, et en aucun cas une interruption pour une pause ne devra
laisser des enveloppes transparentes ouvertes sans surveillance.
g) Le vérificateur traite l’enveloppe transparente et son contenu conformément aux
exigences du décret électoral et en particulier de son article 171.1 ;
h) Après avoir réalisé les vérifications et opérations de Contrôle de Conformité,
et le PV de Disposition UCC rédigé et signé, le vérificateur remet au préposé
l’ensemble des documents accompagnés du PV de Disposition UCC, et l’enveloppe
transparente ;
i) Le préposé vérifie qu’il reçoit bien tous les documents cochés par le vérificateur
sur le PV de Disposition ;
j) Le préposé vérifie que le PV de Disposition UCC a bien été rempli :
 Toutes les sections remplies ;
 Tous les documents identifiés retournés au préposé ;
 Le ou les motif(s) de la décision de mise à l’écart cochés, s’il y a lieu ;
 Le détail de la décision indiqué ;

[57]
 La décision de disposition indiquée ;
 Le PV de Disposition UCC dûment daté et signé, et le vérificateur identifié;
k) Une fois les vérifications complétées, le préposé insère les documents dans
l’enveloppe Transparente, s’assure qu’il les a placés dans l’ordre approprié,
c'est-à-dire :
 PV sur le dessus de la pile, et lisible au recto de l’enveloppe Transparente,
 Liste(s) d’émargement, si elle(s) est (sont) disponible(s),
 Feuille de décompte, si elle est disponible,
 PV d’incident, s’il est disponible,
 PV d’irrégularité, s’il est disponible,
 Tout autre document, tel le Procès-verbal de Rectification ;
 Ce document devra être placé face orientée verso ;
 Finalement, sous la pile, et également orienté verso, le PV de Disposition
UCC, celui-ci sera donc orienté de telle façon qu’il sera immédiatement
visible lorsque l’on retournera le sachet à l’envers ;
l) Le préposé scelle l’enveloppe transparente en s’assurant que le rabat du scellé
précédent est orienté vers l’arrière du sachet, du côté opposé au PV pour faciliter
la saisie subséquente et maintenir la qualité de la numérisation ;
m) Si le PV est destiné à la mise à l’écart, le préposé appose un point autocollant
circulaire rouge sur l'enveloppe ou sur le PV de disposition en prenant soin de
ne pas cacher le numéro du PV ;
n) Si le PV est destiné à la prise en compte, le préposé appose un point autocollant
circulaire vert sur l'enveloppe ou sur le PV de Disposition UCC en prenant soin
de ne pas cacher quelque donnée que ce soit ;
N.B. : Les PVs sont après vérification de la décision des vérificateurs
transférés à l’unité de réinsertion si la décision est correcte ou retournés à
d’autres vérificateurs pour une nouvelle analyse si la décision est incorrecte.

[58]
9. Examen approfondie des procès-verbaux (Contrôle de Conformité)
9.1. Principes
L’Unité de Contrôle de Conformité — UCC — a pour rôle d’examiner les PV douteux et
de désigner ceux qui sont irrecevables et qui ne doivent pas être pris en compte dans
les résultats préliminaires suivant l’article 171.1 du décret électoral de mars 2015.
Dans le cas de procès-verbaux ayant des ratures mais qui ne présentent pas de tentatives
évidentes de falsifications frauduleuses, l’unité de Contrôle de Conformité doit
vérifier les votes figurant sur ces procès-verbaux en se basant sur la Liste
d’Emargement et la feuille de décompte et indiquer sur la base de ces vérifications et
du décret électoral les données à prendre en compte.
C'est également à l'Unité de Contrôle de Conformité d'analyser les PVs bloqués
automatiquement à la saisie 2 par le système informatique à cause d'un critère de
validation non vérifié.
N.B. : L’UCC est une unité opérationnelle spécialisée du CTV et ses décisions sont
de nature technique et administrative et n’ont pas pour but de devancer ni de remplacer
le processus légal de contestation et des BCED/BCEN.
9.2. Critères et dispositions selon l’article 171.1 du décret électoral de
2015
Cette sous-section définit les critères qui déterminent la décision qui sera
indiquée par le vérificateur de l’UCC sur le PV de Disposition établi suite à ses
vérifications. Nous attirons l'attention sur ce passage de l'article 171.1 du décret
électoral de 2015 : "Peut être déclaré irrecevable par le Centre de Tabulation...".
Donc les critères qui vont suivre n'impliquent pas obligatoirement la mise à l'écart
d'un procès-verbal.
Situation Décision au CTV
Article du
décret de
2015
a Le procès-verbal produit sur un
imprimé non-authentique
Mise à l’écart 171.1
b Le procès-verbal dont l’imprimé
est authentique mais ne
correspondant pas au bureau de
vote concerné
c Le procès-verbal sur lequel des
données de votes sont manquantes
Mise à l’écart si les votes
manquants ne peuvent pas être
vérifiés et reconstitués avec
la feuille de comptage au
niveau de l’Unité de Contrôle
de Conformité
171.1

[59]
d Le procès-verbal dont les parties
ou sont inscrits les votes sont
non saisissables
Mise à l’écart s’il n’y a aucun
moyen de rendre lisible les
votes.
171.1
e Le procès-verbal ayant des
ratures et montrant des
tentatives d’altération
frauduleuses.
Mise à l’écart dans le cas où
l'altération est avérée après
analyse.
N.B. : Prendre en compte, dans
le cas de simples erreurs non
frauduleuses de la part des
MBVs, après vérification des
votes exacts en utilisant la
feuille de comptage. Si
nécessaire indiquer sur la
feuille de décision les votes à
saisir par l'opérateur de
saisie (indiquer les mêmes
votes qui figurent sur la
feuille de comptage). Dans le
cas où la vérification des
votes est impossible (absence
feuille de comptage) le PV est
mis à l'écart.
171.1
f Le procès-verbal présentant des
données de votes inscrites en
chiffres et en lettres non
concordantes.
Mise à l’écart s’il est
impossible de vérifier les
votes exacts en utilisant la
feuille de comptage. S'il y
parvient le vérificateur
indique les votes à saisir sur
sa feuille de décision.
171.1
g Le procès-verbal sur lequel le
nombre total de votes est
supérieur au nombre d’électeurs
prévus pour le BV.
h Le procès-verbal dont la Liste
d’Emargement correspondante est
absente.
individuels et/ou les écarts
entre les deux candidats en
premières positions sont
excessifs.
171.1
i Le procès-verbal pour lequel la
Liste d’Emargement est
individuels et/ou les écarts
171.1

[60]
disponible, mais ne correspond
pas audit procès-verbal
entre les deux candidats en
premières positions sont
excessifs.
j Le procès-verbal pour lequel la
Liste d’émargement correspondante
présente un nom d’électeur coché
sans numéro de CIN.
Mise à l’écart
171.1
k Le procès-verbal dont la LEP
correspondante présente des faux
numéros de CIN.
l Le procès-verbal pour lequel le
nombre de numéros de CIN n’est
pas égal au nombre total des
votes inscrits au procès-verbal.
Mise à l’écart pour élections
présidentielles, de députés,
municipales, ASEC, CASEC,
délégués de ville et 1/3 sénat
si :
Nombre total de votes valides
sur PV supérieur au Nombre
total de numéros de CINs sur
les Listes d’Emargement
N.B : Le nombre total de votes
valides ne doit pas dépasser le
nombre total d’électeurs prévus
pour le BV.
171.1
Mise à l’écart pour élections
2/3 sénat si :
Nombre total de votes valides
sur PV supérieur à deux fois le
Nombre total de numéros de CINs
sur la Liste d’Emargement plus
deux fois le nombre total de
CIN des électeurs
N.B. : Il faut souligner que
pour le cas où il y a deux
postes de sénateur, chaque
électeur a le droit de voter
pour un ou deux candidats sur
le même bulletin.
N.B : Le nombre total de votes
valides ne doit pas dépasser

[61]
deux fois le nombre total
d’électeurs prévus pour le BV
Dans les cas contraires, pris
en compte s’il n’y a pas de
faux CINs.
m Le procès-verbal présentant tout
autre motif non conforme à la loi
n Le procès-verbal non conforme à
la feuille de comptage
o Le procès-verbal qui ne présente
pas les signatures des MBV
Pris en compte en absence de
paraphes si les noms et les CIN
d'au moins deux MBV figurent
sur le PV dans la zone
d'identification au bas du PV.
Mise à l’écart dans le cas
contraire.
168
p Le procès-verbal qui ne présente
que les signatures des MBV
Prise en compte
168 et
168.1
q Le procès-verbal ayant des
ratures mais ne montrant pas une
tentative évidente d’altérations
frauduleuses.
Pris en compte après
vérification des votes.
r PV vierge Mis à l'écart
9.3. Critères de vérification et de décisions
1. Ratures : Le CTV distingue les ratures avec tentatives d'altérations frauduleuses
des simples erreurs dues à un manque de formation ou de niveau intellectuel du MBV.
Les erreurs ne sont pas une cause de mise à l'écart d'un PV. Dans ce dernier cas,
le vérificateur peut en utilisant la feuille de comptage indiquer sur la feuille de
décision qu'il utilise pour ses vérifications les nombres exactes de vote à
considérer pour le ou les candidats victimes de ces erreurs.
2. Absence de Liste d’Emargement : Les enveloppes transparentes sénateur et député ne
contiennent normalement pas de Listes d’Emargement si ces élections sont réalisées
en tandem avec une élection présidentielle. La Liste d’Emargement va dans l’enveloppe
qui contient le procès-verbal président. Dans le cas où il n’y a pas d’élection
présidentielle mais des élections législatives pour les sénateurs et les députés,

[62]
les Listes d’Emargement doivent être insérées dans l’enveloppe contenant le procès-
verbal pour les élections sénatoriales.
En conséquence :
 Dans le cas d’une élection présidentielle réalisée en tandem avec des
élections législatives, le motif d’absence de Listes d’Emargement ne peut
être invoqué pour un PV sénateur ou député que si l’absence des listes
d’Emargement a été vérifiée dans l’enveloppe Président ;
 Dans le cas d’élections purement législatives, le motif d’absence de Listes
d’Emargement ne peut être invoqué pour un PV député que si l’absence de
Listes d’Emargement a été vérifiée dans l’enveloppe sénateur.
N.B. :
• Dans le cas d’un PV arrivant au contrôle de Conformité sans Liste d’Emargement, il
faut demander au service des archives de vérifier si les listes d’émargement
correspondante n’a pas été livrée séparément au CTV.
• L'absence des listes n'implique pas nécessairement la mise à l'écart du PV si l’imprimé
est authentique et que le vérificateur estime que les votes individuels figurant sur
le PV et les écarts entre les deux candidats qui arrivent en premières positions sur
le PV ne sont pas excessifs et qu’en plus les votes ne présentent aucune trace
d'altérations frauduleuses. Le vérificateur peut alors vérifier les votes inscrits
sur le PV en s’aidant de la feuille de comptage. Si la feuille de comptage est aussi
absente alors le PV est mis à l’écart.
9.4. Procédure
Cette sous-section décrit les opérations qui doivent être accomplies par les
vérificateurs membres de la sous-unité opérationnelle de l’UCC.
1. Obtenir les documents du membre de l’unité d’accompagnement qui est jumelé avec lui.
2. Identifier les documents reçus et coche les cases appropriées du PV de Disposition
UCC.
3. Vérifier que le PV a été rédigé sur un imprimé authentique.
4. Si oui, s’assure que l’imprimé utilisé correspond bien au BV en examen.
5. Vérifier l’identité du PV – numéro et code d’identité du BV pour s’assurer que le
document reçu correspond bien au cas soumis.
6. Vérifier la présence de toutes les données de votes requises, y compris pour la
mention « Okenn kandida ».
7. Vérifier que les parties sensibles du PV sont lisibles, en particulier les votes.
8. Vérifier que le PV ne présente pas de ratures et recherche tout signe de tentative
d’altérations frauduleuses des données de votes inscrites sur le PV.

[63]
9. Vérifier la concordance entre les données de votes inscrites en chiffres et en
lettres.
10. Vérifier la présence des Listes d’Emargement.
11. Vérifier que les listes d’émargement trouvées correspondent au PV soumis à l’examen.
12. Rechercher la présence de crochets ou de X et l’absence de numéros de CIN.
13. Vérifier la présence des signatures des Membres de Bureau de Vote au bas du PV —
MBVs.
N.B. : Le PV est considéré signé, même en absence de paraphes, si les noms et les
CIN d'au moins deux MBVs figurent sur le PV dans la zone d'identification au bas
du PV et que le PV est signé par certains mandataires de partis et/ou observateurs
(Noms, CIN, mandataires ou observateurs suffisent).
14. Vérifier que le nombre de numéros de CIN sur les Listes d’Emargement par rapport au
nombre total des votes inscrits au PV.
15. Vérifier que les numéros de CIN inscrits sur les listes d’Emargement correspondent
aux valeurs des codes à barres imprimés sur celle-ci, à l’aide du lecteur de code
à barres disponible à chaque poste de travail de l’UCC en utilisant la, Procédure
de Vérification des Numéros de CIN ci-dessous. Les CIN non-inscrits sur les Listes
d’Emargement sont vérifiés en les tapant directement dans le champ NIN de la fenêtre
de l’application informatique.
16. Vérifier la feuille de comptage si elle est disponible et s’assure que le procès-
verbal est conforme à ladite feuille.
17. Remplir le PV de Disposition UCC qui a été imprimé et transmis par le contrôle
visuel: Cocher la ou les cases de Motifs(s) de mise à l'écart identifiés, remplir
les sections de détails du ou des motifs, fournir les instructions appropriées.
18. Si le PV ne répond à aucun des critères de non-recevabilité, l’UCC décide sa « prise
en compte » dans les résultats préliminaires.
19. Si un vérificateur de l’UCC ne peut résoudre un cas particulier, celui-ci se réfère
au superviseur de l’unité qui à son tour peut se référer à son supérieur immédiat
ou au DCTV pour des avis techniques sur le cas.
20. Signer et indiquer la date et l’heure de fin de l’examen du PV.

[64]
Exemple de procès-verbal de disposition à imprimer par l’opérateur de contrôle
visuel pour le contrôle de Conformité :

[65]

[66]
10. Vérification des Numéros d’Identification National (NIN/CIN)
10.1. Principes
La vérification des CINs enregistrés sur les listes d’Emargement par les MBV est un
élément important lors de l’examen approfondie des procès-verbaux et des autres
documents associés. C'est un moyen de détecter les PVs dont les votes sont entachés de
fraude, surtout dans les cas des PVs sur lesquels figure un nombre anormalement élevé
de votes pour un candidat en particulier.
Un module informatique spécifiquement développé à ce sujet, permet la vérification
des numéros enregistrés sur les Listes d’Emargement. La vérification est possible grâce
à la base de données de la liste électorale générale qui est disponible au CTV.
10.2. Procédure
1. Pour effectuer cette vérification, comme toutes les autres, le vérificateur doit
entrer son nom d’usager et son mot de passe. Pour cette opération comme pour toutes
les autres activités de communication avec la base de données, celle-ci note
l’identité du vérificateur et la date et le moment de la transaction – heure-minute-
seconde. Le système affiche alors la fenêtre suivante :
2. Avant de vérifier les CINs sur une Liste d’Emargement, le vérificateur devra indiquer
le No du PV correspondant.
3. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé dans les Listes d’Emargement.
N.B. : L’opérateur peut également saisir le numéro manuellement.

[67]
4. Une requête sera automatiquement faite à la base de données de la liste électorale.
5. Le nom et le numéro d’identification national de l’électeur seront affichés à
l'écran ;
6. Cliquer sur le bouton pour effectuer une nouvelle requête ;
N.B. : La mise à l’écart d’un PV pour absence de Liste d’Emargement n'entraîne pas
automatiquement la mise à l'écart de tous les PVs du bureau de vote. Les autres PVs
sont analysés et pris en compte dans les cas où les votes individuels et les écarts
entre candidats ne sont pas excessifs et si les PVs en question ne présentent pas des
altérations frauduleuses. Désormais dans le cas d'une mise à l'écart pour faux CIN ou
encore pour cause de noms cochés sans CIN ou pour présence de croix sans signatures ou
empreintes sur les Listes d’Emargement tous les PVs du bureau de vote seront mis à
l'écart.

[68]
11. Contrôle de qualité sur les activités de l’UCQ
11.1. Principes
Cette unité a pour responsabilité de procéder à un contrôle de la Conformité du
traitement des PVs par l’Unité de Contrôle de Conformité. Le contrôle comporte les
opérations ci-après.
11.2. Procédure
1. Prélèvement systématique de PV déjà traités par les vérificateurs de l’UCC et avant
leur envoi à l’unité de réinsertion ;
2. Examen des PVs prélevés selon les mêmes critères de vérification appliqués par l’UCC;
3. Vérification des motifs évoqués par le Vérificateur de l’UCC ;
4. Validation de la décision de disposition prise par l’UCC:
 Si le traitement du PV est trouvé conforme, on envoie les documents à l'unité
de réinsertion ;
 Si le traitement est trouvé non-conforme aux procédures et au décret électoral
Contrôle visuel de Conformité, le PV est renvoyé aux Vérificateurs pour
deuxième traitement ;
5. En cas de besoin un vérificateur peut référer les cas non conformes qui le dépassent
à son supérieur hiérarchique immédiat ou au DCTV.

[69]
12. Réinsertion des procès-verbaux après examen approfondie
12.1. Principes
L’opérateur de l’unité de réinsertion (URI) change l’état du PV dans le système
conformément à la décision des vérificateurs.
Un point vert est apposé sur le PV conforme qui doit être envoyé à la saisie et un
point rouge sur celui qui est destiné à la mise à l’écart.
Les boîtes d’archive des PVs acceptés sont alors acheminées le plus rapidement
possible soit à l’Aire de Saisie 1 pour traitement.
Les boîtes d’archive contenant les PVs mis à l’écart sont stockées en lieux sûr
pour vérification et traitement approprié.
Le module informatique utilisé pour la réinsertion permet d’exécuter deux tâches
spécifiques :
a) Permettre de débloquer un PV pour la saisie ou la saisie à nouveau des données
par l’Unité de Saisie 1. Un PV bloqué appartient à l’un des deux groupes
mentionnés ci-dessous :
 Les PVs qui ont été envoyés de l’UCV à l’UCC pour examen détaillé par
les Vérificateurs et qui, après décision de l’UCC, doivent être pris en
compte pour inclusion dans les résultats préliminaires ;
 Les PVs envoyés à l’Unité de Contrôle de Qualité de Saisie — UCQ-S —
pour la vérification finale avant leur archivage et qui ont été rejetées
par l’UCQ-S, parce qu’ils présentaient des différences entre les données
saisies et les données inscrites sur le PV ;
b) Effectuer la mise à l’écart des PVs qui après examen par les vérificateurs de
l’UCC, doivent être mis à l’écart et dont les données seront exclues des
résultats préliminaires.
12.2. Procédure
1. L’opérateur a accès au module avec un nom d’utilisateur et un mot de passe valides.
Le système affiche la fenêtre suivante :
2. L’opérateur clique sur le bouton qui correspond à l’activité désirée.

[70]
3. Pour la prise en compte (option A) d’un PV, l’opérateur doit suivre les étapes 4
jusqu’au 8. Pour la mise à l’écart (option B), l’opérateur doit suivre les étapes 9
jusqu’au 19.
Option A : Prise en compte
4. Après avoir cliqué sur le bouton « Prise en compte », l'écran suivant s'affiche :
5. L’opérateur saisit le numéro du PV dans les deux champs exigés par le système. Afin
de pouvoir confirmer le numéro saisi l’opérateur doit presser la touche « Entrer »
après chaque saisie du numéro du procès-verbal. Le système affiche ensuite toutes
les données figurant dans l'en-tête du PV dont le numéro vient d'être saisi, et le
bouton « Entrer » est activé.
N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de réinsertion le système l'indiquera
6. L’opérateur doit cliquer sur le bouton « Entrée » afin de pouvoir enregistrer les
données d’un procès-verbal. Le système affiche alors le message suivant comme
confirmation :
7. L’opérateur clique sur le bouton « OK » pour que le système nettoie la fenêtre afin
de pouvoir saisir les données d’un autre PV ;

[71]
8. L’opérateur clique sur le bouton « Sortir » pour quitter ce module ;
Note importante : Aucune donnée n’est détruite dans cette procédure, les données
sont seulement transférées dans une table auxiliaire pour assurer la traçabilité future.
Option B : Mise à l’écart
9. Après avoir cliqué sur le bouton « Mise à l’écart », l'écran suivant s'affiche :
10. L’opérateur saisit le numéro du PV dans les deux champs exigés par le système. Afin
de pouvoir confirmer le numéro saisi l’opérateur doit presser la touche « Enter »
après chaque saisie du numéro du procès-verbal. Le système affiche ensuite toutes
les données figurant dans l'en-tête du PV dont le numéro est saisi, et le bouton
« Entrer » est activé.
11. Si l'opérateur ne saisit pas le même numéro de PV, le système exige une autre fois
la saisie du numéro de PV jusqu'à obtenir une saisie identique.
12. Si le numéro de numéro de PV n’existe pas dans la base de données, le système
affiche le message suivant :

[72]
13. L’opérateur clique sur le bouton « OK » et le système nettoie la fenêtre afin de
pouvoir recommencer à l'étape 10).
14. Si le numéro de PV saisi est correct, les données du PV sont affichées par le
système :
N.B. : Si le PV ne correspond pas à l'étape de réinsertion le système l'indiquera
15. L’opérateur saisit à l'écran les données du PV de disposition rédigé par un des
vérificateurs de l’UCC comme celui-ci les a inscrites dans la section de contenu
des enveloppes transparentes dans la section de(s) motif(s) de mise à l’ écart.

[73]
16. L’opérateur doit sélectionner au moins une option pour chaque section. Dans le cas
contraire, le système affiche les messages suivants au moment de sauvegarder les
données du PV de Disposition dans la base de données :

[74]
17. L’opérateur clique sur le bouton « Entrer » et le système affiche une confirmation
du PV dont les données de mise à l’écart ont été enregistrées dans ce module :
18. L’opérateur clique sur « OK » pour saisir la mise à l’écart d’un autre PV.
19. L’opérateur clique sur le bouton « Sortir » pour quitter ce module.
N.B. : Pour des raisons de gestion de la mise à l'écart, le DCTV peut exiger de
bloquer la partie de ce module permettant la mise à l'écart et/ou celle permettant la
prise en compte de façon à empêcher l'enregistrement des PVs traités par les
vérificateurs avant qu'ils soient vérifiés au contrôle de qualité.
13. Vérification des données saisies
13.1. Principes
Ce module permet la vérification des données saisies au CTV pour un procès-verbal
pendant le processus de tabulation des votes.
13.2. Procédure
1. L'écran suivant s'affiche au moment d’avoir accès au module :

[75]
2. Vérifier que le lecteur de code à barres est connecté à l'ordinateur ;
3. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé sur le procès-verbal ;
4. Les données saisies pour le procès-verbal apparaissent alors à l’écran.
5. Pour effectuer une nouvelle consultation, cliquez sur << Annuler>> Et recommencez à
l’étape 3.
14. Unité de Transport des enveloppes transparente (TEE) – U-TRP
(Messagers)
Afin de régulariser le flux des enveloppes transparentes (TEE) entre les diverses
unités opérationnelles de tabulation, le CTV est doté d’une unité de transport
spécialisée. Cette unité a pour rôle de maintenir une liaison constante entre les
unités opérationnelles, d’éviter les accumulations d'enveloppes transparentes TEE entre
ces dernières et ainsi de maintenir une circulation aussi régulière que possible
desdites enveloppes.
Le transport des enveloppes est assuré par des opérateurs portant le titre de
messagers.
Chaque unité de tabulation a un ou deux messagers qui lui sont affectés. Ceux-ci
travaillent sous la supervision directe du Superviseur de l'unité de tabulation
concernée. En plus de superviser le travail de son unité, le Superviseur observe la
progression des enveloppes TEE entre son unité et les deux autres qui lui sont
directement liées dans le processus (l'une en amont et l'autre en aval), décèle les
accumulations inutiles d'enveloppes dans son unité et en coordonne le transport avec
les superviseurs des autres unités opérationnelles concernées.

[76]
15. Vérification de l’état d’un PV dans le système
15.1. Principes
Ce module permet la consultation de l'état présent d’un procès-verbal pendant le
processus de tabulation des votes.
15.2. Procédure
6. L'écran suivant s'affiche au moment d’accéder au module :
7. Vérifier que le lecteur de code à barres est connecté à l'ordinateur ;
8. Pointer le lecteur sur le code à barres déjà imprimé sur le procès-verbal ;
9. Une requête est automatiquement faite à la base de données ;
10. L’état présent et l’indication de la zone à laquelle le procès-verbal doit être
envoyé sont affichés à l'écran :
11. Pour effectuer une nouvelle consultation, recommencer à l'étape 3).

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