Coffre-fort Salarié : pour les questionnaires RPS et QVT

Coffre-fort Salarié - BlueKanGo - Mai 2015 - Tous droits réservés 1
Coffre-fort Salarié
Pour garantir la confidentialité des
enquêtes QVT, RPS et des déclarations
de souffrance au travail
Coffre-fort salarié
www.rh.bluekango.com

SOMMAIRE
I. La réglementation française................................................................ P3
II. Les prédispositions de BlueKanGo au coffre-fort
garant de la confidentialité des salariés................................................ P3
III. Un médecin garant des données des salariés........................................ P4
IV. Un savoir-faire unique en matière de sécurisation
et d'anonymisation des données........................................................... P5
• Agrément HDS (Hébergement Données de Santé)........................................... P5
• Médecin à la Hotline......................................................................................... P5
• Cryptage du coffre-fort..................................................................................... P5
V. Le coffre-fort, outil innovant du dialogue social
et de la performance économique....................................................... P6
VI. Le coffre-fort complémentaire du dispositif BDES / BDU..................... P6
VII. Le fonctionnement du coffre-fort .......................................................... P7
VIII. Enquêtes et Plan de Progrès en 5 étapes.............................................. P10
BLUEKANGO, OPERATEUR DE BIEN-ETRE AU TRAVAIL
BlueKanGo est l'unique acteur sur le marché européen à garantir aux salariés, au sein d’un coffre-
fort, la confidentialité de leurs déclarations personnelles en matière de Risques Psychosociaux
(RPS), de Qualité de Vie au Travail (QVT) et d'équilibre vie professionnelle / vie privée.
• Le salarié se confie en toute transparence et sécurité en répondant aux questionnaires
certifiés tiers de confidentialité RPS & QVT.
• Le salarié accède au formulaire de déclaration de souffrance au travail à tout moment.
• BlueKanGo transmet à l'entreprise les données anonymisées les enquêtes de ses salariés. Elle
peut ainsi les exploiter pour améliorer sa performance sociale avec un plan de progrès de
Bien-être au Travail.

La réglementation française
BlueKanGo garantit dans son "coffre-fort salarié" la confidentialité des données des salariés
conformément :
A la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés sous la
responsabilité de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Dans le
cadre de sa mission de protéger les données personnelles, la CNIL a déjà été amenée à
conseiller les entreprises et instances représentatives du personnel de stopper certaines
enquêtes QVT et RPS menées en interne sans coffre-fort réglementaire.
Au cadre législatif associé à l'agrément des hébergeurs de données de santé (HDS) à
caractère personnel fixé par l’article L. 1111-8 du code de la santé publique. Cette
réglementation HDS concerne l'accès aux informations relatives à la santé d'une personne et
détenues par un hébergeur agréé qui serait demandées par la personne concernée ou son
ayant droit. En effet les données QVT et RPS s'avèrent être des données de santé des salariés
et exigent des précautions en termes d’hébergement, de cryptage et sécurité et de contrôle
par un médecin.
Les prédispositions de BlueKanGo au coffre-fort
garant de la confidentialité des salariés
Éditeur de BMS, le logiciel SaaS (Software-as-a-Service) de gestion QHSE configurable par
chaque client en fonction de ses process internes, BlueKanGo procure une haute
performance à la fois qualitique, sociale et sociétale aux entreprises et structures publiques.
BlueKanGo a été fondée par 3 professionnels de la santé dans le début des années 2000 et
travaille historiquement sur des métiers très sensibles comme la santé. La société est
devenue en 15 ans la référence dans le secteur des établissements de santé avec 34% du
marché français et dans la santé au travail avec 30% des services inter-entreprises français.
BlueKanGo a ancré dans son ADN le métier d’opérateur de confiance pour le traitement des
données sensibles de suivi de la santé au travail des salariés et de la gestion des sécurités
professionnelles et propose aujourd’hui le coffre-fort sécurisé pour les salariés.

Un médecin garant des données des salariés
Le Docteur Jean-Pierre DESCOURT, inscrit au Conseil National de l’Ordre des Médecins,
exerce la mission de Médecin de l'information médicale auprès de BlueKanGo. Il a une
mission directe au service des salariés utilisant le coffre-fort en organisant, traitant et
analysant l'information médicale qui pourrait s’y trouver et en garantissant la confidentialité
des échanges de ces données médicales.
Il peut ainsi recevoir toute demande émanant d’une personne dont les données sont
hébergées dans le coffre-fort qui vise à obtenir la communication, la rectification ou
l’effacement de tout ou partie de ses données hébergées. Il s’assure avant de satisfaire la
demande, de l’identité de la personne ou de son représentant. Il organise si besoin dans le
respect du secret professionnel, la transmission des données.
Un savoir-faire unique en matière de sécurisation
et d'anonymisation des données
Agrément HDS (Hébergement Données de Santé)
BlueKanGo s'engage contractuellement dans ses Conditions Générales
d'Exploitation avec un très haut niveau de sécurité, disponibilité et
confidentialité.
Depuis 13 ans l'hébergeur de BlueKanGo est Claranet, le leader européen de l'hébergement
sécurisé pour grands comptes. L'analyste Gartner le positionne tout simplement comme
leader sur l’Hébergement Managé en Europe. Véritables pionniers avec Claranet, nous
pouvons nous targuer d'avoir plus d'expérience que tous les autres éditeurs dans ce modèle
d'exploitation des logiciels. Nous avons dès le départ travaillé avec le bon hébergeur, et
n'enregistrons aucun incident majeur, coupure ou autre, en 13 années de collaboration.
BlueKanGo distingue bien son métier d'éditeur de celui d'hébergeur gérant des datacenters.
L'alchimie entre nos métiers avec Claranet nous a permis de proposer notre solution SaaS
avec un très haut niveau de sécurité, disponibilité et confidentialité que vous trouverez
décrit sur notre site internet.
En 13 années nous avons développé des programmes R&D et des savoir-faire innovants
concernant notre infrastructure SaaS. Certains sont confidentiel :
http://www.claranet.fr/bluekango-et-claranet-13-ans-de-partenariat-au-service-de-
l%E2%80%99innovation-et-du-saas.html

Claranet dispose de nombreux certificats :
• HDS (Hébergement de Données de Santé)
• ISO 27001 pour la sécurité des actifs IT
• PCI-DSS pour le transit et le stockage de numéros (carte bancaire...)
• ISO9001 de l'organisation et de la sécurité de Claranet-Grita
• ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pour l’administration des
services IT
Médecin à la Hotline
Du côté de sa Hotline, BlueKanGo dispose de son médecin inscrit au Conseil
National de l’Ordre des Médecins Français, le Docteur Descourt qui a la mission de
vérifier la qualité globale des informations et des procédures de suppression des
données.
Cryptage du coffre-fort
Pour éviter de transmettre des données nominatives d'un salarié à une
entreprise, BlueKanGo a développé une innovation technologique, l'INSCrypt
pour crypter l'identifiant nominatif d'un salarié d'une entreprise dans le Coffre-
fort de confidentialité RPS & QVT.
Le coffre-fort dispose d'un système d'authentification forte, c'est à dire un système
d'authentification pour lequel l'identité de l'utilisateur est assurée et qui empêche par
ailleurs l'utilisation de compte générique.
Le coffre-fort trace toutes les actions réalisées sur les utilisateurs (connexion, modification,
suppression, groupes, etc.) y compris les actions automatiques par exemple via imports. Le
coffre-fort trace de même toutes les actions réalisées (modification de structure, de
données, visualisation, redirection, suppression, changement d'état, génération de rapport,
etc.).

Le coffre-fort, outil innovant du dialogue social
et de la performance économique
Les acteurs économiques s’accordent à dire qu’aujourd’hui et plus encore demain que la
performance économique des entreprises ne peut se développer sans un bon climat social et
un engagement de leurs collaborateurs. Le législateur veut favoriser cette évolution du
mode de management des RH de l’entreprise notamment avec le loi relative à la sécurisation
de l'emploi de juin 2013 dans le prolongement de l’Accord National Interprofessionnel (ANI)
de janvier 2013.
Les partenaires sociaux ont signé en juin 2013 l’Accord National Interprofessionnel (ANI)
pour «une politique d'amélioration de la qualité de vie au travail et de l'égalité
professionnelle ». Pour les signataires, les effets de la qualité de vie au travail sur la
performance et la compétitivité sont directs et visibles. L’ANI a fourni, depuis, un premier
exemplaire de questionnaire de la QVT qui peut être utilisé tel quel ou adapté par les
services RH et intégré ensuite par BlueKanGo dans le coffre-fort. Ce questionnaire permet de
mesurer les perceptions qu’ont les salariés de concepts variés comme la satisfaction, la
conciliation vie privée/vie professionnelle, l’efficacité, la performance, la sécurité, la
rémunération…
Complémentaire du Document Unique et de la
base BDU-BDES
Les entreprises de plus de 50 salariés doivent transmettre aux représentants élus chaque
année les orientations stratégiques de leurs entreprises et mettre à leur disposition une Base
de Données Economiques et Sociales ou Base de Données Unique (BDES/BDU), rassemblant
un grand nombre d’informations stratégiques et financières. Cette base doit être mise à jour
régulièrement en fonction de l’actualité sociale de l’entreprise.
La BDU est l’opportunité pour les entreprises de favoriser le dialogue social par une
meilleure compréhension par les instances représentatives du personnel (IRP) des forces et
faiblesses internes de l’entreprise et des opportunités et menaces sur ses marchés.
Les actions QVT font l’objet de discussions avec les représentants élus et doivent
logiquement apparaître dans la BDU. Elles aboutissent à des actions correctives ou
préventives pilotées en commun entre la direction et les élus.
Les risques psychosociaux (RPS) identifiés dans les questionnaires doivent être inscrits dans
la BDU et alimenter les actions du Document Unique d’Evaluation des Risques professionnels
(DUER). Le DUER devient un outil central puisqu’il s’enrichit aussi des informations issues de
la mise en place du compte pénibilité et des fiches individuelles d’exposition comme le
demande la réforme sur les retraites.

Fonctionnement du coffre-fort
Chacun de vos salariés accède au "coffre-fort salarié", un site sécurisé qui lui permet de
remplir en toute confidentialité :
• Vos enquêtes RPS et QVT accessibles pendant les périodes que vous définissez
(nous préconisons une enquête par an ouverte sur quinze jours avant les entretiens
individuels annuels)
• De signaler une situation de souffrance au travail à tout moment. Si un de vos
salarié vit dans le cadre de son travail une situation qui génère une souffrance qui
l’accable ou s’il observe chez l'un de ses collègues de travail un état de souffrance
qui l'inquiète, il peut facilement remplir une déclaration de souffrance au travail
dans le coffre-fort salarié.

Son message sera reçu par notre médecin garant de la plus haute confidentialité
des informations qu’il lui confiera. Son alerte sera prise en charge par notre
médecin qui pourra au besoin :
Entrer en contact avec votre salarié pour un complément d'information
La transmettre si nécessaire et en toute confidentialité, au médecin du travail
en charge des salariés de votre entreprise.
• De demander l’accès à son dossier personnel du coffre-fort : Le salarié peut, à tout
moment, demander l'intervention du Médecin de BlueKanGo sur ses informations
personnelles se trouvant dans le coffre-fort dans le cadre de la loi n° 2002-303 du 4
mars 2002, relative aux droits des malades et conformément à l’article L. 1111-8 du
code de la santé publique relatif aux hébergeurs de données de santé (HDS) à
caractère personnel. La réglementation HDS concerne l'accès aux informations
relatives à la santé d'une personne et détenues par un hébergeur agréé qui serait
demandé par la personne concernée ou son ayant droit. La demande peut
concerner aussi bien les données d’une déclaration de souffrance ou d’une enquête
et porter sur :
La communication de vos données personnelles
La vérification de vos données
Leur rectification
L’effacement de tout ou partie de vos données hébergées
La transmission de vos données à un autre professionnel de santé
Le médecin de BlueKanGo répondra à sa demande dans le délai légal de huit
jours
Le médecin de BlueKanGo répondra à sa demande dans le délai légal de huit jours.

Les questionnaires sont accessibles de PC,
Tablette, Smartphone d'un clic
Pour plus de simplicité, il est possible de remplir les questionnaires sur tous les appareils
mobiles équipés d'un navigateur Internet (PC, Smartphone, Tablette), même sans connexion
Internet grâce au mode dit "déconnecté". Une fois la connexion rétablie les informations
sont alors restituées de manière sécurisée.

Enquêtes et plan de progrès de Bien-être au
Travail en 5 étapes
Vous confiez à BlueKanGo la réalisation d’une enquête QVT et/ou RPS à mener auprès de
l’ensemble de vos salariés et vous nous demandez de recueillir si besoin leurs souffrances.
Nous garantissons dans notre "coffre-fort salarié" la confidentialité des données de vos
salariés conformément aux recommandations de la CNIL et au cadre législatif associé à
l'agrément des hébergeurs de données de santé à caractère personnel fixé par l’article L.
1111-8 du code de la santé publique.
Etape 1 : Fichier à compléter
Pour que les salariés puissent accéder nominativement au formulaire d’enquête, vous devez
remplir et nous adresser le tableur que nous vous fournissons, dûment complété des nom,
prénom, adresse mail, site de travail de chacun d’entre eux, en spécifiant également les
coordonnées de leur médecin du travail. En cas de déclaration de souffrance au travail dans
le coffre-fort, notre médecin garant de la confidentialité adressera la déclaration de
souffrance au médecin du travail.
Etape 2 : communication interne
Nous vous invitons à les en informer, et leur expliquer le soin que vous avez pris
d’externaliser cette démarche pour garantir le respect du plus strict anonymat répondant
ainsi à leur souci de confidentialité et selon les recommandations de la CNIL.
Etape 3 : création et accès du coffre-fort pour les salariés
BlueKanGo se charge de cette étape. Chaque salarié reçoit un email contenant l’adresse URL
lui permettant de se connecter au Coffre-fort BlueKanGo, de s’identifier avec un login et mot
de passe personnel et qui sera automatiquement rendu anonyme lors de la saisie du
questionnaire.
Etape 4 : restitution du rapport
L’ensemble des réponses seront traitées par nos spécialistes et notre médecin garant de la
confidentialité. Votre entreprise dispose de son portail BMS dans lequel vous seront
restituées sous forme d'un rapport d'indicateurs.

Etape 5 : Plan de progrès
BlueKanGo vous délivre votre propre portail BMS que vous pouvez mettre à votre charte
graphique. Nous y déposerons le rapport statistique des questionnaires anonymisés de votre
entreprise.
Vous pouvez ensuite décider de mettre en place des actions ciblées et les suivre grâce à
l'outil Plan d'Actions de Progrès de Bien-être au Travail. Pour ce faire, vous avez deux
boutons centraux sur votre portail qui vous permettent de lancer et piloter dans BMS vos
actions en donnant un accès à tous vos salariés si vous souhaitez les impliquer dans votre
dynamique de Bien-être au Travail.

Pilotage du Plan de Progrès
Vous pouvez donner un accès individuel aux membres de votre groupe de pilotage
pluridisciplinaire (DRH, psychologue, médecin du travail, membres du CHSCT, délégués
syndicaux, salariés...). Ils pourront pleinement exploiter les indicateurs QVT recueillis dans
BMS. L'analyse des indicateurs QVT sera plurielle avec des discussions sur l'interprétation
des résultats, d'où l'intérêt de pouvoir triturer les données en live (zoom sur catégories,
implantations, services, métiers, etc.) et les croiser avec d'autres critères (âge, sexe,
ancienneté...).
L’interprétation des indicateurs pourra être un échange et les débats pluridisciplinaires
aboutir à des conclusions très différentiées selon les contextes en termes d'actions terrain
concrètes à effectuer (en situation de travail).
Votre Groupe de pilotage pluridisciplinaire pourra agir « Glocalement » et suivre les actions
(expérimentations) menées localement. C'est dans les actions concrètes locales que les
choses pourront sans doute bouger sur les questions QVT.
BMS répondra aux enjeux de visibilité de la QVT par l'affichage dans une rubrique de BMS
des tableaux de bord simples de lecture pour tous les salariés, et des communications sur les
avancées des actions concrètes d'amélioration de la QVT...

PRESENT DANS DE NOMBREUX SECTEURS
Grands comptes comme petites structures
EDITEUR DE BMS, LE LOGICIEL SAAS QHSE N°1
> Risques Professionnels (Pénibilité, RPS, DU...)
> Qualité de Vie au Travail
> BDU-BDES
> Formations et habilitations
> Equipements et locaux
> Audits et enquêtes
> Non conformités et Réclamations
> Impacts environnementaux
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